«1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие правила работы с документами в муниципальном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования ...»

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает

общие правила работы с документами в муниципальном бюджетном

образовательном учреждении высшего профессионального образования

«Волжский институт экономики, педагогики и права» (далее – Институт).

1.2. Документы Института являются частью Архивного фонда

Волгоградской области и относятся к документам Архивного фонда городского

округа – город Волжский Волгоградской области. Вопросы работы с документами регулируются нормами действующего законодательства Российской Федерации.

1.3. Институт организует и ведет делопроизводство на основании Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 № 536, ГОСТ Р 6.30- «Унифицированные системы документации. Унифицированная системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил, сроков исполнения и порядок работы с документами в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Секретари структурных подразделений или иные работники, назначаемые руководителями подразделений в качестве ответственных за делопроизводство, обеспечивают учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Выполнение настоящей Инструкции является обязательным для каждого работника Института. Работники Института несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

1.6. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (с грифом «секретно», «конфиденциальная информация», «для служебного пользования», «коммерческая тайна»), осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, утверждаемыми ректором Института.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно – технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с ними, а также подготовки документов к передаче в архив Института.

1.7. Передача служебных документов и их копий сторонним организациям, а также публикация их в печати допускается только с разрешения ректора Института или соответствующего проректора.

1.8. При уходе работника в отпуск, отъезде в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

Должностные обязанности работников, отвечающих за 1.9.

делопроизводство в подразделениях Института, регламентируются должностными инструкциями. Нарушение требований данной инструкции влечет дисциплинарную ответственность работника Института, допустившего нарушение.

2. Документирование управленческой деятельности 2.1. Общие требования к оформлению документов 2.1.1. При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению документов и их последующему использованию.

2.1.2. В целях эффективного использования компьютерной техники, повышения качества управленческих документов в Институте устанавливаются единые правила подготовки и оформления документов.

2.1.3. Составление и оформление документов предполагает наличие в них определенных реквизитов. Состав и порядок расположения реквизитов устанавливаются действующими ГОСТами.

2.1.4. При оформлении документов используются следующие реквизиты:

1) справочные данные об организации (на бланках писем);

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

6) место составления или издания документа;

7) адресат;

8) гриф утверждения документа;

9) резолюция;

10) заголовок к тексту;

11) отметка о контроле;

12) текст документа;

13) отметка о наличии приложения;

14) гриф согласования документа;

15) визы согласования документа;

16) подпись;

17) оттиск печати;

18) отметка о заверении копии;

19) отметка об исполнителе;

20) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

21) отметка о поступлении документа в Институт;

22) идентификатор электронной копии документа.

Кроме указанных реквизитов может также быть использована эмблема Института.

2.1.5. Управленческие документы, подготовленные в структурных подразделениях Института, должны быть краткими, ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости согласованными со всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами. Текст документа не должен допускать различных толкований и противоречить действующему законодательству.

2.2. Бланки документов 2.2.1. Бланк документа – стандартный лист бумаги, содержащий реквизиты Института. Бланки, применяемые в Институте, размещены на официальном сайте Института в разделе «Официальные документы. Делопроизводство».

2.2.2. Для изготовления документов в Институте используются следующие бланки:

- бланк приказа (приложение № 1, № 1.1);

- бланк распоряжения (приложение № 2, № 2.1);

- бланк служебной записки (приложение № 3);

- бланк объяснительной записки (приложение № 4);

- бланк протокола (приложение № 5, № 5.1);

- бланк акта (приложение № 6, № 6.1);

- бланк письма (приложение № 7, 7.1);

- бланк положения о структурном подразделении (приложение № 8);

- бланк положения о порядке замещения должностей научнопедагогических работников и о порядке выборов на должности заведующего кафедрой и декана факультета Муниципального бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Волжский институт экономики, педагогики и права (приложение № 9);

- бланк инструкции (приложение № 10);

- бланк «правила» (приложение № 11, № 11.1);

- бланк «представление» (приложение № 12);

- бланк приказа о направлении работника в командировку 2.2.3. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А (10х297мм) и должны иметь поля не менее:

Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

2.2.4. Внутренние документы Института – информационно-справочные, плановые, отчетные и др. – изготавливаются на основе компьютерных шаблонов с соблюдением требований к оформлению реквизитов (раздел 2.3).

2.3. Оформление реквизитов документов 2.3.1. Эмблема Института (при использовании) изображается на бланках документов в одноцветном варианте в соответствии с локальными документами института.

2.3.2. Наименование организации указывается на бланках документов в точном соответствии с учредительными документами (Уставом Института).

2.3.3. Справочные данные об Институте – реквизиты, входящие в состав реквизитов бланка письма и содержащие сведения, необходимые для осуществления информационного обмена между организациями: почтовый адрес Института, номер телефона, факса, адрес электронной почты, интернет – адрес.

Почтовый адрес Института указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

2.3.4. Наименование вида документа указывается во всех документах, кроме писем, в соответствии с содержанием и назначением документа и сложившимися в системе делопроизводства традициями: приказ, протокол, справка, докладная записка. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова «мероприятия», «информация», «порядок», «сведения» и др.

В деловой переписке наименование вида и разновидности письма (гарантийное письмо, сопроводительное письмо др.) не указывается.

2.3.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, фактического представления для регистрации. Датой протоколов и актов является дата события (заседания, проверки и др.).

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности:

день месяца, месяц, год.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно – цифровой способ:

При работе с документами датируются все служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в Институт, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2.3.6. Регистрационный номер документа – цифровое или буквенное (цифро-буквенное) обозначение, присеваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Не допускается отправлять корреспондентам письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

2.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату заполняется в случае, если письмо является ответом на поступивший документ. Сведения о поступившем документе указываются в отметке, входящей в состав реквизитов бланка письма:

На № от_ Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания в тексте документа даты и номера поступившего документа.

2.3.8. Место составления и издания документа Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа.

