«Особое внимание уделено делопроизводственному процессу и его взаимосвязи с архивным делом. Кроме того, в прил. 1—26 представлены образцы документов и даны краткие сведения об архивной службе России. Цель методического по ...»

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«СИБИРСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ»

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Методическое пособие Составитель Л. И. Евдокимова НОВОСИБИРСК 2006 ББК 65.050.9(2)286 я77 Д 63-8 Издается в соответствии с планом учебно-методической работы СибАГС Рецензенты:

В. А. Шлыкова — зам. начальника управления государственной архивной службы Новосибирской области;

М. Ю. Зенков — доцент кафедры государственного и муниципального управления Сибирской академии государственной службы Документоведение и делопроизводство : метод. пособие / сост. Л. И. Евдокимова.— Новосибирск :

Д 63- СибАГС, 2006.— 76 с.

В пособии содержатся рекомендации по организации делопроизводства и документированию управленческой деятельности. Процесс документирования систематизирован (от рукописи до официального документа).

Особое внимание уделено делопроизводственному процессу и его взаимосвязи с архивным делом.

В приложениях пособия представлены образцы организационных, распорядительных и справочно-информационных документов, а также даны краткие сведения об архивной службе.

Предназначено для студентов очной формы обучения и слушателей Института переподготовки специалистов Сибирской академии государственной службы по специальности 061000 «Государственное и муниципальное управление».

ББК 65.050.9(2)286 я © СибАГС, Эту работу посвящаю другу, соавтору, почетному архивисту Шлыковой Валерии

ВВЕДЕНИЕ

Методическое пособие адресовано студентам очной формы обучения Сибирской академии государственной службы, работникам аппарата управления и специалистам управления всех уровней.

Пособие содержит рекомендации по организации делопроизводства и документированию управленческой деятельности.

Процесс документирования систематизирован (от рукописи до официального документа). Особое внимание уделено делопроизводственному процессу и его взаимосвязи с архивным делом. Кроме того, в прил. 1—26 представлены образцы документов и даны краткие сведения об архивной службе России.

Цель методического пособия:

а) оказать помощь работникам, изучающим делопроизводство, и непосредственно занятым делопроизводственным обслуживанием в составлении документов и в работе с документами;

б) научить специалистов грамотно работать с документацией.

Значение документа в жизни современного общества Сегодня никто не может взять под сомнение такой факт, что документ является одним из важнейших элементов любого цивилизованного общества. Деятельность человека во всех проявлениях не может существовать без документального обеспечения. С ним неразрывно связана активность любого субъекта общественной жизни: от президента до студента. Информационные потоки пронизывают наше общество всюду, связывая его в единое целое. Документ, фиксируя факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека, является главным носителем информации. По этой причине с развитием общества значение документа все более и более возрастает.

Изменяются и носители информации. Документ давно уже перестал быть только кожей или пергаментом, его получают посредством фотографии, аудио- и видеозаписи. Огромное значение приобретает электронный документ, создаваемый с помощью компьютера и функционируемый в электронных сетях.

С точки зрения истории документ есть самое важное средство фиксации исторического процесса.

Людская память имеет свойство забывать те или иные факты, либо искажать их при передаче от одного поколения к другому. Документу же забывание не свойственно, он не подвластен течению времени и смене эпох. Документ несет в себе все то, что общество создало и накопило за свою долгую историю к сегодняшнему моменту.

Понятие «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство». И действительно, документ есть свидетельство своей эпохи, свидетель, которого трудно «заставить» молчать.

Огромную роль играет объект нашего исследования в деятельности государственных органов.

Деятельность государственного служащего неразрывна связана с работой над документами. Документ выступает и как предмет труда, и как его результат. Понятия «исполнение дела» и «исполнение документа» в данном случае совпадают. А отсюда и берет свое начало термин «делопроизводство».

Деятельность государственного служащего отражается в соответствующих документах, которые выступают средством реализации возложенных на него функций: это положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и ряд других документов.

Таким образом, для эффективной и успешной работы государственному служащему необходимы навыки и умения работы с документацией. А это, в свою очередь, ставит перед нами задачу: помочь потенциальным чиновникам тщательно, глубоко изучить и освоить такой предмет, как «Документоведение и делопроизводство».

1. ПОНЯТИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Делопроизводство — важная техническая функция в деятельности государственного управления, обязанного письменно фиксировать свои действия в интересах народа и государства.

