«кафедра Управление и экономика В.Н. КАРАУЛЬНОВ Н.М. ГУК ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧЕБНЫЙ МОДУЛЬ ДЛЯ СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ КЕМЕРОВО 2002 2 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ..3 1. КУРС ЛЕКЦИЙ ...»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

КЕМЕРОВСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

ПИЩЕВОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ

кафедра «Управление и экономика»

В.Н. КАРАУЛЬНОВ

Н.М. ГУК

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

УЧЕБНЫЙ МОДУЛЬ

ДЛЯ СТУДЕНТОВ ЗАОЧНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ

КЕМЕРОВО 2002 2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………3

1. КУРС ЛЕКЦИЙ «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»…………………………………………………….. Тема 1 Документ и системы документации……………….. Тема 2 Управленческая документация……………………….. Тема 3 Составление и оформление основных документов………. Тема 4 Организация документооборота………………………. Тема 5 Деловые и коммерческие письма…………………………... Тема 6 Прочая корреспонденция……………………………….. Тема 7. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения………………………………... 2 ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ………………………………………………….

3 МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ

КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ…………………………………………… 4 ОСНОВНАЯ И ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ЛИТЕРАТУРА …………..

ВВЕДЕНИЕ

«Документирование управленческой деятельности» является дисциплиной экономического цикла, необходимой для подготовки студентов специальностей 0608 «Управление и экономика на предприятии» и 060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». Знания, полученные студентами при ее изучении, имеют теоретическое и практическое значение для формирования специалистов указанных профилей.

Цель преподавания дисциплины состоит в том, чтобы ознакомить студентов с основами делопроизводства при организации управления предприятием в современных условиях и дать будущим специалистам знания о действующих общегосударственных нормативно-методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.

К основным задачам дисциплины относится:

- знакомство с требованиями Гражданского Кодекса Российской Федерации, Кодекса Законов о труде, ГОСТами и типовыми инструкциями по делопроизводству, основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах;

- изучение правил составления документов и организации работы с ними;

- условие требований к тексту документов;

- изучение порядка текущего хранения документов;

- овладение методики обработки дел для последующего хранения.

По окончании изучения дисциплины студенты должны:

- знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов;

- умение грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;

- иметь представления об организации движения документов;

- владеть правилами и формами деловой и коммерческой переписки, в том числе с зарубежными партнерами на иностранных языках.

Изучение дисциплины основывается на усвоении знаний по параллельно изучаемым курсам: «Правоведение» (тема «Документы по личному составу»), «Экономика предприятия» (тема « Нормативные правовые акты, регулирующие деятельность предприятия»).

Часть тем дисциплины «Документирование управленческой деятельности» может быть изучена автономно, вне связи со смежными дисциплинами, так как они имеют универсальный характер, логически обособлены.

1 КУРС ЛЕКЦИЙ «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

Тема 1 Документ и системы документации.

1. Возникновение и история развития делопроизводства в России.

2. Понятие «документ». Классификация документов.

3. Функции документа.

4. Системы документации.

1. Возникновение и история развития делопроизводства в России.

Столбцовое (приказное) делопроизводство. На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.

Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания — чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.

С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Высшим государственным учреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей»

для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределены и безграничны.

«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом — по названию первых государственных учреждений — приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства» — собирался свиток из подклеенных друг к другу листов — столбец, столпик. Составные части столбца назывались «поставами», так же или мостами назывались и сами места склейки листов. Столбец мог быть и одним многостраничным документом, а мог включать совокупность документов по какому-либо признаку — географическому, корреспондентскому, вопросному.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

- поступление документа на рассмотрение;

- подготовка дела к «докладу»;

- рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Таким образом, история делопроизводства в XVI— ХVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

Коллежское делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения — приказы — были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии.

Следует отметить особенность регистрации документов в коллежской системе делопроизводства, которая заключалась в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после — и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа: «Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет позже, от Рождества Христова.

В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов:

векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.

XVIII в. в развитии делопроизводства — это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

Исполнительное делопроизводство. «Общее учреждение министерств»

от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие — единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения — на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений — общее присутствие.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е.

делопроизводство).

