«Т. П. Брусенцова, В. В. Смелов УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В MICROSOFT PROJECT Рекомендовано учебно-методическим объединением по образованию в области информатики и радиоэлектроники в качестве учебно-методического пособия для ...»

Учреждение образования

«БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Т. П. Брусенцова, В. В. Смелов

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

В MICROSOFT PROJECT

Рекомендовано

учебно-методическим объединением

по образованию в области информатики и радиоэлектроники в качестве учебно-методического пособия для студентов учреждений, обеспечивающих получение высшего образования по направлению специальности «Информационные системы и технологии (издательско-полиграфический комплекс)»

Минск 2011 УДК 004.9:005.8(075.8) ББК 32.973.2:65.9(2)я73 Б89 Рецензенты:

кафедра экономико-математических методов управления Академии управления при Президенте Республики Беларусь;

кандидат технических наук, доцент кафедры программного обеспечения информационных технологий Белорусского государственного университета информатики и радиоэлектроники П. Ю. Бранцевич Все права на данное издание защищены. Воспроизведение всей книги или ее части не может быть осуществлено без разрешения учреждения образования «Белорусский государственный технологический университет».

Брусенцова, Т. П.

Б89 Управление проектами в Microsoft Project : учеб.-метод. пособие для студентов по направлению специальности «Информационные системы и технологии (издательско-полиграфический комплекс)» / Т. П. Брусенцова, В. В. Смелов. – Минск :

БГТУ, 2011. – 160 с.

ISBN 978-985-530-077-0.

Учебно-методическое пособие посвящено формированию навыков применения информационных систем в процессе управления проектами.

Основное внимание уделяется освоению главных этапов технологии управления проектами в среде Microsoft Office Project 2007: планирования задач и ресурсов, анализа проекта и отслеживания хода его выполнения. Возможности системы рассмотрены на практическом примере.

Предназначено для студентов, обучающихся по направлению специальности «Информационные системы и технологии (издательско-полиграфический комплекс)», а также будет полезным для студентов экономических специальностей.

УДК 004.9:005.8(075.8) ББК 32.973.2:65.9(2)я © УО «Белорусский государственный ISBN 978-985-530-077- технологический университет», © Брусенцова Т. П., Смелов В. В.,

ПРЕДИСЛОВИЕ

Компания Microsoft Corporation вряд ли нуждается в представлении. Практически все люди в той или и иной степени сталкивались с продукцией этого крупнейшего разработчика программного обеспечения, несомненно, являющегося лидером в этой сфере.

Данное учебно-методическое пособие посвящено технологии управления проектами, предлагаемой корпорацией Microsoft и реализованной в виде пакета программ Microsoft Project. Microsoft Project представляет собой универсальное приложение семейства Microsoft Office, предназначенное для управления проектами, и имеет аналогичный интерфейс с такими пакетами, как MS Word, MS Excel, MS Access и др. Он позволяет легко вводить и корректировать график работ (операций), необходимых для достижения целей, поставленных перед проектом, планировать и управлять разработкой проекта, представлять процесс в удобном виде для анализа хода выполнения загрузки ресурсов и оценки стоимости и сроков выполнения проекта. Пакет Microsoft Project позволяет автоматически корректировать план в соответствии с внесенными изменениями, а также предоставлять информацию о том, какие ресурсы перегружены и какие операции не могут быть выполнены в срок. С помощью различных режимов просмотра информации о проекте и отчетов можно быстро определить операции, выполнение которых задерживается или стоимость которых превышает бюджет.

Пособие состоит из предисловия, введения и девяти глав.

Причем последняя, девятая, глава является практикумом.

В предисловии мы узнаем о структуре учебно-методического пособия.

Введение кратко информирует читателя о ведущих понятиях, методах и принципах сетевого планирования.

Первая глава посвящена основным принципам управления проекта, она также поясняет используемую терминологию и вводит применяемые далее понятия.

Во второй главе читатель знакомится с основным графическим интерфейсом Microsoft Project, а также формами представления проекта.

Предисловие Материал третьей главы описывает процесс создания проекта средствами Microsoft Project.

Четвертая глава посвящена задаче управления ресурсами проекта.

Пятая глава дополняет материал четвертой и посвящена выравниванию загрузки ресурсов.

Шестая глава пособия описывает методы анализа плана работ проекта и оптимизации.

В седьмой главе читатель знакомится с основами проекта на этапе его выполнения.

В восьмой главе описываются возможности Microsoft Project по построению отчетов.

Все главы сопровождаются примерами, поясняющими возможности Microsoft Project.

Практикум (девятая глава) содержит шесть практических работ, каждая из которых включает несколько заданий, сформулированных для нескольких вариантов.

Пособие не предполагает наличие у читателя каких-либо специальных знаний. Однако, если он имеет навыки работы с программным обеспечением линейки Microsoft Office, – это существенно упростит ему освоение техники работы с Microsoft Project.

ВВЕДЕНИЕ

В работе [1] сформулирован закон, названный автором законом всемирной структуризации. Суть его заключается в том, что стремление к усложнению есть имманентное (неотрывное) свойство человеческой деятельности. В другой работе [2], посвященной исследованию демографических проблем человечества, действие закона структуризации осуществляется с ускорением, что связывается демографической революцией, переживаемой человечеством в XX–XXI вв. Применительно к повседневной жизни человека проявление этого закона очевидно уже во временных рамках одного поколения. Трудно отрицать, что окружающая нас действительность стремительно усложняется буквально «на глазах».

Практически любая нетривиальная созидательная деятельность человека в современных усложняющихся условиях требует планирования. Если эта деятельность направлена на достижение определенного результата и имеет начало и конец во времени, то план ее называется проектом. Часто успешное выполнение проекта называют реализацией проекта или просто говорят – процесс реализован. Результатом реализации проекта может быть определенный продукт (построенное здание, разработанное программное обеспечение, собранное оборудование и т. д.) или услуга (транспортировка грузов, обучение персонала, медицинское обслуживание и т. п.).

Традиционными ограничениями любого проекта являются сроки его выполнения и достаточность ресурсов во всех их проявлениях: финансовых, кадровых, материальных и др. Процесс планирования (и корректировки) сроков выполнения этапов плана, распределения (и перераспределения) ресурсов по этапам называется управлением проектом. Управление проектом начинается до его реализации, а завершается после.

Первичной задачей управления проектом является оценка его выполнимости. Другими словами, необходимо определить принципиальную возможность успешного осуществления проекта в рамках обозначенных ограничений. Если проект крупный, то его разбивают на несколько подпроектов, каждый из которых, при необходимости, тоже может быть разбит на еще более мелкие. Тогда анализ выполнимости проекта будет сводиться к анализу выполнимости его подпроектов. Ошибки, сделанные в этой задаче управления, могут привести к серьезным невосполнимым финансовым, материальным и другим потерям.

Второй по очередности и важности задачей является планирование: разработка календарного плана работ, составление сметы финансирования, плана приобретения ресурсов и т. п. От тщательности выполнения этой задачи зависит успех всего проекта.

Далее следует выполнение проекта: приведение плана в исполнение. Ход работ необходимо контролировать, анализировать и предпринимать шаги по устранению непредсказуемых отклонений от существующего плана. На этом этапе приходится решать задачи наиболее оптимального распределения ограниченных ресурсов для достижения взаимосвязанных, а иногда и противоречащих друг другу целей. Может случиться так, что на этом этапе потребуется существенная корректировка первоначальных планов.

Очевидно, что управление большим проектом сложная задача, трудоемкость которой может оказаться не под силу даже опытному руководителю. Поэтому уже в начале XX в. появились первые методологии и технологии, позволяющие управлять проектами.

Наиболее старым методом графического изображения плана, успешно применяемым и в наши дни, является график Ганта (по имени Генри Л. Ганта). Первый формат графиков Ганта был разработан в 1910 г. Графики (иногда их называют диаграммами) представляют собой отрезки, размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый такой отрезок соответствует некоторой операции проекта. Операции, составляющие проект, размещаются по вертикали. Начало и конец отрезка на шкале времени соответствуют началу и окончанию операции. Часто на диаграммах с помощью стрелок указываются зависимости между операциями, а над отрезками надписываются количественные характеристики этих операций.

Методы планирования и управления проектом на основе сетевой модели получили свое развитие в 50-х гг. прошлого века:

именно тогда консалтинговой компанией «Booz Alen Hamilton»

совместно с корпорацией «Lockheed Martin Corporation» для проекта создания ракетной системы «Polaris» была разработана техника оценки и анализа проектов – Program Evaluation and Review Technique (PERT).

PERT – это способ анализа проекта. Основной задачей анализа являлось определение времени, которое необходимо на выполнение отдельных подпроектов и всего проекта в целом. Метод PERT допускал наличие некоторой неопределенности, позволяя осуществлять первоначальное планирование без точных характеристик всех составляющих проекта. PERT предназначен для очень масштабных и сложных процессов, как правило, применяется для выполнения научно-исследовательских и конструкторских работ.

Основой PERT являются сети, описывающие последовательность операций проекта. Каждая дуга сети интерпретируется как элементарная операция проекта. Ей приписываются количественные характеристики: ожидаемая продолжительность операции и выделяемые объемы ресурсов. Продолжительность операции может быть случайной величиной.

CPM (Critical Path Method) – метод критического пути был разработан американской химической корпорацией «DuPont» независимо от PERT и примерно в то же время. Основным отличием этого метода являет то, что любая операция в CPM может иметь только детерминированную продолжительность [3].

В 1966 г. в США был разработан метод GERT (Graphical Evaluation and Review Technique) – метод графической оценки и анализа проекта, который тоже основывается на сетевой модели, но допускает использование вероятностных характеристик при описании связей между операциями. В условиях неопределенности GERT позволяет более адекватно моделировать планы, особенно, если сложно определить точную последовательность выполнения операций проекта.