Делопроизводство определяется стандартом как отрасль управления, охватывающая процесс документирования и организации работы с документами.

Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности организации любой организационно-правовой формы и формы собственности.

Процесс создания документа определяется как документирование.

Обязательность документирования закреплена в федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» и в ряде законодательных актов. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения, расторжения брака, усыновления и т. п.

Процессы создания документов всегда регламентируются специальными законодательными и нормативно-методическими актами.

Организация работы с документами включает такие процессы, как:

— обработка документов;

— сортировка документов;

— доставка исполнителю;

— регистрация документов в отделы;

— изготовление документов;

— оформление документов;

— контроль за сроками исполнения;

— формирование дел.

Впервые термин «делопроизводство» появился в XVII в. в устной речи и означал «производить дело, решать вопросы». С XVIII в. этот термин официально используется в системе управления.

Параллельно с термином «делопроизводство» с конца 80-х гг. ХХ в. появилось понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

В организациях ведут и отвечают за состояние делопроизводственных процессов специальные подразделения (структуры). Это могут быть отделы и просто должностные лица.

Через службу делопроизводства проходит вся документация, как создаваемая в учреждении, так и поступающая в него. Эта служба обязана профессионально и оперативно ее обработать, соблюдая полную конфиденциальность. Без четкого и понятного разграничения функций в аппарате управления добиться квалифицированной работы по ДОУ невозможно.

Служба ДОУ наделена следующими функциями:

— делопроизводственное обслуживание организации;

— организационно-методическая работа (составление сводной номенклатуры дел организации, учеба управленческого персонала, разработка методик и образцов документов, сборников типовых текстов документов);

— бездокументное обслуживание руководителя (профессиональное ведение телефонных переговоров, подготовка документов к совещаниям у руководителя, организация приема посетителей и т. п.).

Служба ДОУ должна иметь положение о работе, должностные инструкции работников и печать службы.

Руководитель службы ДОУ осуществляет контроль за ведением делопроизводства в структурах.

Организация делопроизводства учреждения влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. При рационально организованном делопроизводственном процессе специалисты и руководители освобождаются от выполнения не свойственных им операций по делопроизводству. Рационально организованное делопроизводство не допускает проявления бюрократизма, волокиты, повышает исполнительскую дисциплину специалистов, укрепляет порядок и способствует организованности аппарата управления в работе с документами. В делопроизводстве, как в капле воды, видны достоинства и недочеты в организации управления учреждением. Состояние этого процесса характеризует стиль работы всего аппарата управления. Правильная организация делопроизводства является залогом четкого процесса управления внутри учреждения, поэтому руководители организаций и структур должны понимать значимость делопроизводства. Ведь делопроизводство сегодня — это архив завтра.

Основным документом, определяющим организацию делопроизводства, является инструкция по делопроизводству, обязательная для каждого учреждения.

В истории российского делопроизводства следует подчеркнуть зависимость этой системы от действующей системы управления. Политические, социальные и экономические реформы тесно связаны с преобразованиями в области государственного управления и делопроизводства, которые отражают и закрепляют систему управления и изменяются вместе с ней.

1. Делопроизводство — это образ и мысль как организации, так и государства в целом.

2. Состояние документационного обеспечения управления характеризует профессиональный уровень специалистов организации.

2. АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ, ЕЕ РОЛЬ И МЕСТО

В СИСТЕМЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

Государственные служащие должны обладать определенными знаниями не только о делопроизводстве, но и об архивном деле, которые взаимосвязаны.

Архивы как хранилище документов функционировали в России с появлением государственности (IX—X вв.). Местом хранилища были казна при соборах и специальные лари, а должность хранителя именовалась ларником.

Официально архивы как присутственные места были узаконены Генеральным регламентом в 1720 г.

Он ввел новую должность хранителя, которая именовалась архивариусом.

Специальным декретом 1 июня 1918 г.были созданы государственная архивная служба и единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), которым управлял правительственный орган — Главное управление архивным делом.

В настоящее время архивным делом в стране руководит Федеральное архивное агентство (Росархив), которое является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг в сфере архивного дела. Росархив находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Основными задачами Росархива являются:

— оказание государственных услуг в области архивного дела;

— государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации;

— обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

В ведении агентства находится 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Агентство организует координацию научной деятельности архивных учреждений страны, а также оказывает методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Архивные учреждения — это обобщающее наименование органов управления архивным делом и государственных архивов (госархивов).

