С Р Е Д Н Е Е П Р О Ф Е СС И О Н А Л Ь Н О Е О Б Р А З О В А Н И Е
А. В. ПШЕНКО, Л. А. ДОРОНИНА
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
Практикум
Рекомендовано
Федеральным государственным учреждением
«Федеральный институт развития образования»
в качестве учебного пособия для использования в учебном процессе образовательных учреждений, реализующих программы среднего профессионального образования Регистрационный номер рецензии 125 от 14 мая 2010 г. ФГУ «ФИРО»
4-е издание, стереотипное УДК 651 ББК 65.9(2)218 П 93 Рецензент директор ГОУ СПО МО Котельниковского промышленно-экономического техникума О. В. Ровенская Пшенко А. В.
П93 Документационное обеспечение управления : Практикум : учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования / А. В. Пшенко, Л. А. Доронина. — 4-е изд., стер. — М.:
Издательский центр «Академия», 2014. — 160 с.
ISBN 978-5-4468-0502- Учебное пособие может быть использовано при изучении общепрофессиональной дисциплины «Документационное обеспечение управления» в соответствии с требованиями ФГОС СПО для специальностей укрупненной группы «Экономика и управление». Практические задания позволяют закрепить теоретический материал основного лекционного курса и приобрести навыки составления управленческих документов, ведения документационного обеспечения управления, сохранения документов, выбора технического оснащения и организации рабочих мест.
Для студентов учреждений среднего профессионального образования, изучающих вопросы организации документационного обеспечения управления.
УДК ББК 65.9(2) Учебное издание Пшенко Александр Владимирович, Доронина Лариса Алексеевна Документационное обеспечение управления Практикум Ответственный редактор Н. М. Тимакова. Технический редактор Н. И. Горбачева. Компьютерная верстка: А. Н. Комарова.
Корректоры: Н. В. Козлова, Э. Ю. Юрга Изд. № 104113605. Подписано в печать 03.09.2013. Формат 60 90/16. Гарнитура «Балтика».
Бумага офс. № 1. Печать офсетная. Усл. п. л. 10,0. Тираж 1 500 экз. Заказ № ООО «Издательский центр «Академия». www. academia-moscow. ru 129085, Москва, пр-т Мира, 101В, стр. 1.
Тел./факс: (495) 648-0507, 616-00-29.
Санитарно-эпидемиологическое заключение № РОСС RU. AE51. H 16476 от 05.04.2013.
Отпечатано с электронных носителей, предоставленных издательством, в ОАО «Саратовский полиграфкомбинат». www.sarpk.ru 410004, г. Саратов, ул. Чернышевского, 59.
Оригинал-макет данного издания является собственностью Издательского центра «Академия», и его воспроизведение любым способом без согласия правообладателя запрещается © Пшенко А. В., Доронина Л. А., © Образовательно-издательский центр «Академия», © Оформление. Издательский центр «Академия», ISBN 978-5-4468-0502- Уважаемый ЧИТАТЕЛЬ!
Данное учебное пособие является частью учебно-методического комплекта по специальностям укрупненной группы «Экономика и управление».
Учебное пособие предназначено для изучения общепрофессиональной дисциплины «Документационное обеспечение управления».
Учебно-методические комплекты нового поколения включают традиционные и инновационные учебные материалы, позволяющие обеспечить изучение общеобразовательных и общепрофессиональных дисциплин и профессиональных модулей. Каждый комплект содержит в себе учебники и учебные пособия, средства обучения и контроля, необходимые для освоения общих и профессиональных компетенций, в том числе и с учетом требований работодателя.
Учебные издания дополняются электронными образовательными ресурсами. Электронные ресурсы содержат теоретические и практические модули с интерактивными упражнениями и тренажерами, мультимедийные объекты, ссылки на дополнительные материалы и ресурсы в Интернете. В них включен терминологический словарь и электронный журнал, в котором фиксируются основные параметры учебного процесса: время работы, результат выполнения контрольных и практических заданий. Электронные ресурсы легко встраиваются в учебный процесс и могут быть адаптированы к различным учебным программам.
Учебно-методический комплект разработан на основании Федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования с учетом его профиля.
ПРЕДИСЛОВИЕ
Основная цель данного пособия — научить каждого студента самостоятельно составлять наиболее массовые документы управления, относящиеся к «Унифицированной системе организационнораспорядительной документации», которые сопровождают деятельность любого аппарата управления, а также организовывать обработку документов в делопроизводстве (экспедиционная обработка, регистрация, контроль исполнения, оперативное хранение и т. д.).Документы — носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Отображение сведений в документе обеспечивает их сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве.
