«В.А. Брезе, О.Э. Брезе ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Учебное пособие Рекомендовано Сибирским региональным учебно-методическим центром высшего профессионального образования для межвузовского использования в качестве учебного пособия ...»

Министерское делопроизводство характеризуется расширением видового состава документации, увеличением объемов переписки, унификацией форм документов. Манифестом были определены основные этапы работы с документацией:

организация приема и регистрация входящих документов;

направление на их исполнение;

контроль за исполнением;

регистрация исходящих документов;

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ДЕПАРТАМЕНТЫ

ОТДЕЛЕНИЯ

ОТДЕЛЕНИЯ ОТДЕЛЕНИЯ ОТДЕЛЕНИЯ

Организация работы с документами в рамках министерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке – документооборот), включая архивное хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов.

Контроль исполнения проводился по следующим показателям: 1) в порядке ли дела содержатся; 2) верно ли им составляются заглавия; 3) нет ли медлительности в делопроизводстве; 4) не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности.

Важным событием в развитии делопроизводства, связанным с манифестом 1811 г., следует считать появление бланков документов. Предусмотрены

1.1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

В соответствии с законом предписания министров признаются действительными, т.е. выражаясь современным языком, обладающими юридической силой, только в том случае, если они имеют установленную форму. Другие виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков. Пример оформления документа на бланке приведен на рис. 1.5.

Постоянный реквизит документа – информационный элемент документа, наносимый на бланк при его изготовлении.

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В течение XIX в. широкое хождение в практике документирования получили сборники образцов писем и других деловых бумаг, так называемые «письмовники». Кроме образцов разного назначения и содержания, сборники сопровождались рекомендациями по форме, структуре и слогу текста документов. Вместе с тем, ряд законодательных актов этого периода свидетельствует о постоянных усилиях по борьбе с неоправданным ростом количества документов. С появлением в последней четверти XIX в. пишущих машин, с использованием телефона, телеграфа, различных устройств для размножения

1.1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

В начале XX в. министерское делопроизводство, базирующееся на законе 1811 г. об общем учреждении министерств, вошло в противоречие с формами и методами управления государством и обществом. Повлияли такие факторы, как, с одной стороны, бурный рост промышленного производства, с другой – поражение в войне с Японией (1905 г.) и революция 1905 – 1907 гг., поколебавшие устои государства. Практика управления этого периода потребовала изменений, в том числе и в делопроизводстве (устранение медлительной многоступенчатой регистрации документов, сокращение их количества, учет новых средств документирования). В условиях военных и социальных потрясений предпринимались попытки отдельных ведомств (Морское министерство, Военное ведомство и др.) реформировать сложившуюся систему делопроизводства. Однако они не были доведены до конца в связи с начавшейся Первой мировой войной. Особенно удачным было «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданное в 1911 г.

В 1917 г. произошли подряд две революции – Февральская буржуазнодемократическая и Октябрьская социалистическая, последняя - привела к коренным изменениям в государственном устройстве России, потребовавшим многих усилий, чтобы делопроизводство стало неотъемлемой частью управления государством и обществом.

1.1.2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СССР (1917 – 1991 ГГ.) Советский этап становления и развития делопроизводства можно разделить на два периода:

1. 1917–1973 гг. – от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

2. 1973–1991 гг. – формирование основ современного делопроизводства.

– 1917 – 1973 гг.

рабочих и солдат уровень документационного обеспечения управления заметно снизился. Однако советское правительство, формируя новый государственный аппарат, уделяло большое внимание улучшению «письмоводства», сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты.

Отошли в прошлое многие виды документов (прошения, доношения, представления, ведения и т.д.), появились новые виды документов, отражающие сущность советского государства (декреты, мандаты, заявления и т. д.).

Документы стали более лаконичными.

В первые годы советской власти был принят ряд законодательных актов:

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

декрет СНК от 24 декабря 1917 «О порядке издания приказов или распоряжений»;

постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», установившее форму официальных документов и перечень реквизитов;

постановление Совета рабочей и крестьянской обороны (СРКО) от 8 декабря 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранение канцелярской волокиты», предусматривающее, кроме прочего, замену переписки на телефонные переговоры и жесткий контроль за исполнением распорядительных документов.