Росархив проводит единую государственную политику в области архивного дела. Он осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в учреждениях независимо от формы их собственности. К полномочиям Росархива относятся хранение, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации.

В каждом субъекте Российской Федерации (республике, крае, области) действует своя Государственная архивная служба (ГАС): орган управления архивным делом и сеть госархивов.

Специалисты госархивов наделены правом проверять состояние делопроизводства в организациях независимо от форм их собственности.

Архивные учреждения предоставляют квалифицированную консультацию и методическую помощь по организации делопроизводства и архивного дела.

В Российской Федерации действуют около 2 267 госархивов и центров документации, в которых хранятся вечно наиболее ценные документы за всю историю славянской письменности.

Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, а также документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия России и относящихся к её информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Юридическим и физическим лицам страны гарантируется право на создание своих архивов.

Под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей».

Российские архивисты являются членами МСА (Международного совета архивистов при ЮНЕСКО).

На Международном конгрессе в 1996 г. был принят этический кодекс архивиста. С 2003 г. День архивиста отмечается 10 марта: в этот день в 1721 г. Петр I Генеральным регламентом ввел понятие «архив»

(«присутственное место»).

Помимо научных публикаций работники архива участвуют в издании таких журналов, как «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».

В Новосибирской области архивная служба состоит из органа управления архивным делом — Управления государственной архивной службой администрации Новосибирской области и государственными муниципальными архивами:

— областное государственное учреждение — государственный архив Новосибирской области;

— архивный отдел — городской архив мэрии г. Новосибирска;

— архивные отделы муниципальных образований области.

К сведению: до 1991 г. в нашей стране действовали три ветви архивов: партийные; архивы КГБ и государственные.

После реформы 1991 г. эти архивы стали едиными — государственными архивами. В г. Новосибирске имеется также свой «архивный городок» (на пересечении улиц Свердлова и Спартака).

Новосибирские архивисты вносят свой посильный вклад в совершенствование и развитие архивного дела в области.

1. Государство является гарантом развития и становления архивного дела в России.

2. Федеральному архивному агентству доверена охранная функция историко-культурного наследия народов, зафиксированная в документах.

3. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Известно, что история отражается в документах: они составляют социальную память общества и его информационный ресурс.

Становление новой российской государственности, ориентированное на построение демократического правового государства, ставит в ряд государственных задач документирование его деятельности, сохранение документации для её оперативного использования и долговременного сбережения.

Эффективность решения данных задач зависит от уровня правовой урегулированности вопросов работы с документами.

Постсоветская Россия не отменила прежние нормативные документы в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества.

Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…» (ч. 4, ст. 29).

Системообразующим актом по отношению к информации и документации является федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ.

В законе определены правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации.

Кроме того, в указанной сфере действуют федеральные законы «Об обязательном экземпляре документов» от 29 января 1994 г. № 77-ФЗ и «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г.

№ 1-ФЗ.

Работа с документацией тесно взаимосвязана с работой архива, так как функционирование документа протекает в режиме «делопроизводство-архив». Это закреплено законодательно:

— указом президента Российской Федерации «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации» от 17 марта 1994 г. № 552, в котором имеются разделы, определяющие работу с документами;

— федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ.

Государственная архивная служба разработала значительную методическую базу, которая позволяет профессионально организовать работу с документами.

Единая государственная система делопроизводства и государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) являются методиками, которые совершенствуют процессы работы с документами.

В «Основных правилах работы архивов организаций» (2002) изложены функции архива учреждения, определена значимость постановки работы архива.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) предназначена для применения документов в условиях традиционных методов делопроизводства, а также для автоматизированной технологии обработки документов.

В 2000 г. Росархивом утверждена «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В ней установлены общие требования к документированию управленческой деятельности независимо от вида носителя.

Государственные стандарты по документированию управленческой деятельности являются программой повышения качества организационно-распорядительной документации (ОРД), обязательной для всех учреждений и организаций.

«Перечень документальных материалов с указанием сроков их хранения» (2001) является нормативным документом по отбору документов в Архивный фонд Российской Федерации.