В современной практике управления проектами методы планирования и управления, в основе которых лежит сетевая модель, объединены под общим названием – сетевое планирование и управление (СПУ). Как правило, СПУ применяется при планировании сложных комплексных проектов, таких, как строительство и реконструкция, научно-исследовательские и конструкторские работы, подготовка к выпуску продукции, перевооружение армии, развертывание медицинских и профилактических мероприятий, разработка программного обеспечения.

Характерной особенностью таких проектов является то, что они состоят из отдельных элементарных операций (иногда говорят работ). Операции связаны между собой таким образом, что выполнение некоторых их них не может быть начато раньше, чем завершатся другие. Совокупность их называется комплексом операций.

Сетевое планирование и управление включает три основных этапа:

1) структурное планирование;

2) календарное планирование;

3) оперативное управление.

Структурное планирование начинается с разбиения проекта на отдельные операции. Для каждой операции определяется продолжительность и другие количественные характеристики. Затем все операции связываются в сеть, представляющую последовательность их выполнения в проекте. Такое построение позволяет детально анализировать все работы проекта и вносить улучшение в его структуру. Обычно на данном этапе осуществляется первичная оценка выполнимости проекта.

На этапе календарного планирования предусматривается построение календарного графика, определяющего моменты начала и окончания каждой работы и другие временные характеристики.

Основное назначение календарного графика – планирование использования ресурсов. Например, из календарного графика становится ясно, к какому моменту времени необходимо выполнить закупку и доставку материалов в строительном проекте. На этом этапе может быть проведена реструктуризация сетевой модели с целью оптимизации использования какого-то ресурса.

В ходе оперативного управления сетевые и календарные графики используются для составления отчетов о ходе выполнения проекта. При этом сеть операций может подвергаться оперативной корректировке, приводящей к составлению новых календарных планов.

На всех этапах сетевого планирования может осуществляться оптимизация комплекса операций.

Выделяют следующие виды оптимизации: по времени, по стоимости, по ресурсам.

Оптимизация комплекса операций по времени сводится к уменьшению продолжительности одной или нескольких операций, принадлежащих так называемому критическому пути.

Критический путь представляет собой последовательность связанных операций, в которой первая является начальной, а последняя конечной операциями комплекса и при этом суммарная продолжительность всех операций является максимально возможной.

В случаях уменьшения продолжительности критических операций за счет перераспределения ресурсов говорят об оптимизации за счет внутренних резервов, а такие ресурсы называют подвижными.

Если выполнение некоторых критических операций (или их частей) можно распараллелить, то говорят об оптимизации за счет реструктуризации комплекса операций.

И, наконец, если для уменьшения срока выполнения операций требуются дополнительные средства, то говорят об оптимизации с использованием дополнительных средств.

Оптимизация по стоимости возможна в том случае, если продолжительность некоторых операций зависит от затрат на ее выполнение. Другими словами, если продолжительность выполнения некоторых операций можно уменьшить или увеличить в зависимости от уменьшения или увеличения затрат на каждую из этих операций.

Обычно решение задачи оптимизации по стоимости сводится к определению минимальной дополнительной суммы затрат, необходимой для сокращения сроков выполнения комплекса операций до заданного значения. В такой постановке задачу обычно называют оптимизацией при нефиксированном критическом пути.

Кроме того, может быть сформулирована задача оптимизации при фиксированном сроке выполнения комплекса операций.

В этом случае предполагается, что достигнуты минимальные сроки выполнения всего комплекса операций и требуется минимизировать общие затраты, но так, чтобы срок оставался минимальным.

Оптимизация комплекса операций по ресурсам решается в том случае, если невозможно в заданные календарные сроки обеспечить операции необходимыми ресурсами (например, в строительстве кран могут доставить и смонтировать только к определенному сроку). В этой ситуации требуется так изменить последовательность и продолжительность операций, чтобы все операции комплекса были обеспечены необходимыми ресурсами.

Более подробно с математической постановкой задач оптимизации комплекса можно ознакомиться в [4, 5].

На сегодняшний день уже сложился сегмент рынка программного обеспечения для управления проектами. Наиболее известными программными системами этого типа являются Microsoft Office Project, Oracle E-Busines Suite, SAP Professional Services Automation, Primavera Planner Professional, Open Plan.

Следует отметить, что в большинстве развитых стран приняты национальные стандарты управления проектами: NASA Project Management (США), BSI BS 6079 (Великобритания), DIN (Германия), P2M (Япония), AFITEP (Франция) и др. Кроме того, существуют общепризнанные международные стандарты:

ISO 10006:2003, PMBOK Guide, Microsoft Solution Framework, Oracle Application Implementation Method и др.

В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

1.1. Основные понятия управления проектами Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и удачно завершить проект.

Проект это уникальный комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение конкретной цели при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов.

Проект обладает определенными свойствами.

1. Всегда имеет четко обозначенную цель, которая выражается в получении некоторого результата. Достижение этого результата означает успешное завершение и окончание проекта.

2. Имеет четко очерченное начало, которое совпадает с началом первой работы, направленной на достижение поставленной цели. Начало может задаваться директивно либо рассчитываться в результате составления плана работ по проекту.

3. Имеет четко очерченный конец, который совпадает с концом последней работы, направленной на получение заданного результата. Как и начало, конец проекта может задаваться директивно или рассчитываться при составлении плана работ.

4. Исполняется командой, в состав которой входит руководитель проекта, менеджеры, исполнители. Помимо основной команды, в нем могут участвовать сторонние исполнители, команды и организации, которые привлекаются на временной основе для выполнения отдельных работ.

5. При реализации используются материальные ресурсы.

Их номенклатура и количество определяются характером самого проекта и входящих в него работ.

6. Имеет бюджет. Стоимость проекта складывается из стоимости израсходованных материальных ресурсов, затрат по оплате труда реализующей его команды и прочих расходов, связанных с особенностями конкретных видов работ.

7. Имеет ограничения трех видов:

– ограничения по бюджету устанавливают предельную стоимость всего проекта или отдельных видов работ;

– ограничения по времени задают предельные сроки окончания либо всего проекта, либо некоторых работ;

– ограничения по ресурсам определяются ограниченным составом команды или графиками поступления материальных ресурсов.

Проект состоит из задач, т. е. областей деятельности, направленных на достижение определенного результата. Чтобы задача могла быть выполнена, для нее выделяются ресурсы – материальные (оборудование) и трудовые (сотрудники). Выделение ресурса задаче называется назначением, и у задачи бывает неограниченное число назначений.

Задачи могут объединяться в группы (или фазы). Задача, объединяющая другие, называется суммарной. Завершающие задачи, т. е. задачи, выполнение которых приводит к достижению важного проектного результата или завершает фазу, называются вехами.

Задача имеет длительность – время, необходимое на ее выполнение. Кроме того, характеризуется объемом трудозатрат (объемом работ) и затратами (или стоимостью), необходимыми для ее выполнения.

В плане проекта задачи связаны зависимостями, определяющими порядок их выполнения относительно друг друга. Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала выполнения самой первой задачи до окончания выполнения самой последней с учетом зависимостей между ними. Если при увеличении длительности задачи увеличится длительность всего проекта, то задача называется критической.

Жизненный цикл проекта – это промежуток времени между моментами его начала и завершения. Он делится на четыре фазы.

1. Концептуальная. Включает формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта.

2. Разработка проекта. Включает определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработку проектно-сметной документации, переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками.

3. Выполнение проекта. Включает работы по реализации проекта, в том числе строительство, маркетинг, обучение персонала и т. п.

4. Завершение проекта. Включает в общем случае приемочные испытания, опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию.

Результат проекта – это некоторая продукция или полезный эффект, создаваемые в ходе реализации проекта. В качестве результата в зависимости от цели проекта могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализованная учебная программа, реструктурированная компания, сертифицированная система качества и т. д. Об успешности проекта судят по тому, насколько его результат соответствует по своим затратным, доходным, инновационным, качественным, временным, социальным, экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.

Управляемыми параметрами проекта являются:

1) объемы и виды работ;

2) стоимость, издержки, расходы по проекту;

3) временные параметры, включающие сроки, продолжительность и резервы выполнения работ и этапов проекта, а также взаимосвязи между работами;

4) ресурсы, необходимые для осуществления проекта, в том числе человеческие или трудовые, финансовые, материальнотехнические, а также ограничения по ресурсам;

5) качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и пр.

Проект предпринимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. В процессе проектирования учитываются следующие взаимосвязанные составляющие (ограничения): объем работ, время, стоимость, качество. Графически это иллюстрируется с помощью проектного треугольника (рис. 1.1). Правая боковая сторона – стоимость, левая – время, основание треугольника – объем работ (или область охвата, или трудозатраты), площадь вписанного круга – качество.

Качество, четвертый элемент проектного треугольника, находится в его центре, и изменения, вносимые в любую из сторон треугольника, практически всегда влияют на качество. Качество не является стороной треугольника – это результат того, что вы делаете со временем, деньгами и объемом работ. Форма всего треугольника меняется, если меняется хотя бы одна его сторона.

Корректировка каждого из элементов в любом случае влияет на весь проект. При изменении любой стороны треугольника изменяются другие стороны (составляющие), а также качество проекта.

Управление проектом – это процесс планирования, организации и управления работами и ресурсами, направленный на достижение поставленной цели, как правило, в условиях ограничений на время, имеющиеся ресурсы или стоимость работ.

В ходе управления любым проектом должно быть обеспечено решение следующих задач:

– соблюдение директивных сроков завершения проекта;

– рациональное распределение материальных ресурсов и исполнителей между задачами проекта, а также во времени;

– своевременная коррекция исходного плана в соответствии с реальным положением дел.

Эти три задачи тесно связаны между собой: недостаточное внимание к одной из них неизбежно приведет к проблемам по двум другим направлениям. Например, неудачное распределение ресурсов непременно вызовет отклонение от запланированных сроков выполнения задач проекта, а неумение скорректировать исходный план может свести на нет всю выполненную работу.

Управление проектом состоит из трех основных этапов:

1) формирование плана проекта;

2) контроль за реализацией плана и оперативная его коррекция;

3) завершение проекта.

