«Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов Методические рекомендации Индекс темы: 1.4.1. Сроки выполнения: Начало - январь ...»

Федеральное архивное агентство

Федеральное бюджетное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела»

«Составление архивных описей в электронной форме

и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и

муниципальных архивов»

Методические рекомендации

Индекс темы: 1.4.1.

Сроки выполнения:

Начало - январь 2012 г.

окончание – декабрь 2013 г.

Руководитель темы – отв. сост., к.и.н. В.Г. Ларина Москва, Содержание Основные термины и определения Введение Раздел 1. Общие требования к составлению описей дел, документов государственных и муниципальных архивов в электронной форме и переводу бумажных описей в электронную форму 1.1. Назначение и цель составления описей дел, документов в электронной форме и перевода бумажных описей в электронную форму. Статус описи дел, документов в электронной форме 1.2. Организация работ по переводу бумажных описей дел, документов в электронную форму 1.2.1. Регламентация отбора бумажных описей дел, документов для их перевода в электронную форму 1.2.2. Основные требования к оцифровке описей дел, документов 1.2.3. Использование текстовых редакторов для перевода бумажных описей дел, документов в электронную форму Раздел 2. Методика составления описей дел, документов в электронной форме и усовершенствования бумажных описей при переводе их в электронную форму 2.1. Состав описи дел, документов в электронной форме. Требования по разработке оптимального унифицированного набора элементов описания описи в электронной форме 2.2. Унифицированные требования по техническому оформлению элементов описательной статьи описи дел, документов в электронной форме, названий разделов, подразделов, рубрик и подрубрик описи 2.2.1. Методика заполнения основных элементов (полей) описательной статьи описи дел, документов в электронной форме 2.2.2. Методика заполнения дополнительных элементов (полей) описательной статьи описи дел, документов в электронной форме 2.3. Особенности усовершенствования заголовков дел (единиц хранения) при переводе описи дел, документов в электронную форму 2.3.1. Пути повышения информативности заголовков дел 2.4. Аннотирование документов при описании дел (единиц хранения) описи в электронной форме. Методика заполнения элементов описания в аннотации 2.5. Структурирование дел (единиц хранения) в пределах описи дел, документов в электронной форме. Техническое оформление разделов, подразделов, рубрик и подрубрик Раздел 3. Интеграция описей дел, документов в электронной форме в информационную инфраструктуру архива 3.1. Включение описей дел, документов в электронной форме в систему автоматизированного научно-справочного аппарата архивов.

Место описей в электронной форме в информационной инфраструктуре архива 3.2. Пути интегрирования описей дел, документов в электронной форме в информационную инфраструктуру архива 3.3. Организация доступа пользователей к описям дел, документов Приложения Приложение № Инструкция по подготовке описей дел, документов с применением компьютерных технологий Приложение № Унифицированный формат описательной статьи описи дел, документов Архивный справочник - справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

Вторичная документная информация – документная информация о составе, содержании и адресах (поисковых данных) архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации архивов с целью ее поиска и использования.

Индекс – знак или совокупность знаков, принятых для обозначения классификационной группировки и (или) объекта классификации.

Информативность архивного фонда - свойство архивного фонда удовлетворять потребности общества в информации, определяемое ее разнообразием, плотностью (насыщенностью) и полнотой.

Информативность архивной описи – свойство архивной описи, определяемое степенью разнообразия, полноты и точности содержащейся в ней вторичной документной информации архива.

Карточка описательной статьи описи дел, документов в электронной форме – запись в информационной системе, представляющая собой совокупность полей (элементов описания).

Классификатор – систематизированный перечень наименований и индексов объектов классификации и классификационных группировок.

Классификация документной информации - система распределения документной информации по предметам или каким-либо другим признакам с целью ее поиска и использования.

Конвертирование, конвертация (электронных документов) – процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

Миграция (электронных документов) - перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива - совокупность описаний архивных документов.

Носитель (документированной) информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

Описание архивных документов - структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

Описательная статья архивного справочника - совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

Опись дел, документов - справочник и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

Опись дел, документов в электронной форме – электронный архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и автоматизированного электронного учета архивных фондов.

Оцифрованный документ – документ, полученный в результате конверсии (перевода) бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму.

Оцифровка (оцифрование) – процесс преобразования документа из традиционной, присущей ему формы (аналогового изображения – документ на бумаге, фотоотпечаток, документ на прозрачной пленке, стекле и т.п.) в цифровую (компьютерную) форму в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители, посредством специального устройства – сканера.

Первичная документная информация – документная информация архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, и подлежащих постоянному хранению.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Система научно-справочного аппарата к документам архива комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе, архивных справочников о составе и содержании документов архива.

Сканер изображений – устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой (визуальной) электронной форме.

После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики.

Сканирование – то же, что оцифровка.

Текстовый редактор – прикладная программа обработки текстовых документов: служит для набора, редактирования, оформления документов, вывода на печать. Наиболее распространены текстовые редакторы Word.

Файл – поименованная совокупность записей, выступающая как целое при хранении и поиске данных средствами операционной системы, имеющая имя и одну из принятых в системе специфических структур.

Фондообразователь - юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

Электронная копия документа - копия документа, созданная в цифровой форме.

Реалии современности настоятельно требуют от российского архивного сообщества активного внедрения инновационных продуктов и технологий в повседневную деятельность архивов, применения лучших мировых практик организации работы с архивными документами. Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации ясно обозначила среди приоритетных задач повышение доступности для населения и организаций современных услуг в сфере информационных и телекоммуникационных Создание и развитие современных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций, обеспечение реальной доступности документной информации Архивного фонда РФ названы в числе главных направлений информатизации общества также в Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011 – 2020 гг. Реальный доступ к документной информации Архивного фонда РФ обеспечивает система справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, обязательным элементом которой Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее – Правила г.) в первую очередь называют опись дел, документов3.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации от 7 февраля 2008 г. № Пр-212 // Российская газета. 16 февраля 2008 г.

Утверждена приказом Федерального архивного агентства № 104 от 2 декабря 2011 г.

http://archives.ru/programs/informatization.shtml Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук/ М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007, с.95.

Роль и значение описи дел, документов определяется тем, что опись является базовым архивным справочником, поскольку именно описи архивного фонда позволяют раскрыть структуру фонда, выявить функции жизнедеятельности, передают основное содержание фонда на уровне единиц хранения/единиц учета. Учитывая определяющую роль и первостепенное значение описи дел, документов в системе НСА архивов, Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг. самое серьезное внимание уделила составлению описей дел, документов в электронной форме и переводу имеющихся в архивах бумажных описей в электронную форму.

В связи с этим актуальной становится задача подготовки методических рекомендаций по составлению архивных описей в электронной форме и их интеграции в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов.

Цель настоящих методических рекомендаций – сформулировать единые требования к составлению описей дел, документов в электронной форме, а также к переводу имеющихся в архивах бумажных описей дел, документов в электронную форму на основе унификации элементов описания описей и регламентации заполнения элементов описания рекомендациях уделено переводу бумажных описей в электронную форму, учитывая масштаб и объемы этих работ в архивных учреждениях РФ.

определения, введение, 3 раздела, заключение, приложения, и список источников и литературы.

В разделе 1 показаны назначение и цель составления описей дел, документов в электронной форме и перевода бумажных описей в электронную форму, определен статус описи дел, документов в электронной форме; показаны способы создания электронных описей; сформулированы основные требования к оцифровке (сканированию) и распознаванию описей дел, документов, к форматам представления электронных образов описи, структуре записей и наименованию файлов, контролю качества электронных описей на разных этапах их создания; определены общие требования к составу и оформлению электронной описи.

Раздел 2 представляет методику усовершенствования описей дел, документов при их переводе в электронную форму: сформулированы унифицированные требования по техническому оформлению элементов описательной статьи электронной описи, названий разделов, подразделов, рубрик и подрубрик описи; дана методика заполнения основных элементов (полей) описательной статьи электронной описи; представлена методика усовершенствования заголовков единиц хранения/единиц учета как способ повышения их информативности в предметно-аспектном разрезе для улучшения результативности автоматизированного поиска информации.

В 3 разделе определено место электронных описей в информационной инфраструктуре архива, показаны пути интегрирования описей дел, документов в электронной форме в информационную инфраструктуру архива, варианты включения электронных описей в систему автоматизированного научно-справочного аппарата архива, возможности организации доступа пользователей к электронным описям, включая удаленный доступ через сеть Интернет.

В заключении сформулированы общие выводы о роли и значении электронных описей в формировании единого архивного информационного пространства РФ, реально доступного через Интернет для всех групп пользователей.

Приложения иллюстрируют основные положения разделов методических рекомендаций.

Список источников и литературы включает перечень нормативных документов, методических разработок, исследовательской литературы, докладов и сообщений по данной тематике, а также адреса сайтов архивных учреждений, изученных составителями методических рекомендаций.

Данные методические рекомендации предназначены для работников государственных и муниципальных архивов, а также могут использоваться в учебном процессе и при повышении квалификации архивных работников.

Методические рекомендации подготовлены сектором организации НСА и учета архивных документов отдела архивоведения ВНИИДАД в соответствии с планом НИР ВНИИДАД, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства.

Руководитель темы, ответственный составитель – к.и.н. Ларина В.Г.

Составители: введение – к.и.н. В.Г. Ларина; раздел 1 – к.и.н. В.Г.

Ларина, с.н.с. Е.Н. Сахарова; раздел 2 – с.н.с. Ж.Л. Инглисман (ответственный исполнитель), с.н.с. Н.М. Андреева (сбор материала); раздел 3 – к.и.н. В.Г. Ларина, к.с.н., с.н.с. М.В. Тарасова (ответственный исполнитель), заключение – к.и.н. В.Г. Ларина; приложения - с.н.с. Ж.Л.

Инглисман; список источников и литературы - с.н.с. Ж.Л. Инглисман, к.с.н., с.н.с. М.В. Тарасова.