Перечень служит целям сохранения и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Он используется при формировании дел, подготовке номенклатур дел, составлении акта на уничтожение дел с истекшими сроками хранения.

Несмотря на разнообразный перечень правовых актов в сфере регулирования управления документацией современное делопроизводство нуждается в развитии законодательной базы: в частности, в разработке федерального закона о документации.

Рассмотрим основные положения федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004), относящиеся к работе организации.

1. Ответственность за сохранность документов возложена на руководителя учреждения, поэтому только он может утверждать:

— инструкцию по делопроизводству;

— номенклатуру дел;

— акты на уничтожение.

2. В организациях создается ведомственный архив (ВА), за который отвечает определенное должностное лицо.

3. В организациях действуют постоянные экспертные комиссии (ЭК), которые наделены определенными правами, являются совещательными органами и заседания которых протоколируются.

4. В организациях создаются свои документы по личному составу:

— трудовые договоры;

— приказы по личному составу;

— лицевые счета;

— личные дела;

— списочный состав организации.

Эти документы должны обрабатываться по окончании делопроизводственного года и включаться в опись № 2. Срок хранения перечисленных документов — 75 лет. Срок хранения документов руководящих работников и выдающихся специалистов — постоянный.

Документы по личному составу, т. е. архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, являются подтверждением трудового стажа. Их хранение в течение 75 лет является социальной государственной программой.

В случае ликвидации организации эти документы должны поступать в соответствующий госархив.

Коротко о ЗАГСах В этих учреждениях ведутся записи актов гражданского состояния. Документы (свидетельства) выдаются на руки гражданам. По федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации»

2004 г. записи будут храниться на местах в течение 100 лет, а по окончании этого срока они будут передаваться в госархивы.

К сведению: в Новосибирском областном архиве хранятся метрические книги от церквей сел нашей области за 1860—1920 гг.

Таким образом, имя каждого жителя нашей страны увековечено, и память о нем бережно хранят ЗАГСы и государственные архивы.

4. ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И СРОКИ ИХ ХРАНЕНИЯ

Значение и ценность документа зависят от многих факторов и определяются при его экспертизе.

Цель экспертизы — выявить сроки хранения документа и разделить их на две группы: постоянного и временного срока хранения.

Экспертиза — это оценка документа. В организациях для этих целей создаются экспертные комиссии (ЭК).

Первый этап экспертизы проводится на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел.

Второй этап проводится по окончании оперативного хранения и составления:

— описей на дела постоянного хранения;

— описей на дела по личному составу;

— актов на уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Каждый документ имеет установленный срок хранения, т. е. то количество лет, в течение которых он сохраняется. Сроки хранения определены перечнями.

Делопроизводство ведется по годам, поэтому то отсчет срока хранения документа начинается по окончании делопроизводственного года. Для документов, созданных в 2005 г., срок начнется с 1 января 2006 г.

Срок хранения допустимо продлевать, но не сокращать.

Категории сроков хранения:

Постоянный:

— вечный.

Долговременный:

— более 10 лет (10, 15, 45… 75 лет).

Временный:

— менее 10 лет (6 месяцев, 1-3 года, 5 лет).

Документы по окончании календарного года включаются:

— акты на уничтожение.

В дальнейшем документы поступают:

— в государственный архив;

— архив организации;

— уничтожаются.

В опись № 1 включаются документы постоянного срока хранения.

В опись № 2 включаются документы по личному составу: трудовые договоры, служебные контракты, приказы по личному составу, лицевые счета и др. Эти документы хранятся в архиве организации в течение 75 лет. В госархив (ГА) они поступают в случае ликвидации организации и отсутствия правоприемников.

Документы временного срока хранения уничтожаются по акту, утвержденному первым руководителем организации. Срок хранения акта — постоянный. Акт на уничтожение документов временного срока хранения с отметкой «ЭПК» подлежит утверждению экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) органа управления.

В государственные архивы поступают документы только от источников комплектования, т. е. организаций, включенных в специальные списки комплектования — опись № 1.

Правила уничтожения документов в организациях учитывают:

— истечение срока хранения;

— включение в акт на уничтожение;

— наличие описи № 1 на документы постоянного хранения и описи № 2 на документы по личному составу за эти годы.

Документы измельчаются на специальной технике или уничтожаются вручную в присутствии ЭК, упаковываются в тару и передаются по накладной организациям вторсырья для уничтожения.