Материал пособия подготовлен на основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности. При работе над методическими указаниями был проанализирован опыт проведения практических занятий преподавателей документационного обеспечения управления в Государственном университете управления и других учебных заведениях.
В конце каждой темы даны контрольные вопросы, которые помогут учащимся глубже освоить изучаемый материал и проверить свои знания.
ГЛАВА
СОВРЕМЕННЫЙ ОФИС
И ЕГО ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ
1.1. КОНЦЕПЦИИ ОФИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
Понятие офиса и его основные функции. Офис как специализированная организация по производству, обработке и хранению управленческой документированной информации. Структура офиса как результат выбора оптимальной системы обработки управленческой информации. Взаимосвязь правовых основ государства, структуры коммерческих и государственных органов управления и применяемых информационных технологий документационного обеспечения.Современный офис как сложная комплексная система;
модели построения офисов. Офис с точки зрения его коммуникативных и информационных функций. Управленческий документ как результат деятельности субъекта и объекта управления. Иерархия коммуникационных связей в офисах и их эффективность на различных ступенях. Неформальные и формальные информационные связи в офисе; роль документов как базовой основы информационной системы.
Социально-технические аспекты организации работы сотрудников офиса; кооперация и разделение труда. Организация комфортных рабочих мест, методическое, информационное и техническое обеспечение труда как современная концепция управления документами в офисах.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Какова роль документа при принятии и оформлении управ ленческих решений?2. Какова роль документационного обеспечения управления в 3. В чем заключается взаимосвязь между документационным 4. Каковы различия в понятии «документ» при документоведче ском и информационном подходах к офисной деятельности?
5. Каковы общие требования к офису как социально технической 1.2. ОФИСНЫЕ СРЕДСТВА
ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ТЕХНИКИ
Роль средств связи в деятельности современного офиса.
Электронный офис и технические средства его реализации. Виртуальный офис как результат внедрения беспроводных технологий связи.
Зависимость состава комплексов технических средств офисной техники от конкретных условий работы с документами, малая оргтехника и ее значение для конкретных сотрудников. Направления развития технических средств обеспечения офисной деятельности.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Какие из средств оргтехники можно отнести к средствам соз 2. Как средства репрографии и обработки документов влияют на эффективность документационного обеспечения управле 3. Какие из перечисленных технических средств, при энергети ческой независимости от мускульной силы человека, не об ладают автономностью функционирования:а) инструменты;
б) механизмы;
г) автоматические устройства?
4. Для какого класса средств компьютерной техники характерно коллективное использование таких информационно вычис лительных ресурсов, как:
а) персональные компьютеры;
б) корпоративные компьютеры;
в) портативные компьютеры?
5. Какие средства оргтехники можно отнести к «малой оргтех 6. Какие специальные средства оргтехники необходимы для хра нения документов?
1.3. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ
Технические средства коллективного пользования и индивидуального назначения.
Организация собственного рабочего пространства;
«конторская мелочь» и комфортность личной работы.
Нормативно-методическое обеспечение типового технического оснащения в зависимости от объема документооборота в Единой государственной системе делопроизводства.
Работы последних десятилетий в сфере нормирования и организации труда и рабочих мест. Санитарные нормы по работе с компьютерной техникой; негативные факторы и способы их минимизации.
Типы организации офисного пространства — «кабинетный» и «цеховой», их достоинства и недостатки. Особенности организации рабочего пространства для проведения собраний и конференций, совещаний и переговоров и других нужд.
Особенности организации рабочих мест сотрудников, профессионально занятых документационным обеспечением управления, хранения документов, информационной поддержкой работы руководства офиса.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Каков примерный набор средств оргтехники для организации вашего рабочего места?2. Что необходимо учитывать при организации рабочих мест, оснащаемых техническими средствами управления:
а) антропологические параметры пользователя;
б) психофизиологические особенности пользователя;
в) особенности эксплуатации оборудования;
г) нормы и нормативы организации труда управленческого (офисного) персонала?
3. Каким образом офисная мебель влияет на эффективность работы с документами?
4. В чем состоят особенности организации рабочих мест секре таря офиса и секретаря руководителя организации?
5. Каков примерный состав оборудования, необходимого для ра боты службы документационного обеспечения управления?
6. В каком типе организации офисных помещений вам работать комфортнее, почему?
«