Консультант – к.и.н. Ю.Ю. Юмашева.

Соисполнители – к.и.н. О.Н. Копылова (ГА РФ), Т.Н. Котлова (ГА РФ), М.В. Базанова (РГВА).

Раздел 1. Общие требования к составлению описей дел, документов государственных и муниципальных архивов в электронной форме и переводу бумажных описей в электронную форму 1.1. Назначение и цель составления описей дел, документов в электронной форме и перевода бумажных описей в электронную форму.

Статус описи дел, документов в электронной форме Активное формирование информационного общества, свободный неистощимый ресурс развития – это неотъемлемая часть повседневности не только для мирового сообщества, но и для России. Российские архивы не остались в стороне от этого процесса. Создание и развитие современных информационных систем, а также исполнение социально-правовых запросов населения и организаций названы в числе приоритетных направлений информатизации общества в Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг., в которой особо подчеркнута необходимость «формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, …формирование цифрового контента, развитие сервисов для обеспечения равного доступа к информационным ресурсам 4».

Хорошо известно, что реальный доступ к документной информации Архивного фонда РФ обеспечивается справочно-поисковыми средствами к архивным документам, которые выступают как «совокупность описаний предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации». Эти архивные справочники (традиционные и электронные) образуют систему научно-справочного аппарата архивов, которая трактуется Правилами 2007 г. как «комплекс взаимосвязанных и Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг., с. 1.

взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе5».

Нормативно закрепив состав системы научно-справочного аппарата, Правила 2007 г. среди ее обязательных элементов неслучайно в первую очередь называют опись дел, документов. Как архивный справочник опись дел, документов предназначена «для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета 6». Опись или совокупность описей одного архивного фонда раскрывают структуру фонда, выявляют функции фондообразователя и их изменения на протяжении всего периода его деятельности; передают основное содержание фонда на уровне единиц хранения; показывают место каждой единицы хранения в фонде и закрепляют его, обеспечивая одновременно поединичный и суммарный учет единиц хранения в описи. В связи с этим закономерно, что в комплексе организационных, технических и технологических мероприятий Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.

самое серьезное внимание уделено составлению описей дел, документов в электронной форме и переводу имеющихся в архивах бумажных описей в электронную форму.

В рамках данных методических рекомендаций опись дел, документов в электронной форме понимается как электронный архивный справочник, хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и автоматизированного электронного учета архивных фондов.

При этом такие понятия как оцифрованная опись; цифровая копия описи дел, документов; электронная копия описи дел, документов; архивная Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук/ М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007, с.95.

Там же, с.99.

опись в цифровом формате; опись дел, документов в оцифрованном виде электронной форме.

Составление описей дел, документов в электронной форме и перевод бумажных описей в цифровой формат имеет своей целью целенаправленное формирование справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к документам архивных фондов в электронной форме с обеспечением возможности свободного доступа пользователей к ним через сеть Интернет.

При этом описи дел, документов на бумажной основе, составленные, оформленные и утвержденные в соответствии с нормативными требованиями Правил 2007 г., по-прежнему сохраняют свой статус оригинала (подлинника) описи дел, документов в качестве архивного справочника и основного экземплярах 7. В правовом отношении именно бумажные описи являются юридически значимыми документами, а учетная функция является для них главной.

Описи в электронной форме в правовом аспекте могут иметь лишь хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации.

Справочно-поисковая функция для описи в электронной форме является превалирующей.

Переведенные с бумажного носителя в электронный вид описи могут быть представлены в трех формах:

1. в форме графических файлов;

2. в форме текстовых файлов;

3.в форме информационно-поисковых систем разных конфигураций.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук/ М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007, с.61, 62, 99.

1.2. Организация работ по переводу бумажных описей дел, документов в электронную форму 1.2.1. Регламентация отбора бумажных описей дел, документов для их перевода в электронную форму В настоящее время известны два способа перевода описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму:

1) оцифровка качественных как в техническом отношении (хорошо читаемый, равномерно пропечатанный на бумаге текст), так и по содержанию (не требуют усовершенствования, исправления ошибок, опечаток) описей с последующим их распознаванием и получением текстовых файлов для дальнейшего преобразования в необходимые архиву форматы;

2) ввод в текстовом редакторе в полном объеме описей с плохо читаемым текстом, а также описей после доработки (усовершенствования, исправления ошибок) с целью получения текстовых файлов для дальнейшей их конвертации в нужные архиву форматы.

Перевод описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму представляет собой сложный многоэтапный процесс, поэтому в каждом архивном учреждении он должен быть строго регламентирован. С этой целью должен быть разработан и утвержден руководителем архива в установленном порядке после рассмотрения на заседании экспертной комиссии Порядок (регламент, требования) перевода описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму.

Подготовка описей дел, документов к оцифровке и распознаванию включает отбор описей для оцифровки; составление перечня описей, подлежащих оцифровке, рассмотрение его экспертной комиссией и утверждение руководителем архивного учреждения; составление технического задания на оцифровку и распознавание описей с полным перечнем объемов и видов работ, применяемого оборудования; выбор на конкурсной основе исполнителя8.

Работа по подготовке описей дел, документов к их переводу в электронную форму должна проводиться на плановой основе и включаться в годовой план работы архива. Перевод всех бумажных описей в электронную форму, с одной стороны, является стратегической задачей архивных учреждений, но, с другой стороны, нужно понимать, что наличие большого количества и объема таких описей, а также финансовые возможности архивов, не позволят провести эту работу в короткий срок. Исходя из этого, каждый архив должен самостоятельно определить приоритеты в выборе архивных фондов для первоочередного перевода их описей в цифровой формат на основе дифференцированного подхода.

Критериями отбора описей архивных фондов для их первоочередного перевода в электронную форму на основе дифференцированного подхода могут быть:

государственной власти и управления, учреждений и организаций;

пользователями, значение дел фонда для исполнения запросов социальноправового характера.

Для оцифровки могут отбираться как все описи фонда (комплексный подход), так и часть описей одного архивного фонда. Следует иметь в виду, представить пользователям весь фонд целиком, как совокупность его описей, раскрывающих все содержание фонда на уровне единиц хранения. Однако Об этом подробно см.: Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Ю.Ю. Юмашева. М.: ВНИИДАД. 2012. 125 c. http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents.shtml при организации этой работы архивные учреждения, конечно же, должны исходить из своих реальных возможностей.

1.2.2. Основные требования к оцифровке описей дел, документов В современных условиях развития информационных технологий основным способом перевода описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму является, как известно, их оцифровка (сканирование).

Оцифровка описей дел, документов – это процесс преобразования всей информации описи на бумажной основе в цифровой формат в виде электронного файла (файлов) данных. В результате оцифровки создаются электронных файлов для дальнейших преобразований.

Оцифровка в государственных, муниципальных архивах может проводиться либо сторонней организацией на основе заключенного соответствующего оборудования и подготовленных кадров.

При выборе исполнителя работ по оцифровке необходимо прежде использование офисной техники в целях оцифровки архивных документов документов9.

Сканирование должно производиться на бесконтактных планетарных сформулированы требования к режимам сканирования описей с бледным или Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг., с. 2.

сканирование которых должно производиться в цветном режиме с разрешением 300 dpi 10.

Подчеркнем, что при сканировании в обязательном порядке должна быть обеспечена физическая сохранность описей дел, документов как документов постоянного хранения. Исполнитель должен гарантировать высокое качество оцифровки: однократное сканирование каждого листа описи и исключение ресканов (пересканирования). Допустимый процент мелких повреждений листов описи при сканировании (замятие листов, мелкие надрывы) не может превышать 0,01% (то есть один поврежденный лист на 10000 листов описи).

Для исключения расшивки описей при сканировании планетарные сканеры исполнителя должны быть оборудованы книжной колыбелью.

Расшивка отдельных описей при сканировании допускается лишь в исключительных случаях и только при наличии письменного согласия руководителя архивного учреждения. В этих случаях сразу после сканирования опись должна быть приведена в первоначальный вид:

качественно подшита или переплетена11.

Отдельно должно быть определено как будет осуществляться сканирование описей дел, документов: полистно или в разворот, так как это влияет на нумерацию файлов. Предпочтительно полистное сканирование описей дел, документов.

исполнителем в папки файловой системы графические образы листов описей, необходимости исполнитель должен произвести обработку графических образов листов описи (увеличение или уменьшение яркости, контрастности и dpi (dot per inch) – плотность печати или разрешение сканирования в точках на дюйм Подробно о требованиях к оцифровке архивных документов см.: Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Юмашева Ю.Ю. М.: ВНИИДАД. 2012. 125 c. - http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archivaldocuments.shtml т.д.) для улучшения читаемости текста без внесения изменений в сам образ документа.

Файловая структура полученного массива может быть представлена в следующем виде:

При этом нужно учесть, что если опись оформлена и на оборотных сторонах листов, то файлы с образами оборотной стороны листов должны располагаться вслед за файлами с образами лицевой стороны листов.

Исполнитель также должен знать, что описи необходимо сканировать в полном объеме, включая обложку описи, титульный лист, оглавление (содержание), список сокращений (при наличии), предисловие, историческую справку (при наличии), указатели (при наличии), переводные таблицы архивных шифров (при наличии), лист-заверитель.

Качество полученных графических образов должно соответствовать качеству исходного материала, при необходимости исполнителем должна быть обеспечена возможность улучшения изображения. Контроль качества графических образов должен осуществляться совместно представителями архива - заказчика и исполнителя по их изображению на экране монитора методом сплошного или выборочного контроля. При этом выбор метода контроля, а также массива для контроля (при выборочном контроле) осуществляется представителем архива - заказчика.

В ходе проведения работ исполнитель должен произвести индексацию файлов, содержащих графические образы листов описи, то есть создать элементы идентификации этих файлов и идентификации отдельных записей.

