Серия «Управление образованием»

В.С. Басюк

делопроизводство

в дошкольных

образовательных

учреждениях

часть 2. порядок оформления

документов

Москва

2012

ББК 51.23

Б27

Басюк В.С.

Б27 Делопроизводство в дошкольных образовательных уреждениях.

Часть 2. Порядок оформления документов. — М.: ООО «Национальный книжный центр», 2012. – 120 с.+ CD-диск.

– (Управление образованием).

ISB№ 978–5–904827–41–0 Данное издание является продолжением книги «Делопроизводство в дошкольных образовательных учреждениях: приказы и циклограммы»

(Сост. В.С. Басюк).

В методическом пособии в доступной форме излагаются основные требования к организации делопроизводства в дошкольных образовательных учреждениях, к порядку оформления документации, изданию нормативноправовых актов, организации учета и хранения документов. Особое внимание уделено кадровому делопроизводству. Книга содержит подробный предметный указатель.

В приложении на CD диске даны шаблоны необходимых документов.

Пособие адресовано руководителям дошкольных образовательных учреждений, специалистам управлений образования. Может быть использовано как учебное пособие для студентов ВУЗов по дисциплине «Делопроизводство в дошкольных образовательных учреждениях».

ББК 51. © В.С. Басюк, © Оформление. ООО «Национальный книжный центр», ISB№ 978-5-904827-41- содержание Введение........................................ Глава 1. Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении............................ Глава 2. Создание документа........................... 2.1. документ и его виды.............................. 2.2. унифицированные системы документации.............. «унифицированная система организационно-распорядительной документации.

требования к оформлению документов»................ состав реквизитов документов..................... требования к оформлению реквизитов документов.......................... 2.3. основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.................. требования к расположению зон.................... требования к расположению реквизитов............... требования к разработке унифицированных форм документов............................. требования к изготовлению бланков................... 2.4. издание нормативно-правовых актов учреждения.......... издание приказов............................. издание локального акта......................... оформление протокола.......................... Глава 3. Организация учета и хранения документов........... 3.1. организация ведения, учета и хранения документов, образующихся в результате деятельности учреждения................... ведение, учет и хранение приказов по дошкольному учреждению...................... ведение, учет и хранение протоколов................. ведение алфавитной книги записи воспитанников......... формирование и ведение документов по личному составу работников..................... личное дело работника дошкольного образовательного учреждения............. прием и регистрация документов, поступающих в учреждение.. регистрация документов......................... придание документам юридической силы.............. контроль за сроками исполнения документов............ обработка и хранение документов................... составление номенклатуры и формирование дел.......... формирование дел............................ приложение 1. унифицированная форма № т-1.............. приложение 2. унифицированная форма № т-1а.............. приложение 3. унифицированная форма № т-2.............. приложение 4. унифицированная форма № т-5.............. приложение 5. унифицированная форма № т-5а.............. приложение 6. унифицированная форма № т-6.............. приложение 7. унифицированная форма № т-6а............. приложение 8. унифицированная форма № т-8.............. приложение 9. унифицированная форма № т-8а.............. приложение 10. унифицированная форма № т-9.............. приложение 11. унифицированная форма № т-9а............. приложение 12. унифицированная форма № т-11............. приложение 13. унифицированная форма № т-11а............ приложение 14. унифицированная форма № т-10............. приложение 15. унифицированная форма № т-10а........... приложение 16. унифицированная форма № т-12............ приложение 17. унифицированная форма № т-13............ приложение 18. приложение № к постановлению минтруда рф от 10 октября 2003 г. № инструкция по заполнению трудовых книжек............... Правильное и грамотное ведение документов, создаваемых в процессе деятельности дошкольного учреждения, а также поступающих в учреждение, успех решения поставленных перед ним задач.

Каждое дошкольное образовательное учреждение на сегодняшний день является самостоятельным юридическим лицом, а значит, несет ответственность за договорные правоотношения, возникающие в процессе деятельности согласно Гражданского кодекса РФ, за трудовые отношения, являясь работодателем по отношению к работающим, регулируемые Трудовым и Административным кодексами РФ, осуществляет финансово-хозяйственную деятельность на основании Налогового и Бюджетного кодексов РФ.

Руководитель дошкольного образовательного учреждения должен грамотно организовать ведение делопроизводства в своем учреждении в соответствии с нормативно-правовыми актами, определяющими порядок данной деятельности на территории Российской Федерации.

В делопроизводстве операции не подразделяют по степени значимости, все они взаимосвязаны и в совокупности должны представлять собой систему, которая, с одной стороны, обеспечивает информацией управление учреждением, а с другой — сохраняет документы, свидетельствующие обо всех направлениях деятельности данной организации.

Ответственность за организацию делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, своевременное и качественное исполнение документов, их оформление и сохранность несет руководитель дошкольного образовательного учреждения.

Делопроизводство, или документационное обеспечение управления, это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Для того чтобы документ можно было рассматривать как доказательство, он должен обладать юридической силой.

Одни документы, например правовые акты федеральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией.

Другие — наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Юридическая сила документа — это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что любое учреждение или должностное лицо, выпускающее документ, обязано:

соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

издавать документы только в пределах своей компетенции;

соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Грамотно составленный официальный документ не только определяет степень грамотности лица, его составившего и подписавшего, но и обеспечивает его юридическую силу.

Данное методическое пособие поможет руководителю дошкольного образовательного учреждения или работнику, непосредственно осуществляющему ведение делопроизводства в учреждении, правильно организовать данную деятельность.

В основе пособия лежат Государственные стандарты РФ, определяющие порядок ведения делопроизводства:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» (утвержден постановлением Госстандарта СССР от 30 марта 1987 г. № 1056);

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Делопроизводство в дошкольных образовательных учреждениях Глава 1. организация делопроизводства в дошкольном образовательном Нормативные правовые акты, разработанные федеральными и региональными органами государственной власти, органами местного самоуправления являются для дошкольного образовательного учреждения законодательной базой управления. Руководитель дошкольным учреждением разрабатывает концептуальные основы развития образовательного учреждения, поддерживая их собственной нормативно-правовой базой (локальными актами). Таким образом, на основе разноуровневой законодательной базы руководитель создает единую нормативную систему управления дошкольным образовательным учреждением состоящую из нормативных правовых актов вышестоящих организаций и локальных актов самого учреждения Локальный акт — нормативный правовой акт, издаваемый руководством учреждения, направлен на урегулирование внутриколлективных отношений и действует только в пределах данного учреждения.

Организационно-распорядительный документ это вид письменного докумененента, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Состав документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного образовательного учреждения, определяется его компетенцией и функциями; сферой управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между образовательными учреждениями и другими организациями.

В состав документов дошкольного образовательного учреждения входят:

1. Документы, обеспечивающие организационно-правовую деятельность. К данным документам относятся: договор с учредителем; устав; свидетельство о государственной регистрации;

лицензия на образовательную деятельность; свидетельство об аккредитации образовательного учреждения; коллективный договор; правила внутреннего распорядка; организационнофункциональная структура; штатное расписание; должностные инструкции.

2. Организационно-распорядительные документы: приказы, распоряжения, протоколы и т. д.

3. Служебные документы: планы, отчеты, справки, акты, служебные записки и др.

Документирование это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Правила документирования определяют требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Система документации это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот — движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Объем документооборота определяет количество документов, поступивших в дошкольное учреждение и созданных им за определенный период.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Делопроизводство в дошкольных образовательных учреждениях Рассмотрим, что же такое официальный документ и какие его виды бывают.

Документ или документированная информация это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Любой официальный документ имеет свои внешние признаки, которые позволяют его отличить.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Носитель документированной информации — это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Государственным стандартом Российской Федерации предусмотрены следующие виды документов:

изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

графический документ — изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

аудиовизуальный документ — документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

иконографический документ — документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;

фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;

видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;

беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;

черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности учреждения;

подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа;

дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

дублетный документ — один из экземпляров копии документа.

Каждый издаваемый документ имеет своего индивидуального автора.

Автор документа — это физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Документы бывают двух типов: личного происхождения или официальные.

Документ личного происхождения (Ндп. личный документ) — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

2.2. Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационнораспорядительной документации.

Требования к оформлению документов»

Вид письменного документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. При изготовлении документов существуют обязательные реквизиты, придающие документу юридическую силу, отсутствие такого реквизита лишает документ юридической силы и делает его недействительным. Кроме того, существует понятие постоянной и переменной части реквизита документа. Постоянная часть реквизита документа — это неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении; переменная часть реквизита документа — изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема учреждения или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код учреждения;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование учреждения;

09 — справочные данные об учреждении;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Схемы расположения реквизитов документов приведены на рисунках 1 и 2.

Рассмотрим требования к оформлению реквизитов документа, наиболее часто встречающихся в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным Конституционным Законом «О Государственном гербе Российской Федерации» 25.12.2000 г. № 2-КЗ и Постановлением Правительства от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Учредителем дошкольного образовательного учреждения являются органы местного самоуправления, само учреждение не выдает документы государственного образца, в связи с этим не имеет права применять на своих бланках изображение Государственного герба Российской Федерации, использовать оттиск печати с изображением герба РФ.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Рис.1 расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка 20 мм 51 мм 22 мм 18 мм 20 мм 40 мм 20 мм Рис.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А Эмблему учреждения помещают на бланках учреждения в соответствии с уставом дошкольного образовательного учреждения. Применение эмблемы возможно, только если это предусмотрено уставом учреждения.