Документ может быть адресован одной или нескольким организациям, структурному подразделению, должностному лицу, группе организаций или должностных лиц, конкретному работнику, физическому лицу.

При направлении документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица указывается полное (или сокращенное) наименование организации или организации и структурного подразделения в именительном падеже:

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, инициалы должностного лица ставятся перед фамилией:

Строки реквизита «Адресат» допускается центрировать относительно самой длинной строки:

При адресовании документа группе однородных организаций или подразделений адресат указывается обобщенно:

При адресовании внутренних документов (объяснительная, докладная, служебная записки) указывается должность, название структурного подразделения, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ:

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:

- наименование адресата (наименование организации – юридического лица или имя, отчество, фамилия, физического лица);

- название улицы, номер дома, номер квартиры / офиса;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений), почтовый индекс.

Так же указывается адрес получателя в деловых письмах:

При направлении документа физическому лицу адрес оформляют следующим образом:

Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы власти и управления, постоянным корреспондентам, в подведомственные организации.

В одном письме может быть до четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

2.3.10. Гриф утверждения документа проставляется на локальных документах (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планах, отчетах, некоторых видах актов, протоколов и некоторых других документах (приложение № 14).

Документ может утверждаться ректором Института, распорядительным документом (приказом, распоряжением). Гриф утверждения документа размещают в правом верхнем углу утверждаемого документа.

При утверждении документа ректором Института гриф утверждения документа оформляется следующим образом:

Например:

УТВЕРЖДАЮ

При утверждении документа приказом в грифе утверждения указывается наименование документа, его дата и номер, при этом гриф утверждения согласуется в роде, числе и падеже с наименованием вида утверждаемого документа, например:

Например:

УТВЕРЖДЕНО

УТВЕРЖДЕНА

2.3.11. Резолюция содержит поручения ректора (проректоров) по исполнению документа, в котором определяются подразделения и работники, ответственные за выполнение документа, характер и сроки оформления.

Резолюция оформляется на свободном месте в заголовочной части документа или на отдельном листе. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату:

Например:

Александрову Д.С.

Прошу подготовить проект договора к 09.09.2011.

28.08.2011.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение является лицо, названное первым. Ответственный исполнитель организует работу исполнителей и отвечает за исполнение документа.

На документе не должно быть более четырех резолюций.

2.3.12. Заголовок текста – краткое содержание документа. Заголовок составляется ко всем документам, оформленным на бланках формата А 4, за исключением писем, объемом до пяти строк машинописного текста.

Заголовок к тексту документа может отвечать на вопрос «о чем?» или «чего?»:

Письмо – Об оказании научно – технической помощи;

Приказ – О создании комиссии по проверке финансово – хозяйственной деятельности;

План – работы отдела на V квартал 2011г.;

Акт – списания основных средств.

Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации, ускоряет поиск документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. Заголовок должен содержать 28-30 знаков в строке и не занимать более 5 строк, печатаемых через 1 интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В документах, оформленных не на бланке, заголовок может размещаться центрированным способом по середине текста.

2.3.13. Отметка о контроле. При постановке документа на контроль на верхнем поле документа справа проставляется отметка о контроле (К).

2.3.14. Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста – трафарета, анкеты или таблицы. Тексты организационно – правовых документов (уставов, положений, инструкций, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, подразделяемых на пункты и подпункты.

Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами (в отдельных случаях разделы могут нумероваться римскими цифрами).

Тексты распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, распоряжений), как правило, состоят из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа, во второй части, распорядительной, формулируются поручения.

Тексты информационно – справочных документов (деловые письма, докладные и служебные записки, справки и т.д.) состоят из двух – трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, в заключительной – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

При упоминании в тексте документа законодательного, нормативного правого акта или иного документа указываются все поисковые данные документа:

вид (закон, постановление и т.д.), название, дата и регистрационный номер документа (или дата утверждения), кем он издан или утвержден.

В распорядительных документах, издаваемых единолично руководителем (приказ, распоряжение и т.д), а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа ( «приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности Института, его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав группы входят», «комиссия установила»).

В деловых письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «сообщаем Вам», «представляем на рассмотрение и утверждение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («руководство не возражает», «Ученый совет считает возможным»).

2.3.15. Отметка о наличии приложения используется в сопроводительных письмах и размещается непосредственно под текстом от границы левого поля без абзаца. Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют следующим образом:

Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Например:

Приложение: 1. Копия Устава муниципального бюджетного профессионального образования «Волжский институт 2. Выписка из коллективного договора на 1 л. в 1 экз.

Если документ – приложение также имеет приложение, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Например:

Приложение: Приказ от 25.03.2010 г. № 74 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров (одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет):

Например:

Приложение: в 3 экз.

Приложение: Должностная инструкция вахтера в 2 экз.

Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях к распорядительным документам на первом листе приложения в правом верхнем углу проставляется отметка о приложении в следующей форме:

ПРИЛОЖЕНИЕ

Аналогичным образом оформляется приложение к договорам:

ПРИЛОЖЕНИЕ

При наличии нескольких приложений они нумеруются: Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д. В тексте основного документа (приказа, договора и др.) в соответствующих пунктах делается ссылка на приложение.

2.3.16. Подпись - реквизит, придающий документу юридическую силу.

Если документ оформлен на бланке, в состав реквизита входят: сокращенное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

В документах, оформленных не на бланке, в подписи указывается наименование Института:

Ректор муниципального бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Волжский институт экономики,

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность руководителя:

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

В документах, составленных комиссией, указывают не должность лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

В период длительного отсутствия ректора Института документы института подписываются исполняющим обязанности ректора в соответствии с приказом,

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

Не допускается надписывать от руки «за», ставить косую черту перед наименованием должности, если документ подписывает не руководитель, чья подпись оформлена на документе, а замещающее его должностное лицо.

2.3.17. Гриф согласования документа применяется для оценки целесообразности подготовки документа, его обоснованности, соответствия законодательству Российской Федерации и иным нормативным правовым актам.