Глубина индексации (количество индексных полей и их формат) должны однозначно идентифицировать записи с соответствующими фрагментами графических образов. Так, файлы, содержащие графические образы листов дел, документов, могут быть записаны в двух форматах: JPEG, PDF 12. При этом исполнитель должен учесть, что оптимальный размер файла в формате JPEG для эффективной работы информационно-поисковых систем архивов должен быть от 30 до 150 Кб.

Графические образы описей дел целесообразно записать в две папки (отдельная папка на каждый из двух указанных форматов), а внутри каждой папки (формата) сгруппировать по описям.

При этом структура записи и наименование файлов в папке на формат JPEG должна иметь следующий вид:

[литера фонда_номер фонда]_[номер описи_литера описи]. Внутри располагаются файлы по номерам образов листов описи.

Например, папка 72_2; Р_576_1, а внутри графические файлы образов листов описи в формате JPEG: 00000001; 00000002; 00000003 и т.д.

Если опись состоит из нескольких томов, то допускается следующее наименование файлов:

[литера фонда_номер фонда]_[номер описи_литера описиномер тома].

При этом следует обратить внимание, что номер тома в этом случае указывается через дефис.

Например: 1172_43; Р_686_15а1.

Структура записи и наименование файлов в формате PDF включает электронные образы листов описи, оформленной как один многостраничный файл на опись. Название файла имеет следующий вид: Р_389_3; 785_1.

Характеристика данных форматов представлена в Методических рекомендациях по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Юмашева Ю.Ю. М.: ВНИИДАД. 2012. с. 49 http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents.shtml При переводе бумажной описи в электронный вид методом оцифровки очень важным, необходимым и обязательным на этапе распознавания является проведение проверки качества полученного графического файла описи в формате PDF не только с точки зрения яркости, контрастности, четкости изображения, но и с точки зрения соответствия содержания полученного графического изображения описи ее бумажному оригиналу, т.е.

необходимо убедиться, что распознавание текста и символов прошло корректно, правильно. При этом необходимо удостовериться, что вся текстовая и символьная часть описи идентична бумажному оригиналу описи, количество единиц хранения соответствует итоговой записи, не нарушена схема систематизации единиц хранения в описи, на своих местах находятся названия разделов и подразделов, не произошло смещения текста и символов в разных графах одной описательной статьи описи.

документов в формате PDF создаются не только для системы справочнопоисковых средств архива, но и для включения их в программный комплекс «Архивный фонд» версия 4.3 и выше. Файлы описей в формате PDF должны быть прикреплены к карточкам соответствующих описей в программном комплексе «Архивный фонд» версия 4.3 и выше.

Файлы графических образов описей каждого формата должны быть записаны исполнителем на компакт или оптические диски (CD-R, DVD-R), или другие внешние носители информации в 2-х экземплярах с указанием их содержания на обложках и переданы архиву-заказчику по акту после контроля качества полученных информационных массивов13.

Кроме того, подготовленный информационный массив должен быть загружен исполнителем в соответствующие базы данных архива, о чем также должны быть составлены акты.

О методах контроля качества создаваемых электронных копий см.: Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Юмашева Ю.Ю. М.: ВНИИДАД. 2012. с. 50-52 http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archivaldocuments.shtml В контракте (договоре) с исполнителем обязательно должно быть учтено, что исполнитель должен передать архиву-заказчику полный предоставить архиву-заказчику гарантии качества выполненных работ на срок от 12 до 36 месяцев.

Завершенная работа по оцифровке описей дел, документов должна быть принята архивом-заказчиком у исполнителя по акту приема-сдачи выполненных работ.

Таким образом, при соблюдении указанных условий архив-заказчик сможет получить в результате оцифровки и распознавания описей качественный электронный информационный ресурс.

Если в архиве проведение оцифровки описей дел, документов, а также архивных документов и их распознавание предполагается осуществлять собственными силами, то для этих целей должно быть создано специальное структурное подразделение, выделены помещения, штаты, приобретено необходимое оборудование 14.

Порядок работы данного структурного подразделения, ее этапы и результаты аналогичны описанному выше алгоритму действий сторонней организации по переводу описей дел, документов на бумажной основе в электронную форму.

бумажных описей дел, документов в электронную форму Для описей дел, документов на бумажной основе, которые по своему качеству не могут быть подвергнуты оцифровке, применяется другой способ перевода в электронную форму. Если бумажная опись содержит угасший, плохо читаемый текст, неравномерно пропечатанные буквы и цифры, или рукописный текст, но не нуждается в усовершенствовании, то есть в Подробно об этом см.: Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом / Юмашева Ю.Ю. М.: ВНИИДАД. 2012. с. 29- http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents.shtml редактировании, исправлении ошибок и опечаток, то такая опись может быть в полном объеме введена в текстовом редакторе, распечатана, считана по оригиналу бумажной описи, согласована с отделом учета и отделом информационно-поисковых систем (отделом научно-справочного аппарата), и после этого из текстового редактора конвертирована в необходимые архиву форматы для дальнейшего использования.

Технология ввода описи в текстовом редакторе, а также технические требования по форматированию и оформлению описи подробно изложены в Инструкции ГА РФ по подготовке архивных описей с применением компьютерных технологий (Приложение № 1)15.

Если опись дел, документов на бумажной основе нуждается в усовершенствовании, а именно, в редакторской правке, уточнениях, дополнениях, корректировке, то сначала должна быть проведена эта работа16, после чего исправленная и дополненная бумажная опись в полном объеме вводится в текстовом редакторе в компьютер.

Категорически не рекомендуется одновременно с вводом бумажных описей пытаться их усовершенствовать. При таком подходе пострадает и качество ввода информации, и качество усовершенствования описи.

Необходимо понимать, что ввод информации и усовершенствование описи дел, документов – это разные виды работы и попытки их объединения в один процесс чреваты серьезными ошибками.

знающие, опытные архивисты, а ввод описей – это техническая работа, нецелесообразно использовать для этой работы высококвалифицированные кадры. Исключение может составить ввод описей раннего периода времени, к примеру, описей Х1Х – начала ХХ вв., особенно рукописных.

См. также: Составление исторических справок, справочного аппарата к описям дел. Методические рекомендации. ГА РФ. М. 2011 http://statearchive.ru/ Об этом подробно см.: раздел 2 настоящих методических рекомендаций.

После ввода опись распечатывается, считывается по оригиналу бумажной описи, согласовывается с отделом учета и отделом информационно-поисковых систем и лишь после этого из текстового редактора может преобразовываться в необходимые для дальнейшего использования форматы.

После усовершенствования опись из текстового формата сначала преобразуется в формат PDF, после чего еще раз проверяется правильность ее конвертации. После этого из текстового формата опись переводится в другие необходимые для архива форматы.

Необходимость такой последовательности преобразований и тщательность проверки данных на каждом этапе преобразований описи обусловлены тем, что любая вкравшаяся в опись ошибка скажется на достоверности сведений описи в электронной форме. И если в рамках архива при использовании электронной описи в формате PDF, например, в читальном зале, обнаруженную ошибку еще можно будет исправить, то в других базах данных допущенные ошибки невозможно будет обнаружить.

Нужно также иметь в виду, что электронная опись в текстовом формате будет конвертироваться в форматы баз данных архива, то есть именно она будет эталонным информационным массивом. В связи с этим внимание к контролю данных электронной описи на всех этапах ее преобразований не кажется избыточным.

Раздел 2. Методика составления описей дел, документов в электронной форме и усовершенствования бумажных описей при переводе их в электронную форму 2.1. Состав описи дел, документов в электронной форме.

Требования по разработке оптимального унифицированного набора элементов описания описи в электронной форме Состав описи дел, документов, принимаемых на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы РФ, утвержден Правилами 2007 г., в соответствии с которыми опись дел, документов состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи17.

Описательная статья описи дел, документов включает: порядковый номер единицы хранения/единицы учета; старый инвентарный номер (делопроизводственный индекс или номер по старой описи); заголовок единицы хранения/единицы учета; справочные данные о ней (архивный шифр: номер фонда; номер описи дел, документов; номер единицы хранения/единицы учета; объем единицы хранения/единицы учета; крайние подлинность/копийность; вид носителя (или способ воспроизведения); язык;

документов. Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел, документов);

аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук/ М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007, с. 97, 99, приложения 7, 8.

При этом описательные статьи описи дел, документов представлены в табличной форме, которая включает следующие графы: номер по порядку;

индекс дела; заголовок дела; крайние даты; количество листов; примечания.

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист;

содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

Эти нормативные требования обязательны к исполнению как при составлении описей дел, документов на бумажной основе, так и при составлении описей в электронной форме или переводе описей на бумажной основе в электронную форму.

Методика составления архивных описей подробно изложена в методических рекомендациях ВНИИДАД 18. В них были даны общие понятия об архивной описи и этапах ее составления, изложена методика описания единиц хранения на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания, представлены варианты организации дел и документов в пределах описи (схемы систематизации), дана методика составления всех элементов справочного аппарата к описи, рассмотрены целесообразные пути заголовка единиц хранения, сформулированы основные требования к составлению архивной описи в электронном формате и представлен порядок заполнения примерного перечня полей баз данных «Архивная опись».

Для эффективного функционирования описей дел, документов в электронной форме большое значение имеет разработка единого, общего для всех архивных учреждений, стандартного набора элементов (полей) описания, а также строгое соблюдение правил их заполнения. Учитывая, что описи дел, документов в электронной форме каждого отдельно взятого архива должны органично вливаться в общее архивное информационное Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. – М., 2003.

пространство, практическое использование общей методики формирования набора элементов (полей) описания и наполнения их информацией является обязательным условием построения современной системы справочнопоисковых средств.

Состав набора элементов описания (полей) описи дел, документов в электронной форме должен соответствовать требованиям Правил 2007 г., быть оптимальным и унифицированным. При этом следует учитывать, что технология функционирования описи дел, документов в электронной среде требует строгой формализации элементов описания (полей), разделения их на составные части, что приводит к увеличению их количества. Например, самостоятельными отдельными полями становятся номер фонда, литера фонда, номер описи, литера описи. Необходимость четкого определения места конкретной описательной статьи в структуре описи дел, документов в электронной форме приводит к появлению таких отдельных полей, как название раздела описи, название подраздела описи, название рубрики описи, название подрубрики описи. С целью обеспечения автоматизированного поиска информации по датам и сортировки информации вводятся два отдельных поля: начальная дата и конечная дата.