«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

- порядок вступления дел;

- движение их, или собственно так называемое производство;

- отправление дел;

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами:

организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

Делопроизводство в России в XX в. Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям:

- документооборот учреждений и методы его оптимизации;

- способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;

- контроль исполнения документов;

- хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

- отказ, где возможно, от регистрации вообще;

- число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

В 1963 г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научноисследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники. Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения» ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. имеет следующие особенности:

- четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри организации;

- отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

- ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

- для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

- относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

- основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах. Основная проблема данной технологии — централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

2. Понятие «документ». Классификация документов.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Документ — это основной объект труда в сфере управления. Управленческая деятельность требует фиксации событий, действий или решений, данных в форме документа. Фиксирование информации в документе, оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. № 24-ФЗ дает понятие «документированная информация»

или «документ" — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

ГОСТ Р 51141-98 дает понятие официальный документ — это документ, имеющий право на использование в организации (учреждении), созданный юридическим и физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы.

Первая группа — это документы по общим и административным вопросам, т.е.

по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа — документы по функциям управления.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть разными:

- по месту составления — внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) И внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию — простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме — индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению — служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления — подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации — письменные, графические, фото- и кинодокументы и т.д.

3. Функции документа.

1. Функция документирования процессов, событий, действий и фактов (главная). В первую очередь — документирование создания предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

2. Отчетно-контрольная функция. Ряд документов предприятие обязано представлять в государственные и местные органы управления, предъявлять их при контрольных проверках ревизорам, а при комплексных ревизиях — аудиторам.

3. Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных споров с партнерами документы подтверждают юридическую силу претензий в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов.

4. Учетно-кадровая функция. Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.

5. Учебная функция. Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел.

6. Функция исторического свидетельства технических достижений или культурной ценности. Документы предприятия, представляющие историческую ценность или относящиеся к памятникам культуры своего времени, сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать унифицированной системе документации (УСД) и требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), положениям (уставам) предприятия-организации, другим нормативным документам.

4. Системы документации На каждом предприятии (учреждении) имеются большие потоки информации и только систематизация документов позволяет обеспечить их быстрый поиск. Проверенный способ упорядочения документов — это сгруппировать их по каким-либо признакам.

Самой общей и целостной системой упорядочения документов является общегосударственная система документации. Она охватывает все документы, возникающие и обращающиеся в стране. Их можно систематизировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, уровням управления (федеральному, региональному и местным уровням).

Функциональными системами документации являются те (например, бухгалтерия, кадровая документация, производственная документация и т.д.), которые присущи почти всем организационно-правовым формам предприятий, организаций, акционерных обществ и государственных учреждений.

Отраслевыми системами документации являются те, которые присущи только определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности. Например, документация по топливной, энергетической, пищевой промышленности, по научно-исследовательской деятельности и т.д.

В 1965 г. по решению Правительства СССР была разработана и создана Государственная система стандартов и технических условий (ГСС). Этой системой определялись объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов, государственные, отраслевые стандарты и технические условия конкретных предприятий. Но эта система была упразднена, и с 1971 г. действует основной комплекс стандартов и руководящих документов Единой системы технологической документации (ЕСТД).

Аналогичны по построению и содержанию:

- Единая система конструкторской документации (ЕСКД);

- Единая система проектной документации на капитальное строительство;

- Единая система технологической подготовки производства;

- Единая система стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ);

- Единая система программной документации (ЕСПД);

- Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД);

-Единая система внешнеторговой документации;

- Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).

Эти системы предназначены для использования в автоматизированных системах управления разных уровней.

Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации предназначена для использования союзами, концернами, ассоциациями, акционерными обществами, а также министерствами, ведомствами и другими органами управления Российской Федерации.

Тема 2 Управленческая документация 1. Классификация управленческой документации.

2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации.

3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

4. Формат документа.

5. Формуляр-образец.

6. Состав, расположение и характеристика реквизитов документов.

1. Классификация управленческой документации.

Управленческая документация — это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

а) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

б) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

в) документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);

г) плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);

д) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

е) информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

ж) нормативные документы вышестоящих органов — документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

з) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);

и) контракты (договоры), соглашения, предложения.

Все вышеперечисленные документы, за исключением финансовобухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.

2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации.

Основные требования к составлению документа можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным.

Требования к оформлению документов приведены в ГОСТ Р 6.30-97 и в изменениях к нему (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9ст). В данном стандарте приведены единые требования и правила оформления документов управления предприятиями, организациями и их объединениями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

-15 — верхнее;

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10,11,12;14,15,16;17;18;19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11,12;17;18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельнограверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации — поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица —получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы и включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не одного реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

4. Формат документа Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов с использованием установленных реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30-97 (в ред.

Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст).

Устанавливаются два основных формата бланков документов — А4 и А5;

допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Составление и оформление документа на компьютере начинается с вызова той формы, на базе которой будет изготовлен данный документ. Это может быть унифицированная утвержденная форма документа, форма, разработанная в вашей организации, бланк организации или чистый лист.

У нас в стране для служебных документов используются форматы (размеры листа бумаги) ряда А, принятые ИСО (Международная организация по стандартизации). Для управленческой документации, как правило, применяют формат А4, а для небольших документов — А5. Однако в работе с организационной техникой можно встретить материалы вспомогательного формата ряда В.

В соответствии с ИСО 216:1975 система форматов строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части параллельно наименьшей стороне листа. Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра — число делений, произведенных начиная с основного формата, обозначаемого АО и равного по площади 1 м2 [формат ВО = 1,414 м2]. Например, формат А4 соответствует формату АО, разделенному на части. Основными являются форматы, представленные в нижеприведенной таблице.

За рубежом распространены и другие форматы бумаги — Letter (81/ 2 х Ц in, т.е. 21,59 х 27,94 см) и Legal (81/2 х 14 in, т.е. 21,59 х 35,56 см). В зависимости от формата бумаги устанавливаются и поля (расстояние от границы текста до края листа бумаги).

Основные форматы бумаги Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

5. Формуляр-образец.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных «ручных» технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных (информационных) технологиях.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.

Требования к построению формуляра-образца следующие:

- форматы бумаги – от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальными (книжным) расположением текста;

- служебные поля – поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;

- состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.

6. Состав, расположение и характеристика реквизитов документов.

Каждый документ состоит из отбельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизиты – это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного – двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографическим или другим способом.

Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью, т.е.

переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

При подготовки и оформлении документов используют следующие реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30-97:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или типовой знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – код формы документа;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления и издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – идентификатор электронной копии документа (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст).

Бланки документов проектируют в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 (рис. 1, 2). Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизиты «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Код формы»

Государственный герб Российской Федерации (01) помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

В документах, создаваемых негосударственными организациями, реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации» не используются.

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации (04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографским способом.

Код формы документа (05) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код по ОКУД используется реже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:

- 0222152 — штатное расписание;

- 0276030 — график отпусков;

- 0221052 — должностная инструкция.

Реквизиты «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»

Наименование организации (06), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках —русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Рис.1-Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Рис.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

В соответствии со ст. 54 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование. В наименовании могут использоваться сокращения типа ЗАО (закрытое акционерное общество), 000 (общество с ограниченной ответственностью) и т.п. За исключением этих сокращений наименование организации пишется полностью в именительном падеже. Если имеется общепринятое (установленное правовым актов) сокращенное наименование организации, то оно пишется на отдельной строке под полным названием без скобок:

Владимирский Государственный Университет Справочные данные об организации (07) включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Совокупность перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия. Он не проставляется на внутренних документах и используется только при переписке. На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК.

Реквизиты «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Место составления или издания документа»

Наименование вида документа (08), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Наименование вида документа дает общее представление о его назначении, определяет состав реквизитов документа, степень обязательности выполнения, структуру текста.

Наименование вида документа (приказ, должностная инструкция, акт, справка и т.п.) проставляется на всех видах документов, кроме писем и факсов.

Единственным исключением является название «Гарантийное письмо».

Датой документа (09) является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять так: 05.01.2000 (в ред.

Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст). Допускается словесноцифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05 (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст).

Регистрационный номер документа (10) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа (12) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации»

и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Реквизиты «Гриф ограничения доступа к документу» и «Адресат»

Гриф ограничения доступа к документу (13) (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Реквизит указывается на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

В государственных организациях используются грифы «Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно». В негосударственных организациях используются грифы "Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна).

В качестве адресата (14) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9ст):

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст).