Гриф согласования может указывать на наличие внешнего согласования документа, то есть на согласование с другой организацией. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым проводится согласование документа, его подписи, расшифровки подписи и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления образования Администрации городского округа – город Волжский

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

Гриф согласования может содержать ссылку на документ, в котором зафиксировано согласие организации с содержанием документа (в том числе принятого коллегиальным органом):

СОГЛАСОВАНО

заседания Ученого совета муниципального бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Волжский институт экономики, педагогики и права»

СОГЛАСОВАНО

Письмо Управления образования Администрации городского округа – город Волжский Волгоградской области от 14.07.2011. № 128/ Грифы согласования располагают на одном уровне, если их больше двух – в несколько рядов. Если документ, проходящий стадию согласования, имеет титульный лист, грифы согласования располагаются в верхней части титульного листа справа и слева. На документах, не имеющих титульного листа, грифы согласования располагают на последнем листе документа на свободном месте под текстом.

Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе – листе согласования, при этом на самом документе на титульном листе внизу и на последней странице под подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

2.3.18. Визы согласования документа – отметка о внутреннем согласовании документа. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами. Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату, Согласовано

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

При наличии замечаний к проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

Согласен с учетом замечаний.

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

Замечания вносятся непосредственно в представленный на визирование проект документа или оформляются на отдельном листе бумаги и вместе с проектом документа возвращаются исполнителю.

Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в деле организации, внутренние документы визируются на первом экземпляре.

Проект документа визируют:

- проректор Института, курирующий подразделение;

- руководитель подразделения, в котором подготовлен документ;

- руководители заинтересованных подразделений;

- главный бухгалтер, если этого требует содержание документа;

- юрисконсульт (юридическая служба), если необходима правовая экспертиза документа.

2.3.19. Отметка о заверении копии. Институт может выдавать копии только тех документов, которые созданы в процессе его деятельности. Для придания копии юридической силы она должна быть соответствующим образом заверена. Заверения требуют также выписки из документов.

Копии документов заверяются ответственными лицами, назначенными руководителями структурных подразделений.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Допускается заверять копию документа печатью, определяемой локальным актом Института. Копия документа воспроизводится с использованием оргтехники, при этом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного билета, служебных удостоверений. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки и иные неоговоренные исправления.

Отметка о заверении копии аналогично используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов).

КОПИЯ ВЕРНА

Начальник учебного отдела Хилова Н.В.

22.07.2011. ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ 2.3.20. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа подготовленного документа ближе к нижнему полю документа слева:

М.А. Матасова 31-70- Данный реквизит позволяет организации, которой адресуется документ, в случае необходимости быстро связаться с нужным исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую информацию.

Поэтому в данном реквизите указывают сотрудника, который именно готовил проект исходящего документа, а не просто печатал его текст.

2.3.21. Отметка о поступлении документов в Институт проставляется в целях их учета и включает дату поступления и порядковый номер поступления.

Отметка о поступлении проставляется документоведом в нижнем правом углу первого листа документа:

ПОЛУЧЕНО ВИЭПП

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ

3. Особенности оформления отдельных видов документов 3.1. Составление и оформление приказов (распоряжений) В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и компетенцией Институт издает следующие распорядительные документы:

приказы и распоряжения.

3.1.1 Приказ – локальный акт, издаваемый для решения основных и оперативных задач, стоящих перед Институтом.

3.1.2.Распоряжение преимущественно по оперативным вопросам повседневной учебной, производственно – хозяйственной и административной деятельности Института.

3.1.3. Оформлению приказами подлежат:

- доведение до сведения работников Института и введение в действие приказов, указаний Министерства образования и науки Российской Федерации, подведомственных ему агентств;

- решения и поручения руководства, связанные с организацией работы, порядком деятельности Института и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению;

- утверждение и введение в действие положений, уставов, правил, инструкций и других документов, а при необходимости, решение вопросов по проведению определенных организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;

вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений Института;

- объявление результатов проверок и ревизий;

- прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников, отпуск;

- прием, восстановление, перевод, отчисление студентов;

- поощрение работников, студентов и наложение дисциплинарных взысканий, другие кадровые вопросы;

- протокольные решения коллегиальных органов.

3.1.4. Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности Института и приказы по личному составу.

3.1.5. Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются руководителями структурных подразделений по поручениям ректора, проректоров Института или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями о структурных подразделениях.

3.1.6. При составлении проекта приказа необходимо:

- согласовывать его содержание с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

- излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

- указывать конкретных исполнителей приказа, структурное подразделение и должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, реальные сроки исполнения поручений;

- обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций, учреждений, должностей;

- соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством Института.

3.1.7. Изменение приказов (распоряжений) производится путем внесения дополнений, изложения в новой редакции, признания утратившими силу отдельных пунктов, разделов и приложений к ним.

3.1.8. Приказ (распоряжение) оформляется на специально разработанном бланке «Приказ», (распоряжение) (приложение № 15), должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов: наименование Института, наименование вида документа, дата приказа (распоряжения), регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования.

3.1.9. Текст приказа (распоряжения) должен иметь заголовок и состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

3.1.10. Констатирующая часть является введением в суть рассматриваемого вопроса, раскрывает причины, цели и задачи предписываемых действий, послуживших основанием для издания приказа (распоряжения).

Текст констатирующей части начинается словами: «В соответствии…», «Во исполнение ….», «В целях…», «Для …», «В связи….» и др.

Если приказ (распоряжение) издается на основании документов вышестоящих органов, в констатирующей части указываются название документа, дата, номер.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении.

3.1.11. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии и должности лиц, ответственных за их выполнение, срок исполнения.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) отделяется от констатирующей словом приказываю (обязываю), которое печатается в разрядку.

Текст распорядительной части излагается в повелительном наклонении и подразделяется на пункты, если исполнение возлагается на нескольких исполнителей и предполагается выполнение различных по характеру действий. В отдельном пункте приказа указывается конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения.