Все элементы (поля) описания описательной статьи описи дел, документов в электронной форме подразделяются на основные и дополнительные. Необходимо обратить внимание, что среди основных полей, состав которых твердо обозначен и неизменен, особо выделяются обязательные поля, которые в описательной статье описи дел, документов в электронной форме непременно должны быть заполнены.

Состав дополнительных полей может определяться каждым архивом самостоятельно, исходя из цели расширения аспектов поиска информации в электронной описи. Однако при этом всегда нужно помнить о том, что нецелесообразно перегружать электронную опись избыточной, второстепенной информацией. Таким образом, совокупность основных и дополнительных элементов (полей) описания электронной описи должна представлять собой оптимальный, унифицированный по составу и методике заполнения набор элементов для полноценного отражения информации описательных статей описи дел, документов в электронной форме.

2.2. Унифицированные требования по техническому оформлению элементов описательной статьи описи дел, документов в электронной форме, названий разделов, подразделов, рубрик и подрубрик описи Основой описи дел, документов и ее главным информационным элементом является описательная статья. Описательная статья описи дел, документов в электронной форме представляет собой совокупность сведений о составе и содержании единицы хранения/единицы учета и ее поисковые данные (архивный шифр), включает основные и дополнительные элементы (поля) описания.

Создание описи дел, документов в электронной форме требует жесткой регламентации элементов (полей) описания ее описательной статьи, их разделения на основные (среди которых выделяются обязательные) и дополнительные.

К основным элементам (полям) описания описательной статьи описи дел, документов в электронной форме относятся: название архива, литера фонда, номер фонда, дополнительная литера фонда, название фонда, номер описи, литера описи, том описи, название описи, название раздела описи (уровень 1), название подраздела описи (уровень 2), название рубрики описи (уровень 3), название подрубрики описи (уровень 4) (структурные части в соответствии со схемой систематизации описи), номер единицы хранения/единицы учета, литера единицы хранения/единицы учета, том единицы хранения/единицы учета, делопроизводственный номер (индекс) единицы хранения/единицы учета, заголовок единицы хранения/единицы учета, крайние даты, начальная дата, конечная дата, количество листов, примечания.

Среди основных элементов (полей) описательной статьи особо выделяются обязательные, которые непременно должны быть заполнены в описи дел, документов в электронной форме: название архива, номер фонда, хранения/единицы учета, заголовок единицы хранения/единицы учета, крайние даты, начальная дата, конечная дата, количество листов.

предусмотреть автоматическую проверку заполнения этих полей, уделив особое внимание архивному шифру, что поможет избежать ошибок и потери информации.

соответствующих сведений.

Помимо основных элементов описания (полей), электронные описи могут содержать дополнительные поля. Их состав каждый архив может устанавливать самостоятельно. Например, к дополнительным элементам (полям) описания описи дел, документов в электронной форме можно отнести следующие: аннотация, география, персоналии, учреждения, индекс по классификатору, ключевые слова, подлинность, язык, составитель, дата составления.

Архивы могут включать в состав описательной статьи описи дел, дополнительных полей. При этом всегда стоит помнить о том, что эти поля должны дополнять содержание обязательных полей, но не перегружать опись избыточной информацией.

Форма карточки описательной статьи описи дел, документов в электронной форме по сути представляет собой совокупность полей для произвольным и определяется архивом. Однако для удобства пользователей предпочтительнее располагать поля в порядке их заполнения, обязательные для заполнения поля размещать в верхней и центральной частях формы карточки описи. Для облегчения визуального восприятия информации поля дополнительных элементов описания при необходимости можно располагать на отдельной вкладке (вкладках) формы.

описательной статьи описи дел, документов в электронной форме описательной статьи описи дел, документов в электронной форме содержит информацию о форматах (тип данных, размер поля) и назначении этих полей.

Требования к заполнению полей, определенные в методике, сопровождаются конкретными примерами и разъяснениями. Элементы (поля) описания представлены в соответствии с рекомендуемым порядком их заполнения.

Форматы основных полей описи дел, документов в электронной форме в целом соответствуют форматам полей ПК «Архивный фонд», версия 4.3, хранения/единиц учета. Это позволит в дальнейшем обеспечить возможность обмена данными между информационными системами, создаваемыми в архивах, с ПК «Архивный фонд», версия 4.3 и выше.

НАЗВАНИЕ АРХИВА – основное поле, обязательное для заполнения.

Указывается сокращенное название архива, зафиксированное в его уставных документах (официальная аббревиатура). Должно быть предусмотрено автоматическое заполнение данного поля.

Основное назначение – поиск, печать.

Заполняется прописными и строчными буквами (кириллица).

Государственный архив Российской Федерации обозначается следующим образом ГА РФ Пермский государственный архив новейшей истории - ПермГАНИ В Правилах 2007 г. указано, что номер архивного фонда может состоять из двух частей: литерной (индекс) и цифровой. В этом случае литера (индекс) должна отделяться от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (например, Р–1, Р–2)19.

При работе с описями в электронной форме сортировка должна осуществляться как по буквенной части, так и по цифровой. Поэтому для ввода номера и литеры фонда необходимо использовать разные поля. Но при распечатывании описей, созданных в электронной форме, значения этих Правилами 2007 г.

ЛИТЕРА ФОНДА – основное поле.

Указывается буквенная часть номера фонда, если она отсутствует, то поле остается пустым.

Заполняется прописными буквами (кириллица). После обозначения буквы дефис не ставится.

Тип поля – текстовое. Длина поля – 1 символ.

Основное назначение – поиск, сортировка, печать.

НОМЕР ФОНДА - основное поле, обязательное для заполнения.

Арабскими цифрами указывается цифровая часть номера фонда.

Тип поля – текстовое. Длина поля – 5 символов Основное назначение – поиск, сортировка, печать.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук/ М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007, с.63.

Если в архиве существуют фонды, номера которых состоят из трех частей, например, Р–120п, П–4а, Р–155д, то необходимо предусмотреть в информационной системе третье поле для дополнительной литеры фонда.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЛИТЕРА ФОНДА – основное поле.

Указывается буквенная часть номера фонда, если она отсутствует, то поле остается пустым.

Заполняется строчными буквами (кириллица).

Тип поля – текстовое. Длина поля – 1 символ.

Основное назначение – поиск, сортировка, печать.

НАЗВАНИЕ ФОНДА – основное поле, обязательное для заполнения.

В именительном падеже указывается принятое в архиве название фонда (в строгом соответствии с учетными документами архива). Указывается последнее официальное наименование фонда.

Поле заполняется прописными буквами (кириллица). Арабскими цифрами указываются крайние даты фонда.

Тип поля – текстовое. Основное назначение – поиск, печать.

Примеры:

ОЛОНЕЦКОЕ МЕСТНОЕ ПРАВЛЕНИЕ РОССИЙСКОГО ОБЩЕСТВА

КРАСНОГО КРЕСТА (1892 – 1915) ГАЛИЦКО-РУССКОЕ БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОЕ ОБЩЕСТВО (1903 – 1917) СОВЕТ ПО ДЕЛАМ РЕЛИГИЙ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РСФСР (1943 – 1991) СОЮЗ ПИСАТЕЛЕЙ СССР, МОСКВА (1932 – 1991)

КОЛЛЕКЦИЯ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВЫПУСКНИКОВ 2-ГО

МОСКОВСКОГО МЕДИЦИНСКОГО ИНСТИТУТА (1934 – 1974)

ВАГАНОВ ФЕДОР МИХАЙЛОВИЧ, НАЧАЛЬНИК ГЛАВНОГО АРХИВНОГО

УПРАВЛЕНИЯ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР, ДОКТОР ИСТОРИЧЕСКИХ НАУК,

ПРОФЕССОР (1930 – 1992) НОМЕР ОПИСИ – основное поле, обязательное для заполнения.

Арабскими цифрами указывается цифровая часть номера описи.

Тип поля – текстовое. Длина поля – 3 символа Основное назначение – поиск, сортировка, печать.

Примеры:

ЛИТЕРА ОПИСИ – основное поле.

Указывается буквенная часть номера описи, если она отсутствует, то поле остается пустым.

Заполняется прописными буквами (кириллица).

Тип поля – текстовое. Длина поля – 2 символа.

Основное назначение – поиск, сортировка, печать.

Примеры:

ТОМ ОПИСИ – основное поле.

Заполняется арабскими цифрами. Если том не указан, то поле остается пустым.

Тип поля – текстовое. Длина поля – 3 символа.

Основное назначение – поиск, сортировка, печать.

Примеры:

НАЗВАНИЕ ОПИСИ – основное поле, обязательное для заполнения.

подразделения учреждения-фондообразователя, документы которого составляют отдельную опись, или наименование разновидности документов, в том числе по личному составу, также включенных в самостоятельную опись.

Если в описи представлены все или большая часть структурных подразделений учреждения-фондообразователя, то указывается название учреждения, документы которого представлены в описи, и их крайние даты (годы).

Если опись состоит из нескольких томов, то указывается общее название описи и объединяются крайние даты единиц хранения, включенных в опись.

Поле заполняется прописными и строчными буквами (кириллица). Для обозначения дат используются арабские цифры.

Тип поля – текстовое. Основное назначение – поиск, печать.

Примеры:

Документы IV Всероссийского съезда Советов. Март Управление делами. 1983 – Опись дел по личному составу. 1994 – НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА ОПИСИ (уровень 1) – основное поле НАЗВАНИЕ ПОДРАЗДЕЛА ОПИСИ (уровень 2) – основное поле НАЗВАНИЕ РУБРИКИ ОПИСИ (уровень 3) – основное поле НАЗВАНИЕ ПОДРУБРИКИ ОПИСИ (уровень 4) – основное поле Названия структурных частей описи, иерархически выстроенных по уровням (1-4) в соответствии со схемой систематизации единиц хранения/единиц учета конкретной описи дел, документов в электронной форме.