В связи с необходимостью коренного улучшения системы управления народным хозяйством страны и ведения служебной документации в рамках научной организации труда (НОТ) и научной организации управленческого труда (НОУТ) в СССР в 20-е годы начался период активного поиска оптимальных подходов к совершенствованию управления и его документационного обеспечения.

На первых порах был проведен ряд Всероссийских конференций, созданы в Таганроге и Казани научно-исследовательские институты, которые сделали определенный вклад в оптимизацию работы советских учреждений. В эти годы шла активная и успешная работа теоретиков и практиков управления. Сегодня неоправданно забыты такие советские ученые – энтузиасты научной организации труда и управления – как А.К. Гастев, ученый, поэт, автор многих работ по научной организации труда, не потерявших актуальности и в настоящее время; организовавший в 1920 г. Центральный институт труда (ЦИТ) и руководивший им до 1938 г.; П.М. Керженцев, общественный деятель, дипломат, объективно и критически оценивавший в своих трудах работу аппарата управления того времени, рекомендации которого по исправлению недостатков не устарели и для наших дней, и ряд других ученых и практиков.

В середине 20-х годов были образованы две важные научно-исследовательские организации – Государственное бюро организации строительства «Оргстрой» и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны.

В 1928 г. ИТУ совместно с архивной службой страны (Центрархив РСФСР) были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых предлагались рекомендации по составлению перечней документов и дел, обращающихся в учреждениях, включая списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документирования и документооборота», разработанный на основе передового опыта, в том числе зарубежного. Правила детально описывали порядок обработки документации,

1.1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

В 20–30-е годы развивались системы специальной документации (бухгалтерской, статистической, кадровой и др.), издавался ряд журналов, на страницах которых рассматривались проблемы документирования управленческого труда («Вопросы организации и управления», «Техника управления»

и др.), был выпущен целый ряд учебников, учебно-практических пособий и научных трудов по делопроизводству. В 1936 г. Конституцией страны были законодательно установлены виды распорядительных документов, которые могли издавать органы власти и управления, среди них (сверху вниз от Верховного Совета СССР до руководителей организаций и предприятий): законы, указы, постановления, приказы, инструкции, решения, распоряжения.

В военные 40-е и последующие годы, включая и 60-е, архивные организации страны были наделены большими полномочиями по организации делопроизводства и архивного дела. В 1963 г. Главархивом СССР был подготовлен первый общесоюзный нормативный документ, касающийся делопроизводства, – «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», который на длительное время стал единственным руководящим материалом, способствовавшим упорядочению деятельности служб документационного обеспечения управления и архивов.

В 1963 г. постановлением Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» от 25 июля 1963 г. № 829 была поручена Главархиву СССР разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в целях оптимизации работы с управленческой документацией в стране на базе применения новой техники. Для разработки ЕГСД в системе Главархива был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Работа по созданию ЕГСД была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966–1970 гг.

В 1973 г. основные положения ЕГСД были утверВторой период ждены Государственным комитетом Совета Министров – 1973 – 1991 гг. СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования в практической работе. С этого момента начался второй период становления и развития делопроизводственного обеспечения управления, продлившийся вплоть до разрушения СССР в 1991 г.

Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания.

Главные требования ЕГСД к организации документооборота – максимально возможная централизация операций по обработке документов, регулирование их движения внутри организации, контроль исполнения решений, содержащихся в документах, обеспечение условий информационного обслуживания автоматизированных систем управления (АСУ). ЕГСД включала не только вопросы делопроизводства, но также содержала рекомендации по научной

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В течение 70-х годов советское делопроизводство получило значительное развитие. Кроме создания ЕГСД, был разработан целый ряд государственных стандартов первостепенного значения, среди них: ГОСТ 16487- «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.38- «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец», подвергшиеся впоследствии переработке и объединению в один стандарт (ГОСТ 6.38-90); ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения», определивший требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов (переработан в 1988 г.). В начале 80-х годов в рамках ЕГСД были разработаны и утверждены 16 унифицированных систем документации общесоюзного значения (8 из которых действуют в Российской Федерации и в настоящее время ), 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической и социальной информации. Всего унифицировано было более 4,5 тыс. форм документов. Однако к середине 80-х годов, в связи с необходимостью внедрения в практику управления новых информационных технологий, уже нашедших применение на Западе, ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

С этого времени понятие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В 1988 г. ЕГСДОУ была преобразована с соответствующей корректировкой в Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) [5]. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»

с учетом последующих доработок и переизданий до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в РФ, рассчитанным на широкое применение компьютерных технологий.

Развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70–80-х годов XX в., оценивается, в целом, учеными–документаведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, советское государство пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающей на начало 90-х годов Перечень унифицированных систем документации (УСД) приведен в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) (Управленческая документация. Классификатор. – М.: Книга-сервис, 2003).

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» приводятся в ГОСТ 5114198 как синонимы. Как уже было упомянуто выше, нам представляется, что удачным термином, объединяющим значения двух синонимов, был бы термин «делопроизводственное обеспечение управления» с сохранением аббревиатуры «ДОУ».

1.1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

1.1.3. СОВРЕМЕННОЕ РОССИЙСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались «рассеянными» по целому ряду законодательных и нормативных актов, и потому пользование документами затруднено. Однако знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже приведен перечень законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и документов в целом, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут в дальнейшем выделены особо (с. 20).

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (раздел 4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149ФЗ. Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета; требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Назовем также ряд Указов Президента РФ: «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ», «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации». Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов.

1.1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

Государственная система документационного обеспечения управления.

Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано ранее, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 г. № 536.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, агентствах, службах.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

Наряду с данным основополагающим законом в стране действует ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов, на которые по мере необходимости в настоящем пособии будут делаться ссылки.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30- (рис. 1.7) является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, имеющиеся в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах – ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационнораспорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие докуГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА менты, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000).

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ

ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

1.1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ, который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30-2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно-рапорядительной документации (нет выбора!), то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30-97.

Кроме уже названных нормативно-методических документов, в РФ действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации. По мере необходимости на них будут делаться соответствующие ссылки.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

Перспективы организационно-методические положения о документаразвития докуционном обеспечении управления в современной России ментационного обеспечения нормативным актам. При этом действующие акты подуправления час дублируют, противоречат друг другу, а иногда содержат устаревшие требования. Существуют неоправданные параллельные «бумажные» и «электронные» системы документирования, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств. Международный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация - управление документацией» (Information and documentation - Records management), который должны использовать организации, взаимодействующие с зарубежными партнерами, пока в российском делопроизводстве не нашел применения.

Таким образом, необходимость оптимизации сложившейся на сегодня системы документационного обеспечения управления в стране стала очевидной. Это тем более является актуальным в свете вхождения России в мировое информационное пространство и осознания как практиками, так и учеными– документоведами того, что делопроизводственное обеспечение работы властных структур, организаций, фирм – это не просто техническая, вспомогательная функция управления, как до сих пор продолжают считать многие руководители организаций, но и в условиях использования новых информационных технологий является важнейшей функцией менеджмента.

Теоретические проработки управления документацией обстоятельно осуществлены профессором М.В. Лариным в его монографическом исследовании «Управление документацией в организации» [21]. Работа проделана на основе анализа трудов американских и немецких авторов, а также ряда российских ученых (К.Г. Митяев, А.Н. Сокова, ТВ. Кузнецова, И.Л. Бачило и др.). Естественно, будущих специалистов – экономистов, менеджеров – прежде всего должны заинтересовать предложенные авторами практические рекомендации по реализации основных выводов исследования, поскольку они касаются развития делопроизводства в России на ближайшую перспективу.

Требования, устанавливаемые нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных и государственных стандартах, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации.

1.2. ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ». ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА На современном этапе развития общества огромное значение приобрела информация. Она играет особо важную роль в жизни и деятельности людей. Так, например, известно, что значительную часть своего времени (от 50 до 90 %) менеджеры тратят на работу с информацией.

Важнейшими носителями информации, особенно в деловой сфере, являются различные виды документов.

Документы – одно из основных средств делового общения. Деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. При этом документы во многих случаях являются главным аргументом при решении спорных вопросов.

Слово «документ» происходит от латинского «документум»

(documentum), что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово «документ» вошло в Петровскую эпоху, документами стали называться деловые бумаги, имеющие значимость. В дальнейшем у слова «документ»

появились два новых значения:

узкое – паспорт, удостоверение личности;

расширенное – все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо.

Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Функциями документа являются следующие.

1. Функция документирования процессов, событий, действий и фактов (главная). В первую очередь – документирование создания предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

2. Отчетно-контрольная функция. Ряд документов предприятие обязано представлять в государственные и местные органы управления, предъГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА являть их при контрольных проверках ревизорам, а при комплексных ревизиях – аудиторам.

3. Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных споров с партнерами документы подтверждают юридическую силу претензий в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов.

4. Учетно-кадровая функция. Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, являются основой характеристик при определении возможностей и перспективности работников, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.

5. Учебная функция. Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел.

6. Функция исторического свидетельства технических достижений или культурной ценности. Документы предприятия, представляющие историческую ценность, сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России.

1.3. ПОНЯТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. УНИФИКАЦИЯ

И СТАНДАРТИЗАЦИЯ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Все документы делятся на три группы.

1. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

2. Исходящий документ – документ, созданный в данном учреждении и отправленный адресату.

3. Внутренний документ – документ создается и функционирует в данном учреждении.

Более широким, чем понятие «документооборот», является понятие «делопроизводство».

Делопроизводство – деятельность по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Часть делопроизводства, связанная с созданием документов, называется документированием.

Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содерПОНЯТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Например:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия.

3. Унифицированная система документации по труду и т.д.

Унифицированный документ – документ, созданный в рамках унифицированной системы документации по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный и зарегистрированный в установленном порядке.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.

Разработку УСД в порядке, установленном Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своим отраслевым назначением [13]. УСД одного назначения (например, унифицированные системы управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Иные унифицированные системы документации объединяются в свои отраслевые классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве РФ.

Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);

унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);

унифицированная система банковской документации (код 0400000);

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);

унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);

унифицированная система документации по труду (код 0800000);

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000);

Для получения представления об одной из названных выше УСД на рис. 1. приведен фрагмент состава форм документов унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 02 – унифицированная система организационно-распорядительной документации);

третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 – документация по учету и распределению средств);

пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 – расчетная ведомость по страховым взносам);

восьмой знак – контрольное число.

Кодовые обозначения объектов ОКУД обязательны во всех унифицированных формах документов.

Наряду с ОКУД назовем другие классификаторы, с которыми придется столкнуться в процессе изложения материала: Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКНО), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Общероссийский классификатор расчетно-денежной документации (УСРДД).

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации и последующему включению в ОКУД. К сожалению, разделы ОКУД ведутся с недостаточной оперативностью – за рамками классификатора в настоящее время остались некоторые документы, введенные в действие Гражданским кодексом РФ. В то же время в нем сохраняются некоторые формы, не используемые на практике.

К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление документов в анкетной форме и составление документов по образцам.

Типизация документов заключается в разработке для определенной сферы использования универсальных документальных решений, которые при последующей доработке под конкретные условия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации. Например, типовой договор поставки товаров, типовое положение о канцелярии организации, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т. д.

Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста и специально оставленными пробелами,

1.3. ПОНЯТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ

Трафаретные документы находят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.).

Представление документов в анкетной форме – способ пространственной организации словесного материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде перечня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с его правой стороны. Пример анкеты см. в разделе 7.2.5, с. 222. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований, при составлении сводок, оформлении заказов и т. д.

Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка, нотариально заверяемые документы и др.).

Унификация в документировании может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Стандартизация – это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

Стандарты утверждают наиболее общие правила составления документов и машинописного оформления отдельных реквизитов. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяет добиться единообразия в структуре и обработке информации.

К основным этапам унификации и стандартизации в любом учреждении (организации) относятся:

установление круга документов, циркулирующих в данном учреждении;

стандартизация формуляров и текстов документов;

трафаретизация формуляров и текстов документов.

Создание стандартов унифицированной системы документации способствует упрощению работы с документами.

Принятые в установленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарта организации (по традиции стандарты низовых организаций, предприятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП – стандарт предприятия).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или на их элементы (например, ГОСТ 9327–60. Бумага потребительская. Форматы), так и унифицированные системы документации, например, унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Стандарты, обозначаемые «ГОСТ» без буквы «Р», являются стандартами СССР, действующими в настоящее время на территории России и в странах СНГ. Их называют межнациональными стандартами.