3.1.12. Если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии).

В приказе (распоряжении) о создании комиссии (рабочей группы) состав комиссии указывается в следующем порядке:

- фамилия и инициалы, должность председателя комиссии либо руководителя рабочей группы;

- фамилия и инициалы, должность заместителя председателя комиссии либо руководителя рабочей группы;

- фамилия и инициалы, должность секретаря.

Далее в алфавитном порядке перечисляются члены комиссии (рабочей группы) с указанием должности.

Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то текст делится на подпункты. Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами следующим образом: 1; 1.1; 1.2; 1.3;.…..2; 2.1; 2.2.

3.1.13. К проекту приказа могут прилагаться утвержденные этим приказом положения, инструкции, планы и другие служебные документы.

Если в тексте приказа (распоряжения) указывается ссылка «согласно приложению» (при наличии нескольких приложений они нумеруются), то на первой странице приложения пишется:

В этом случае приложение (приложения) является составной частью приказа и имеет сквозную нумерацию страниц вместе с текстом приказа.

Если в тексте проекта приказа (распоряжения) делается ссылка «Утвердить прилагаемую Инструкцию (Положение, Перечень)», то на первой странице прилагаемого распорядительного акта пишется:

УТВЕРЖДЕНА

В данном случае нумерация страниц идет отдельно в каждом утвержденном правовом документе (Инструкция, Положение, Перечень).

Слово «Утверждена» согласуется в роде и числе с первым словом заголовка утверждаемого документа:

УТВЕРЖДЕНА (Инструкция);

УТВЕРЖДЕНО (Положение);

УТВЕРЖДЕНЫ (Нормы).

Издание вместе с приказом материалов, не оговоренных в тексте приказа не допускается.

Приложения к приказу (распоряжению) должны быть завизированы руководителем подразделения, подготовившего приказ, или его вышестоящим руководителем.

3.1.14. Приказ (распоряжение) на подпись ректору передается через документоведа при наличии всех виз согласования.

3.1.15. Ответственность за содержание и качество приказа (распоряжений) возлагается на руководителей структурных подразделений, вносящих приказ (распоряжение). Согласование проекта приказа (распоряжения) проводит ответственный исполнитель или руководитель структурного подразделения, разрабатывающий проект документа.

3.1.16. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности подлежат согласованию путем визирования проекта документа должностными лицами: проректорами, курирующими соответствующие направления деятельности; руководителями структурных подразделений, ответственными за исполнение документа в целом; руководителем заинтересованного структурного подразделения; юрисконсультом.

3.1.17. Приказы по основной деятельности, по учебной деятельности подписываются ректором, а в его отсутствие – проректором, исполняющим обязанности ректора.

3.1.18. В последнем пункте приказа (пункт о контроле) указывается должность и Ф.И.О. лица, ответственного за исполнение приказа (распоряжения).

3.1.19. Срок согласования приказа (распоряжения) с каждым должностным лицом не должен превышать один рабочий день. Возражения, замечания или дополнения к проекту приказа (распоряжения) излагаются на отдельном листе.

3.1.20. В отсутствие ректора приказы и распоряжения за его подписью принимаются на регистрацию только в течение следующего рабочего дня.

3.1.21. После согласования и подписания приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются начальником отдела кадров. Приказы и распоряжения, связанные с движением студенческого контингента регистрируются начальником учебного отдела.

Регистрация приказа (распоряжения) должна проводиться не позже следующего дня после его подписания. Не разрешается регистрировать приказы (распоряжения) с пропущенной датой выполнения поручений. Одновременно с текстом документа на бумажном носителе предоставляется указатель рассылки приказа, составляемый ответственным исполнителем и подписанный руководителем его структурного подразделения (приложение № 16). При отсутствии указателя рассылки приказа регистрация документа не производится.

3.1.22. Руководители по направлениям деятельности вверенных структурных подразделений вправе издавать распоряжения, регулирующие порядок работы внутри подразделений. Такие распоряжения обязательны для исполнения подчиненными работниками и подлежат регистрации, учету и контролю исполнения по месту их издания.

3.1.23. Подготовку и согласование проектов приказов по личному составу осуществляет исключительно отдел кадров. Ответственность за соблюдение требований трудового законодательства Российской Федерации и нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, при издании кадровых приказов возлагается на отдел кадров. Приказы по кадровым вопросам регистрируются в отделе кадров.

3.2. Оформление положений, правил, инструкций 3.2.1. Положение – локальный акт, устанавливающий системно связанные между собой правила регламентирующего характера по отдельным вопросам деятельности Института, подразделений, должностных лиц, работников и студентов.

Правила – локальный акт, устанавливающий требования и нормы осуществления определенных видов деятельности, обязательные для применения.

Инструкция – локальный акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно – технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности Института, их подразделений, должностных лиц и граждан.

3.2.2. Положения (правила, инструкции) утверждаются непосредственно ректором Института.

3.2.3. Порядок подготовки и согласования положений (правил, инструкций) в целом соответствует порядку подготовки распорядительных документов (приказов, распоряжений).

3.2.4. Положения (правила, инструкции) должны иметь заголовок. Тексты положений (правил, инструкций) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. Текст излагается от 3-го лица с использованием слов: «должен», «следует», «запрещается», «необходимо», «не допускается» и т.п.

Текст положения (правил, инструкции) состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки. Подразделы могут делиться на пункты и подпункты.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами (в отдельных случаях допускается нумерация римскими цифрами).

3.2.5. Текст положения (правил, инструкции) начинается разделом «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, сфера его применения, ответственность за нарушение установленных норм, правил, положений.

3.2.6. Положения регистрируются и хранятся в отделе кадров. Правила и инструкции регистрируются и хранятся по месту издания данных документов.

3.3. Оформление протоколов заседания 3.3.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятые решения на собраниях, заседаниях (приложение № 17).

3.3.2. Реквизитами протокола являются: наименование Института, наименование вида документа, дата документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст, подписи.