систематизации. При этом каждый уровень указывается в отдельном поле, что определяет точное месторасположение конкретной описательной статьи в структуре описи, а также дает дополнительный аспект поиска и используется для печати описи.

Поле заполняется прописными и строчными буквами (кириллица). Для обозначения дат используются арабские цифры.

Тип полей – текстовое. Основное назначение – поиск, печать.

Структурно-хронологическая схема систематизации Секретариат 1 уровень (РАЗДЕЛ) Бюджетный отдел 1 уровень (РАЗДЕЛ) Хронологически-структурная схема систематизации 1983 год Управление делами Главное управление физического воспитания и спортивных резервов и комплекса ГТО Отдел физического воспитания студентов 3 уровень (РУБРИКА) и учащейся молодежи Управление зимних видов спорта 1973 год Международный отдел Национальные женские организации 3 уровень (РУБРИКА) НОМЕР ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ/ЕДИНИЦЫ УЧЕТА – основное поле, обязательное для заполнения.

Арабскими цифрами указывается цифровая часть номера единицы хранения/единицы учета.

Тип поля – текстовое. Длина поля – 5 символов.

Основное назначение – поиск, сортировка, печать.

ЛИТЕРА ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ/ЕДИНИЦЫ УЧЕТА - основное поле. Указывается буквенная часть номера единицы хранения/единицы учета, если она отсутствует, то поле остается пустым.

Заполняется прописными буквами (кириллица).

Тип поля – текстовое. Длина поля – 2 символа.

Основное назначение – поиск, сортировка, печать.

ТОМ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ/ЕДИНИЦЫ УЧЕТА – основное поле.

Заполняется арабскими цифрами. Если том не указан, то поле остается пустым.

Тип поля – текстовое. Длина поля – 3 символа.

Основное назначение – поиск, сортировка, печать.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ НОМЕР (ИНДЕКС) ЕДИНИЦЫ

ХРАНЕНИЯ/ЕДИНИЦЫ УЧЕТА – основное поле.

Воспроизводится делопроизводственный номер (индекс) единицы хранения/единицы учета, если он имеется в описи. Указываются все особенности индекса единицы хранения/единицы учета.

Необходимо учесть, что для описей, составленных до 1917 г., заполнение этого поля является обязательным, так как в них иногда отсутствуют порядковые номера единиц хранения/единиц учета по описи. В этих случаях, данное поле становится основным поисковым элементом.

Тип поля – текстовое. Длина поля – 300 символов.

Основное назначение - поиск, сортировка, печать.

18 т. 2а ч.1 продолжение

ЗАГОЛОВОК ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ/ЕДИНИЦЫ УЧЕТА –

основное поле, обязательное для заполнения. В поле указывается заголовок единицы хранения/единицы учета.

Поле заполняется прописными и строчными буквами (кириллица), могут использоваться арабские и римские цифры для обозначения дат и порядковых номеров.

Тип поля – текстовое.

Основное назначение – поиск, печать.

Афиши и объявления «Общества социологии и теории искусств», «Общества оперно-драматических артистов петроградских частных театров», редакций газет о творческих вечерах, концертах и лекциях. Подлинники Документы (планы, сметы, штатные расписания) Туристско-экскурсионного управления об организации домов туриста и лагерей Переписка Управления госпиталями ВЦСПС с Центральными, областными комитетами профсоюзов, республиканскими, областными управлениями по организации, содержанию и работе госпиталей Письма Шкловского В.Б. в Дирекцию киностудии им. Горького, Литфонд Союза писателей СССР, издательства «Искусство», «Лиесма», «Прогресс», «Советский писатель» и «Художественная литература» о съемках фильмов по его сценариям и издании его произведений. Автографы Стенограммы совещаний при Наркоме юстиции РСФСР. Том 1. Копии Статья Георгия Адамовича «Заметки об иностранной литературе». Рукопись Переписка с французским морским министерством по вопросам организации военно-морского учебного дела. На французском языке.

При заполнении поля ЗАГОЛОВОК очень важно учесть, что при категорически не допускается применение формулировки «То же». Заголовок единицы хранения должен воспроизводиться полностью. В противном случае поиск информации не будет эффективным. С учетом того, что в настоящее время повсеместно создаются описи в электронной форме, то и в описи на бумажной основе применение формулировки «То же» нецелесообразно.

Заголовок единицы хранения в описи на Заголовок единицы хранения в описи дел, Приказы № 1-156 Росмедтехнологии по Приказы № 1-156 Росмедтехнологии по основной деятельности за 2007 год. Том 1 основной деятельности за 2007 год. Том Если в описи на бумажной основе вместо заголовка единицы хранения/единицы учета указано «Номер пропущен», в данном поле электронной описи должна воспроизводится эта же запись.

Заголовок единицы хранения в описи на Заголовок единицы хранения в описи дел, Если в описи на бумажной основе в графе «Примечания» имеется отметка о выбытии конкретной единицы хранения/единицы учета, то в электронной описи заголовок этой выбывшей единицы хранения в поле ЗАГОЛОВОК ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ/ЕДИНИЦЫ УЧЕТА воспроизводится полностью, а в поле ПРИМЕЧАНИЯ в полном объеме включается информация из графы «Примечания» бумажной описи по этой единице хранения о причинах выбытия.

Поле ЗАГОЛОВОК в электронной описи Поле ПРИМЕЧАНИЯ в электронной описи Стенограмма конференции I-го Выбыла. Единица хранения списана с учета Всесоюзного тренерского совета по на основании акта о необнаружении футболу, г. Тбилиси, 1938 год документов, пути розыска которых Статьи о Государственном литературном Передана в РГАЛИ. Акт приема-передачи музее на немецком и чешском языках за архивных документов на хранение от Вырезка из газеты «Русский листок» с Уничтожена. Акт о выделении к фотографией «Выставка Урала в уничтожению архивных документов, не Солодовническом пассаже художника подлежащих хранению от 18.05.1993 № Ренисова-Уральского»

КРАЙНИЕ ДАТЫ – основное поле, обязательное для заполнения.

хранения/единицы учета. Содержание данного поля полностью должно соответствовать оригиналу – тексту описи дел, документов на бумажной основе.

При этом нужно учитывать, что начальной датой является дата составления самого раннего документа (или дата регистрации), а конечной дата составления самого позднего документа (или дата регистрации) в единице хранения/единице учета.

Число и год в данном поле воспроизводятся арабскими цифрами, название месяца – словами (строчными буквами кириллицы), при этом год указывается полностью. Слово «год» или сокращения «г.», «гг.» не употребляются.

Тип поля – текстовое. Длина поля – 300 символов.

Основное назначение поля – поиск, печать.

11 сентября 1971 – 25 сентября В тех случаях, когда дата содержит указание на век, то цифра, обозначающая век, указывается прописными буквами латинского алфавита, остальная часть даты воспроизводится словами (строчными буквами кириллицы).

Примеры:

первая четверть XIX века вторая половина XVI века Если даты в описи на бумажной основе не указаны, их следует установить исходя из текста документов единицы хранения/единицы учета или по другим источникам. В том случае, если дата определяется приблизительно, то она (или ее установленная часть) заключается в квадратные скобки.

Примеры:

[17 апреля 1965] [5] октября [февраль] Если точные даты установить не удается, то возможно использование формулировок «не ранее» или «не позднее». Может быть установлен только месяц и год или только год, или годы.

Примеры:

[не ранее 20 мая 1814] [не позднее октября 1918] Если в оригинале описи на бумажной основе крайние даты единицы хранения не указаны, и установить их не удалось, то в электронной описи в поле КРАЙНИЕ ДАТЫ указывается Б/Д (без даты).

Примеры:

17 декабря 1932 – 23 марта декабрь 1934 – февраль март – октябрь [не ранее 3 марта 1940] [3] марта [октябрь 1980] [октябрь] 1980 – январь [1934] – [1935] первая четверть XVIII века НАЧАЛЬНАЯ ДАТА – основное поле, обязательное для заполнения (для единиц хранения/единиц учета фактическое наличие которых зафиксировано в описи дел, документов).

Поле предназначено для обеспечения автоматизированного поиска информации по дате и для систематизации записей по хронологии. Оно заполняется в соответствии со сведениями, указанными в поле КРАЙНИЕ ДАТЫ.

В связи с тем, что при машинной обработке информации не воспринимается неполная дата или дата, установленная приблизительно, при заполнении данного поля применятся некоторая условность. При этом указывается полная дата (число, месяц, год) арабскими цифрами.

Так, если в поле КРАЙНИЕ ДАТЫ указаны начальная и конечная даты единицы хранения/единицы учета, то в поле НАЧАЛЬНАЯ ДАТА проставляется наиболее ранняя дата.

Если указан только год, то в поле НАЧАЛЬНАЯ ДАТА проставляется первое число первого месяца этого года, например, 01.01.2001.

Если известны только месяц и год, например, май 1987 года, то в поле указывается первое число указанного месяца: 01.05.1987.

Если в поле КРАЙНИЕ ДАТЫ указано, например, «середина XVIII века», то в поле НАЧАЛЬНАЯ ДАТА можно указать условную дату Если указано – «XIX век», то в поле НАЧАЛЬНАЯ ДАТА указывается условная дата - 01.01.1801, как условная начальная дата.

Если в описи на бумажной основе не указаны крайние даты единицы хранения/единицы учета, то поле НАЧАЛЬНАЯ ДАТА в электронной описи заполняется на основании даты, указанной в заголовке единицы хранения, при отсутствии данных в заголовке - на основании годового раздела описи, при отсутствии годового раздела описи – на основании крайних дат описи, при их отсутствии – на основании крайних дат документов фонда.

