[ МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОУ ВПО Уральский государственный экономический университет
Колледж
УТВЕРЖДАЮ:
Директор колледжа
В.А. Мезенин
_
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
Методические указания для выполнения контрольных работ для студентов заочного обучения всех специальностей Екатеринбург 2014 Рекомендовано к изданию методическим советом колледжа Уральского государственного экономического университета.Составители: О.А. Терентьева, М.М. Сутурина Корректор: М.П. Соловьева Пояснительная записка В методических указаниях к выполнению контрольной работы затронуты вопросы, изучение которых будут способствовать подготовке компетентных специалистов среднего звена, которые должны научиться не только найти нужную норму права в своей области деятельности, но и составить на основе этой нормы необходимый документ, по структуре и оформлению полностью соответствующий требованиям действующего законодательства.
В методических указаниях учтена специфика деятельности будущих специалистов среднего звена при работе с организационно-распорядительными документами, создающимися в процессе деятельности организации любой формы собственности и любой сферы деятельности.
Методические указания составлены с учетом действующей нормативной документации.
Домашняя контрольная работа выполняется студентами заочного отделения на I курсе. Работа выполняется в тетради в клетку, либо в печатном варианте на формате А4, используя гарнитуру Times New Roman, шрифт 14.
На титульном листе обязательно указывается дисциплина, по которой выполняется работа, номер варианта, группа и ФИО студента, выполнившего работу.
Каждое задание выполняется на отдельном листе, оставляя поля для поправок и работы над ошибками. Писать разборчиво, четко и аккуратно, при необходимости делать ссылки на используемый источник информации.
Использованную в работе литературу указать на отдельной странице после выполнения всех заданий. Номера вариантов определяются по первой букве фамилии студента в соответствии с таблицей.
Таблица – Распределение вариантов по начальным буквам фамилий Начальные буквы фамилии студента Номера вариантов А, Л, Ч, Е, С, Х Р, Б, М, У, Ф, Ю В, Н, Г, О, Д, П, Щ Ц, Я, З, Т, Ш К, Э, Ж, И 1. Основные понятия дисциплины Документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность, направленная на организацию документирования в организации и управления технологическим циклом движения документов.
Управление, как процесс, состоит из подготовки и принятия правильных и своевременных решений, проверки их исполнения. Поэтому термин ДОУ подчеркивает информационно-составляющую в современной организации делопроизводства.
Документационное обеспечение управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
Главной задачей современного делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы организаций и предприятий любой формы собственности и любой сферы деятельности. Деятельность каждой организации осуществляется в соответствии с задачами, поставленными в Уставе организации. В процессе осуществления этих задач создаются служебные документы, отражающие деятельность организации.
ДОУ состоит из документооборота и документирования.
Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данной организацией и полученными из других организаций:
распоряжения;
регистрация;
контроль исполнения;
справочная работа;
формирование дел;
хранение и использование документации;
движение документальной информации по инстанциям.
Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традициями.
Соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документа придает юридическую силу документу.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа.
Документ – зафиксированная на материальном носителе (бумаге, диске) информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизит – элемент документа (дата, №, подпись, текст и т.д.), расположенный в строго определенном месте согласно формуляру для каждого типа документа.
Формуляр последовательности реквизитов.
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (ОРД) или административной документации зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, всего их 30, но и зоны и последовательность их размещения на документе (Приложение 1, Приложение 2).
Формуляр образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Размеры полей документа:
Верхнее – не менее 20 мм;
Левое – не менее 20 мм;
Правое – не менее 10 мм;
Нижнее – не менее 20 мм.
Документы оформляются на бланках стандартных размеров:
формат А4 (297x210 мм);
формат А5 (148x210 мм).
Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским или иным способом реквизитами, содержащими информацию. По назначению выделяют три вида бланков:
для конкретного вида документов (приказы, акты и т.д.);
Постоянную информацию – наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа – располагают двумя способами:
вдоль верхнего поля (продольный вид бланка);
в левом верхнем углу 73x73 мм (угловой вид бланка).
Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлен следующий состав реквизитов:
01 – Государственный герб РФ 02 – герб субъекта РФ 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 04 – код организации 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) 07 – код формы документа 08 – наименование организации 09 – справочные данные об организации 10 – наименование вида документа 11 – дата документа.
12 – регистрационный номер документа 13 – ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа 14 – место составления или издания документа.
15 – адресат.
16 – гриф утверждения документа.
17 – резолюция 18 – заголовок к тексту.
19 – это отметка о контроле за исполнением документа.
20 – текст документа 21 – отметка о наличии приложения.