3.3.3. Протоколы оформляются на основании рукописных записей, звукозаписей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражается ход обсуждения вопросов, мнения присутствующих по рассматриваемым вопросам и принятые решения.

В заголовке к тексту протокола указывается название органа, деятельность которого протоколируется.

Например:

ПРОТОКОЛ

Заседания аттестационной комиссии 3.3.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря, количество или фамилии (при необходимости – должности) присутствующих, и отдельно - приглашенных.

Фамилии присутствующих записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке. Если на заседании присутствовало более 15 человек, составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников с отметкой «список прилагается».

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения с указанием докладчиков по каждому пункту. Вопросы формулируются с предлогом «о», «об» и нумеруются арабскими цифрами. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

3.3.5. Основная часть текста протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса повестки дня записывается в последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе СЛУШАЛИ приводятся фамилия и инициалы докладчика (наименование должности указывается в повестке дня), полное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если докладчиком представлен текст выступления, в протоколе после указания фамилии докладчика в скобках указывается: (текст доклада прилагается).

В разделе ВЫСТУПИЛИ также указываются фамилии, инициалы, при необходимости – должности выступавших и содержание их выступлений, в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании.

Вопросы к докладчику и ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова «вопрос», «ответ»

не пишутся, а указываются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос.

3.3.6. Текст постановляющей части протокола формулируется в повелительной форме (как в распорядительных документах).

В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием, после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола.

3.3.7. Участник совещания или заседания может высказать особое мнение по принятому решению. После заседания особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола.

Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

К протоколу могут прилагаться тексты выступлений, список присутствующих на заседании.

3.3.8. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем заседания.

Датой протокола является дата заседания. Регистрация и хранение документа производится по месту издания.

3.3.9. При обсуждении особо важных вопросов протоколы могут визироваться докладчиками. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа протокола.

3.4. Составление и оформление деловых писем 3.4.1. Деловое письмо – документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между организациями и должностными лицами (приложение № 18).

Различаются деловые письма: запросы, приглашения, поздравления, напоминания, подтверждения, предложения, рекомендации, рекламные, гарантийные, сопроводительные и др.

3.4.2. Деловое письмо оформляется на бланке письма Института.

Деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае, если вопросы взаимосвязаны. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

3.4.3. Реквизитами письма являются: наименование Института, справочные данные об Институте, дата, регистрационный номер, ссылка на индекс и дату поступившего документа, заголовок к тексту, адресат, текст, отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах), подпись, отметка об исполнителе.

Заголовок к тексту в краткой форме отражает суть письма.

О предложении заключить договор поставки О несоблюдении сроков выполнения договора Об оказании научно – технической помощи Если текст письма до пяти строк, заголовок можно не составлять.

3.4.4. Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указывается номер и дата поступившего (инициативного) письма.

3.4.5. Если письмо адресовано более чем в 4 адреса, то исполнителем составляется список рассылки на отправление корреспонденции (приложение № 19).

При направлении писем в вышестоящие и подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается.

3.4.6. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Текст может излагаться:

- от первого лица множественного числа: просим, направляем, предлагаем и др.

- от первого лица единственного числа: прошу, предлагаю, приглашаю и др.

- от третьего лица единственного числа: институт рассмотрел, администрация направляет.

3.4.7 Деловое письмо, оформленное на бланке Института, подлежит согласованию (визированию) всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на копии письма, остающейся в деле Института.

Если деловое письмо пересылается адресату по факсимильной связи (без отправки подлинника по почте), визы проставляются на первом экземпляре (подлиннике) на оборотной стороне последнего листа, и после передачи по факсу этот же экземпляр письма передается в дело на хранение.

3.4.8. Деловые письма подписываются ректором Института.

подразделений запрещено подписывать документы, оформленные на официальном бланке Института.

3.4.9. Отметка об исполнителе (составителе письма) проставляется на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю документа.

Вносить какие-либо исправления либо добавления в подписанные письма не разрешается.

3.5. Оформление актов, докладных, служебных записок 3.5.1. Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (приложение № 20).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Обязательными реквизитами акта являются: название Института, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Датой акта является дата его составления. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт».

Например:

Акт проверки финансово – хозяйственной деятельности Акт списания материальных ценностей Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), составители акта (председатель и члены комиссии) с указанием должностей, инициалов и фамилий.

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты и подпункты. Акты могут содержать предложения.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются ректором Института, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

3.6. Докладная записка – документ, адресованный ректору (проректору) Института, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение № 21).

Докладные записки составляются в целях информирования руководства о фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений. Докладная записка представляется руководителю подразделения или ректору Института.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется ректору (проректору) Института.

3.7. Служебная записка – документ, составляемый работником или руководителем подразделения и адресованный руководителю или специалисту другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально – технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования и заключения (предложения, просьбы, заявки и т.п.) Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

4. Изготовление документов с помощью компьютерной техники 4.1. При изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows применяются шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 12, 13, 14, 15, Arial, Verdana размеров 12, 13, 14.

При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров: 10, 11, 12.

Отметку об исполнителе также допускается печатать шрифтом меньшего размера: 10,11.

4.2. Текст документа печатают через 1-1,5 межстрочных интервала на бланках формата А4.

Документы, предназначенные для копирования с уменьшением, печатаются через два интервала.

4.3. Многострочные реквизиты печатаются через один интервал, составные части одного реквизита отделяют друг от друга двумя межстрочными интервалами (например, в реквизитах «Адресат», «Гриф утверждения» и др.), реквизиты один от другого отделяют двумя – тремя межстрочными интервалами (например, заголовок к тексту от текста, текст от подписи), за исключением отметки о наличии приложения, которая печатается через один интервал от текста сопроводительного письма.

4.4. Название вида документа печатается прописными буквами:

ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ЗАЯВЛЕНИЕ и др.