Следует обратить внимание, что поле НАЧАЛЬНАЯ ДАТА не заполняется в следующих случаях:

1) если номер единицы хранения пропущен;

2) если в поле ПРИМЕЧАНИЯ имеется отметка о выбытии единицы хранения/единицы учета.

Тип поля – текстовое. Длина поля – 10 знаков.

Основное назначение – сортировка, поиск.

КРАЙНИЕ ДАТЫ НАЧАЛЬНАЯ ДАТА

10 апреля 1963 – 30 марта 1967 10.04. 15 мая – 17 июля 1918 15.05. [между 28 июня - 3 июля 1968] 28.06. [не ранее 12 сентября 1930] 12.09. [не позднее 17 января 1842] 17.01. середина XVIII века 01.01. КОНЕЧНАЯ ДАТА – основное поле, обязательное для заполнения (для единиц хранения/единиц учета фактическое наличие которых зафиксировано в описи дел, документов).

Поле заполняется в соответствии со сведениями, указанными в поле КРАЙНИЕ ДАТЫ. Указывается полная дата (число, месяц, год) арабскими цифрами.

Как и при заполнении поля НАЧАЛЬНАЯ ДАТА, при заполнении поля КОНЕЧНАЯ ДАТА также применяется некоторая условность.

К примеру, если в поле КРАЙНИЕ ДАТЫ указаны начальная и конечная даты единицы хранения/единицы учета, то в поле КОНЕЧНАЯ ДАТА проставляется наиболее поздняя дата.

Если указан только год, то в данное поле проставляется последнее число последнего месяца этого года, например, 31.12.2001.

Если известны только месяц и год, то в этом поле указывается последнее число указанного месяца, например, 31.05.1987.

Если указана дата – XIX век, то в поле КОНЕЧНАЯ ДАТА вносится условная дата – 31.12.1900, как условно конечная.

хранения/единицы учета не указаны, то поле КОНЕЧНАЯ ДАТА заполняется на основании даты, указанной в заголовке единицы хранения/единицы учета, при отсутствии данных в заголовке - на основании годового раздела описи, при отсутствии годового раздела описи – на основании крайних дат описи.

Следует обратить внимание, что поле КОНЕЧНАЯ ДАТА не заполняется в следующих случаях:

1) если номер единицы хранения пропущен;

2) если в поле ПРИМЕЧАНИЯ имеется отметка о выбытии единицы хранения/единицы учета.

Тип поля – текстовое. Длина поля – 10 знаков.

Основное назначение – сортировка, поиск.

КРАЙНИЕ ДАТЫ КОНЕЧНАЯ ДАТА

10 апреля 1963 – 30 марта 1967 30.03. [между 28 июня - 3 июля 1968] 03.07. [не ранее 12 сентября 1930] 12.09. [не позднее 17 января 1842] 17.01. середина XVIII века 31.12. КОЛИЧЕСТВО ЛИСТОВ – основное поле, обязательное для заполнения.

Арабскими цифрами заполняется количество листов в единице хранения. В том случае, если в описи на бумажной основе количество листов обозначено как «15+4», то в данном поле электронной описи нужно указывать суммарное количество листов, то есть 19.

Если в бумажной описи не проставлено количество листов единицы хранения, то эти сведения необходимо взять из заверительной надписи этой единицы хранения.

Тип поля – текстовое. Длина поля – 3 символа. Основное назначение – поиск, печать.

ПРИМЕЧАНИЯ – основное поле.

В данном поле указываются сведения из графы «Примечания» описи на бумажной основе. Включаются все отметки о выбытии, передаче, уничтожении, объединении или разделении единиц хранения/единиц учета, их микрофильмировании или сканировании, наличии в них копий, переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов, о наличии особо ценных документов, об условии доступа и др.

При выбытии единиц хранения/единиц учета в поле ПРИМЕЧАНИЯ электронной описи для каждой из них ставятся отметки «Выбыла», «Передана» или «Уничтожена» и по возможности указывается наименование и дата документа, на основании которого выбыла данная единица хранения/единица учета.

Выбыла. Единица хранения списана с учета на основании акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны от 31.05.2008 № Передана. Единица хранения передана в Институт философии и естествознания.

Акт возврата архивных документов собственнику от 17.04.2010 № Уничтожена. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению от 13.10.1983 № Необходимо помнить, что если в оригинале описи имеется отметка о выбытии единицы хранения/единицы учета (выбыла, передана, уничтожена), то в данном поле электронной описи все равно необходимо заполнить поля

НОМЕР ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ/ЕДИНИЦЫ УЧЕТА, ЛИТЕРА ЕДИНИЦЫ

ХРАНЕНИЯ/ЕДИНИЦЫ УЧЕТА, ТОМ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ/ЕДИНИЦЫ

УЧЕТА (поля ЛИТЕРА и ТОМ заполняются при наличии соответствующих КРАЙНИЕ ДАТЫ. При этом поля НАЧАЛЬНАЯ ДАТА, КОНЕЧНАЯ ДАТА остаются незаполненными.

Тип поля – текстовое.

Основное назначение – поиск, печать.

2.2.2. Методика заполнения дополнительных элементов (полей) описательной статьи описи дел, документов в электронной форме При изложении методики заполнения дополнительных элементов (полей) описания описательной статьи описи дел, документов в электронной форме дается характеристика каждого дополнительного элемента (поля) описания: его тип, размер, назначение; определены требования к заполнению поля, которые сопровождаются конкретными примерами и пояснениями.

АННОТАЦИЯ – дополнительное поле.

раскрывающими состав и содержание единиц хранения/единиц учета в предметно-аспектном разрезе, повышающими информативность заголовка единицы хранения20.

Поле заполняется прописными и строчными буквами (кириллица). Для обозначения дат и номеров листов используются арабские цифры.

Тип поля – текстовое. Основное назначение – поиск, печать.

Письмо политическим партиям, общественным организациям и различным слоям народа Южной Кореи и соотечественникам, проживающим за границей (лл. 3-8).

Показатели деятельности Соликамского горно-химического колледжа (лл. 2-4).

Динамика показателей деятельности Соликамского горно-химического колледжа (лл. 5-7).

Показатели качества подготовки специалистов в Соликамском горно-химическом колледже (лл. 10-14). Перечень специальностей (лл. 18-20).

Информации Совета по делам религий, представленные в Совет Министров РСФСР, о постановке верующими вопросов о передаче им зданий церквей в поселке Палех Ивановской области (лл. 10-11), г. Ленинграде (л.22), г. Иванове (лл. 30-31, 34-35, 45, 51-52), г. Курске (лл. 37, 60), г. Приволжский Ивановской области (лл. 62-63).

ГЕОГРАФИЯ – дополнительное поле.

хранения/единицы учета или аннотации.

Об этом подробно см.: Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив.

ВНИИДАД. М. 2003. с. 29-30.

В данном поле в именительном падеже указываются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек, гор, возвышенностей, островов и т.п.

Названия административно-территориальных единиц указываются, как правило, сокращенно.

Поле заполняется прописными и строчными буквами (кириллица).

Тип поля – текстовое. Основное назначение – поиск, сортировка, формирование указателей.

Ивановская обл.

Ленинград, г.

Карелия, Валаам, о-в ПЕРСОНАЛИИ – дополнительное поле.

Заполняется данными, полученными из заголовка единицы хранения/единицы учета или аннотации.

Поле заполняется прописными и строчными буквами (кириллица или латинский алфавит).

Тип поля – текстовое. Основное назначение – поиск, сортировка, формирование указателей.

В данном поле в именительном падеже указываются фамилии, имена, отчества, псевдонимы, прозвища, клички лиц, упоминаемые в заголовках и аннотациях единиц хранения/единиц учета. Фамилии, имена и отчества лиц указываются так, как они приведены в документах.

Если упоминается только фамилия лица без инициалов, то по возможности их следует установить по текстам документов, расположенных в той же единице хранения. Так же следует поступить, если вместо инициалов можно установить имя и отчество полностью.

Если инициалы или имя и отчество не указаны, и установить их не удалось, то в поле выносится только фамилия.

Если встречается несколько фамилий, то они отделяются друг от друга точкой с запятой. Соблюдение алфавитного порядка не обязательно.

Примеры:

Петров А.Н.

Семенов Иван Николаевич Павленко П.А.; Круглов Ф.М.

Двойные фамилии вносятся в данное поле по первому слову без изменения их порядка, через дефис Примеры:

Петров-Водкин К.С.

Салтыков-Щедрин М.Е.

ПЕРСОНАЛИИ сначала указывается фамилия, а псевдоним дается в скобках после фамилии.

Примеры:

Катаев Е.П. (Петров) Катаев (Петров) Евгений Петрович Левитес Борис Исаакович (Глебов Б.) Если человек более известен под псевдонимом, то сначала указывается его псевдоним, а в скобках настоящая фамилия.

Примеры:

Ильф И.А. (Файнзильберг) Ильф (Файнзильберг) Илья Арнольдович Чуковский Корней Иванович (Корнейчуков Николай Васильевич) Иностранные фамилии указываются в русской транскрипции, причем имеющиеся в них частицы (фон, дер, ва, аль, де и др.), приводятся после фамилии и инициалов, если они не срослись с фамилией. Желательно также в скобках указывать эти фамилии на иностранном языке (если они указаны в заголовке или аннотации единицы хранения/единицы учета).

Примеры:

Аккер Жорж, фон Вогюэ Эжен Мельхиор, де Броек Р., ван ден (Broek R., van den) Гамильтон Фредерик (Hamilton Frederic) Если фамилия указана только на иностранном языке и в документах фонда не встречается русской транскрипции данной фамилии, а правильно ее прочитать не удается из-за сложности языка, то в этом случае допустимо писать фамилию только на этом языке.

Поле ПЕРСОНАЛИИ не заполняется, если лицо упоминается только в названии учреждения (учреждение носит имя конкретного человека).

Если речь идет о присвоении имени конкретного лица учреждению, то в этом случае поле ПЕРСОНАЛИИ заполняется.