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия»

перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

Реквизит «Гриф утверждения документа»

Документ утверждается (15) должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

УТВЕРЖДАЮ

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

УТВЕРЖДАЮ

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст).

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

УТВЕРЖДЕН

УТВЕРЖДЕНО

Реквизиты «Резолюция», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле»

Резолюция (16) пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

Допускается оформление резолюции на отдельном листе — поручении.

Однако такая форма нежелательна, так как может привести к потере резолюции либо ее замене. Поручение подшивается в дело вместе с документом, но не прикрепляется к нему.

При написании на документе второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Заголовок к тексту (17) включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии - чего (кого), например:

Должностная инструкция секретаря-референта К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Отметка о контроле (18) — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Реквизит «Текст документа»

Текст документа (19) составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Реквизит «Отметка о наличии приложения»

Отметку о наличии приложения (20), названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом (в ред.

Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

Реквизит «Подпись»

В состав реквизита «Подпись» (21) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);

личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизиты «Гриф согласования документа» и «Визы согласования документа»

Гриф согласования документа (22) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнова 23.04. Если согласование осуществляют письмом, протоколом в др., гриф согласования оформляют по следующей форме (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 №9-ст):

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии медицинских наук от 30.10.2000 № 451-

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления страховой компании «Планета»

Согласование документа оформляется визой (23), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник юридического отдела 25.01. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Реквизиты «Печать», «Отметка о заверении копии», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа»

Печать (24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации. При заверении соответствия копии (25) документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию;

личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст):

Подпись Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Колосков 07.06. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (26) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (28) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа (29) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Тема 3 Составление и оформление основных документов 1. Контракты (договоры) 2. Приказы по основной деятельности 3. Приказы по личному составу 4. Докладные записки 5. Объяснительные записки 6. Протоколы 8. Инструкции 9. Справки 10. Составление и оформление основных документов 1. Контракты (договоры) Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Слово «контракт» чаще всего используется в отношении внешнеторговых договоров и является языковым эквивалентом слова «договор».

Контракт (договор) — документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон — все это находит отражение в контракте.

КОНТРАКТ

г. Ростов-на-Дону купли-продажи офисной мебели Фирма «Лес», именуемая в дальнейшем Продавец, в лице генерального директора Судакова Валерия Николаевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и фирма, именуемая в дальнейшем Покупатель, в лице _, действующего на основании с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА.

1.1. Продавец продает, а Покупатель покупает офисную мебель производства итальянской компании «Belissimo», именуемую в дальнейшем Товар, на условиях, определенных настоящим контрактом.

1.2. Количество и ассортимент Товара определяется спецификацией, прилагаемой к контракту. Товар поставляется Покупателю в разобранном виде, если стороны не договорились об ином.

2. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТОВ.

2.1. Поставка Товара производится в течение 3 дней после поступления денег на расчетный счет или в кассу Продавца. Поставка Товара в пределах г. Ростова-на-Дону осуществляется транспортом Продавца и за его счет.

2.2. Все платежи производятся в российских рублях. Сумма платежа, производимого Покупателем, пересчитывается по курсу ММВБ, установленному на дату платежа.

3.1. Продажа Товара производится по ценам Продавца. Цена устанавливается в долларах США и включает стоимость упаковки, маркировки, страховые сборы, другие сборы и налоги.

3.2. Сумма, оплачиваемая Покупателем за Товар, составляет долларов США.

4. КАЧЕСТВО ТОВАРА.

Качество проданного Товара должно соответствовать образцам, каталогу «Belissimo» и сертификату качества.

5. УПАКОВКА.

Упаковка должна обеспечивать полную сохранность товара, предохранять его от повреждений при транспортировке с учетом перевалок, а также предохранять Товар от атмосферных воздействий.

6. СДАЧА-ПРИЕМ ТОВАРА.

6.1. Сдача-прием Товара оформляется подписанием Покупателем и Продавцом акта сдачи-приема при условии полной оплаты полученного Товара и отсутствии претензий сторон друг к другу.

6.2. Право собственности и риски переходят к Покупателю с момента подписи акта сдачи-приема.

7. САНКЦИИ.

7.1. За отказ от поставки Товара Продавец возвращает Покупателю все перечисленные ему платежи за данный Товар, а также выплачивает ему неустойку в размере 20% стоимости не поставленного Товара.