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.4. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Стандарты организаций (СТП) в России могут разрабатываться и применяться организациями в следующих случаях:

для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных стандартов, Национальных стандартов зарубежных стран, стандартов научно-технических, инженерных обществ и различных общественных объединений, СТП других организаций;

на создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы).

Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы техникоэкономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации. Вопросы государственного управления стандартизацией в РФ, включая координацию деятельности федеральных органов управления, взаимодействие с органами власти субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, образованное на базе Госстандарта России.

1.4. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.

КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает быстрый их поиск, ускоряет исполнение и контроль.

В текущей работе классификацию документов необходимо производить при группировке их в дела. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Нельзя подшивать в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, приказы и письма об исполнении.

Существуют различные признаки классификации документов.

1. По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, фото и кинодокументы, акустические.

Письменные (рукописно-печатные) включают документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные в типографии и на множительных аппаратах.

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Фото– и кинодокументы фиксируют на специальных носителях (кино-, фотопленка) и позволяют запечатлеть объекты, которые другими средствами зафиксировать трудно.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации при протоколировании собраний, совещаний и т. п.

2. По степени сложности выделяют простые и сложные документы.

Простые документы содержат один вопрос, сложные – два и более вопросов.

3. По содержанию документы подразделяются на организационнораспорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу.

Организационно-распорядительные документы делятся в свою очередь на организационные, распорядительные и информационно-справочные.

4. По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящим органом для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные – также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Постоянная информация трафаретных документов изготавливается типографским способом, а для переменной информации оставляют свободные места.

5. По месту составления документы классифицируются на внутренние и внешние (входящие и исходящие).

Внутренние документы – документы, создаваемые учреждением.

Внешние документы – входящая и исходящая корреспонденция.

6. По срочности различают срочные и несрочные документы.

Срочные – документы, на которых установлен срок использования или доставки меньше, чем предусмотрено нормативными актами. К этой группе относятся документы с установленным сроком действия. Например, доверенности, командировочные удостоверения, телеграммы, телефонограммы, документы с пометкой «срочно».

Документы, которые используют в срок, установленный администрацией, считаются несрочными.

7. По происхождению документы подразделяют на служебные и личные.

Служебные документы исходят от учреждений и должностных лиц.

Личные – только от граждан (письма, жалобы, личные заявления).

8. По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

На секретных документах и для служебного пользования проставляется гриф ограничения доступа к документу.

9. По срокам хранения различают документы постоянного, долгосрочного (свыше 10-ти лет) и временного (до 10-ти лет) хранения.

1.4. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

11. По стадии создания документы подразделяются на черновики, подлинники, копии, дубликаты, выписки и отпуски.

Черновик – это документ в предварительной редакции.

Подлинник – это первый экземпляр документа. Он должен быть подписан должностным лицом и в случае необходимости заверен печатью (штампом). Копией называют документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их, с пометкой в правом углу «Копия».

По способу воспроизведения подлинника различают факсимильные и свободные копии.

Факсимильная копия четко отражает все особенности расположения элементов подлинника (реквизитов), например, фотокопия.

Свободная копия полностью передает содержащуюся в документе информацию, но без графического соответствия подлиннику.

Если необходимо воспроизвести часть документа, делают не копию, а выписку (выписка из протокола, приказа).

Копии и выписки имеют юридическую силу, если они заверены в установленном порядке (нотариальной конторой, отделом кадров, канцелярией).

Разновидностью копии является дубликат, который имеет одинаковую юридическую силу с подлинником. Дубликат выдается в случае утраты подлинника документа.

Отпуском называется копия исходящего документа (письма) остающегося в учреждении. Отпуск изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаге и заверяется. Отпуски используются для организации справочного учета документов.

12. По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными – документы, оформление и содержание которых не соответствует истине.

Подлинные документы в свою очередь делят на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу, например, при истечении срока действия.

13. По роду деятельности документы классифицируются на системы документации: плановую, управленческую (главным образом в виде организационно-распорядительных документов), расчетно-денежную, конструкторскую, технологическую и т.д.

В текущей работе классификацию документов необходимо производить при их группировке в дела.