Расшифровку подписи в реквизите «Личная подпись» оформляют на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

4.5. Максимальная длина строки многострочных реквизитов, исключая текст документа, - 28-30 знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается расположить над текстом центрированным способом. Точку в конце заголовка не ставят.

4.6. При изготовлении документов от границы левого поля печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», отметка о заверении копии, а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» в протоколах, слова «Примечание» и «Основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию.

4.7. Абзац начинается с 5-го знака от границы левого поля.

4.8. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и каких-либо отметок.

5. Организация документооборота 5.1. Прием, обработка и прохождение поступающих документов.

5.1.1. Документы поступают по почте, факсу, электронной почте, передаются работниками Института и посетителями. Поступающая корреспонденция принимается централизованно документоведом. Документы, полученные работниками в других организациях и от посетителей, для регистрации и учета также передаются документоведу.

5.1.2. Документы в электронном виде, поступающие в Институт проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям в соответствии с общими правилами.

5.1.3. При получении документа проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта – наличие в нем документов и приложений. При обнаружении отсутствия документов или приложения к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается у документоведа, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

О недостаче, повреждении документов или приложений к ним в тот же день составляется акт и направляется сообщение отправителю в письменной форме.

«Конфиденциально». На этих конвертах проставляется отметка о поступлении и дата поступления. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Данные о поступившей корреспонденции заносятся в журнал.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, а также при большой временной разнице между датой регистрации документа и его поступлением в Институт. В остальных случаях конверты уничтожаются.

5.1.5. Документы, поступившие по факсу непосредственно в подразделение, регистрируются и рассматриваются в подразделениях.

5.1.6. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции и передача ее на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

5.1.7.При необходимости безотлагательного исполнения поступающего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа проректором.

Документы, адресованные в структурные подразделения, регистрируются и передаются непосредственно в подразделение под подпись.

5.1.8. Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение № 22). Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства, передаются руководителю или его заместителям, остальные – непосредственно в структурные подразделения.

6. Регистрация и учет поступающих документов 6.1. Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в регистрационный журнал.

6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность.

Регистрация документов осуществляется документоведом.

6.3. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении, в которой указывается дата поступления и порядковый номер поступления.

Поступившие телеграммы и факсы регистрируются вместе с деловыми письмами.

Документы, поступившие по электронной почте, обрабатываются по тем же принципам, что и документы, поступающие по другим каналам и включаются в общий поток обработки.

Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком, он должен иметь стабильное расположение составных частей.

6.4. Регистрационный номер поступающих документов включает порядковый номер поступления в пределах календарного года.

7. Рассмотрение документов руководителем 7.1. Документы, зарегистрированные документоведом, в день их поступления передаются на рассмотрение руководства.

7.2. Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции. После рассмотрения руководством документы возвращаются документоведу для перенесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в регистрационный журнал.

7.3. Если в резолюции указываются несколько исполнителей, копия документа с резолюцией направляется исполнителю, указанному в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в равной мере несут все исполнители. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.

7.4. Документы, поступившие в структурное подразделение на исполнение от документоведа, повторно в подразделении не регистрируются.

7.5. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится с разрешения руководителя, вынесшего резолюцию. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется документовед Института.

8. Регистрация и учет отправляемых документов 8.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно документоведом в день их утверждения или подписания.

8.2. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.

8.3. При регистрации исходящей корреспонденции необходимо предоставлять полный почтовый адрес, оригинал письма и две бумажные копии, одна из которых остается у исполнителя письма и подшивается в дело структурного подразделения, а вторая остается у документоведа.

8.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации.

8.5. Сведения об отправляемом документе вносятся в журнал регистрации исходящей корреспонденции.

9. Отправка документов 9.1. Отправка документов осуществляется централизованно документоведом. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

9.2. Информационные сообщения оперативного характера, проекты документов могут передаваться по факсу непосредственно из подразделений.

9.3. Отправляемая корреспонденция проходит упаковку, адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное почтовое отделение связи.

9.4. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в установленный день. В день отправки документы, подлежащие пересылке по почте, принимаются до 12.00.

9.5. Деловые письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более четырех), передаются для отправки со списком на рассылку (на бумажном носителе), составляемым и подписанным исполнителем (Приложение № 19).

9.6. Документы, предназначенные для рассылки по почте, вкладываются в конверты. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направляемые разными подразделениями в один адрес, могут вкладываться в один конверт.

9.7. Подготовленная к отправке ценная и заказная корреспонденция вносится в реестр и отправляется почтой.

9.8. Письма и телеграммы личного характера и другие документы, не связанные со служебной деятельностью, к отправке не принимаются.

10. Регистрация и учет внутренних документов 10.1. Приказы ректора по основной деятельности регистрируются в отделе кадров, им присваиваются порядковые номера в пределах года.

10.2. Приказы ректора, связанные с движением студенческого контингента регистрируются начальником учебного отдела, им присваиваются порядковые номера в пределах года.

10.3. Приказы ректора по личному составу регистрируются в отделе кадров, им присваиваются порядковые номера в пределах года.

10.4. Подлинники приказов по основной деятельности Института хранятся в отделе кадров, подлинники приказов, связанных с движением студенческого контингента хранятся в учебном отделе, подлинники приказов по личному составу – в отделе кадров.

10.5. Регистрация протоколов, актов коллегиальных органов ведется секретарем коллегиального органа. Протоколам заседаний, актам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов и актов отдельно. Протоколы и акты подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел в структурном подразделении по мере их поступления.

10.5.1. Подписанные сторонами договоры регистрируются в договорной группе в журнале регистрации договоров.

Регистрационный номер договора состоит из регистрационных номеров, присваиваемых Институтом и организацией. Договорам в Институте присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

10.5.2. Положения о структурных подразделениях и по основной деятельности Института регистрируются при наличии электронной версии и хранятся в отделе кадров. Положениям в Институте присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

10.6. Переписка по вопросам служебной деятельности между структурными подразделениями Института ведется без регистрации документов и подлежит самостоятельной передаче из одного структурного подразделения в другое.