По окончании делопроизводственного года для документов начинается срок их хранения и наступает оперативное (справочное) хранение. В течение 1—2 лет они остаются на месте в отделах для оперативно-справочной работы.

1. Каждый документ имеет свою «цену», которая зависит от значимости юридического или физического лица, а также от значимости информации.

2. «Цена» документа закреплена в перечнях документов в виде срока хранения: постоянного, долговременного, временного.

3. Экспертно-проверочная комиссия Росархива «стоит на страже» сохранения архивных богатств страны.

5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Документ — явление сложное и уходящее глубоко корнями в древность.

Понятие «документ» имеет много определений. Их можно найти в каждом словаре и энциклопедии.

ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» дает следующее понятие документа:

Документ — это документирование информации; зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ возник для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

Латинское documentum означает «доказательство», «свидетельство».

Со временем способы фиксации информации изменялись и имели вид петроглифа, дощечки, папируса, пергамента, бумаги, магнитной ленты, цифровых носителей. Рукописным вариантом документа является и электронный документ.

Документ, зафиксировав информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, а также ее возвращение во времени.

Поэтому выделяются следующие ресурсы использования документа:

— сохранение и накопление информации;

— возможность передачи информации другому лицу;

— многократное использование информации;

— возвращение информации во времени;

— функция учета информации;

— доказательство информации.

Документы организации имеют общие и специальные функции.

Общие функции документов:

— информационные;

— социальные;

— коммуникативные;

— культурные.

История рассматривает документ прежде всего как исторический источник.

Следовательно, он многофункционален, т. е. может выполнять несколько функций.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождения, степень гласности, юридическая сила и назначение.

Юридической силой обладают подлинник официального документа, дубликат документа и его заверенная копия. Отделу кадров организации дано право заверять копии личных документов сотрудников, выданные им государственными структурами.

Официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом и оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Как правило, в организациях документы тиражируются: подлинник и копийные экземпляры.

Вся управленческая деятельность обязательно документируется. В этой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Документы организаций условно можно разделить на два массива:

1) организационно-распорядительные документы — это «общие» документы, которые создаются всеми специалистами организации;

2) специфические — это научные, технические, технологические, производственные, бухгалтерские, плановые, финансовые, банковские, кадровые и т. д., которые составляются «узкими» специалистами.

Процесс создания документа условно можно подразделить:

— изучение управленческой ситуации; — изготовление документа;

— предварительное согласование с должност- — формирование тиража;

— фиксация информации; — подшивка документа в дело по номенклатуре.

— исполнение документа.

Творческую работу выполняют специалисты организации, а техническую — работники службы делопроизводства.

это продукт коллективного труда Кроме организаций документы создают частные и физические лица — граждане Российской Федерации.

Документы играют огромную роль в жизни общества.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждения, классифицируются по множеству признаков.

Так, документы подразделяются:

— на входящие;

— исходящие;

— внутренние;

— подлинники;

— рукописные;

— машинописные;

— графические;

— акустические фото- и кинодокументы;

— электронные.

По содержанию:

— на организационно-распорядительные (ОРД);

— финансово-расчетные;

— снабженческие;

— по личному составу и т. п.

По видам:

— на типовые;

— примерные;

— трафаретные;

— индивидуальные.

По степени сложности: на простые, содержащие один вопрос, и сложные. Предпочтение отдается первым, так как они удобны в обработке.

По срокам исполнения:

— на срочные;

— обычного исполнения.

По степени гласности:

— традиционные, — секретные;

— для служебного пользования (ДСП — ограничение доступа к информации).

По срокам хранения.

XXI в. назван веком информатизации, а информация рассматривается как стратегический ресурс.

В связи с этим в статье 5 федерального закона «Об информации…» (1995) указывается, что: «Документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы».

С конца 60-х гг. XX в. основными направлениями совершенствования документации становятся унификация и стандартизация. В настоящее время действует около 20 общегосударственных унифицированных систем (УСД).

Унифицированные системы документации создаются по единым правилам и требованиям для определенной сферы деятельности. В пособии рассматривается оформление документов унифицированной системы организационно-распорядительных документов (ОРД).

Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме с учетом психологических и эргономических требований.

Элементы документа располагаются в установленном месте.

! Унифицированный документ — гарантия формирования профессионального информационного поля.

Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронное документирование, хранение и передачу документов, т. е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведением, архивоведением, документалистикой, библиотековедением и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы. Их решение требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

Регулирование отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне осуществляется на основе федерального закона «Об участии в международном информационном обмене», прямой целью которого является создание условий для эффективного участия нашей страны в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

1. Каждый документ в делопроизводстве «проживает» свою жизнь: создание, работа по исполнению, исполнение, подшивка в дело по номенклатуре.

2. Делопроизводственный (календарный, текущий) год заканчивается: делопроизводство закрывается, и для документа начинается новая эра — хранение.

Унификация документов Наиболее эффективным направлением совершенствования документов является их унификация.

Унификация — это единообразие, т. е. придание документу единой, только ему присущей формы независимо от места его составления.

Принципы унификации:

— краткость;

— точность;

— рациональность;

— простота.

! Информация должна быть лаконичной.

Формализация текстов документов — разработка устойчивых клише, создание сборников типовых текстов документов.

Трафареты — способ фиксации постоянной информации в виде связного текста с пробелами для заполнения переменной информацией (заявки, справки, письма-запросы, заявления, доверенности и другие документы).

Трафареты целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия.

Часть реквизитов текста (постоянная часть) печатают на носителе, а для переменных реквизитов оставляют свободные строки. Трафаретные документы требуют меньше времени на составление.

! Трафареты повышают культуру делопроизводства, сокращают трудозатраты, увеличивают эффективность работы с документами.

Унификация структуры текста создает стройную композицию текста документа, придает ему смысловую законченность (должностные инструкции, положения, правила, регламенты работы и т. д.).

Анкета — текст, в котором отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые данные, когда характеризуется один объект по ряду параметров (кадровые анкеты, представления на повышение по должности, объяснительные записки).

Анкета иногда именуется «опросным листом» для получения сведений или необходимой информации.

! Анкета упрощает подготовку документа, облегчает печатные работы, создает предпосылку для кодирования информации.

Таблица — разорванный текст, в котором постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная — на пересечении соответствующих граф и строк (приказы по основной деятельности, структура и штатная численность, постановления).

В таблице недопустимо:

— диагональное деление «головки» таблицы;

— графление горизонтальных рядов;

— выделение специальной графы «№ п/п»;

— включение в таблицу отдельной графы «Единица измерения».

! Методы унификации текстов документов рекомендуется знать специалистам.

Текст — главнейший реквизит документа (реквизит 10).

Главные требования к текстам:

— сокращение объемов текста;

— жесткость в изложении содержания документа;

— применение единых правил изготовления и оформления документов;

— создание общей модели построения документов;

— применение единой терминологии в документах;

— типизация и трафаретизация текстов.

При изготовлении документов, разработке электронных программ, трафаретов документов следует учитывать размер шрифта, межстрочный интервал, формат бумаги, размер бланка.

Некоторые документы необходимо печатать только через два интервала: доклады, информационные справки, тематические обзоры, заключения на проекты документов, пояснительные записки к планово-отчетным документам, традиционные приказы по кадрам.

В Российской Федерации государственным языком является русский язык. Документы оформляются только на русском языке. Бланки организации в субъектах Российской Федерации оформляются на национальном и русском языках.

Традиционный текст документа начинается всегда с красной строки. При оформлении реквизитов ОРД используется правило открытой пунктуации.

Использование цифрового материала:

Даты на документах — 01.03.2005; 14.02.2005 Особенность: римские цифры не «терпят» падежПункты и главы текстов документов ОРД — ных окончаний.

например: в приказах, положениях,, уставах, долж- Кварталы — I, II, III, IV (в I—IV кварталах) ностных инструкциях и т. д. (1.; 2.; 3. и т. д.) Века — XXI в., IX в., XIX в.

Подпункты, подразделы — например: 1.1; 2.3 и т. п. Съезды, конференции — XX съезд, I МеждунаТелефон в реквизите 27 — Шлыкова 222-62-58 родная конференция Номера страниц — верхнее поле середина Симпозиумы — II Международный симпозиум По рекомендации ВНИИДАД, в текстах документов не должны использоваться архаизмы и историзмы.

Например:

! Особенность делового стиля — преимущественное употребление простых предложений, так как деловой текст рассчитан не просто на зрительное прочтение, а на работу с ним, предполагающую неоднократное перечитывание текста.