Таким образом, делопроизводство представляет собой деятельность, которая охватывает документирование и организацию работы с документами.

Управленческая документация – это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Их можно подразделить на следующие основные группы:

1) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

2) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

3) документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);

4) плановые документы (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, анализы отчетных данных);

5) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

6) информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

7) нормативные документы вышестоящих органов – документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т. д.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

8) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);

9) контракты (договоры), соглашения, предложения.

1.5. СЛОВАРЬ-МИНИМУМ ТЕРМИНОВ

И ОПРЕДЕЛЕНИЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресант – отправитель. Адресат – получатель.

Архив – организация или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов с целью их использования.

Бланк – чистый лист бумаги с частично напечатанным текстом (реквизитами, логотипом адресанта) и свободным местом для основного текста.

Виза – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Входящий документ – документ, поступивший в организацию.

Гриф – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции.

Дело – 1) единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку;

2) совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления, ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Итог документирования – создание документа.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.

Индекс – условное обозначение, присвоенное документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Исходящий документ – документ, отправляемый из организации.

Корреспондент – организация или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанным сроком их хранения, оформленный в установленном порядке.

Оригинал документа – 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки – степень открытости (конфиденциальности, секретности), срочности исполнения документов.

Отпуск – заверенная полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (автор, адрес, текст, подписи и др.).

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система документирования – принятый в организации порядок создания, оформления и исполнения документов.

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Стандартизация – деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Результаты работы по стандартизации оформляются в виде стандартов.

Табель – перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, табель форм документов, отчетности и т. д.).

Трафаретный документ – документ, имеющий заранее отпечатанный повторяющийся текст (часть текста) и свободное поле для нанесения содержательной части текста документа непосредственно при его подготовке.

Типовые документы – тексты-аналоги, отражающие наиболее типичные социально-правовые отношения и воспроизводимые по образцам документов.

Унификация – установление максимального единообразного набора реквизитов, форматов бумаги, применения «стандартных» оборотов речи.

Формуляр документа – совокупность (схема) расположенных в установленной последовательности реквизитов документа.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Экспертиза ценности документов – определение значения документов в целях их отбора для хранения и установления сроков хранения.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Языковая формула (документа) – слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст и закрепленное за конкретным видом документа.

Изложите свое представление о делопроизводстве и его истоках. Какие виды деятельности охватываются этим понятием? Расшифруйте аббревиатуру ДОУ.

Определите понятия: документ, официальный документ, служебный документ, электронный документ. Каковы функции документа?

Какие этапы своего становления пережило делопроизводство в России?

Охарактеризуйте вклад в развитие делопроизводства каждого из этапов.

На какие документы распространяется действие ГОСТ Р 6.30-2003?

Как называется деятельность по организации хранения документов?

Перечислите признаки, по которым классифицируются документы, используемые в организациях. Какие разновидности документов вы знаете? Расшифруйте аббревиатуру ОРД, приведите примеры соответствующих документов.

Каково содержание понятий «система документации», «унифицированная система документации»? Приведите примеры унифицированных систем документации.

В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве? Изложите свое представление о содержании данных процессов.

Как называется деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг?

Как называется заверенная полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя?

Как называется разновидность копии, которая выдается в случае утраты подлинника документа и имеет одинаковую с ним юридическую силу?

Как называется разновидность копии, на которой полностью передана 12.

содержащаяся в документе информация, но без графического соответствия подлиннику?

Как называется разновидность копии, на которой воспроизведена часть 13.

документа?

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРД

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ

К УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Управленческий документ – это не какое-то особое понятие в документоведении. Это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.

Ученые–документоведы на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов.

Приведем эти требования с некоторой коррекцией текста*.

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.

2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.

3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т. е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.

5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т. е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между Колесник Е.Н. Некоторые проблемы управленческого документирования // Тезисы сообщений на девятой Международной научно-практической конференции 5- декабря 2002 г. – М.: ВНИИДАД, 2003.

собой.

7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.

8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.