11. Контроль исполнения документов 11.1. Контроль исполнения документов ведется с целью своевременного и качественного их исполнения.

Контроль за прохождением и сроками исполнения документов осуществляет документовед совместно с ответственными за делопроизводство в подразделениях Института.

11.2. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва исполнителей.

11.3. Контроль исполнения документов включает в себя постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятия документа с контроля, учет и обобщение результатов контроля, информирование ректора Института о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине.

11.4. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты поступления документа в организацию или с даты подписания документа.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения установлены нормативно - правовыми актами (приложение № 23).

Индивидуальные сроки устанавливаются ректором (проректором) при вынесении резолюции.

11.5. Датой исполнения документа считается дата, указанная в резолюции, а при ее отсутствии – дата, названная в тексте документа. При отсутствии контрольной даты исполнение документа должно быть произведено в месячный срок, а документов с пометкой «Срочно» - в трехдневный срок.

11.6. На документах, поставленных на контроль, проставляется отметка «Контроль».

11.7. Контроль исполнения документов строится на основе регистрационных данных.

11.8. В случае невозможности исполнить документ в срок, исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с письменной просьбой о продлении срока к руководителю структурного подразделения. Решение о продлении срока исполнения принимает руководитель, вынесший резолюцию.

Изменение срока исполнения документа оформляется как еще одна резолюция. Исполнитель обязан проинформировать документоведа об изменении срока исполнения документа.

11.9. Приостановить исполнение документа, а также отменить его может только организация – автор документа, по внутренним документам – руководитель или орган управления, принимавший решение.

11.10. Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.

11.11. Работник, осуществляющий контроль исполнения документов за 3- дней до истечения срока направлять исполнителям напоминания о приближении срока исполнения документа.

11.12. Документ считается исполненным после выполнения поручений, запросов и подготовки документа-ответа.

Основанием для снятия документа с контроля являются:

- по документам, требующем письменного ответа, - письмо-ответ, оформленное в соответствии с установленными правилами и подписанное ректором (проректором) Института;

- по документам, не требующим письменного ответа, - справка руководителя подразделения о результатах решения вопроса.

11.13. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или автором дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

12. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков института 12.1. В Институте используется гербовая печать с фирменным наименованием Института (главная печать) и печать для отдельных видов документов (договоров, счетов, накладных и др.) Печати проставляются на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности.

12.2. Гербовая печать организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. (приложение № 24). Гербовая печать Института проставляется на документах в соответствии с распорядительными документами ВИЭПП о порядке изготовления, хранения, использования, уничтожения печатей и штампов.

12.3. Оттиск печати на документе может захватывать часть наименования должности, но не должен захватывать подпись должностного лица. В документах, оформленных на основе унифицированных форм (финансовые, бухгалтерские, отчетные документы), печать проставляется на специально отведенном месте, обозначенном «М.П.»

12.4. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

12.5. Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы здания не допускается.

12.6. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера могут применяться соответствующие мастичные штампы.

12.7. Печати Института должны храниться в надежно запираемых шкафах (сейфах).

12.8. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей Института возлагается на работника Института - материально ответственное лицо в соответствии с приказом ректора.

12.9. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются работнику Института - материально ответственному лицу в соответствии с приказом ректора, для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

12.10. В случае действительной служебной необходимости по решению ректора Института допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

13. Использование факсимильной связи 13.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Института, устанавливаются в приемной ректора, подразделениях Института, осуществляющих оперативный обмен информацией.

13.2. Запрещается использовать факсимильные аппараты в качестве копировально–множительной техники и передавать с использованием средств факсимильной связи документы и материалы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и «Не для печати».

13.3. По сети факсимильной связи могут передаваться текстовые и графические документы, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно – синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры и их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Толщина линий изображения должна быть не менее 0,15-0,20 мм. Ширина документа не должна превышать 210 мм.

Длина документа не ограничивается. Документы должны быть разброшюрованы и иметь поля не менее 15 мм шириной.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А 4, не должен превышать 5 листов.

13.4. На документе, предназначенном для передачи факсимильной связью, дополнительно к установленным реквизитам указывается номер телефона (в случае последующей отправки оригинала почтой) или только номер телефакса, если отправляется факс без досылки.

13.5. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к отправке, и руководителя структурного подразделения.

14. Организация хранения документов 14.1. Порядок хранения документов в Институте устанавливается в соответствии с законодательством РФ по архивному делу, приказами и распоряжениями ректора Института, настоящей инструкцией.

14.2. Документы Института подлежат хранению в структурных подразделениях Института. Документы постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) передаются на хранение в архив Института, и после установленного срока хранения в Институте передаются в муниципальное бюджетное учреждение «Архив» городского округа – город Волжский Волгоградской области (МБУ «Архив»).

14.3. Группировка исполненных документов в дела, систематизация и учет дел, определение сроков их хранения осуществляются в Институте в соответствии с номенклатурой дел.

15. Экспертиза ценности и порядок уничтожения документов 15.1. Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.

15.2. Экспертиза ценности документов в Институте проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению или уничтожению.

15.3. Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение приказом ректора в Институте создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

15.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел и «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000). В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временным сроком хранения.

15.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения.

15.6. Для организации работы по уничтожению документов в Институте в каждом структурном подразделении создается экспертная комиссии (ЭК структурного подразделения), в состав которой входят:

- председатель – руководитель структурного подразделения;

- члены комиссии: лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении;

- представитель архива Института.

По результатам экспертизы ценности документов отбираются дела для передачи в архив Института. На дела с истекшим сроком хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 25).

15.7. Если в сводной номенклатуре дел Института рядом со сроком хранения имеется пометка ЭПМК (экспертно-проверочная методическая комиссия), то акт на уничтожение направляется в МБУ «Архив», на согласование ЭПМ соответствующего органа исполнительной власти Волгоградской области.

15.8. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составляется акт. Например:

законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2007г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 01 января 2011г.