22 – подпись руководителя.
23 – гриф согласования документа 24 – визы согласования документа.
25 – оттиск печати.
26 – отметка о заверении копии.
27 – отметка об исполнителе 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 – отметка о поступлении документа в организацию 30 – идентификатор электронной копии документа.
Эти реквизиты могут быть взаимоисключающими, например: 01 и 02, 01, и 03, 09 и 10, 15 и 16. Часть реквизитов зависит от вида документа, поэтому на каждом конкретном документе их будет гораздо меньше. Ниже приведена классификация реквизитов по признакам постоянства и обязательности на документе.
Таблица – Классификация реквизитов Схема расположения реквизитов на угловом и продольном бланках осуществляется согласно требованиям ГОСТ6.30-2003 (Приложение 1, Приложение 2) Таблица – Условные части любого документа Часть любого документа Характеристика части, Номера реквизитов по Любой документ, кроме письма, имеет следующую схему построения:
1. Реквизиты заголовочной части документа наименование организации;
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа.
2. Реквизиты содержательной части документа заголовок к тексту (кроме формата А5) 3. Реквизиты оформляющей части документа:
визы согласования документа отметка об исполнении документа и направлении его в дело Пример оформления реквизитов любого документа, кроме письма реквизита по ГОСТ Р Заголовок к тексту О создании аттестационной Отвечает на вопросы:
Подпись Директор личная Р.Л. Фет Если документ оформлен
СОГЛАСОВАНО:
Служебное письмо в силу особенностей его справочно-информационных функций имеет следующую схему построения:1. Реквизиты заголовочной части письма:
наименование организации – автора;
справочные данные об организации;
дата и регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату входящего (инициативного) документа (в письме-ответе) адресат.
2. Реквизиты содержательной части письма:
заголовок к тексту (кроме формата А5) отметка о наличии приложения (в сопроводительном письме) 3. Реквизиты оформляющей части письма отметка об исполнителе Пример оформления реквизитов служебного письма Наименование реквизита Пример оформления Примечание по ГОСТ Р 6.30- Дата и регистрационный 05.11.2010 №11-03/132 Для исходящих Ссылка на На №2-5/86 от 05.10.2010 Проставляют только на Адресат Директору завода «Медь» Документ не должен Заголовок к тексту Об участии в конкурсе На документах формата Отметка о наличии Приложение: на 1л. в 1 Если приложение не Отметка об исполнителе В.А. Петров Для оперативной связи со Пример служебного письма с угловым расположением реквизитов приведен в Приложении 3.
Любой документ готовится в следующей последовательности:
1. Оформление заголовочной части 2. Работа над содержательной частью 3. Оформление документа – придание ему юридической силы.
Организацию работы с документами можно представить в виде следующей схемы:
Система управленческих действий при оформлении организационнораспорядительной документации 1. Подготовка управленческих документов 2. Технология работы с документами 3. Систематизация документов в течение календарного года 4. Организация архивного хранения Типовые управленческие действия при оформлении ОРД 1. Согласование 2. Подписание 3. Утверждение 4. Доведение сведений, содержащихся в документе, под расписку работникам 2. Задания к домашней контрольной работе по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
1. Номенклатура дел. Роль и значение номенклатуры дел для правильного формирования дел в делопроизводстве организации. Порядок составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел всей организации.
2. Гриф согласования. Требования и правила оформления. Внешнее или внутреннее согласование. Приведите пример.
3. Практическое задание.
Как вы оформите реквизит «адресат», если адресатом является:
1) председатель строительного кооператива В.А. Соколов; начальник управления маркетинга ЗАО «Регата» Н.Н. Славский, директор школы В.С.
Сергеев.
2) планово-экономическое управление Вологодского мебельного комбината;
отдел маркетинга ООО «Витязь»;
3) декан исторического факультета Екатеринбургского государственного университета доктор исторических наук, профессор Е.В. Сергеев; ведущий специалист ООО «Светлана» К.Е. Пронин; старший инженер П.Н. Светлов;
4) директоры предприятий г.Пскова;
5) администрации районов Челябинской области.
1. Делопроизводство и документационное обеспечение управления. Единство постановки делопроизводства и архивного хранения.
2. Реквизит «заголовок». Правила оформления. Приведите примеры.
3. Практическое задание а) Укажите размер бланка формата А б) Сформулируйте заголовки для указанных ниже документов:
- письмо, в котором сообщается о проведении выставки новых видов товаров;
- приказ, где содержится информация об увольнении П.И. Павлова, С.Д.