УЧРЕЖДЕНИЯ - дополнительное поле.

хранения/единицы учета или аннотации.

Поле заполняется прописными и строчными буквами (кириллица).

Тип поля – текстовое. Основное назначение – поиск, сортировка, формирование указателей.

Названия учреждений в именительном падеже приводятся в той же форме, как и в документах.

Примеры:

Всероссийское попечительство об охране материнства и младенчества Совет Министров РСФСР Мордовский обком КПСС ОАО «Салаирский горно-обогатительный комбинат»

КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА – дополнительное поле.

В данное поле вводятся слова, присутствующие в тексте заголовка единицы хранения/единицы учета или аннотации.

Также могут вводиться слова, которые возникают ассоциативно из содержания заголовка или аннотации, это дает дополнительные возможности поиска информации.

Стоит учитывать, что в данное поле следует вносить только те понятия, которые помогают в поиске информации, и не перегружать его.

Поле заполняется строчными буквами (кириллица).

Тип поля – текстовое. Основное назначение – поиск, формирование указателей.

списки послужные выделение помещений; строительство Заголовок единицы хранения: «О производстве ежегодного пособия настоятелю Симеоновской церкви на содержание и обучение в Санкт-Петербургском Александровском училище детей сельского духовенства», ассоциативно возникающие понятия – священнослужители; сельское духовенство; образование; учебные заведения; обучение детей; денежные пособия.

ПОДЛИННОСТЬ – дополнительное поле. В нем указывается подлинность или копийность документов единицы хранения/единицы учета или их автографичность. В системе желательно предусмотреть возможность выбора необходимых значений из предварительно составленного списка.

Подлинники Заверенные копии Машинописные копии ЯЗЫК - дополнительное поле.

Заполняется, если в единице хранения/единице учета содержатся документы на одном или нескольких иностранных языках или на государственных языках субъектов Российской Федерации. Желательно предусмотреть в системе возможность множественного выбора необходимых языков из встроенного перечня иностранных языков.

Английский яз.

Французский яз.

Удмуртский яз.

СОСТАВИТЕЛЬ – дополнительное (служебное) поле.

В данном поле указывается фамилия (в именительном падеже) и инициалы сотрудника архива (пишутся после фамилии через один пробел), сделавшего запись в информационной системе. Поле может заполняться вручную или автоматически путем протоколирования действий пользователей системы.

Поле заполняется прописными и строчными буквами (кириллица).

Тип поля – текстовое. Длина поля – 30 символов. Основное назначение – поиск, учет.

ДАТА СОСТАВЛЕНИЯ – дополнительное (служебное) поле.

Указывается дата составления или изменения записи. Возможно автоматическое установление текущей даты.

Тип поля – дата. Длина поля – 10 знаков. Основное назначение – поиск, учет.

При переводе описей в электронную форму необходимо внимательно распределять информацию по соответствующим полям карточки описи, анализировать ее, при необходимости уточнять и дополнять эту информацию.

Содержащаяся в описях информация о единицах хранения (смысловое содержание) должна переводиться в электронную форму в полном соответствии с оригиналом, допустимо исправление явных опечаток и орфографических ошибок, так как они могут привести к отрицательным результатам при автоматизированном поиске информации.

В ряде случаев проводится редактирование и усовершенствование заголовков (добавляются недостающие части заголовков, уточняются даты, фамилии и инициалы упоминаемых лиц и т.п.). При этом необходимо обращаться непосредственно к документам.

В заключение работы по переводу бумажной описи в электронную форму необходимо проверить правильность и полноту заполнения всех элементов описательных статей описи, при необходимости уточнить их информацию. Помимо смыслового содержания необходимо обращать пристальное внимание на орфографические ошибки и различного рода опечатки, которые могут возникнуть при заполнении полей.

максимально возможным применением автоматизированных средств (путем составления различных поисковых запросов).

2.3. Особенности усовершенствования заголовков дел (единиц хранения) при переводе описи дел, документов в электронную форму Заголовок единицы хранения/единицы учета в описи дел, документов хранения/единицы учета. Он должен полностью соответствовать ее требованию, то при переводе описи дел, документов в электронную форму необходимо провести его усовершенствование.

Под усовершенствованием заголовка единицы хранения/единицы учета информационно-поискового уровня. Усовершенствование заголовка единицы хранения/единицы учета включает следующие виды работ: редактирование заголовка, составление структурированного заголовка, составление аннотации на отдельные документы единицы хранения/единицы учета.

хранения/единиц учета при переводе традиционных описей в электронную форму – повышение их информативности в предметно-аспектном разрезе для повышения результативности автоматизированного поиска информации.

эффективностью является очевидным преимуществом описей в электронной форме над традиционными.

В процессе редактирования заголовков единиц хранения/единиц учета проверяется правильность передачи заголовком содержания документов единицы хранения, устраняются искажения, неточности, опечатки, грамматические и стилистические ошибки.

Редактирование заголовков может проводиться с просмотром (полным или выборочным) или без просмотра единиц хранения/единиц учета. Это определяется в каждом конкретном случае после предварительного анализа качества заголовков. Если в заголовках имеются все необходимые элементы описания, то единицы хранения/единицы учета не просматриваются. В этом случае достаточно литературного редактирования заголовка, исправления явных опечаток, орфографических ошибок. Кроме того, при редактировании необходимо помнить, что не допускается использование в заголовках сокращений слов (за исключением общепринятых)21.

В ходе редактирования заголовков единиц хранения/единиц учета при переводе описи дел, документов в электронную форму должно быть обращено пристальное внимание на наличие в описи заголовков с редактирования должна быть заменена полноценным заголовком, поскольку в описи дел, документов в электронной форме наличие «То же» вместо полноценного заголовка недопустимо. Для обеспечения эффективного поиска информации в описи в электронной форме необходимо включать полные заголовки каждой единицы хранения/единицы учета.

2.3.1. Пути повышения информативности заголовков дел Повышения информативности заголовков единиц хранения/единиц заголовков. Структурированный заголовок представляет собой совокупность раскрывающих состав и содержание ее документов путем структурирования информации по отдельным группам в предметно-аспектном разрезе.

Вслед за кратким заголовком единицы хранения/единицы учета, составленного в соответствии с Правилами 2007 г. для описи дел, документов на бумажной основе, при ее переводе в электронную форму можно вводить подзаголовки, которые более детально, предметно могут раскрыть содержание единицы хранения. При этом подобных подзаголовков можно вводить столько, сколько их потребуется для полного отражения Подробно о составлении заголовков единиц хранения см.: Составление архивных описей: Методические рекомендации/ Росархив. ВНИИДАД. – 2003, с. 15-25.

основного предметно-вопросного содержания документов единицы хранения/единицы учета в описи в электронной форме.

При таком разделении содержания единицы хранения/единицы учета на отдельные тематические группы существенно снижается вероятность объективных потерь информации единицы хранения/единицы учета, неизбежной при составлении кратких заголовков.

Не вторгаясь в сложившуюся систему кратких заголовков описиоригинала на бумажной основе, структурированные заголовки единиц хранения/единиц учета в описи в электронной форме позволяют существенно повысить информационный потенциал заголовков.

Составление структурированных заголовков особенно актуально для единиц хранения/единиц учета, сформированных по номинальному признаку (решения, постановления, приказы, протоколы, стенограммы), содержание которых скрыто в так называемых «глухих» заголовках. Действительно, какое содержание могут передать, к примеру, такие заголовки:

Постановления № 1-90 Министерства культуры СССР за 1970 год Стенограмма заседаний конференции работников здравоохранения РСФСР. 20 – февраля 1979 года Поручения Совета Министров СССР и документы по их выполнению (проекты, юридические заключения). Том И совсем иначе выглядит информационно-поисковый потенциал этих же единиц хранения/единиц учета при составлении структурированных заголовков на них:

Постановления № 1-90 Министерства культуры СССР за 1970 год Постановление от 15 февраля 1970 года № 5 об обеспечении сохранности собраний и коллекций государственных музеев, в т.ч. Государственного Эрмитажа, Государственного Русского музея, Государственной Третьяковской галереи, Государственного музея изобразительных искусств им. А.С.Пушкина; л. 7.

Постановление от 15 апреля 1970 года № 15 о выставочной деятельности музеев г.

Владимир и г. Суздаль; л. Постановление от 15 мая 1970 № 20 года об обеспечении сохранности книжных фондов и коллекций государственных библиотек, в т.ч. Государственной библиотеки им.

В.И.Ленина; л. 50.

Распоряжение от 1 августа 1970 года № 40 о финансировании городских и районных библиотек РСФСР. Приложения: справки, информации местных учреждений культуры о состоянии библиотек; лл. 90-110.

Стенограмма заседаний конференции работников здравоохранения РСФСР. 20- февраля 1979 года Борьба с инфекционными заболеваниями; лл. 4-24.

Повышение положения и уровня заработной платы среднего медицинского персонала; лл. 25-40.

Улучшение работы скорой медицинской помощи; лл. 41-60.

Поручения Совета Министров СССР и документы по их выполнению (проекты, юридические заключения). Том По проекту постановления «О вывозе, ввозе, переводе и пересылке за границу и изза границы валюты, иных валютных и других ценностей»; лл. 12-17.

По проекту Положения о Комиссии Президиума Совета Министров СССР по вопросам агропромышленного комплекса; лл. 34-47.

Структурированные заголовки целесообразно создавать для единиц хранения с разнообразными документами, содержание которых раскрыто недостаточно (отчеты, обзоры, доклады, справки, докладные записки). К примеру, структурированный заголовок, составленный к краткому заголовку Отчеты предприятий Департамента по основной деятельности за 1992 год, выглядит следующим образом:

Отчеты МСЗ «Воровского» по основной деятельности за 1992 год; лл. 1–12.

Отчет Московского ПО «Трансмаш» по основной деятельности за 1992 год; лл. 13– 20.

Отчет АПО «Вагонмаш» по основной деятельности за 1992 год; лл. 21–23.