7.2. В случае обнаружения скрытых дефектов Товара Покупатель имеет право возвратить Продавцу некачественный Товар и потребовать его замены за счет Продавца.

7.3. За просрочку поставки или за недопоставку Товара в установленный срок Продавец уплачивает Покупателю: за просрочку до 10 дней неустойку в размере 3%, за просрочку свыше 10 дней – неустойку в размере 5% стоимости не поставленного в срок Товара. Уплата неустойки не освобождает Продавца от обязанности выполнения условий контракта.

8. ФОРС-МАЖОР.

Стороны могут быть освобождены от ответственности за невыполнение условий контракта в случае наступления форс-мажорных обстоятельств: военных действий, природных явлений, актов органов власти и управления, влияющих на выполнение контрактных обязательств. Сторона, пострадавшая от форсмажорных обстоятельств, должна в течение 3 дней известить другую сторону о их наступлении или окончании.

9. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ.

Все споры или разногласия по данному контракту подлежат рассмотрению в арбитражном суде г. Ростова-на-Дону, решение которого становится обязательным для сторон.

10. СРОК ДЕЙСТВИЯ:

Контракт вступает в силу с даты его подписания его обеими сторонами и действуют до полного выполнения ими обязательств по данному контракту.

11. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ.

Контракт может быть досрочно расторгнут по взаимному согласию или инициативе одной из сторон. Сообщение о расторжении должно быть отослано не позднее 3 дней до предполагаемой даты расторжения.

12. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:

ПРОДАВЕЦ ПОКУПАТЕЛЬ

Должность Подпись И.О. Фамилия Должность Подпись И.О. Фамилия Пример оформления контракта (договора) Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить — направления оферты.

Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст. 434 Гражданского кодекса РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения договора любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию пунктов контракта Федеральному закону «О защите прав потребителей» и другим законодательным актам;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте». Несоблюдение этого правила приведет к признанию договора недействительным.

Составными частями договора являются:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку угля, контракт о техническом содействии);

- дата, номер, место составления;

- наименования сторон (полные названия организаций);

- предмет договора;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

- печати фирм-контрагентов.

Коммерческие договоры хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.

Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контракты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы на архивное хранение.

2. Приказы по основной деятельности Приказы являются одними из важнейших документов предприятия.

Приказ — это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

ЗАО «РОБОТ»

ПРИКАЗ

04.07. Об изменении графика работы В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки нач. отдела Афанасьева М.В. от 03.07. ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику технического отдела Заболотникову Е.В. организовать работу отдела в субботние дни в период с 7.07.2001 по 28.07.2001.

2. Гл. бухгалтеру Бычковой О.А. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.07.2001.

3. Гл. инженеру Майкову М.Н. организовать контроль за исполнением приказа.

04.07.2001.

Пример оформления приказа по основной деятельности предприятия Нумерация приказов производится в валовом порядке с января до декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).

Приказы до основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «Об изменении графика работы», «О реорганизации предприятия» и т.д.

Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:

- нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);

- решения совета директоров, общих собраний акционеров;

- производственная необходимость.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится: «Приложение к приказу генерального директора ЗАО «Робот» от 05.04.2001 № 3».

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Проекты, приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.

3. Приказы по личному составу Приказами по личному составу оформляются прием на работу, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта не исключает издания приказа по личному составу о его зачислении на работу (ст. КЗоТ РФ).

ООО «Рассвет»

ПРИКАЗ

г. Владимир по личному составу 1. ПРИНЯТЬ:

1.1. СОБОЛЕВА Дмитрия Николаевича на должность менеджера с 05.07.2001 с испытательным сроком три месяца и окладом на испытательный срок руб. в месяц, согласно заключенному контракту.

Основание: контракт № от_ 1.2. ЛЮБИЧ Екатерину Петровну на должность повара с 07.07.2001 с окладом _ руб. в месяц, согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Любич Е.П.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

МУХИНА Владимира Ивановича, инженера коммерческого отдела, с его согласия, на должность менеджера того же отдела с 06.07.2001 с окладом руб. в месяц.

Пример оформления приказа по личному составу Приказы по личному составу включаются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с», например: № 1 л/с, № л/с, и т.д.

Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия для внутренних документов и имеют следующие реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа;

- заголовок к тексту;

Текст приказа обычно делится на две части: констатирующую (может опускаться) и распорядительную. В констатирующей части указываются причины издания приказа. Распорядительная часть приказа по личному составу печатается от границы левого поля документа и начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ». На следующей строке указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (полностью), должность, срок назначения, увольнения или перевода.

При увольнении сотрудника указывается статья КЗоТ.

При приеме на работу указывается вид приема (постоянная или временная работа, с испытательным сроком или без него) и оклад.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом.

Приказы по личному составу объявляются сотруднику под расписку (ст. КЗоТ РФ). Отметка об ознакомлении с приказом содержит слова: «С приказом ознакомлен», подпись сотрудника и дату ознакомления.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Помимо приказов по личному составу в процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами, например о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п. Такие приказы имеют индекс «к» (№ 1 к, № 2 к и т.д.) и хранятся в самостоятельном деле не более 3 лет.

4. Докладные записки Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О дополнительном финансировании заказа № 226 / В связи с ростом цен на полиграфические услуги в 1 квартале 2001 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно тыс. руб.

для завершения работ по заказу № 226 / 23.

Отметка об исполнении Пример оформления докладной записки Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью персонального компьютера (ПК), машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

5. Объяснительные записки Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

О срыве занятий в группе Ю- 25 февраля 1999 г. на занятия по делопроизводству пришло только двое студентов из состава группы 29 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Пример оформления объяснительной записки 6. Протоколы Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

ОАО «СОЛЯРИС»

ПРОТОКОЛ

12.06. общего собрания акционеров Председатель: Имшенецкий А.А.

Секретарь: Короткова Н.В.

Присутствовали: акционеры ОАО «Солярис» (45 чел., что составляет 95% голосов всех акционеров, см. приложение «Список присутствующих акционеров»).

Повестка дня:

Об увеличении уставного капитала ОАО «Солярис». Докладчик – президент ОАО Соболев Д.Н.

СЛУШАЛИ:

Соболева А.В. – краткое изложение содержания выступления ВЫСТУПИЛИ:

Ифанов А.В. – поддержал предложение об увеличении уставного капитала общества.

Егоров И.Н. – предложил перенести время проведения годового отчета Правления с января на февраль после проведения аудиторской проверки.

РЕШИЛИ:

1. Увеличить уставной капитал общества на 350 000 (триста пятьдесят тысяч) руб.

2. Утвердить представленный Правлением общества проспект эмиссии акций.

3. Внести изменения в Устав ОАО «Солярис» в части увеличения уставного капитала до 970 000 (девятисот семидесяти тысяч) руб. (отв. Немонтов В.И.).

4. Годовое собрание акционеров проводить в первых числах февраля после аудиторской проверки (отв. Соболев Д.Н.).

В голосовании приняли участие 45 акционеров. Решения приняты единогласно.

Приложение: на 2 л.

Пример оформления протокола В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ... заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

- председатель — фамилия и инициалы;

- секретарь — фамилия и инициалы;

- присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.

Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

- СЛУШАЛИ:

- ВЫСТУПИЛИ:

- ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: «текст выступления прилагается (приложение 1)». Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события и действия.

ОАО «ВИКАС» УТВЕРЖДАЮ

Во исполнение договора от 17.03.2001 №_ Исполнитель _ сдает, а ОАО «Викас» в лице Полномочного представителя _ принимает следующие работы (услуги, продукцию): _ 1. Качество работ (услуг, продукции) проверено Полномочным представителем в присутствии Исполнителя и соответствует требованиям 2. Работы (услуги, продукция) надлежащим образом оформлены и приняты (сданы) комплектно.

3. При выполнении работ Исполнителем произведены следующие производственные затраты:

ОАО «Викас» оплачивает произведенные Исполнителем затраты при выполнении работ в размере _ руб.

ОАО «Викас» устанавливает надбавку (скидку) за к установленной в оплате в размере _ руб.

ОАО «Викас» оплачивает выполненные Исполнителем работы (оказанные услуги, производственную продукцию) с учетом надбавки (скидки) в размере руб.

(цифрами и прописью) Должность Подпись И.О. Фамилия Должность Подпись И.О. Фамилия Пример оформления акта Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения).

Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму.

После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.