Данные рекомендации следует использовать специалистам при работе над текстом.

6. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ОРД

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и принят в 1972 г.

В соответствии с федеральным законом «Об информации…» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ (статья 5) документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

В настоящее время действует ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированная система организационнораспорядительной документации».

Унификация — это единообразие, т. е. каждый документ ОРД должен иметь свой единый образ.

ГОСТ Р.6.30-2003 — это государственная программа качественного оформления управленческой документации. Руководители организаций, которые по закону об Архивном фонде Российской Федерации отвечают за документы, обязаны через службу делопроизводства осуществлять внедрение государственного стандарта.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Данные документы оформляются по единому установленному порядку.

Государственный стандарт вводит следующие требования:

— документы ОРД должны оформляться на бланках организации;

— для оформления должен быть определен максимальный набор реквизитов (30);

— за каждым реквизитом должна быть закреплена своя площадь (формуляр-образец).

Реквизит — необходимый элемент документа. Он может быть основным-вспомогательным, постоянным-переменным, печатным-рукописным-смешанным.

ГОСТ Р.6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Оформление даты в документах Даты в документах оформляются арабскими цифрами. Год обозначается четырьмя цифрами (например, 01.03.2005 или 2005.03.01). Рекомендуется использовать словесно-цифровой способ — 1 марта 2005 г. Если дата состоит только из года, то слово «год» пишется полностью (например, «План на 2005 год»).

На титульном листе при цифровом обозначении года слово «год» опускается.

Дату содержат реквизиты: 11, 13, 16, 17, 20, 23, 24, 26, 27, 28.

Основными датами являются: дата подписания (реквизит 11), дата события (в протоколах, актах), дата принятия решений (постановления, решения и т. п.), дата утверждения (реквизит 16).

Дата подписания проставляется должностными лицами от руки в момент подписания документа.

Рекомендуется цифру «20» в обозначении года пропечатывать в бланках для ускорения написания даты (20).

! Знание правил оформления дат позволяют грамотно «прочитать» документ.

Нововведения стандарта В стандарт введены следующие изменения:

— В бланк служебного письма введено два реквизита:

05 — ОГРН.

06 — ИНН/КПП.

— Из состава реквизитов исключен прежний реквизит — 13 (ограничение доступа к информации).

— Прежний реквизит 29 стал реквизитом 30 в новой редакции.

— На бланках организаций, имеющих аббревиатуру наименования, ее указывают в скобках: например, (СибАГС), (ВНИИДАД), (СПК).

— Изменения коснулись написания фамилий и инициалов должностных лиц в реквизите адресата.

При адресовании документа должностным лицам инициалы проставляют перед фамилией.

При адресовании документа физическому лицу инициалы проставляют после фамилии.

Инициалы в реквизите, подпись также указываются перед фамилией.

Например:

В реквизите 16 (гриф утверждения) при утверждении документа постановлением, решением, приказом и т. д. гриф состоит из слов: УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (двоеточия и ковычки после этих слов не проставляются). Наименование утверждающего документа дается в творительном падеже, а также проставляется его дата и номер.

Например:

ПРАВИЛА УТВЕРЖДЕНЫ

Реквизит 19 (отметка о контроле) «перешел» на новое место — верхнее поле первого листа документа: буква «К» или штамп «Контроль».

Реквизит 30 получил новое название — идентификатор электронной копии документа. Колонтитул проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа.

Установлен размер полей, мм: не менее 20 — левое; 10 — правое; 15 — верхнее; 20 — нижнее.

Все реквизиты занимают установленное место на стандартном листе бумаги (А4, А5).

! Формуляр-образец — это совокупность 30 реквизитов с фиксированным их расположением в установленном стандартом месте.

Итак, формуляр-образец является доказательством места расположения реквизитов на конкретном документе.

На основании формуляра-образца разрабатываются формуляры для конкретного документа.

! Формуляр документа — это совокупность необходимых для данного документа реквизитов, расположенных в установленной последовательности.

Унификация и формуляризация документов облегчают обработку документов и непосредственную работу с ними.

! Следовательно, каждый документ независимо от места составления имеет свой, только ему присущий формуляр, т. е. свою форму.