9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

В дополнение к сказанному назовем еще одно требование, которому должен отвечать управленческий документ, управленческая документация в целом. Речь идет о требовании, вытекающем из характерных черт, свойственных данному виду документов. Это стабильность ее формальных признаков, устойчивость форм документов, жесткость фиксации расположения реквизитов. Названные черты обусловлены самой природой управления (иерархичность организаций, должностных лиц, разделение труда, однотипность и повторяемость действий и т. д.) и целевым назначением документов, предопределяющим их содержание и форму. Отсюда — образование документов определенного вида (приказ, письмо, протокол и др.) и возможность унификации и стандартизации не только отдельных элементов документов, но и документных систем.

Соответствие документа требованиям унификации и стандартизации, к которым потерян интерес в последние годы, мы считаем необходимым дополнением к числу названных выше требований.

2.2. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ОРД

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов».

Положения стандарта определяют состав реквизитов документов, требования к бланкам и к оформлению реквизитов документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от марта 2003 г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г.

С 2003 г. в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. №184-ФЗ «О техническом регулировании» положения стандарта носят рекомендательный характер, но исходя из того, что единые требования к документам обеспечивают удобство в работе с документами, сокращают время на обработку документов, организации заинтересованы во внедрении и применении положений стандарта.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 насчитывается всего 30 реквизитов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРД

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа (отметка для автоматического поиска документа).

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.

Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа.

Стандартом предусматривается два варианта бланков — угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов для наиболее широко применяеПОНЯТИЕ И СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ОРД мого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (их совокупность по традиции называют соответственно — угловым и продольным штампами) приведены соответственно на рис. 2.1., 2.2.

Рис. 2.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРД

Практика документирования говорит о нежелательности перемещения границы размещения реквизитов 28, 29, 30 и о необходимости четкого размещения данной зоны в пределах разумного отклонения в сторону увеличения от размера, предусмотренного стандартом (не более 2–4 мм).

Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документами. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

2.3. БЛАНКИ, ИХ ВИДЫ.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ

На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут размещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, а на левом поле отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Эти знаки в делопроизводстве называют ограничительными отметками.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297 х 420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к некоторым видам документов — письмам, постановлениям и др.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (рис. 2.1, 2.2):

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРД

Стандартом установлены следующие виды бланков документов:

Кафедра управления персоналом РЭА им. Плеханова в соответствии с учебным планом специальности 06.02.00 «Экономика и социология труда» выпускает в свет в 1. Одегов Ю. Г., Журавлев П. В. Управление персоналом. — 30 п. л.;

2. Руденко Г. Г., Кулапов М. Н., Карташов С. А. Рынок труда. — 30 п. л.

Эти работы рекомендованы Министерством образования и науки РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей, а также работникам кадровых служб предприятий и организаций.

По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва-54, Стремянной пер., д. 36, РЭА им. Г. В. Плеханова, кафедра «Управление персоналом».

Приложение: Краткое содержание вышеперечисленных работ на 1 листе.

по специальности 06.02. Рис. 2.3. Расположение некоторых реквизитов (с указанием их номера) углового бланка на примере делового (входящего) письма, на которое направлен ответ 88 мм Кафедра управления персоналом РЭА им. Плеханова в соответствии с учебным планом специальности 06.02.00 «Экономика и социология труда» выпускает в свет в Эти работы рекомендованы Министерством образования и науки РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей, а также работникам кадровых По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 113054, Москва-54, Стремянной пер., д. 36, РЭА им. Г. В. Плеханова, кафедра «Управление персоналом».

Приложение: Краткое содержание вышеперечисленных работ на 1 листе.

Рис. 2.4. Расположение некоторых реквизитов (без указания их номера) углового бланка на примере делового (входящего) письма • бланк конкретного вида документа (рис. 2.10).

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРД

• бланк должностного лица (рис. 2.9);

• бланк структурного подразделения.

Эти бланки создаются в том случае, если руководитель структурного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14, оформляемые согласно данным учредительных документов организации.

Приведем образцы общих бланков с продольным (рис. 2.5) и угловым (рис. 2.6) расположением реквизитов.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЕ

И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Для бланков писем предусмотрены два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное. Выделенная зона при угловом расположении реквизитов занимает площадь 73 х 88 мм (рис. 2.4). Образцы соответствующих бланков см. рис. 2.5, 2.6, 2.7, 2.8.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

ОТКРЫТОГО ТИПА «ЛИДЕР»

КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО