«УТВЕРЖДЕНА приказом ректора ЗабГУ от г. № ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования Забайкальский государственный ...»

1

УТВЕРЖДЕНА

приказом ректора ЗабГУ

от «» г. №

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном

образовательном учреждении высшего профессионального образования «Забайкальский государственный университет»

(ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном учреждении высшего профессионального образования «Забайкальский государственный университет» (далее соответственно – Инструкция, Университет) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Университете.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Университете.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 30.12.2010 №2232.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в Университете, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется общим отделом Университета.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений Университета.

Ведение делопроизводства осуществляется работниками структурных подразделений в соответствии с должностными обязанностями, утверждаемыми ректором университета.

1.6. При переходе на другую работу работников, занимающихся в структурных подразделениях ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам. Акты утверждаются руководителями структурных подразделений. Копии актов направляются в архив Университета.

Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства в общем отделе Университета.

1.7. Работать с документами, поступившими в Университет, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

1.8. Содержание служебных писем не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается, передача документов или их копий работникам других организаций допускается с разрешения руководства Университета.

1.9. Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- распространения в Минобрнауки России, утвержденной приказом Минобрнауки России от 30 декабря 2010 г. № 2233.

1.10. Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в Университете осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1.Секретное делопроизводство ведется в первом отделе Университета.

1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник структурного подразделения Университета обязан передать через работников, ведущих делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.12. Работники структурных подразделений Университета несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

О случаях утраты зарегистрированного документа работник обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения Университета. Руководитель структурного подразделения Университет назначает служебное расследование.

Общий отдел Университета организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Университета. О результатах проверок докладывается руководству Университета.

1.13. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом ректора после их согласования с государственным казенным учреждением «Государственный архив Забайкальского края»

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»-

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Университете;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Университета;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в Университет, или должностному лицу Университета письменные предложение, заявление, жалоба, запрос;

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему законодательством Российской Федерации, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствие с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Университете, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Университета;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства - структурное подразделение Университета, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Университета;

СЭД - система электронного документооборота;

СЭДКП - открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений. СЭДКП представляет собой модульную взаимоcвязанную многоуровневую территориально распределенную систему потоковой обработки различного рода документов, действующую в сегментах СЭД и способную обеспечить полный жизненный цикл различного рода документов.

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- Система включает в себя следующие функции: регистрация входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, писем и обращений граждан, наложение указаний по исполнению документа, формирование заданий в соответствии с поручениями руководителей и указаниями по исполнению документа, формирование запросов и аналитических отчетов по состоянию документооборота.

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»-

III. ДОКУМЕНТООБОРОТ ЗАБАЙКАЛЬСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО

УНИВЕРСИТЕТА

Деятельность Университета обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman.

Требования к оформлению некоторых общих реквизитов приведены в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

3.1.1. Движение документов в Университете с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Основным показателем движения документов является объем документооборота число документов, поступивших в Университет и созданных им за определенный период.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных в Университете за выбранный отрезок времени (год, месяц).

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно с целью определения затрат времени на операции по обработке документов.

распорядительные, переписка, обращения граждан и др.

Сведения о документообороте и объеме документооборота систематически анализируются и учитываются при осуществлении мероприятий по совершенствованию делопроизводства.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Университете, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными обязанностями их работников.

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- 3.2.1. Доставка документов в Университет осуществляется по каналам электрической связи, средствами почтовой и фельдъегерской связи, а также при помощи использования системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) при приемке и обработке электронных сообщений, по факсимильной связи и курьерской службой.

3.2.2. С помощью почтовой связи в Университет доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем и бандеролей, посылок, а также печатные издания.

3.2.3. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222. Текст телеграмм печатается на единых телеграфных бланках.

Объем телеграмм не должен превышать половины листа формата А4. Текст телеграмм печатается на одной стороне листа прописными буквами без абзацев и переноса слов. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл.

Телеграммы подписываются руководством Университета и заверяются гербовой печатью.

Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии.

Подписи следует писать с указанием должности.

Образец телеграммы приводится в приложении № 2 к настоящей Инструкции.

Факсограммы, поступающие в адрес Университета, принимаются по факсу структурным подразделением, отвечающим за прием факсограмм.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией, а также следующими требованиями:

- ответственность за содержание и объем передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководство структурного Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- подразделения;

- запрещается передавать тексты документов с грифом «Для служебного пользования»;

- Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Контроль использования факсимильной техники, установленной в Университете, осуществляется руководством структурных подразделений, в которых установлена факсимильная техника.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационносправочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП).

Сообщения, поступающие в адрес Университета по электронной почте, принимаются в общем отделе университета (электронный адрес: [email protected]).

3.3.1. Документы, поступающие в Университет, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в день поступления. При этом проверяется правильность доставки, наличие в пакетах документов, а также указанных в них приложений.

В случае повреждение упаковки и вложений, при отсутствии или недостаче документов и приложений к ним составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта высылается отправителю, другой остается в общем отделе университета.

Документы, адресованные университету, но полученные непосредственно работниками структурных подразделений при посещении других учреждений и организаций, должны быть сданы на регистрацию в общий отел Университета.

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню (приложение №3).

3.3.2. Регистрации подлежат документы, поступающие из органов Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- государственной власти, организаций и от физических лиц.

3.3.3. Порядковые номера регистрируемым входящим документам присваиваются в пределах календарного года 3.3.4. Корреспонденция, поступающая в адрес Университета, регистрируется в общем отделе университета;

3.3.5. Запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа, награждении и по другим вопросам социально-правового характера регистрируются в архиве Университета.

3.3.6. Конверты, упаковка от посылок и бандеролей (от поступившей корреспонденции) сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа, оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции. Во всех других случаях конверты уничтожаются.

3.3.7. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп, в котором указывается наименование Университета, порядковый номер документа и дата его поступления.

На документах, не подлежащих вскрытию, штамп проставляется на конверте.

Конверты с грифом «лично» или «конфиденциально» не вскрываются и передаются по назначению.

3.3.8. После регистрации входящие документы проходят этап рассмотрения в общем отделе Университета с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, по структурным подразделениям и ответственным исполнителям, остальные документы направляется руководству Университета.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Университете распределения обязанностей Руководству Университета направляются документы органов государственной власти и управления, Министерства образования и науки Российской Федерации, прокуратуры Забайкальского края, Следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Забайкальскому краю, а также документы, содержащие информацию по принципиально важным вопросам деятельности вузов и исполнение которых требует соответствующего распоряжения.

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- Поступающие на имя ректора или в адрес Университета документы, которые по своему характеру не требуют распоряжений руководства, направляются для исполнения и ответа непосредственно в структурные подразделения с проставлением его индекса.

- в случае срочного исполнения документа – в этот же день.

После рассмотрения руководством, документ возвращается в общий отдел Университета, где производится отметка в журнале о направлении на исполнение и ответственный исполнитель и передается в соответствующее подразделение через работника, ведущего делопроизводство, под расписку.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель (в отметке на исполнение указывается первым), остальным исполнителям передаются копии.

Документы из общего отдела Университета забираются работниками делопроизводства структурных подразделений:

- административно-управленческих и административно-хозяйственных структурных подразделений – один раз в день;

- всех структурных подразделений, находящихся за пределами основного корпуса Университета – два раза в неделю;

3.3.9. Работник, ведущий делопроизводство в структурном подразделении, просматривает полученную корреспонденцию, проставляет индексы дела, в котором должен находиться документ и передает документы начальнику структурного подразделения.

После рассмотрения документов начальником структурного подразделения, работник, ведущий делопроизводство, переносит его резолюцию в журнал и передает документы на исполнение.

При уходе работника в отпуск, выбытие в командировку, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения, передаются другому сотруднику, который должен принять меры к их своевременному исполнению.

3.3.10. Указание на исполнение, как правило, содержит следующие реквизиты:

- Ф.И.О. должностного лица или структурное подразделение;

- содержание поручения;

-срок исполнения;

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- 3.4.1. Руководители структурных подразделений Университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

3.4.2. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Университета выделяют документы, требующие срочного исполнения.

3.4.3. Подготовку документа и согласование с другими структурными подразделениями или должностными лицами осуществляет ответственный исполнитель, указанный в первом пункте указания по исполнению, который направляет подготовленные и согласованные документы соответствующим адресатам.

3.4.7. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов несет руководитель структурного подразделения Университета.

3.4.8. Все документы, подготовленные с нарушением положений настоящей Инструкции, общим отделом Университета возвращаются ответственным исполнителям на доработку.

3.5.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 х 297 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Университета оформляются на бланках в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.

3.5.1.2. В Университете применяются следующие бланки:

бланк письма Университета;

бланк приказа;

бланк распоряжения;

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- общий бланк;

3.5.1.3. Бланки приказов, распоряжений, общие бланки изготавливаются на основе продольного расположения реквизитов. Бланки письма изготавливаются на основе углового расположения реквизитов.

3.5.1.4. На бланках документов, изготавливаемых в Университете и его структурных подразделениях, устанавливаются следующие размеры полей, не менее:

верхнее и нижнее -20 мм.

Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

в приложении № 4 к настоящей Инструкции. Введение в обращение новых бланков осуществляется по разрешению проректора, координирующего деятельность общего отдела Университета. Соответствующие предложения вносятся начальником общего отдела вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.5.1.5.

комплекс обязательных реквизитов.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Университета, являются:

а) наименование вышестоящей организации;

б) тип организации;

в) наименование организации;

г) справочные данные организации - адрес, телефон, факс, электронная почта, ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП;

д) дата документа;

е) регистрационный номер документа;

ё) наименование документа;

ж) текст документа;

з) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

и) отметка о наличии приложений;

к) гриф согласования;

л) гриф утверждения;

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- н) оттиск печати о) отметка о заверке копии;

п) отметка об исполнителе;

р) указания по исполнению документа;

с) отметка о контроле документа;

т) отметка об исполнении документа;

у) отметка о конфиденциальности;

ф) адресат.

При подготовке организационно-распорядительных документов, актов, протоколов, писем и др. работники обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенных в приложении № 5.

3.6.1. Исходящие документы регистрируются в день подписания.

3.6.2. Регистрация исходящих документов осуществляется в общем отделе Университета. Почтовая отправка этих документов производится общим отделом Университета в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановление Правительства Российской Федерации от сентября 2000г. №725. Отправка документов в единичный электронный адрес осуществляется структурным подразделением Университета самостоятельно.

Факсограммы отправляются через секретариат ректората.

При отправке электронной версии документа через общий отдел Университета структурное подразделение передает в общий отдел оригинал документа или его полноформатную копию, электронную копию документа (на диске, флэш-карте или по электронной почте) начальнику общего отдела Университета и заявку к нему (приложение № 6) Представляемая информация должна соответствовать требованиям:

информационные текстовые материалы должны быть представлены в электронном виде и созданы с помощью текстового редактора MS Word и MS Excel (форматы doc, xls).

Вместе с заявкой предоставляется электронный адрес.

3.6.3. Регистрация и отправка ответов на запросы осуществляется общим отделом Университета. Визовый экземпляр ответа автору обращения вместе с Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- оригиналом обращения хранится в структурном подразделении, подготовившим ответ.

3.6.4. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются, и возвращаются исполнителям.

Особенности работы с документами, содержащими служебную 3.7.1. Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в настоящей инструкции с учетом положений Федерального закона от 27 июля 2006г.

№ 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994г. №1233.

3.7.1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.), содержащими информацию ограниченного распространения в Университете.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

3.7.1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Университета, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

3.7.1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- акты законодательства, устанавливающие правовой статус Университета, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- граждан, а также производственных объектов;

- описание структуры Университета, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения заявлений и обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- сведения об исполнении бюджета, использовании государственных ресурсов, состоянии экономики и потребностях населения;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

3.7.1.4. На документах (в необходимых случаях – и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

3.7.1.5. В Университете установлены следующие категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения – ректор и проректоры по направлениям.

Указанные должностные лица наделены полномочиями по снятию пометки «Для служебного пользования» с документов, необоснованно отнесенных к категории ограниченного распространения подчиненными им должностными лицами.

3.7.1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, за соблюдение ограничений, предусмотренных настоящей Инструкцией.

3.7.1.7. Начальнику Отдела защиты государственной тайны (первого отдела) предоставлено право вносить предложения должностным лицам, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, о внесении или снятии пометки «Для служебного пользования» по разрабатываемым или уже действующим документам.

3.7.1.8. Должностные лица, уполномоченные относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (п. 3.7.1.5. настоящей Инструкции), устанавливают перечень лиц, которым направляется документ с пометкой «Для служебного пользования».

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- 3.7.1.9. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица, принявшего решение о присвоении документу пометки «Для служебного пользования», не подлежит разглашению (распространению).

3.7.1.10. При изменении объективных обстоятельств, вследствие чего дальнейшая защита служебной информации ограниченного распространения нецелесообразна, по решению должностного лица в пределах его компетенции (п. 3.7.6. настоящей Инструкции) с них снимается пометка «Для служебного пользования».

3.7.1.11. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники Университета могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

3.7.1.12. Контроль за соблюдением установленных правил и порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Университете возлагается на руководителей структурных подразделений.

3.7.1.13. В случае ликвидации (прекращения деятельности) Университета, в том числе вследствие ликвидации или реорганизации, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

3.7.2. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

3.7.2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования»

на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

3.7.2.2. Прием, учет (регистрация) документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляет общий отдел Университета.

3.7.2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

создаются на автоматизированном рабочем месте с закрытым доступом в Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- общую информационную систему Университета. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются отдельно от несекретной информации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При регистрации указанных документов к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы нарочным;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения ректора или проректоров, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения в соответствии с настоящей Инструкции. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Перед размножением на титульном листе оригинала документа проставляется отметка о размножении с указанием регистрационного номера по журналу учета размножения служебных документов. На обороте последнего листа оригинала размножаемого экземпляра документа исполнитель должен указать регистрационный номер по журналу учета размножения служебных документов, количество размноженных экземпляров, свою фамилию и дату размножения документа. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенного экземпляра этого документа;

хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

3.7.2.4. Запрещается сканирование – введение в систему электронного документооборота электронной версии документов с пометкой «Для служебного пользования».

3.7.2.5. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- Указатель рассылки подписывается исполнителем документа и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

3.7.2.6. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования»

группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

3.7.2.7. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

3.7.2.8. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования»

от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

3.7.2.9. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

3.7.2.10. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом ректора. В состав указанных комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

3.7.2.11. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, ставится в известность ректор и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются ректору, назначившему комиссию.

3.7.2.12. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

3.7.3. Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в Университете осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1.

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- Оформление служебных писем при переписке с зарубежными 3.8.1. Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках установленной формы.

3.8.2. Корреспонденция, поступающая в Университет на иностранном языке, передается в Управление международных отношений для перевода на русский язык и через общий отдел Университета направляется по принадлежности.

3.8.3. Письменный ответ на запрос зарубежного корреспондента дается не позднее 30 дней со дня регистрации запроса.

3.8.4. При отправке письма зарубежному адресату, адрес отправки предоставляют на русском и английском языках.

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»-

IV. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

4.1.1. Приказами оформляются решения нормативного - правового характера, оперативные, организационные, кадровые и другие текущие вопросы организации деятельности Университета.

4.1.2. В Университете издаются приказы:

- по основной деятельности (без указания буквенного индекса), регистрируются в общем отделе Университета;

- приказы на командировки работникам (с буквенным индексом «км»), регистрируются в общем отделе Университета;

- приказы оперативного характера, касающиеся учебных вопросов (с буквенным индексом «у»), регистрируются в общем отделе Университета.

- приказы по кадровому и личному составу работников (с указанием буквенного индекса «к» и «л»), регистрируются в управлении кадров Университета;

- приказы по личному составу студентов (с буквенным индексом «с»), регистрируются в отделе учета студентов;

4.1.3. Приказы должны оформляться на бланках Университета, и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Употребление бланков произвольной формы не допускается.

4.1.4. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения ректора или лица замещающего ректора.

4.1.5. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения Университета на основании поручений ректора, проректоров по направлениям либо в инициативном порядке.

4.1.6. Приказы по основной деятельности Университета подписываются ректором или лицом, исполняющим его обязанности в соответствии с приказом об исполнении обязанностей.

Приказы по оперативным, организационным и другим текущим вопросам организации деятельности Университета могут подписываться проректорами в Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- соответствии с распределением обязанностей.

Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с заинтересованными исполнителями возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят соответствующий проект.

4.1.7. Регистрация приказов производиться общим отделом после подписания документа.

4.1.8. В приказ не включается пункт «Приказ довести до сведения…» или «Организовать доведение приказа до…». Копии приказов направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. (Приложение № 7) 4.1.9. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога «О (Об)». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Например: Об утверждении…. О регистрации…. О создании…. и т.п.

4.1.10. Текст приказа, как правило, должен состоять из двух частей:

констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение». Если приказ издается на основе другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер, заголовок.

Преамбула в приказах завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается вразрядку строчными буквами от левой границы текстового поля.

После слова «приказываю» ставиться двоеточие.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Университета и конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ признает утратившим силу или отменяет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…» или «Отменить…».

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагают на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) документа.

Виза вносящего проект приказа и исполнителя документа ОБЯЗАТЕЛЬНА.

Если приказ вводит в действие какой-либо документ (инструкцию, график, правила, положения и др.), то они оформляются приложением к приказу. В приказе ссылки на приложения указываются в его тексте.

При подписании приказа в реквизит «Подпись» входит название должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи.

Название должности печатается от левого поля в нулевом положении табулятора. Расшифровка подписи печатается через три табулятора от наименования должности. Вначале печатаются инициалы затем фамилия. Образец приказа приводится в приложении № 8.

Дата приказов по основной деятельности, по оперативной учебной деятельности, на командировки работникам оформляется словесно-цифровым способом при регистрации в общем отделе.

4.2.1. Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый ректором или проректорами по направлениям деятельности по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельности Университета (совещания, конференции и т.д.) Распоряжения имеют ограниченный срок действия и касаются определенного круга исполнителей.

Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

4.2.2. Подготовка и оформление распоряжений проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть начинается словом «Предлагаю…» или «Обязываю…» напечатанными строчными буквами с разрядкой с новой строки от границы левого поля (приложение № 9).

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- 4.3.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов Университета и структурных подразделений.

4.3.2. Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время совещаний (заседаний), представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений. Оформление протокола должно быть завершено не позднее чем через 7 дней со дня заседания. Протокол визируется руководителем структурного подразделения, ответственным за его подготовку. Протокол оформляется работником структурного подразделения, ответственного за подготовку и проведение совещания (заседания).

4.3.3.Наименование документа – слово «П р о т о к о л» печатается от границы верхнего поля в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру. Место проведения совещания (заседания) указывается в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Дата оформляется цифровым и словесноцифровым способом и печатается ниже предыдущего реквизита от границы левого поля. Порядковый номер протоколов заседания кафедр, советов факультетов, ученого совета Университета присваивается в пределах учебного года (продолжительность учебного года с сентября по июнь включительно).

4.3.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух разделов: вводной части и основной.

Во вводной части указываются:

- председатель или председательствующий;

- секретарь;

- список присутствовавших лиц или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в текст протокола при принятии соответственного решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

4.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения совещания (заседания).

Образец протокола приводится в приложении № 10.

4.4.1. Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты, события, действия, состояние.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы, рекомендации, предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). Акты составляются коллегиально, некоторые акты утверждаются соответствующим руководителем.

4.4.2. Акт оформляют на общем бланке.

Акт содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- регистрационный номер документа;

- место составления (если его нельзя определить из названия организации);

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложений (при необходимости);

- подписи;

- гриф утверждения документа (при необходимости).

4.4.3. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В водной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- номер, дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Слова «Председатель», «Основание», «Члены комиссии» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проведения комиссионной работы, установленные факты, события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевой отметки табулятора (от левой границы поля).

Число экземпляров определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит «отметка о наличии приложений».

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями. Должность при этом не указывается. Образец акта приводится в приложении № 11.

4.5.1. Для осуществления информационного обмена в деятельности Университета широко используются служебные или деловые письма, пересылаемые по почте, посредством факсимильной связи, или электронной почтой. Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов (пересылка почтой).

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов.

Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет трудности при стандартизации.

Письма готовятся по указанию ректора, проректоров или по инициативе структурного подразделения, а также в ответ на поступившие документы.

4.5.2. Все деловые письма можно разделить на констатирующие Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма подтверждения, письма – напоминания, письма - предупреждения, инструктивные, сопроводительные, информационные, гарантийные.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на три группы:

- письма требующие письма – ответа;

- письма не требующие письма – ответа, но их наличие имеет юридическое значение;

- письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые «сопроводительные».

4.5.3. Письма оформляются с соблюдением следующих требований:

- печатаются на бланке письма Университета;

- оформляются грамотно, аккуратно, без исправлений;

- независимо от содержания письмо должно излагаться официально - деловым стилем, содержать объективные сведения, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Письма составляются, как правило, по одному вопросу, так как это значительно облегчает и убыстряет их обработку. Текс письма должен быть кратким, ясным и состоять из двух логически связанных частей. В первой части указываются факты, события, причины, послужившие для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены.

Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, заключения и т.д.

Текс письма разбивается на абзацы, каждый из которых должен содержать конечную мысль и начинаться с красной строки.

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Заключительная часть может заканчиваться формулой вежливости, например «С уважением…» «Искренне Ваш…». Заключительная формула вежливости отделяется от должности запятой.

Если в обращении присутствует выражение «Уважаемый…», в заключительной формулировке не следует употреблять «С уважением..».

Если адресат не известен, письмо пишется без обращения. Изложение ведется от первого и второго лица множественного числа: «Высылаем Вам..», «Просим направить…» («Вы» «Вас» и т.д. пишется с прописной буквы, а «мы», «нас», «нам»

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- и т.д. – со строчной).

Форма изложения письма может быть и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.п.). Данную форму изложения текста письма применяют тогда, когда письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Визы проставляются в нижней части письма. Допускается расшифровку подписи производить вручную при визировании.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой или на обороте последнего листа письма в левой части документа. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, инициалы и телефон (Слова «исполнитель» и «телефон» не печатаются).

Датой письма является дата его подписания и регистрации в общем отделе Университета.

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»-

V. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

5.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Университете с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Университета и положениями его структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности университета, их виды, состав и содержание.

5.1.3. В Университете составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Университета (приложение № 12).

5.1.4. Структурные подразделения ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года, разрабатывают проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с общим отделом Университета, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в общий отдел Университета.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел университета.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление ее в общий отдел Университета возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны своевременно представить номенклатуру дел.

Номенклатура дел структурного подразделения готовится в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в службе делопроизводства структурного Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- подразделения, второй экземпляр передаётся в общий отдел Университета.

5.1.5. Сводная номенклатура дел Университета готовится общим отделом Университета на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Методическую помощь при составлении сводной номенклатуры дел Университета оказывает экспертная комиссия Университета (далее – ЭК).

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Университета согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Департамента по делам архивов Забайкальского края.

5.1.6. Сводная номенклатура дел Университета подписывается начальником общего отдела Университета, согласовывается с ЭК университета и ЭПК Департамента по делам архивов Забайкальского края, утверждается ректором не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

5.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Университета получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

5.1.8. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело общего отдела Университета, 2-й – используется в общем отделе как рабочий экземпляр, 3-й – передается в ГКУ «Государственный архив Забайкальского края».

Рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел ведется в общем отделе Университета в электронном виде.

5.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Университета.

5.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Университета являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Университета.

5.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы университета.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

5.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- Университете цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-05, где 03 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы);

- название университета или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

-дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады).

Например: «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти по проектам программ развития в регионах промышленно-отраслевых комплексов».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

«Переписка о поддержке и защите отечественных товаропроизводителей на товарных рынках».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

«Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

«Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения».

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

«Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

«Годовые отчеты ЗАО «Болшевский текстиль» о работе автотранспорта».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Госархивом срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящие с 2012 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения и другое.

5.1.14. Если в течение года в Университете новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.2.2. Дела в Университете формируются в структурных подразделениях.

5.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицу, ответственному за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Университета или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.4. Контроль правильного формирования дел осуществляется архивом Университета 5.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- - помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсов, телефонограмм на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2».

5.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопроснологической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5.2.7. Дела Университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений Университета, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива общего отдела Университета.

5.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

-перед техническим оформлением дел при необходимости проводится дополнительная систематизация или пересистематизация документов в делахв начале дела (сверху) располагается самый ранний документ, в конце - самый поздний;

- группировку в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения;

- группировка в дело документов одного календарного года;

- формирование дел кафедр и других структурных подразделений за учебный год;

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 13);

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела (приложение № 14);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 15);

- подшивку и переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.

5.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение №16) оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Министерства; наименование учреждения, наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже; полное название учреждения в именительном падеже с указанием Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Университета; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел Университета, согласованной с Департаментом по делам архивов Забайкальского края; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой оформления дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело.

При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз ( от верхнего листа к нижнему), цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие собой самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ГКУ «Государственный архив Забайкальского края » (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования ГКУ «Государственный архив Забайкальского края », в который будут передаваться дела, кодов ГКУ «Государственный архив Забайкальского края »

и университета по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется Инструкцией по ведению делопроизводства в Университете. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- дела (приложение №17) подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. К документам, не имеющим левого поля, или если поле слишком мало, подклеивают не задевая текста слева полоску бумаги, которая используется во время подшивки и переплета дела в качестве поля документа. При подготовке дел к прошивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.3. Организация оперативного хранения документов 5.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Университета дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

С целью повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Университета.

5.3.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение №18). В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ректора или лица замещающего его, по актам.

3.3. Изъятие документов из дел длительного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.4. Порядок передачи документов на хранение в архив Университета 5.4.1. Документы Университета являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством (далее - Росархив), подлежат обязательной передаче на хранение в ГКУ «Государственный архив Забайкальского края » как часть Архивного фонда Российской Федерации.

5.4.2. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение в Университете осуществляется архивом Университета.

5.4.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив университета включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

5.5.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

5.5.2. Экспертиза ценности документов в Университете на стадии Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Университета.

5.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в университете создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК) и при необходимости – экспертные комиссии в структурных подразделениях.

5.5.4. Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются ректором. Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ГКУ «Государственный архив Забайкальского края ».

5.5.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Университета непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива Университета 5.5.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Университета; отбор документов с временными сроками хранения и с пометой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

5.5.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Университета путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Университета.

5.5.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

5.5.9. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- 5.5.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

5.5.11. В каждом структурном подразделении Университета описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива университета. По этим описям документы сдаются в архив университета. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел университета, которую готовит общий отдел университета и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

5.5.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение № 19) и представляются в архив университета через два года после завершения дел в делопроизводстве.

5.5.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения университета имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

5.5.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи – валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок всех дел пишется полностью; графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

5.5.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

5.5.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом Университета и утверждается Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- руководителем структурного подразделения.

5.5.17. Опись дел структурного подразделения Университета составляется в двух экземплярах, один из которых (в том числе на электронном носителе) передается вместе с делами в архив Университета, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

5.5.18. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 20) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК университета одновременно. Согласованные ЭК Университета акты утверждаются ректором только после согласования ЭПК Департамента по делам архивов Забайкальского края описей дел постоянного хранения, а также актов на уничтожение документов с отметкой ЭК (приложение 21), после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

5.5.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Университета. Если в акте указаны дела нескольких Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

5.6. Подготовка и передача документов в архив университета 5.6.1. В архив Университета передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

5.6.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Университета после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

5.6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Университета, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.6.4. Передача дел в архив Университета осуществляется по приказу ректора.

5.6.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Университета сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

5.6.6. Прием каждого дела производится работником архива университета в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Университета и работника структурного подразделения, сдавшего дела.

5.6.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Университета лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Университета независимо от сроков хранения.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации;

5.7.2. Личное дело студента формируется с момента его поступления в ВУЗ;

5.7.3. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

5.7.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся;

5.7.5. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются;

5.7.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

5.7.7. В дело должны входить следующие документы:

- заявление, подаваемое абитуриентом при поступлении или заявление студента при переводе из другого вуза;

- копия документа об образовании;

- экзаменационный лист;

- экзаменационные работы;

- протоколы собеседования;

- свидетельство о результатах единого государственного экзамена;

- выписка из приказа о зачислении или переводе в ВУЗ;

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- - личная карточка студента;

-учебная карточка студента (сложенный лист формата А3 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа). При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист);

- заявления студента, подаваемые в течение учебы, справки к ним;

- выписки из приказов о переводе с курса на курс;

- выписки из приказов об отчислении и восстановлении учащегося, об академическом отпуске (если такой был);

- сведения о поощрениях и выговорах;

- если студент во время учебы изменил семейное положение, то в личное дело подшиваются также копии свидетельства о браке, о смене фамилии;

-копии свидетельства о рождении детей;

-студентам-мужчинам, отслужившим в армии, подшивается копия военного билета;

-выписки из приказов о допуске учащегося к сдаче государственных экзаменов, защите дипломной работы;

- копия диплома и копия вкладыша к нему с оценками;

- выписка из приказа об окончании университета;

- зачетная книжка (в зачетной книжке должны быть проставлены все отметки об успеваемости, подписи декана и печати. Утерянную зачетную книжку придется восстанавливать);

- расписка о том, что ему возвращен документ о среднем образовании;

5.7.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- 5.7.9. Во внутреннюю опись (приложение №21) документы заносятся в том порядке, в котором они находятся в деле, указывается порядковый номер листа.

Исправления и замазывания во внутренней описи не допускаются!

5.7.10. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

5.7.11. Обложка дела по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

Крайними датами личного дела студента являются даты подписания приказа о зачислении и отчислении лица, на которое это дело заведено.

5.7.12. Все документы дела, внутренняя опись, лист заверитель прошиваются на четыре прокола в картонные скоросшиватели.

После этого личное дело студента сдается в архив по акту, составляемому сдающей стороной в двух экземплярах.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ФГБОУ ВПО «ЗабГУ» Протокол ЭПК Департамента по делам от «_»20_ № архивов Забайкальского края _Н.М. Филиппов Председатель ЭПК Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- Приложение №1 Оформление некоторых общих реквизитов Приложение №3 Перечень нерегистрируемых документов Приложение №4 Образцы бланков, применяемых в Университете Приложение №5 Правила оформления реквизитов документов Приложение №6 Бланк заявки на отправку электронной версии документа Приложение №7 Образец указателя рассылки распорядительных документов Приложение №8 Образец приказа ректора по основной деятельности Приложение №9 Образец распоряжения ректора по оперативной деятельности Приложение №12 Сводная номенклатура дел университета Приложение №13 Оформление реквизитов обложки дела Приложение №16 Оформление реквизитов обложки дела по личному составу Приложение №18 Внутренняя опись дела по личному составу Приложение №19 Описи дел структурных подразделений Приложение №20 Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Приложение №21 Акт о выделении к уничтожению документов с отметкой Приложение №22 Внутренняя опись документов личного дела студента Приложение №23 Бланк – заказ на выдачу документов из архива руководством Приложение №25 Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати Приложение №26 Индексы структурных подразделений ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- 1. Все документы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4;

(210х297 мм) шрифтом Times New Roman размером №14. При оформлении приложений в виде табличных материалов допускается в случае необходимости использовать бумагу формата А3 (297х420 мм), а также размеры шрифтов меньше №14.

2. Параметры страницы: верхнее поле - 2см, нижнее поле -2 см, левое поле - 3. При оформлении документа на двух или более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами через верхний колонтитул, знак номера страницы выравнивается по центру, печатается шрифтом размером №12 без дополнительных символов.

4. Наименование вышестоящей организации – МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – печатается прописными буквами и выравнивается по 5. Заголовок (в приказах, распоряжениях, пояснительных записках, протоколах, актах и др. документах) – печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через один интервал. Точка в конце заголовка 6. Текст печатается через 1,5 интервал. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

7. Подпись должностного лица состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если наименование должности в подписи состоит из нескольких строк, они печатаются через 1 интервал. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности.

Между инициалами и фамилией ставится пробел. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»-

ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ

ПЕТРОВУ ПЕТРУ ПЕТРОВИЧУ

УВАЖАЕМЫЙ ПЕТР ПЕТРОВИЧ

ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ

РЕКТОР ФГБОУ ВПО

«ЗАБАЙКАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

Инструкция ФГБОУ ВПО «ЗабГУ»- 1. Формы статистической отчетности 2. Бухгалтерские документы без сопроводительного письма 3. Сводки и информация, присланные для сведения 4. Учебные планы, программы 5. Печатные издания (газеты, книги, журналы, брошюры, бюллетени, рекламные издания, проспекты т.п.) 6. Материалы информационно-справочного характера, статистические сборники, книги, проспекты с научно-технической информацией 7. Приглашения на конференции, олимпиады и т.п.