1.2. Сетевое планирование и управление проектами На первом этапе осуществляется обоснование проекта, составляется перечень работ и имеющихся ресурсов, производится распределение ресурсов по работам и оптимизация плана по критериям времени завершения проекта, суммарной стоимости проекта, равномерного распределения ресурсов, минимизации рисков. Здесь же производится заключение всех необходимых договоров со сторонними исполнителями, подрядчиками и поставщиками. Второй этап предполагает контроль выполнения проекта с целью своевременного выявления и устранения наметившихся отклонений от первоначального плана. При значительных отклонениях первоначальный план перерабатывается и составляется новый.

Завершение проекта означает выполнение определенных регламентированных действий, необходимых для завершения и прекращения работ по проекту. Например, подписание акта приемки / сдачи выполненных работ.

Метод сетевого (или календарного) планирования проектов относительно молод, но его ярко выраженная практическая направленность обеспечила ему популярность сразу после «рождения».

В 1956 г. специалисту в области вычислительной техники из фирмы «DuPont» М. Уолкеру, совместно с Д. Келли, работавшим в группе планирования капитального строительства фирмы «Remington Red», удалось разработать простой и эффективный метод планирования работ по модернизации заводов фирмы «DuPont». Метод был основан на построении так называемых сетевых графиков и получил название «метод критического пути», сокращенно МКП (англоязычный вариант Critical Path Method СРМ).

Практически в то же время в военно-морских силах США был создан метод анализа и оценки программ (как ни странно, русская аббревиатура для его обозначения так и не появилась, и продолжает использоваться англоязычный вариант PERT, от Program Evaluation end Review Technique). Метод был разработан в процессе проектирования корпорацией «Lockheed» ракетной системы «Polaris», предназначенной для оснащения подводных лодок ВМС США.

Основное различие между методами СРМ и PERT заключалось в том, что в первом из них длительности входящих в проект работ полагались детерминированными, а во втором рассчитывалась вероятностная оценка длительности работ. Впоследствии оба метода были объединены под общим названием PERT-CPM метод сетевого планирования и управления [1].

Метод сетевого планирования и управления проектами содержит три основных этапа: структурное планирование, календарное планирование и оперативное управление.

Структурное планирование заключается в разбиении проекта на этапы и работы, оценке их длительности, определении последовательности их выполнения. Результатом структурного планирования является сетевой график работ, который позволяет в наглядной форме представить структуру проекта с точки зрения входящих в него работ. Другими словами, сетевой график отображает взаимосвязи между работами внутри проекта и порядок их выполнения.

Сетевой график – это ориентированный граф, в котором вершинами обозначены работы проекта, а дугами – временные взаимосвязи работ. Сетевой график должен удовлетворять следующим свойствам.

1. Каждой работе соответствует одна и только одна вершина.

Ни одна работа не может быть представлена на сетевом графике дважды. Любую работу можно разбить на несколько отдельных работ, каждой из которых будет соответствовать отдельная вершина графика.

2. Ни одна работа не может быть начата до того, как закончатся все, непосредственно предшествующие ей. Другими словами, если в некоторую вершину входят дуги, то работа может начаться только после окончания всех работ, из которых выходят эти дуги.

3. Ни одна работа, которая непосредственно следует за некоторой работой, не может начаться до момента ее окончания.

То есть, если из работы выходит несколько дуг, то ни одна из работ, в которые входят эти дуги, не может начаться до окончания этой работы.

4. Начало и конец проекта обозначены работами с нулевой продолжительностью. Такие работы называются вехами и обозначают начало или конец наиболее важных этапов проекта.

1.2. Сетевое планирование и управление проектами Сетевой график позволяет по заданным значениям длительностей работ найти критические работы проекта и его критический путь.

Критической называется такая работа, для которой задержка ее начала приведет к задержке срока окончания проекта в целом.

Такие работы не имеют запаса времени. Некритические работы имеют некоторый запас времени, и задержка их выполнения не повлияет на срок окончания проекта.

Критический путь – это путь от начальной к конечной вершине сетевого графика, проходящий только через критические работы. Суммарная длительность работ критического пути определяет минимальное время реализации проекта.

Календарное планирование заключается в составлении временной диаграммы работ и распределении между работами трудовых ресурсов (исполнителей). Результатом календарного планирования является календарный график, который представляет собой модифицированный вариант диаграммы Ганта и графически отображает периоды выполнения работ на оси времени.

На этом этапе может выполняться оптимизация ресурсов и бюджета проекта. В качестве исходных данных для его построения используются:

– структура работ проекта, созданная на основе сетевого графика;

– состав используемых ресурсов и их распределение между работами;

– реальные (календарные) даты, к которым привязываются моменты начала и завершения работ и проекта в целом.

После первоначального распределения ресурсов с помощью календарного графика могут решаться следующие виды задач:

– выявление критического списка работ;

– анализ загруженности ресурсов;

– измение сроков начала и (или) окончания некритических работ с целью более рационального (например, более равномерного) использования ресурсов;

– планирование рабочего графика (календаря) исполнителей;

– стоимостной и иные анализы проекта.

Оперативное управление состоит в регулярном сопоставлении фактического графика работ с плановым. Результатом серьезных отклонений является принятие решений об изменении первоначального структурного или календарного плана.

На этапе оперативного управления происходит выполнение работ по проекту и непрерывный контроль над ходом его реализации. Каким бы хорошим ни был первоначальный план, жизнь обязательно внесет в него свои коррективы. Поэтому задачами на этом этапе являются:

– отслеживание фактического графика выполнения работ;

– сравнение фактического графика с плановым;

– принятие решений по ликвидации наметившихся отклонений от плана;

– перепланирование проекта в случае значительных отклонений.

Первые две задачи решаются при помощи диаграммы Ганта.

На ней параллельно линиям продолжительности работ наносятся линии, обозначающие процент фактического выполнения этих работ. Это позволяет легко обнаружить возникшие отклонения.

Метод ликвидации отклонения зависит от имеющихся в распоряжении ресурсов. Для завершения запаздывающей работы можно либо привлечь дополнительных работников (дополнительные ресурсы), либо использовать тот же состав работников в сверхурочном режиме. В обоих случаях за ликвидацию отклонения придется платить увеличением стоимости проекта (незапланированная ранее оплата дополнительных работников, ресурсов и сверхурочных работ).

Если отклонение таково, что не может быть исправлено привлечением дополнительных и сверхурочных ресурсов, или увеличение стоимости проекта недопустимо, нужно заново перепланировать проект. После создания скорректированного проекта начинается его реализация и оперативное управление. Такая корректировка может выполняться несколько раз.

1.3. Пример 1. Планирование проекта «Разработка программного комплекса»

В качестве примера рассмотрим проект «Разработка программного комплекса». Предположим, что он состоит из работ, характеристики которых приведены в табл. 1.1.

проекта «Разработка программного комплекса»

Сетевой график для данного проекта изображен на рис. 1.2.

На нем вершины, соответствующие обычным работам, обведены тонкой линией, а толстой линией вехи проекта.

Построение календарного графика рассмотрим на примере проекта «Разработка программного комплекса». Прежде всего нужно определиться с ресурсами, которые будут использоваться этим проектом. Предположим, что в качестве ресурсов выступают только исполнители и они распределены между работами согласно табл. 1.2.

Выберем дату начала проекта – 7 сентября 2009 г. (понедельник).

При составлении календарного графика учитываются только рабочие дни. Нерабочими считаются все субботы и воскресенья, а также официальные праздничные дни, ближайший из которых – 7 ноября.

Календарный график (диаграмма Ганта) изображен на рис. 1.3, на нем ромбиками обозначены вехи, сплошными линиями – продолжительность работ, сплошными линиями со стрелками – резерв времени работ, пунктирными линиями – связь между окончанием предшествующих и началом последующих работ.

Распределение ресурсов проекта «Разработка программного комплекса»

На основании диаграммы Ганта может быть построен график загруженности ресурсов. Этот график показывает процент загрузки конкретного трудового ресурса в ходе выполнения проекта. По оси абсцисс откладывается временной интервал проекта, а по оси ординат – суммарный процент загруженности исполнителя по всем задачам проекта, которые он выполняет в текущий момент времени.

Работы Постановщик 7.09.09 21.09.09 29.09.09 9.10.09 16.10.09 23.10.09 30.10. Обычно исполнитель целиком занят решением некоторой задачи и по ее завершении переходит к следующей. Это соответствует 100% загрузки. Однако в некоторых случаях он может быть параллельно задействован в двух или более задачах, выделяя для их решения часть рабочего времени. Например, две задачи по 50% каждая, т. е. по половине рабочего дня на задачу. График загруженности ресурса позволяет в этом случае контролировать суммарную занятость исполнителя и выявить возможные периоды перегрузки, когда ему запланировано больше работы, чем он может выполнить в течение рабочего дня. Об этом свидетельствует суммарная загруженность более 100%.

Пример графиков загруженности ресурсов проекта «Разработка программного комплекса» изображен на рис. 1.4. Он построен исходя из предположения, что каждый работник занят на 100% выполнением запланированной ему задачи.

Загрузка, % 7.09.09 21.09.09 29.09.09 9.10.09 16.10.09 23.10.09 30.10. Рис. 1.4. График загруженности ресурсов Из графиков видно, что Постановщик перегружен в период с 16 по 23 октября, поскольку в этот промежуток ему назначены две параллельные работы. Область его перегруженности выделена на соответствующем графике штриховкой.

Анализ графика загруженности позволяет сделать вывод о том, что необходимо скорректировать календарный график, изменив сроки выполнения работ и / или распределение ресурсов, либо вообще вернуться к сетевому графику и внести поправки в него.

Глава 2. ЗНАКОМСТВО С ПАКЕТОМ

MICROSOFT PROJECT

Microsoft Project представляет собой универсальную систему управления проектами. Это приложение семейства Microsoft Office и все версии этого продукта полностью совместимы со всеми приложениями Microsoft Office.

Рассматриваемая далее версия Microsoft Office Project включает в себя следующие программные продукты.

1. MS Office Project Standart – пакет для управления простыми проектами.

2. MS Office Project Professional – пакет для профессионального управления проектами любой сложности на любом уровне управления.

3. MS Office Project Server – серверный продукт, который используется для взаимодействия менеджеров проекта при управлении распределенными проектами.

4. MS Office Project Web Access – web-интерфейс MS Office Project, позволяющий участникам проекта получить доступ к проектной информации через Internet Explorer.

пользовательского интерфейса Структура окна программы Microsoft Office Project типична для приложений Windows. Окно состоит из строки заголовка, строки меню, панели инструментов, строки ввода, рабочей области, строки состояния. Наличие на экране различых элементов окна Microsoft Office Project зависит от команд меню Вид.

Строки меню, панели инструментов и строка состояния являются стандартными для всех Windows-приложений, и приемы работы с ними такие же, как и в Microsoft Office. Строка ввода служит для ввода и редактирования значений в ячейках таблиц и на диаграммах, аналогично строке формул в Excel. По умолчанию при запуске MS Project устанавливается отображение проекта в виде диаграммы Ганта. Этот вид используется для составления 2.1. Особенности пользовательского интерфейса списка и графика работ. Открывшееся окно проекта делится на две панели: слева панель операций отображает данные об операциях в виде таблицы; справа панель диаграммы в виде горизонтальных лент на временной шкале (рис. 2.1).

В заголовке панели диаграммы по умолчанию указываются даты начала каждой недели, начиная с текущей.

Панель представлений используется для переключения между представлениями рабочей области окна. Все данные о проекте хранятся в единой базе данных, состоящей из большого количества полей. Представление – это способ отображения части связанных между собой данных из общей базы данных проекта. В системе реализовано достаточно большое количество представлений – диаграмма Ганта, сетевой график, календарь, график ресурсов и т. д. При желании можно изменять стандартные представления, добавляя или удаляя отображаемые в их таблицах поля данных.

При первом запуске программы панель представлений может отсутствовать. Для ее отображения следует выбрать пункт меню Вид / Панель представлений.

Рабочая область предназначена для отображения выбранного представления. Она может содержать таблицы, диаграммы, графики, формы и используется для просмотра и редактирования данных проекта. Приемы работы с рабочей областью зависят от представления.

На рабочем окне может быть установлена панель «Консультант», с помощью кнопок которой можно контролировать ход проектирования. Первые четыре кнопки «Задачи», «Ресурсы», «Отслеживание» и «Отчет» вызывают перечень необходимых действий на поле области задач. Следуя указаниям, можно выполнить все необходимые действия по разработке и управлению проектом.

Щелчок на очередной ссылке обеспечивает автоматическое выполнение всех действий, связанных с данным шагом, а также переход к следующему шагу. Результат выполнения действий отображается в правой части окна, т. е. на диаграмме Ганта или в таблице ресурсов, или на сетевом графике (в зависимости от выполняемой процедуры).

Все данные о проекте в Microsoft Office Project хранятся в двух наборах данных. Первый содержит данные о задачах, а второй – данные о ресурсах. Эти наборы данных содержат множество полей с полным перечнем параметров задач и ресурсов.

На различных этапах работы над конкретным проектом требуется редактировать или просматривать только незначительную часть этих параметров. Поэтому в системе используется много мелких таблиц, содержащих данные применительно к некоторому контексту (ввод данных, информация о затратах, отслеживание проекта и т. п.).

Эти таблицы разделены на две непересекающиеся группы таблиц:

– таблицы с данными о задачах;

– таблицы с данными о ресурсах.

Такие мелкие таблицы используются внутри представлений.

Большинство представлений имеют в своем составе таблицу.

Как и таблицы, представления разбиты на две непересекающиеся группы: представления задач и ресурсов. Представления задач предназначены для работы с задачами и могут содержать только таблицы первого вида. К таким представлениям относятся Диаграмма Ганта, Диаграмма Ганта с отслеживанием, Использование задач и др. Представления ресурсов предназначены для работы с ресурсами и могут содержать только таблицы второго вида:

Лист ресурсов, Использование ресурсов и т. п. Некоторые представления отображают данные о задачах или ресурсах без использования таблиц: Календарь, Сетевой график, График ресурсов.

Для переключения между представлениями используется панель представлений, на которой в виде значков изображены наиболее часто используемые представления. Значок Другие представления позволяет применять те из них, которые не содержит эта панель.

По умолчанию каждому представлению соответствует определенная таблица, которая открывается при выборе этого представления. Например, при открытии диаграммы Ганта выводится таблица Ввод, а в представлении Использование задач выводится таблица Использование. Можно выбрать другую таблицу в пункте меню Вид / Таблица. При работе с представлением задач этот пункт открывает меню из полного перечня таблиц первого типа, а при работе с представлением ресурсов – второго типа. Назначить же представлению задач таблицу ресурсов и наоборот невозможно.

При желании можно изменить таблицу, добавляя или удаляя ее столбцы, а также определить новую таблицу при помощи пункта меню Вид / Таблица / Другие таблицы / Создать. Удаление ранее определенной ненужной таблицы выполняется при помощи Организатора: Сервис / Организатор вкладка Таблицы.

Форматирование стилей текста в ячейках таблицы осуществляется при выборе пункта меню Формат / Стили текста. В открывшемся диалоге в поле Изменяемый элемент выбрать вид задач, ресурсов или фрагментов представления, текст которых будет форматироваться, после чего назначить формат шрифта и нажать Ok.

Диаграмма Ганта является одним из представлений задач проекта. В Microsoft Project существует несколько представлений с использованием диаграммы Ганта: диаграмма Ганта, диаграмма Ганта с отслеживанием, диаграмма Ганта с несколькими планами и подробная диаграмма Ганта. Каждое из них содержит таблицу, диаграмму и временную шкалу (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Диаграмма Ганта проекта «Разработка программного комплекса»

Диаграмма – это календарный график работ, в котором работы изображены значками, длина значков пропорциональна длительности работ, а связи между работами – стрелками, связывающими эти значки.

Для изображения работ используются следующие основные виды значков:

Диаграмма Ганта позволяет редактировать календарный план проекта. Средства форматирования диаграммы Ганта дают возможность изменить ее внешний вид: цвет, рисунок и оформление отрезков, параметры временной шкалы.

Для изменения формата отдельного отрезка нужно выполнить двойной щелчок мыши по отрезку. В открывшемся окне на вкладке Форма отрезка устанавливаются:

– форма начала и конца отрезка (выбирается из списка изображений);

– тип заливки начала и конца отрезка (сплошная заливка выбранного рисунка, только ее контур и только контур пунктирной линией);

– цвет рисунка начала и конца отрезка;

– форма, узор и цвет заливки середины отрезка.

На вкладке Текст отрезка можно задать текст, который будет расположен рядом с отрезком, и параметры его размещения.

Иногда требуется изменить формат всех отрезков некоторого вида. Для этого используется пункт Формат / Стили отрезков, открывающий окно стилей отрезков. В этом окне содержится таблица видов задач. Для каждого из них на вкладках Текст и Отрезки задаются параметры отрезка и связанного с ним текста. Система имеет средства настройки вида отрезков диаграммы Ганта в виде мастера: Формат / Мастер диаграмм Ганта.

Важным элементом диаграммы Ганта является временная шкала. Она задает масштаб, который используется для отображения отрезков задач. Выбор масштаба зависит от используемой единицы измерения длительности задач проекта. Временная шкала может состоять из трех уровней: нижнего, среднего и верхнего.

Параметры временной шкалы устанавливаются в пункте Формат / Шкала времени. Вкладки Верхний уровень, Средний уровень и Нижний уровень имеют одинаковый набор полей и задают параметры соответствующего уровня шкалы.

Вкладка Нерабочее время задает способ изображения на диаграмме периодов нерабочего времени.

Макет диаграммы позволяет определить способ отображения связей и отрезков задач: Формат / Макет.

На сетевом графике задачи изображаются блоками, соединенными стрелками в соответствии с взаимосвязями работ. Это представление не имеет таблицы. Пример сетевого графика изображен на рис. 2. Рис. 2.3 Сетевой график проекта «Разработка программного комплекса»

Задачи обозначаются прямоугольниками, вехи – шестиугольниками, а фазы (суммарные задачи) – параллелограммами. Внутри фигур размещаются параметры задачи. Блок задачи, выполнение которой начато, зачеркнут одной линией. Блок завершенной задачи зачеркнут двумя линиями.

В системе имеется два представления для сетевого графика:

сетевой график и сетевой график с описанием. Отличаются они тем, что второй имеет внутри блоков информацию о ходе фактического выполнения задач.

Сетевой график позволяет создавать, редактировать и удалять задачи и связи между ними. Приемы редактирования описаны в таблице.

Приемы редактирования сетевого графика Создание задачи Обвести мышью прямоугольник справа от фазы, к которой принадлежит Удаление задачи Выбрать блок задачи и нажать Delete Изменение свойств задачи Двойным щелчком мыши открывается Создание связи между задачами Схватить мышью середину блока первой задачи и перетащить указатель в середину блока второй задачи Создание задачи со связью Схватить мышью середину блока задачи Удаление связи Двойной щелчок мыши по стрелке связи, нажать кнопку Удалить в открывшемся окне Изменение свойств связи Двойной щелчок мыши по стрелке связи Макет сетевого графика позволяет настроить его параметры. Окно макета открывается пунктом меню Формат / Макет (рис. 2.4).

Пункт меню Формат / Стили рамок открывает окно настройки изображений рамок для различных видов задач. В этом окне для задач различных видов, перечисленных в поле Параметры стиля для, можно выбрать шаблон данных (перечень информации внутри рамки) и способ изображения границы и фона самой рамки. Установки данного окна распространяются на все задачи заданного вида.

В системе предопределены три базовых календаря. В качестве календаря по умолчанию используется календарь Стандартный.

Он соответствует 40-часовой рабочей неделе с пятью рабочими днями (с понедельника по пятницу) и рабочим временем с 9 до 18 часов (с перерывом с 13 до 14 часов).

Стандартный календарь не учитывает официальные праздники и выходные дни, принятые в конкретной организации. Кроме того, график работы организации в течение рабочего дня может не совпадать со стандартным. Поэтому первым этапом работы с проектом является настройка семейства календарей проекта.

Семейство календарей проекта состоит из календарей трех видов: базовые, календари ресурсов и календари задач.

Базовый календарь – некоторая заготовка календаря, которая соответствует графику рабочего времени организации, подразделения, сотрудников, совместителей, подрядчиков, отдельных работ проекта. Один из базовых календарей (Стандартный) должен соответствовать наиболее распространенному в организации графику рабочего времени. Он используется как календарь по умолчанию.

Календарь ресурса – задает график работы отдельных исполнителей или групп исполнителей. Этот календарь должен учитывать конкретные особенности рабочего времени сотрудников: отпуска, командировки, отгулы, пропуски по больничным листам и т. п. В качестве календаря ресурса используется один из предварительно созданных базовых календарей.

Календарь задачи – индивидуальный календарь реализации некоторой задачи (работы) проекта, отличающийся от стандартного, должен учитывать ее специфику и особенности. Он назначается из перечня предварительно созданных базовых календарей.

Создание и редактирование базовых календарей происходит в пункте меню Сервис / Изменить рабочее время. Окно для работы с календарем изображено на рис. 2.5. Оно имеет следующие основные элементы.

Поле со списком Для календаря. Используется для выбора базового календаря, подлежащего редактированию.

Кнопка Создать новый календарь. Предназначена для создания нового базового календаря. При этом новый календарь может быть создан копированием уже существующего базового календаря.

Таблица календаря. Отображает график рабочего времени выбранного календаря. Слева от таблицы в виде легенды изображены способы отображения различных фрагментов календаря: рабочее, нерабочее и измененное рабочее время, дни исключений и нестандартных рабочих недель. Справа от таблицы отображается график рабочего времени для выбранного дня таблицы.

Вкладка Исключения. Отображает список исключений, добавленных в календарь. Исключения предназначены для ввода данных о нерабочих днях (праздники, отпуска, отгулы и т. п.) и для создания рабочих дней с нестандартным графиком (предпраздничные дни и т. п.). Исключение задается отдельной строкой списка, в которую заносятся название, даты начала и окончания исключения. Для удаления строки из списка служит кнопка Удалить, а для редактирования параметров исключения – кнопка Подробности.

Вкладка Рабочие недели. Содержит список описаний видов используемых в проекте рабочих недель. Рабочая неделя задает рабочий график по дням недели (с понедельника по воскресенье).

В проекте можно использовать рабочие недели разных видов:

обычные (нормальный график), «штурмовые» для экстренных случаев (все дни недели являются рабочими, рабочий день длится 10 часов), «облегченные» (рабочий день длится до обеда) и т. д.

В системе предопределен неудаляемый вид По умолчанию, срок действия которого неограничен. Он используется для описания нормального рабочего графика, принятого в организации.

Все остальные описания рабочих недель уточняют этот график в заданный период времени и не должны пересекаться между собой.

Описание рабочей недели состоит из названия, дат начала и окончания ее действия, а также графика работы, который задается в окне сведений, открываемом кнопкой Подробности. Это окно изображено на рис. 2.6.

Список Выберите дни используется для выбора дней, для которых требуется изменить график работы. Щелчок мыши с удерживанием нажатой клавиши Ctrl позволяет выделить сразу несколько дней. Переключатель Использовать для этих дней значения времени по умолчанию задает для выбранных дней стандартный график (9:00–13:00 и 14:00–18:00). Чтобы сделать день недели нерабочим, нужно установить переключатель Задать нерабочие дни. Для использования нестандартного графика предназначен переключатель Задать дни для использования этих рабочих часов, при применении которого следует заполнить таблицу промежутков рабочего времени. Так, на рис. 2.6 для всей недели с понедельника по пятницу устанавливается нестандартный график 8:00–12:00 и 13:00–17:00.

Глава 3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ ПРОЕКТА

В MICROSOFT PROJECT

Для создания нового проекта следует выбрать пункт меню Файл / Создать. Будет создан пустой проект с пустой базой данных.

Прежде всего необходимо задать ключевые параметры проекта в окне сведений о проекте (пункт меню Проект / Сведения о проекте), изображенном на рис. 3.1. Установки этого пункта имеют определяющее значение для всего последующего процесса планирования.

В системе возможно два варианта планирования проекта, задаваемых полем Планирование.

1. Значение Дата начала проекта показывает, что фиксируется начальная дата проекта. Эта дата становится директивной

Глава 3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT

датой начала первой работы. Остальные работы планируются как можно раньше, т. е. для них назначаются самые ранние из возможных сроки начала работ. Дата окончания проекта является вычисляемой величиной и не может быть изменена вручную.

2. Значение Дата окончания проекта позволяет зафиксировать конечную дату проекта. Эта дата становится директивной датой завершения последней работы. Остальные работы планируются как можно позже, т. е. для них назначаются самые поздние из возможных сроков окончания работ. Дата начала проекта является вычисляемой и не может быть изменена вручную.

Поле Календарь устанавливает календарь (график) рабочего времени, используемый по умолчанию при планировании работ.

Необходимо применять календарь, по которому работает большинство сотрудников, занятых в проекте.

В системе предопределены три базовых календаря:

1) стандартный – соответствует обычной 40-часовой рабочей неделе с часовым перерывом и выходными в субботу и воскресенье. Рабочим считается время с 9 до 18 часов;

2) 24 часа – непрерывный календарь рабочего времени без перерывов и выходных. Используется для планирования непрерывных технологических процессов (например, выплавка стали);

3) ночная смена – календарь, в котором используется 40-часовая рабочая неделя, но рабочим считается время с 23 до 8 часов с часовым перерывом.

Предопределенные календари могут не соответствовать графику работы организации, поэтому есть возможность изменить предопределенный календарь или создать свой собственный.

Поле Дата отчета устанавливает дату, для которой будут рассчитываться характеристики проекта при формировании системой различных форм отчетности. В основном этот параметр влияет на показатели проекта, относящиеся к этапу его реализации.

Для сохранения нового проекта следует выбрать пункт меню Файл / Сохранить как и задать в открывшемся диалоге сохранения файла папку, тип файла – Проект и имя файла.

Для загрузки проекта нужно выбрать пункт меню Файл / Открыть и в появившемся диалоге открытия файла выбрать ранее сохраненный файл проекта.

3.2. Особенности планирования задач в системе Microsoft Project 3.2. Особенности планирования задач Задачи проекта могут быть нескольких видов:

1) обычная работа (обозначается словом работа или задача);

4) суммарная задача проекта.

Задача обозначает определенные действия, направленные на выполнение некоторой части проекта. Веха – это работа нулевой длины, одномоментное идентифицируемое событие, сопровождающееся появлением некоторого объекта (документа, отчета, программы и т. п.), которое может рассматриваться в качестве самостоятельного материала. Вехи предназначены для фиксации в плане проекта контрольных точек, в которых происходят важные с точки зрения управления проектом события. Например, завершение одного этапа работ и начало другого. Обычно вехи используются для обозначения начала и окончания проекта, а также конца каждой фазы. Вехи могут быть как внутренними, так и внешними. Внешними являются такие события, которые отслеживаются инвесторами (заказчиками) проекта. В процессе выполнения данных задач согласуются и фиксируются отчуждаемые материалы вехи. Состав внутренних вех определяется руководителем проекта. Они необходимы для контроля за ходом выполнения проекта.

Процесс работы над проектом можно разделить на фазы: анализ, проектирование, реализация, стабилизация и внедрение. Фаза – это составная работа, состоящая из нескольких задач и завершаемая вехой. Фаза описывает определенный логически, законченный этап проекта и может состоять как из задач, так и из других фаз. Для разграничения задач и фаз в системе принято следующее правило.

Все задачи разделены на уровни, задающие их иерархию. Любая задача, имеющая подчиненные задачи низшего уровня, является фазой. Все остальные задачи фазами не являются.

Суммарная задача проекта – это искусственно создаваемая системой работа, длительность которой равна длительности всего проекта. Эта работа используется для вычисления, отображения и анализа обобщенных данных о проекте, применяемых им ресурсах и его стоимостных характеристиках.

Глава 3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT

Связь между задачами определяет, каким образом время начала или окончания одной задачи влияет на время окончания или начала другой. Одна связь может объединять только две задачи, но у одной задачи может быть несколько связей с разными задачами. Задача, влияющая на другую задачу, называется Предшественником, а задача, зависящая от другой задачи, – Последователем. Связь можно установить с любой задачей, в том числе с вехой или суммирующей задачей фазы. В Microsoft Project существует четыре типа связей:

1) окончание – начало: задача не может начаться раньше окончания другой задачи. При такой связи работа В не может начаться раньше, чем закончится работа А;

2) начало – начало: задача не может быть начата, пока не начнется другая. При помощи такой связи обычно объединяются задачи, которые могут выполняться параллельно;

3) окончание – окончание: задача не может закончиться, пока не закончится другая задача. При такой связи задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончится задача А. Обычно такой связью объединяются работы, выполняемые одновременно, но при этом одна не может закончиться раньше другой;

4) начало – окончание: задача не может закончиться, пока не начнется другая задача. При такой связи работа В не может закончиться, пока не началась работа А.

При планировании проектов часто оказывается, что этих связей между задачами оказывается недостаточно. Например, задачи «тестирование программного комплекса и исправление ошибок»

и «составление программной документации» не обязательно должны строго следовать друг за другом. Составление документации может быть начато до окончания тестирования. Задачапоследователь может быть перенесена во времени относительно задачи-предшественника. Этот временной интервал бывает положительный или отрицательный. Положительное значение – это задержка, отрицательное – опережение, в этом случае последователь опережает предшественника. Данное значение указывается в описании зависимости между задачами.

Нередко задачи проекта нужно привязать к реальной календарной дате. Подобная привязка задачи к дате называется ее ограничением. В табл. 3.1 приведены используемые в Microsoft Project ограничения задач и их действие. Ограничение является жестким 3.2. Особенности планирования задач в системе Microsoft Project условием и влияет на процесс планирования: система ведет планирование так, чтобы выполнить все заданные ограничения.

Альтернативой ограничениям выступают крайние сроки.

Крайний срок – это дата, позже которой задача не может быть завершена. Однако, в отличие от ограничения, наличие крайнего срока не оказывает влияния на процесс планирования. Система лишь сигнализирует соответствующими индикаторами о наличии или нарушении установленного крайнего срока.

Некоторые задачи могут носить регулярный, повторяющийся характер (еженедельная профилактика, составление месячной отчетности и т. п.). Такие задачи называются повторяющимися.

ограничения Как можно раньше Задача размещается в расписании как можно раньше. Это ограничение используется по умолчанию при планировании проекта от даты его начала Как можно позже Задача размещается в расписании как можно позже. Это ограничение используется по умолчанию при планировании проекта от даты его окончания Окончание не позд- Указанная в ограничении дата задает самую позднюю нее заданной даты дату завершения работы. Для проекта, планируемого от даты окончания, это ограничение назначается работе, если для нее явно указать дату ее окончания Начало не позднее Заданная дата означает наиболее позднюю дату начала указанной даты работы. Для проекта, планируемого от даты окончания, это ограничение назначается работе, если явно указать Окончание не ра- Эта дата задает наиболее ранний срок завершения рабонее заданной даты ты. Для проекта, планируемого от даты начала, это ограничение назначается работе, если явно указать дату ее Начало не ранее Эта дата означает наиболее ранний срок начала работы.

заданной даты Для проекта, планируемого от даты начала, это ограничение назначается работе, если явно указать дату ее начала Фиксированное на- Работа всегда будет начинаться с указанной даты. Связи чало с предыдущими и последующими работами не способны Фиксированное Работа всегда будет заканчиваться в указанную дату. Ее окончание связи с другими задачами не способны изменить эту дату

Глава 3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT

Для выполнения задач назначаются ресурсы. Ресурсы разделяются на два типа: рабочие и материальные. Рабочие ресурсы определяют и длительность, и стоимость задачи (проекта), а материальные влияют только на стоимость проекта. Основным ресурсом является персонал фирмы, который может работать над проектом как все рабочее время, так и в течение какого-то периода. В проекте ресурсы связываются с конкретной задачей. При этом длительность задачи зависит от назначенных для ее выполнения ресурсов.

В процессе управления проектом определяется загрузка персонала, стоимость выполнения отдельных задач и всего проекта, анализируется влияние изменения ресурсов на длительность отдельных задач и выполнение всего проекта.

3.3. Ввод данных о задачах проекта После создания проекта, настройки его параметров и календарей следует ввести данные о работах проекта. Ввод данных выполняется в следующей последовательности:

1) составить полный перечень работ, выделив в нем фазы и вехи;

2) ввести перечень фаз, задач и вех проекта;

3) создать связи между задачами;

4) для каждой задачи определить длительность;

5) установить типы связей, задержки и опережения;

6) установить точную дату начала или окончания проекта;

7) задать ограничения, крайние сроки и календари задач.

Составление перечня задач начинается с выделения этапов проекта. Каждому этапу будет соответствовать фаза. При необходимости, особенно для крупных проектов, этапы могут разделяться на более мелкие. В этом случае фаза будет состоять из более мелких фаз. Когда перечень этапов готов, составляется список задач, выполняемых на каждом этапе. В качестве последней работы этапа используется задача нулевой длины, которой соответствует веха.

Вехи начала и конца проекта не относятся ни к одной из фаз, поскольку принадлежат проекту в целом. Остальные работы и вехи расположены непосредственно ниже фазы, к которой они отнесены.

Ввод перечня задач проекта выполняется в любом из представлений, имеющем таблицу для ввода данных. Лучше всего для этого подходит диаграмма Ганта, в которой, помимо таблицы, отображается календарный график проекта.

Для ввода задачи достаточно в пустой строке таблицы ввести ее название в столбец Название задачи. По умолчанию длительность новой задачи принимается равной одному дню, а дата начала задачи – дате начала проекта. Рядом с величиной длительности изображается вопросительный знак, это говорит о том, что такое значение длительности является предварительным и задано системой. После назначения длительности пользователем вопросительный знак исчезает.

Для преобразования задачи в веху достаточно установить нулевую длительность работы. Для преобразования задачи в фазу нужно выполнить следующие действия:

1) проверить правильность расположения названия фазы и названий входящих в нее задач (они должны быть расположены непосредственно после фазы);

2) выделить все входящие в фазу задачи, используя в качестве области выделения номера задач (кроме самой фазы);

3) нажатием кнопки На уровень ниже выделенные задачи помещаются на один уровень иерархии ниже и подчиняются первой предшествующей им не выделенной задаче, которая становится фазой.

Создание связей между задачами выполняется как непосредственно в календарном графике, так и в таблице ввода данных.

На календарном графике следует навести указатель мыши на значок задачи, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить указатель на значок другой задачи, после чего отпустить мышь. Между ними будет установлена связь.

В таблице ввода данных связывание задач выполняется при помощи столбца Предшественник, в который вводятся номера непосредственно предшествующих задач, разделенные точкой с запятой.

Назначение длительности задач можно выполнить двумя способами: изменить значение в столбце Длительность таблицы ввода данных или установить значение длительности в окне Сведения о задаче на вкладке Общие. Длительность задается в днях.

Единицу измерения можно изменить, указав ее рядом с числовым

Глава 3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT

значением. Например, д означает дни, ч – часы, м – минуты, мес – месяцы.

По умолчанию создаваемая связь имеет тип «окончание – начало» без задержек или опережений. Уточнение типа связей и ввод значений задержек или опережений может быть выполнено тремя способами.

1. Первый способ – двойной щелчок мыши по линии со стрелкой, обозначающей связь между задачами на календарном графике. В открывшемся окне Зависимость задач имеется всего два поля: Тип и Запаздывание. Тип принимает одно из четырех значений: ОН (окончание – начало), НН (начало – начало), ОО (окончание – окончание), НО (начало – окончание). Запаздывание задается числом и единицей измерения аналогично длительности задачи. Положительное значение запаздывания означает задержку работы-последователя, отрицательное значение – опережение.

Помимо двух полей, окно имеет кнопку Удалить для удаления связи. Этот способ не очень удобен тем, что при большом количестве работ и связей между ними найти нужную связь на календарном графике может оказаться непросто.

2. Второй способ – окно Сведения о задаче (двойной щелчок мыши по строке задачи), на вкладке Предшественники которого находится таблица с перечнем всех задач-предшественников.

Столбцы Тип и Запаздывание этой таблицы устанавливают свойства соответствующей связи. Для удаления связи нужно в качестве типа связи выбрать значение Нет.

3. Третий способ – редактирование связей при помощи формы.

Применяется при редактировании большого количества связей.

Форма выводится на экран пунктом меню Окно / Разделить, а убирается пунктом Окно / Снять разделение. По умолчанию форма имеет вид Ресурсы и предшественники, но через ее контекстное меню можно установить вид Предшественники и последователи, в котором и редактируются параметры связей (рис. 3.2).

Для редактирования требуется выбрать задачу или в таблице, или на календарном графике, затем форма заполняется значениями ее параметров. Левый список содержит все задачипредшественники, правый – задачи-последователи с указанием типа связи и значения запаздывания. Редактирование связи состоит в изменении значений столбцов Тип и Запаздывание.

Рис. 3.2. Форма «Предшественники и последователи»

Дата начала / окончания проекта устанавливается в окне сведений о проекте. После ее изменения система автоматически перепланирует проект с учетом нового значения.

Ограничения, крайние сроки и календари задач устанавливаются в окне Сведения о задаче на вкладке Дополнительно (рис. 3.3).

Ограничение задается полями Тип ограничения и Дата ограничения. В эти поля вводятся соответственно тип ограничения (см. табл. 3.1) и дата, в том случае, если тип ограничения требует указать конкретную дату. Крайний срок вводится в поле Крайний срок. Задача, для которой установлено ограничение, помечается значком в столбце идентификаторов таблиц представлений. Установленный крайний срок обозначается значком на диаграмме Ганта.

Календарь задачи выбирается из числа базовых календарей в поле Календарь. По умолчанию это поле содержит Нет. В этом случае задача планируется по стандартному календарю и календарю назначенных на нее ресурсов. Если указать календарь задачи, она будет планироваться на периоды времени, которые являются рабочими как в календаре задачи, так и в календаре ее ресурсов.

Глава 3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT

Рис. 3.3. Вкладка Дополнительно окна сведений о задаче В этом же окне имеется поле Код СДР, которое содержит уникальный код задачи в структуре проекта. По умолчанию этот код автоматически формируется системой. Пользователь сам может определить порядок формирования кода СДР при помощи пункта меню Проект / СДР / Определить код.

Добавление в проект повторяющейся задачи выполняется при помощи пункта меню Вставка / Повторяющаяся задача, который открывает окно ее свойств, задающее сроки и периодичность повторения (рис. 3.8).

«Разработка программного комплекса»

1. Настройка окна проекта. Запустить Microsoft Project 2007. В рабочем окне системы разместить панель представлений – пункт меню Вид / Панель представлений. Вид окна после настройки изображен на рис. 2.1.

Сохранить проект, указав имя проекта «РазработкаПрограммы».

2. Настройка календаря. Открыть окно изменения рабочего времени – Сервис / Изменить рабочее время (рис. 2.5). Для календаря Стандартный (открывается по умолчанию) выбрать вкладку Исключения. В поле Название первой пустой строки таблицы ввести Международный женский день. Щелкнуть мышью в поле Начало этой же строки – в этом поле появится кнопка выбора. Нажать эту кнопку выбора – откроется календарик. Выбрать в календарике март 2011 г. и дважды щелкнуть мышью по дате 8 марта – установится выбранная дата начала исключения.

По умолчанию устанавливается такая же дата окончания исключения и исключение считается нерабочими днями.

Аналогично добавить остальные праздничные дни.