15.9. Запрещается уничтожать документы с истекшим сроком хранения без предварительного утвержденного акта (приложение № 26).

16. Составление и ведение номенклатуры дел 16.1. Номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименования дел, заводимых в Институте, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, обеспечения поиска документов и учета дел, определения сроков их хранения.

16.2. Сводная номенклатура дел Института составляется по установленной форме архивом Института на основании номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи МБУ «Архив», (приложение № 27).

Номенклатура дел, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) Института, согласовывается с ЭПМК соответствующего органа исполнительной власти Волгоградской области и утверждается ректором.

16.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами Института, структурой Института, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, перечнем документов со сроками хранения, номенклатурой дел Института за прошлые годы.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры архива Института.

Структурные подразделения получают копии соответствующих разделов для использования в работе.

16.4. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой.

16.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации.

16.6. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций. М., В графе 1 проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру.

Индекс дела состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела, например: 02-04, где 02 – обозначение подразделения, 04- порядковый номер заголовка дела в пределах данного раздела.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел каждого подразделения определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязями.

В начале раздела располагаются заголовки дел учредительных, организационно-правовых и распорядительных документов, затем заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, далее - документы, отражающие специфику деятельности подразделения, переписка. Заголовки дел, составленных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение делопроизводственного года в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название дела (приказы, акты, сметы расходов, договоры и т.д.);

- название Института или подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (корреспондент);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), на которой расположена организация (институт) – автор документа;

- даты (период), к которым относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы (копии счетов, сертификаты качества, акты приема-сдачи) по закупкам спецодежды».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями к каким-либо документам, например:

«Документы к протоколам заседаний Ученого совета», «Документы – основания к приказам по личному составу».

16.7. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

16.8. В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения.

16.9. В графе 5 «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, выделении дел к уничтожению, передаче дел и др.

17. Формирование дел 17.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в Институте формируются децентрализовано, в каждом структурном подразделении - лицами, ответственными за делопроизводство.

17.2. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в Институте осуществляются документоведом и архивом.

17.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- в дело помещаются только исполненные и правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;

- документы постоянного и временного хранения помещаются в отдельные дела;

- документы, полученные по каналам электросвязи, помещаются в дела на общих основаниях.

17.4. В дело не должны помещаться документы подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

17.5. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в основном документе делается отметка.

17.6. Документы органов государственной власти и местного самоуправления и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности Института.

17.7. Приказы по основной деятельности Института группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Правила, положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельных документов, группируются в отдельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по регистрационным номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

17.8. Утвержденные отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

17.9. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

17.10. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

17.11. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности Института и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Обращения граждан и документы, связанные с их разрешением, располагаются в деле в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.

18.1. Дела Института подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

18.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку и переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 28);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, даты дела, указание количества листов дела и др.) 18.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в папках-скоросшивателях, пересистематизацию документов в деле можно не проводить, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

18.4. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона и переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления из документов удаляются.

18.5. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной или иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с завязками или в картонных футлярах (коробках).

18.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

При этом лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа.

Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем, очередным номером, каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

18.7. Для учета количества листов в деле фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела (приложение № 29).

18.8. На обложках дел временного хранения (до 10 лет включительно) записывается: наименование Института с указанием организационно-правовой формы, наименование структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, дата начала дела (по первому документу), дата окончания дела (по последнему документу), срок хранения по номенклатуре.

18.9. На обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу записывается: наименование Института с указанием организационно – правовой формы; наименование структурного подразделения;

индекс дела; номер тома (части) по годовому разделу сводной описи дел;

заголовок дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела (приложение № 30).

19. Составление описи дел 19.1. На все завершенные дела постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложения № 31, 32). На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10 лет), дела по личному составу.

19.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Института; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены в обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

19.3. Описи на дела составляются по установленным формам в четырех экземплярах.

20. Оперативное хранение дел 20.1. С момента заведения и до передачи в архив Института дела хранятся по месту их формирования.

20.2. Дела находятся в рабочих комнатах или отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах и сейфах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Для быстрого поиска документов дела должны размещаться вертикально.

Номенклатура дел и выписка из нее помещаются на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешке каждого дела указывают его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должна точно соответствовать их последовательности в номенклатуре дел.

20.3. Руководители структурных подразделений и лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделении, несут ответственность за формирование и сохранность дел подразделения.

20.4. Выдача дел сотрудникам других подразделений может производиться только с разрешения руководства подразделения. На выданное дело составляется карта – заместитель дела, которая помещается на место выданного дела (приложение № 33). Сторонним организациям дела выдаются по актам (приложение № 34).

Изъятие документов из законченных дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора Института с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и составлением акта выдачи подлинника с объяснением причин.

21. Передача дел на хранение в архив Института 21.1. В архив Института передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Документы, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности Института, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое или иное культурное значение, входят в состав Архивного фонда РФ и подлежат передаче на государственное хранение.

21.2. Дела постоянного срока хранения передаются в архив по актам (приложение № 35). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

21.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом проверяется количество листов и содержание дела. На обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема – передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

21.4. В случае исключения из структуры Института подразделения либо изменения структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Института, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по актам приема-передачи дел и номенклатуре дел.

22. Порядок утверждения и изменения инструкции 22.1 Настоящая инструкция, а также изменения и дополнения к ней рассматриваются и принимаются экспертной комиссией Института, согласовываются экспертно - проверочной методической комиссией Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области и утверждаются ректором Института.

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОЛЖСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ,

ПЕДАГОГИКИ И ПРАВА»

ПРИКАЗ

_ №_

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОЛЖСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, ПЕДАГОГИКИ И ПРАВА»

------------------------------------------------------------------------------------------------------ПРИКАЗ Образец оформления поперечного бланка приказа

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ

«ВОЛЖСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ,

ПЕДАГОГИКИ И ПРАВА»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

№ Образец оформления углового бланка распоряжения

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