Комарова, В.Н. Сотниковой;
- положение, в котором излагаются основные принципы деятельности отдела маркетинга;
- акт, в котором сообщается о результатах проведения инвентаризации;
- протокол, который велся на общем собрании трудового коллектива;
- должностная инструкция, где сформулированы основные права и обязанности для должности секретаря-референта.
Что в этих документах является реквизитом «наименование вида документа», а что – реквизитом «заголовок к тексту»?
1. Служебные письма. Реквизиты, особенности. Роль писем в структуре организационно-распорядительной документации.
2. Виза согласования. Внешнее и внутреннее согласование. Требования и правила оформления. Приведите пример.
3. Практическое задание.
а) укажите размер бланка А б) Представьте, что вы специалист по работе с персоналом в начинающей работу коммерческой организации. Вам поручено разработать должностные инструкции менеджеров ведущих отделов. Составьте один из вариантов указанного документа.
1. Определение термина «документ». Место и значение документов в управленческой деятельности. Классификация документов по месту составления, степени подлинности, назначению.
2. Реквизит «подпись». Документ подписан двумя должностными лицами разного ранга. Требования и правила оформления. Приведите примеры.
3.Практическое задание.
а) расшифруйте реквизит «20.10.2014». Значение реквизита.
б) Установите соответствия терминов и определений:
Распорядительный документ официальных коллегиальных органов управления Документ, издаваемый руководителями учреждения, Приказ которое действует на основе принципа единоначалия Документ, издаваемый заместителем руководителя или руководителем структурного подразделения для решения Решение оперативных вопросов, обычно имеющий ограниченный срок действия и распространяющийся на узкий круг Распоряжение исполнителей Документ, издаваемый коллективным органом в целях регулирования важнейших направлений его деятельности 1. Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции.
Правила оформления реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию». Назначение реквизита «резолюция».
2. Реквизит «адресат». Если документ адресован на имя высшего должностного лица, укажите требования и правила оформления. Пример.
3. Практическое задание.
а) расшифруйте реквизит «В.А. Жуков 924-44-12». Функция реквизита.
б) заполните таблицу соответствующими сведениями для следующих реквизитов: «справочные данные об организации», «гриф согласования документа», «подпись», «текст».
Наименование Виды документов, Расположение Пример
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
1.Гущина, Инна Александровна. Документационное обеспечение управления в социальнокультурном сервисе и туризме [Текст] : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 100103 "Соц.-культур. сервис и туризм" / И. А. Гущина, Н. А. Зайцева, 2009. с.2. Кусков, Алексей Сергеевич. Туроперейтинг [Текст] : [учебник] / А. С. Кусков, В. Л.
Голубева, 2009. - 399 с.
3. Басаков, Михаил Иванович. Как правильно подготовить приказ [Текст] : учеб.-практ. пособие / М. И. Басаков, 2009. - 150 с.
4.Сологуб, Ольга Павловна. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов [Текст] : учеб. пособие / О. П. Сологуб, 2010. - 207 с.
5. Кирсанова, Мария Владимировна. Современное делопроизводство [Текст] : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / М. В. Кирсанова, 2010. - 311 с.
6. Гущина, Инна Александровна. Документационное обеспечение управления в социальнокультурном сервисе и туризме [Текст] : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Соц.-культур. сервис и туризм" / И. А. Гущина, Н. А. Зайцева, 2011. - 239 с.
7. Андреева, Валентина Ивановна. Делопроизводство: организация и ведение [Текст] : учеб.практ. пособие для студентов вузов / В. И. Андреева, 2010. - 294 с.
8. Гваева, Ирена Викторовна. Делопроизводство [Текст] : учеб. справ. / И. В. Гваева, С. В.
Собалевский, 2011. - 223 с.
9. Раздорожный, Анатолий Алексеевич. Документирование управленческой деятельности [Текст] : учеб. пособие по дисциплине специализации специальности "Менеджмент орг. " / А.
А. Раздорожный, 2011. - 303 с.
10. Кирсанова, Мария Владимировна. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления [Текст] : учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Менеджмент" / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов, 2012. - 366 с.
11. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. – М.: Форум, 2008.
12. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник. – М.: Форум, Инфра-М, 2007.
13. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах:
учебное пособие. – Р-н/Д: Феникс, 14. Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. М.:
ИНФРА-М, 2008.
15. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. – М.: Кнорус, 2008.
16. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск:Омск. гос. ун-т, 2009.
17. Делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Сост. Н.К. Логинова. – Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 2008.
Расположение реквизитов и границы зон на формате А Расположение реквизитов и границы зон на формате А Пример оформления служебного письма Образец оформления титульного листа
«