Составление структурированных заголовков может быть полезно для единиц хранения, содержащих переписку.

Переписка Комитета советских женщин с Национальным Рождественским Комитетом Чили, Посольством СССР в Чили.

Об оказании материальной помощи; лл. 2-10.

О положении женских организаций; лл. 15-22.

использована разная степень глубины описания выделяемых предметнотематических групп. Степень детализации информации определяется исходя из назначения конкретных структурированных заголовков: дать полное представление о выделенных предметно-тематических группах; дать общее о них представление; лишь обозначить наличие такой информации в единице хранения/единице учета.

Например, в описи дел, документов на бумажной основе имеется следующий заголовок единицы хранения:

Приказы № 1-50 Департамента промышленности средств связи по основной деятельности за 1992 год усовершенствовании заголовков для данной единицы хранения/единицы учета может быть составлен структурированный заголовок, дающий полное представление о выделенных предметно-тематических группах.

Заголовок из описи на бумажной основе:

Приказы № 1 – 50 Департамента промышленности средств связи по основной деятельности за 1992 год Структурированный заголовок из электронной описи:

Приказы № 1 – 50 Департамента промышленности средств связи по основной деятельности за 1992 год.

Приказ от 31 марта 1992 года № 3. Перечень нормативных документов по охране труда; лл. 4-43.

Приказ от 9 апреля 1992 года № 5 «О малом государственном предприятии «Восход»; лл. 46-47.

Приказ от 6 июля 1992 года № 22 «О преобразовании Иркутского филиала НИИКТ ЛНПО «Северная заря»; л. 81.

Приказ от 8 октября 1992 года № 32 «О правопреемстве Центрального научноисследовательского института (ЦНИТИ г. Москва) и регистрации Устава»; л. 104.

К этой же единице хранения/единице учета можно составить структурированный заголовок, который даст общее представление о выделенных предметно-тематических группах информации.

Приказы № 1 – 50 Департамента промышленности средств связи по основной деятельности за 1992 год Перечень нормативных документов по охране труда, лл. 4- О малом государственном предприятии «Восход», лл. 46- О преобразовании Иркутского филиала НИИКТ ЛНПО «Северная заря», л. О правопреемстве Центрального научно-исследовательского института (ЦНИТИ г.

Москва) и регистрации Устава, л. Структурированный заголовок к этой единице хранения, в котором лишь обозначено наличие выделенных предметно-тематических групп информации будет выглядеть следующим образом:

Приказы № 1 – 50 Департамента промышленности средств связи по основной деятельности за 1992 год Перечень нормативных документов по охране труда;

О малом государственном предприятии «Восход»;

О преобразовании Иркутского филиала НИИКТ ЛНПО «Северная заря»;

О правопреемстве Центрального научно-исследовательского института (ЦНИТИ г.

Москва) и регистрации Устава Таким образом, методика составления структурированного заголовка позволяет варьировать степень детализации выделенной информации в зависимости от поставленных составителем задач22.

С целью повышения эффективности поиска информации по описям хранения/единиц учета, включая структурированные заголовки, по Единому классификатору документной информации Архивного фонда Российской Федерации (далее ЕКДИ АФ РФ), принятому к внедрению в архивной отрасли России решением Коллегии Росархива от 18 апреля 2007 г. Индексирование единиц хранения/единиц учета и предметно-тематических повышения информативности описи дел, документов в электронной форме, существенно повышает эффективность поиска информации.

При переводе описей дел, документов в электронную форму индексированию могут подвергаться как существующие краткие заголовки единиц хранения/единиц учета, так и их структурированные заголовки, если они создаются. При этом индексирование может осуществляться как по первому уровню ЕКДИ АФ РФ (на уровне отделов), так и по всей глубине индексирования, предусмотренной данным классификатором.

Краткий заголовок:

Индекс: 02.02.02.02. Протоколы № 1-21 заседаний Тульского окружного исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов за 1929 год. Подлинники.

Структурированный заголовок:

Индекс: 02.02.02.02. Протоколы № 1-21 заседаний Тульского окружного исполнительного комитета Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов за 1929 год. Подлинники.

Подробно о методике составления структурированных заголовков см.: Составление архивных описей:

Методические рекомендации/ Росархив. ВНИИДАД. М. 2003. с. 25-29.

Единый классификатор архивной документной информации Архивного фонда Российской Федерации/ Росархив, ВНИИДАД. – М. 2007. – 662 с.

Индекс: 18.02.02.04. Протокол № 2 заседания от 7 февраля 1929 года, п.1 «О создании колхозов»; лл. 6- Индекс: 18.04.03.01. Протокол № 3 заседания от 18 марта 1929 года, п.1 «О проведении весеннего сева»; лл. 11- Краткий заголовок:

Индекс: 15.01.03.02. Протоколы № 1-10 совещаний у заместителя начальника Главмосстроя за 1979 год Структурированный заголовок:

Индекс: 15.01.03.02. Протоколы № 1-10 совещаний у заместителя начальника Главмосстроя за 1979 год Индекс: 15.03.02.00. Протокол от 4 апреля 1979 года № 3, п.1 «О состоянии жилищного строительства»; лл. 7- Индекс: 15.07.02.01. Протокол от 30 октября 1979 года № 10, п.1 «О реконструкции административных и производственных зданий на железнодорожном транспорте»; лл. 36- Краткий заголовок:

Индекс: 10.01.04.01. Доклад заведующего бюджетным отделом Наркомата финансов РСФСР от 15 декабря 1920 года о пересмотре финансового законодательства РСФСР Структурированный заголовок:

Индекс: 10.01.04.01. Доклад заведующего бюджетным отделом Наркомата финансов РСФСР от 15 декабря 1920 года о пересмотре финансового законодательства РСФСР Индекс: 10.01.02.01. О состоянии и развитии финансов и финансирования; лл. 1- Индекс: 10.01.03.02. О финансовой политике государства; лл. 6- Индекс: 11.02.02.07. О планировании финансирования; лл. 10- методических рекомендациях ВНИИДАД 24.

При переводе традиционных описей дел, документов в электронную форму имеет смысл вносить структурированный заголовок в поле АННОТАЦИЯ для повышения информативности описи без внедрения в уже сложившийся заголовок.

Информация структурированного заголовка может использоваться при составлении различных указателей к описи (информация вносится в соответствующие поля электронной описи: ГЕОГРАФИЯ, ПЕРСОНАЛИИ,

УЧРЕЖДЕНИЯ, КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА).

Таким образом, составление структурированных заголовков единиц хранения/единиц учета в описи дел, документов в электронной форме позволяет значительно повысить их информативность, усилить их значение в качестве электронного архивного справочника, одновременно оставив без изменения роль и значение описи дел, документов как учетного документа.

существенных временных затрат и по этой причине данная методика не может применяться повсеместно и для всех категорий архивных фондов.

отдельных наиболее значимых фондов или отдельных групп описей дел, документов, методика составления структурированных заголовков является очень эффективным методическим инструментом.

В условиях дефицита времени при переводе описей на бумажной основе в электронную форму можно использовать и другие возможности для повышения информативности электронных описей. В частности, при переводе описей в электронную форму методом оцифровки для единиц хранения/единиц учета, включающих постановления, решения, протоколы, может быть использована возможность одновременной оцифровки повесток Методические рекомендации по внедрению Единого классификатора архивной документной информации Архивного фонда Российской Федерации/ ВНИИДАД. – М. 2008. – 104 с.

дня, перечней вопросов к постановлениям, решениям, протоколам в виде отдельных файлов, прикрепленных к соответствующей единице хранения.

Это поможет хотя бы частично, в самом общем виде представить содержание единиц хранения с «глухими» заголовками.

хранения) описи в электронной форме. Методика заполнения элементов описания в аннотации При переводе описей дел, документов в электронную форму может применяться аннотирование документов единиц хранения/единиц учета в качестве одного из способов повышения информативности описи. При этом нужно учитывать, что аннотирование распространяется на отдельные документы и не передает содержания всей единицы хранения.

Аннотация документов единицы хранения представляет собой краткую характеристику отдельных документов единицы хранения, содержание и особенности которых не находят отражения в заголовке единицы хранения.

В аннотацию рекомендуется включать сведения о тех документах единицы хранения, наличие которых не может быть определено по заголовку. В аннотацию обязательно должны включаться сведения об уникальных и особо ценных документах, о документах, содержащих сведения по личному составу, о документах учреждений – предшественников фондообразователя.

Текст аннотации должен быть кратким, но максимально точным и информативным. Следует избегать выражений, не несущих основной смысловой нагрузки, например, «документы касаются», «важные сведения», «интересные документы» и т.д.

Аннотация может составляться как заголовок отдельного документа или как краткое изложение содержания документа. Также указывается степень подробности сведений («краткие сведения», «подробное сообщение»

и т.д.).

В аннотации также перечисляются имена и фамилии лиц, названия учреждений, географические названия, упоминаемые в документах, если они являются значимыми для поиска информации. Эти данные следует также указывать в дополнительных полях описи дел, документов в электронной используются для составления указателей к описи и поиска.

фотографий и автографов.

При аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его название или начальные слова документов (при отсутствии названия), выходные данные. В аннотациях к планам, чертежам, рисункам и другим изобразительным документам рекомендуется указывать материал, формат документа и способ его исполнения, для карт – масштаб.

При описании управленческой документации в аннотации к заголовку документов, групп документов единиц хранения.

В конце аннотации указываются номера листов аннотируемого документа 25.

Дневниковые записи Ламздорфа В.Н., копии и выдержки из писем различных лиц.

На русском и французском языках.

Копия письма Александра III министру иностранных дел от 21 марта 1887 (лл. 6-7), копия записки Каткова на имя министра иностранных дел относительно внешней политики России от 31 марта 1887 (лл. 8-12), выдержки из протокола Особого заседания 19 февраля 1887 об обороне Приамурского края (лл. 13-17).

См. также: Составление архивных описей: Методические рекомендации/ Росархив. ВНИИДАД. – 2003, с.

29-30.