3. Ввод даты начала проекта. Выбрать пункт меню Проект / Сведения о проекте. В открывшемся окне в поле ДатаНачала ввести дату 10.01.2011. Нажать Ok.

4. Ввод перечня задач проекта. Составить список задач проекта, содержащий вехи, фазы и обычные задачи. Расположить задачи таким образом, чтобы их порядок соответствовал последовательности выполнения, а после каждой фазы должны быть перечислены входящие в нее вехи и задачи. Для создаваемого проекта «Разработка программного комплекса» список задач приведен в табл. 3.2.

Перечень задач проекта «Разработка программного комплекса»

5 Разработка модулей обработки данных Задача 4 11 Тестирование и исправление ошибок Задача 10 12 Составление программной документации Задача 10

Глава 3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT

Щелчком мыши выбрать на панели представлений Диаграмма Ганта. В столбец Название задачи последовательно ввести названия задач из табл. 3.2. По умолчанию все введенные задачи являются обычными задачами длительностью 1 день. На диаграмме Ганта они изображены отрезками синего цвета. Знак вопроса в столбце Длительность означает, что она не была задана пользователем и является предварительной.

В столбце Длительность установить для вех длительность в 0 дней. Итог – на диаграмме Ганта эти задачи изображены ромбиками. Результат ввода задач проекта представлен на рис. 3.4.

5. Преобразование задачи в фазу. Для преобразования задачи в фазу все подзадачи этой фазы должны следовать в таблице непосредственно после нее.

Удерживая нажатой левую кнопку мыши в области номеров задач, выделить строки задач с номерами 3–8. Нажать кнопку (на уровень ниже) на панели инструментов Форматирование. Результат – выделенные задачи становятся подзадачами, входящими в Программирование, а само Программирование – фазой, т. е. составной задачей. На диаграмме Ганта фаза изображается отрезком в виде горизонтальной скобки.

Выделить задачи с номерами 10–13. Нажать кнопку. Отладка становится фазой, а выделенные задачи – ее подзадачами.

6. Создание связи при помощи мыши. Навести мышь на ромбик вехи Начало проекта. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить указатель на отрезок задачи Постановка задачи.

Отпустить левую кнопку. Результат – между задачами создается связь, которая указывает что задача Постановка задачи следует за вехой Начало проекта. Эта связь изображается на диаграмме Ганта в виде стрелки.

7. Создание связи в окне сведений о задаче. Дважды щелкнуть мышкой по строке задачи Разработка интерфейса в таблице. В открывшемся окне сведений о задаче выбрать вкладку Предшественники. В первой строке таблицы в поле Название задачи выбрать Постановка задачи. Нажать Ok.

8. Создание связи при помощи столбца Предшественники.

В таблице представления Диаграмма Ганта найти столбец Предшественники. В ячейку этого столбца строки задачи Разработка модулей обработки данных ввести номер задачи-предшественника 3.

Используя рассмотренные выше методы, создать остальные связи проекта в соответствии с табл. 3.2.

9. Типы связей, задержки, опережения и ограничения.

В окне Сведения о задаче для задачи Тестирование и исправление ошибок выбрать вкладку Предшественники. В строке предшественника Отладка программного комплекса изменить значение поля Тип на Начало – начало, а в поле Запаздывание установить 3д (отрицательное значение означает задержку). Нажать Ok.

Для задачи Составление программной документации в окне Сведения о задаче выбрать вкладку Дополнительно. В поле Тип ограничения выбрать ограничение Как можно позже. Нажать Ok. Результат преобразований изображен на рис. 3.6.

Глава 3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT

10. Ввод длительности задач. Ввод длительности задач выполним в столбце Длительность таблицы диаграммы Ганта или в одноименном поле, расположенном на вкладке Общие окна сведений о задаче. Длительности задач проекта «Разработка программного комплекса» задается в соответствии с табл. 3.2. Результат представлен на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Результат ввода длительности задач 11. Добавление в проект повторяющейся задачи Профилактика. Открыть окно свойств повторяющейся задачи. Для этого в меню выбрать пункт Вставка / Повторяющаяся задача (рис. 3.8). Результат планирования этой задачи на диаграмме Ганта изображен на рис. 3.9.

Рис. 3.8. Окно свойств периодической задачи Рис. 3.9. Периодическая задача на диаграмме Ганта В поле Название задачи было введено Согласование, также были заданы сроки и периодичность повторения данной задачи, которая имеет длительность один день, проводится раз в две недели с 17.01.11. по 17.02.11.

Глава 4. РЕСУРСЫ И НАЗНАЧЕНИЯ Ресурс – это трудовая, материальная, финансовая, техническая или иная единица, которая используется для выполнения задач проекта. В Microsoft Project ресурсы могут быть трех видов.

Трудовые – это работники или коллективы, выполняющие запланированные в рамках проекта работы.

Материальные – материалы, которые потребляются при выполнении работ проекта.

Затратные – различные виды денежных расходов, сопряженных с работами проекта, которые напрямую не зависят от объема, длительности работ и потребляемых ими трудовых или материальных ресурсов. Например, стоимость железнодорожных или авиационных билетов, командировочные расходы и т. п.

Основными характеристиками трудового ресурса являются.

1. График доступности. Задает периоды времени, в которые ресурс может быть задействован для выполнения работ проекта.

Этот график может учитывать отпуска, командировки, занятость ресурса в других проектах и т. п.

2. Индивидуальный календарь рабочего времени. Задает график рабочего времени ресурса.

3. Стоимость. Складывается из двух составляющих: повременной оплаты (стандартная и сверхурочная ставки), которая начисляется пропорционально длительности работы ресурса в проекте, и стоимости использования, которая является разовой фиксированной суммой, не зависящей от времени работы.

4. Максимальное количество единиц доступности. Устанавливает максимальный процент рабочего времени, которое ресурс может ежедневно выделять для выполнения работ данного проекта.

Например, 50% – половина рабочего времени, установленного в день по календарю. Данная величина не препятствует планированию большего процента участия ресурса в проекте, но используется для контроля его перегруженности. Так, для ресурса с 50% максимальной доступностью можно запланировать все 100% использования, но при этом он будет считаться перегруженным на 50%.

Материальный ресурс характеризуется только стоимостью, складывающейся из двух частей.

1. Стандартная ставка. Задает стоимость единицы материала. Общая стоимость материала вычисляется как произведение потребленного количества на значение стандартной ставки.

2. Стоимость использования. Фиксированная сумма, которая не зависит от количества потребляемых материалов. Например, стоимость доставки.

Для создания списка ресурсов, задействованных при выполнении проекта, нужно выбрать представление Лист ресурсов или пункт меню Вид / Лист ресурсов. Это представление изображено на рис. 4.1.

Ввод перечня ресурсов заключается в последовательном заполнении строк таблицы их названиями и выбором типа ресурса в колонке Тип. Для редактирования остальных параметров ресурса используется окно его свойств Окно свойств ресурса открывается двойным щелчком мыши по соответствующей строке таблицы ресурсов и содержит вкладки Общие, Затраты, Заметки, Настраиваемые поля. Вкладка Общие изображена на рис. 4.2. Здесь вводятся название, краткое название ресурса, его тип, график доступности, максимальное количество единиц доступности и индивидуальный календарь рабочего времени.

График доступности задается только для трудовых ресурсов и вводится в таблицу, состоящую из трех столбцов.

1. Доступен с – начальная дата периода доступности ресурса (значение НД означает неограниченный начальный срок).

2. Доступен по – конечная дата периода доступности (НД означает неограниченный конечный срок).

3. Единицы – максимально возможный процент рабочего времени от установленного по индивидуальному календарю, который ресурс может потратить ежедневно на выполнение работ проекта. При использовании ресурса свыше заданного процента он будет считаться перегруженным на величину превышения.

Рис. 4.2. Вкладка Общие окна свойств ресурса Поля Группа и Код позволяют сгруппировать ресурсы по группам и назначить им определенные коды. Их значения используются для выполнения операций фильтрации и группировки.

Тип резервирования принимает одно из двух значений:

выделенный – ресурс принимает участие в проекте;

предложенный – ресурс может участвовать в проекте, но окончательное решение еще не принято.

Кнопка Изменить рабочее время активна только для трудовых ресурсов. Она открывает индивидуальный календарь рабочего времени. Вкладка Затраты предназначена для ввода стоимости как трудовых, так и материальных ресурсов. Она изображена на рис. 4.3.

Поскольку стоимость может изменяться в зависимости от каких-либо условий, система позволяет описать до пяти стоимостных схем и применять их для различных задач. Схемам соответствуют вкладки от A до E. Схема A используется по умолчанию. Например, при работе в офисе заработная плата сотрудника начисляется по схеме A, во время командировки на предприятие заказчика – по схеме B, а во время командировки за границу Российской Федерации – по схеме C.

Стоимость задается в таблице, состоящей из четырех столбцов.

Рис. 4.3. Вкладка Затраты окна свойств ресурса 1. Дата действия. Дата, с которой начинает действовать указанная в строке стоимость. Прочерк означает начальное значение стоимости.

2. Стандартная ставка. Для трудовых ресурсов задает ставку оплаты труда пропорционально отработанному времени. Для материальных ресурсов эта ставка задает стоимость за использование единицы соответствующего материала.

3. Ставка сверхурочных. Имеет смысл и доступна только для трудовых ресурсов. Задает порядок начисления оплаты труда пропорционально дополнительно отработанному времени, выходящему за пределы установленного графика рабочего времени.

4. Затраты на использование. Могут указываться для трудовых и материальных ресурсов. Задают суммы, начисляемые при каждом использовании ресурса вне зависимости от объема выполненных трудозатрат. Например, стоимость использования компьютера не зависит от времени его работы и определяется разовыми затратами на его приобретение и установку программ.

Для затратных ресурсов стоимость на вкладке Затраты не задается. Она указывается при их назначении на конкретную задачу и может отличаться для разных задач.

Поле Начисление затрат определяет порядок распределения всей стоимости ресурса во времени реализации проекта. Этот параметр влияет на график финансирования проекта. Возможны три варианта начисления.

1. В начале. Вне зависимости от продолжительности работы ресурса вся стоимость его эксплуатации должна быть профинансирована к началу эксплуатации.

2. Пропорционально. К началу эксплуатации ресурса финансируются только затраты, указанные в графе Затраты на использование, а остальные распределяются во времени пропорционально его использованию.

3. По окончании. Затраты на использование финансируются в начале эксплуатации, а остальные – по завершении эксплуатации ресурса.

На вкладке Заметки располагаются комментарии и пометки, содержащие важную для менеджера проекта информацию.

На вкладке Настраиваемые поля отображаются значения определенных в проекте настраиваемых полей ресурсов.

Назначение – это сопоставление задачи с перечнем трудовых, материальных или затратных ресурсов, которые будут задействованы при ее выполнении.

При назначении трудовых ресурсов указывается объем назначения ресурса, выделяемый для данной задачи. Он измеряется в процентах от рабочего времени по индивидуальному календарю ресурса. 100% означает занятость ресурса исключительно данной задачей. При назначении материальных ресурсов указывается либо фиксированное количество его единиц измерения, расходуемых на всю задачу, либо скорость потребления за некоторый период времени (например, количество штук в день). При назначении затратных ресурсов указывается сумма затрат. Задача, получившая назначение трудовых ресурсов, приобретает три взаимосвязанных параметра:

– длительность;

– трудозатраты;

– объем назначения ресурсов.

Трудозатраты измеряются в часах, которые должны отработать трудовые ресурсы для успешного завершения всей задачи.

Например, если задача длится 5 дней и ее выполняет один работник со стандартным 8-часовым рабочим днем, то ее трудозатраты равны 40 ч. Если же используется 2 работника – 80 ч. Трудозатраты T рассчитываются по формуле где L – длительность задачи; V– суммарный объем назначений ресурса; H – ежедневная длительность работы ресурса в часах, а сумма берется по всем назначенным задаче трудовым ресурсам.

Факт создания для задачи первого назначения трудовых ресурсов очень важен, поскольку в этот момент вычисляются ее трудозатраты. В этот же момент длительность задачи, трудозатраты и объем назначения ресурсов связываются в единое целое.

В дальнейшем при попытке изменить любой из этих параметров, добавить или удалить трудовые ресурсы система самостоятельно пересчитывает значения остальных связанных параметров. Характер пересчета зависит от значения поля Тип задачи, расположенного в окне свойств задачи на вкладке Дополнительно. Это поле имеет одно из трех значений:

– фиксированный объем ресурсов (ФОР, по умолчанию);

– фиксированная длительность (ФД);

– фиксированные трудозатраты (ФТ).

Табл. 4.1 иллюстрирует, как в зависимости от типа задачи изменение одного из ее свойств влияет на другие свойства.

ФД Пересчет трудоза- Пересчет объема ресурсов Пересчет трудозатрат Для упрощения зависимостей между длительностью, трудозатратами и объемом назначения ресурсов в окне Сведения о задаче имеется флажок Фиксированный объем работ. Его установка позволяет зафиксировать трудозатраты задач с фиксированным объемом ресурсов или фиксированной длительностью. По умолчанию флажок установлен.

Каждая задача может иметь свой собственный календарь из числа определенных в проекте базовых календарей. Календарь задачи устанавливается полем Календарь вкладки Дополнительно окна Сведения о задаче. При расчете графика работы ресурса учитывается календарь задачи и индивидуальный календарь ресурса.

При этом последний имеет больший приоритет. Если ресурс может работать больше по своему календарю, чем по календарю задачи, то он работает больше. Если же его календарь требует работать меньше, чем указано в календаре задачи, то он работает меньше.

Для просмотра величины трудозатрат задач лучше всего применять таблицу Использование в одном из представлений Диаграмма Ганта, Использование задач или Использование ресурсов. Эта таблица имеет столбец Трудозатраты, в котором находятся присвоенные задачам значения трудозатрат.

4.4. Создание назначений трудовых ресурсов Создание назначений трудовых ресурсов выполняется в окне свойств задачи на вкладке Ресурсы. Это окно можно открыть двойным щелчком мыши по строке задачи в таблице любого из представлений задач.

4.4. Создание назначений трудовых ресурсов Щелчок мыши в поле Название ресурса первой пустой строки таблицы приводит к появлению списка всех введенных ранее ресурсов проекта, из которого следует выбрать необходимый. Далее в поле Единицы устанавливается объем назначения в процентах. Нужно помнить, что трудозатраты задачи вычисляются после первого назначения. Поэтому все ресурсы следует назначать сразу, а не в несколько приемов. Столбец Затраты показывает стоимость эксплуатации используемых ресурсов в данной задаче.

После создания назначения система рассчитывает календарный график распределения трудозатрат ресурса, учитывая календари задачи и его собственный индивидуальный календарь, график его доступности и объем назначения. Для просмотра и анализа полученного графика трудозатрат предназначены следующие представления:

– Использование задач (Вид / Использование задач);

– Использование ресурсов (Вид / Использование ресурсов);

– График ресурсов (Вид / График ресурсов).

Левая таблица представления Использование задач содержит список задач, их трудозатрат и длительностей. Ниже каждой задачи перечислены все назначенные ей ресурсы и трудозатраты каждого из ресурсов в отдельности. В правой таблице изображен календарный график распределения трудозатрат. В строке ресурса находится график его трудозатрат по выполнению конкретной задачи. В строке задачи – суммарный график распределения трудозатрат всех ее ресурсов. В строке фазы – суммарный график трудозатрат всех ее задач, а в суммарной задаче проекта – график трудозатрат по проекту в целом.

Состав данных в правой таблице представления может быть изменен при помощи ее контекстного меню. По умолчанию она содержит только календарный график распределения трудозатрат.

Система позволяет отобразить календарные графики и других показателей.

Фактические трудозатраты – объем трудозатрат, которые были фактически отработаны при исполнении задачи.

Совокупные трудозатраты – график распределения трудозатрат нарастающим итогом с начала задачи, фазы или проекта в целом.

Базовые трудозатраты – график распределения трудозатрат, сохраненный в базовом плане проекта.

Затраты – график распределения финансирования задач проекта.

Фактические затраты – график распределения фактически произведенных затрат при исполнении проекта.

Левая таблица представления Использование ресурсов содержит список задач, которым еще не назначены ресурсы (к таким относятся вехи и фазы), и список ресурсов с указанием их суммарных трудозатрат по проекту. Под каждым ресурсом перечислены все задачи, в выполнении которых он участвует, и его запланированные трудозатраты на эти задачи. Правая таблица – это сводный календарный график трудозатрат ресурсов по проекту.

При помощи контекстного меню таблицы состав данных в ней может быть изменен и, помимо трудозатрат, включить следующие показатели, аналогичные в представлении Использование задач:

фактические трудозатраты, совокупные трудозатраты, затраты.

Также еще:

превышение доступности – график распределения трудозатрат, которые превосходят максимально допустимый объем использования ресурса (информативными являются суммарные строки ресурсов, в которых и отображается значение превышения).

оставшаяся доступность – календарный график распределения оставшегося объема трудозатрат, который можно назначить ресурсу без перегрузки.

Отличительной особенностью представления Использование ресурсов является выделение факта перегрузки ресурсов:

– в левой таблице красным цветом шрифта отмечается суммарная строка перегруженного ресурса;

– в правой строке красным цветом отмечаются трудозатраты в те дни, когда имеется перегрузка.

Каждый лист представления График ресурсов соответствует одному из ресурсов. Смена ресурсов выполняется при помощи левой горизонтальной полосы прокрутки, пунктами Следующий ресурс, Предыдущий ресурс из контекстного меню области названия ресурса или клавишами PgUp и PgDn.

По умолчанию на графике в виде гистограммы изображено распределение пиковой занятости ресурса. Значение 100% соответствует полной занятости в соответствии с индивидуальным календарем. Области перегрузки выделены красным цветом.

При помощи контекстного меню области графика можно выбрать 4.5. Создание назначений материальных и затратных ресурсов другой параметр, распределение которого будет изображено на графике (название отображаемого параметра написано в нижнем левом углу):

– трудозатраты – гистограмма распределения абсолютных значений трудозатрат;

– совокупные трудозатраты – график трудозатрат ресурса нарастающим итогом с начала проекта;

– превышение доступности – на графике отображается только гистограмма распределения трудозатрат, превышающих максимально допустимый объем назначения;

– процент загрузки – график загруженности ресурса в процентах от максимально допустимого объема его участия в проекте;

– оставшаяся доступность – распределение свободных объемов трудозатрат, которые могут быть назначены ресурсу без его перегрузки;

– затраты – график распределения затрат ресурса в ходе выполнения проекта;

– совокупные затраты – график накопления затрат нарастающим итогом с начала проекта;

– доступность по трудоемкости – график допустимой трудоемкости, которую можно назначить ресурсу, без учета уже выполненных назначений;

– доступность в единицах – график распределения максимально допустимого процента использования ресурса.

4.5. Создание назначений материальных Назначение материальных ресурсов выполняется в окне Сведения о задаче на вкладке Дополнительно аналогично трудовым. Отличие заключается в том, что вместо объема использования трудового ресурса требуется задать либо общее количество материального ресурса, необходимого для задачи в целом, либо скорость его потребления в заданный временной интервал. Пример назначения материальных и затратных ресурсов приведен на рис. 4.4.

В первом случае в столбец Единицы вводится число, которое не зависит от длительности задачи. Указанное число единиц распределяется по всему периоду задачи в соответствии с установленным профилем загрузки. График распределения отображается в представлениях Использование задач и Использование ресурсов как трудозатраты материального ресурса.

Рис. 4.4. Пример назначения материальных и затратных ресурсов Во втором случае в столбец Единицы вводится выражение вида Число единиц / Единица времени, а общий расход ресурса зависит пропорционально от длительности задачи. Допускаются следующие обозначения времени: м – минута, ч – час, д – день, н – неделя, мес – месяц. В столбце Затраты приводится стоимость используемых материалов.