Состав организационно-распорядительных документов Посредством ОРД, создаваемых во всех отраслях экономики и государственного управления, зафиксированная в процессе управления информация является: основанием для принятия решений, источником анализа и обобщения, материалом для справочно-поисковой работы.

В состав ОРД входят организационные и распорядительные документы.

К организационным документам относятся уставы, положения, правила; к распорядительным — постановления, распоряжения, приказы, указания, решения.

Эти документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются по вертикали вниз.

ОРД обладают следующими особенностями:

— создаются, используются органами государственного управления в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

— служат средством закрепления функций государственного управления;

— содержат информацию правового и справочного характера, отражающую исполнительную и распорядительную деятельность органов управления.

Процесс их создания, содержания, параметры действия регулируются правовыми нормами, что придает им обязательность исполнения.

Подавляющее большинство документов учреждения являются справочно-информационными.

В них фиксируется информация о фактическом положении дел в учреждении: это справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, письма, акты, протоколы, телеграммы и др. Документы носят вспомогательный характер по отношению к распорядительным.

Информация этих документов может побуждать или быть принята к действию.

Если документ — это носитель фиксированной информации, то официальный документ, созданный в организации,— это документ, оформленный в установленном порядке.

Перечислим требования для оформления ОРД:

— это официальность документа (документы должны быть оформлены на бланках);

— юридическая сила документа (наличие соответствующих подписей, даты создания документа, даты его регистрации и при необходимости — наличие печати);

— оперативность исполнения документа (правильность адресования, наличие регистрационного индекса, даты заголовка к тексту, соответствующих отметок).

Бланк организации — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией об организации и местом, отведенном для переменной информации.

Каждое учреждение, обладающее правами юридического лица, должно разрабатывать и применять два вида бланков: общий бланк для внутренних документов и бланк для писем.

1. Общий бланк для оформления внутренних документов организации имеет следующие разновидности:

— бланк должностного лица (главы администрации, мэра, проректора и т. д.) — бланк конкретного вида документа (в основном распорядительного).

На общем бланке фиксируют:

— наименование организации;

— площадь для даты и регистрационного номера;

— место издания документа.

2. Бланк для писем имеет следующие разновидности:

— бланк конкретного должностного лица;

— бланк структурного подразделения, если оно ведет большой объем переписки.

На бланке писем фиксируют следующие постоянные реквизиты:

— наименование организации;

— справочно-поисковые данные: почтовый адрес, номера телефонов и по усмотрению организации — другие сведения;

— место для даты и регистрационного индекса;

— ссылка на номер (№) и дату входящего документа.

Может проставляться эмблема учреждения.

На месте, где в бланке для письма указаны справочно-поисковые данные организации, в общем бланке остается свободное место для наименования вида документа.

! Государственные учреждения должны фиксировать слова «государственное учреждение»

на своих бланках.

Бланки готовятся на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210) краской черного цвета.

Бланки могут быть изготовлены с помощью компьютера, в типографии, оттиском резинового штемпеля.

Поля, мм: левое — 20; правое — 10; верхнее — 15; нижнее — 20.

Левая граница адресата и правая граница заголовка могут обозначаться засечками при изготовлении бланков.

! Бланки документов изготавливаются на основе углового и продольного расположения реквизитов.

Особенности оформления (изготовления) бланков:

— В администрациях и учреждениях федерального уровня бланки распорядительных документов готовятся в продольном расположении. Реквизиты, вид документа и заголовок к тексту печатаются центровано.

— Если в официальном наименовании организации присутствует географический признак, то реквизит «место составляет» в общем бланке не присутствует.

— Если наименование организации содержит большое количество слов, которые не могут быть размещены на площади (73 х 73), отведенной для углового бланка, то в этих организациях будут применяться только продольные бланки.

В администрации Новосибирской области используются следующие бланки:

— общий бланк администрации области;

бланк постановления главы администрации области;

распоряжения главы администрации области;

распоряжения администрации области;

письма главы администрации области;

письма администрации области.

В субъектах Российской Федерации бланки организации могут изготавливаться на двух языках:

национальном и государственном (русском) языке.

Бланки документов ускоряют фиксацию и восприятие информации, снижают трудоемкость работ по документированию, повышают культуру делопроизводства, формализуют процессы создания документов и придают им юридическую достоверность.

7. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационные документы — это нормативно-правовые документы, определяющие организацию работы самого предприятия, его структурных звеньев и должностных лиц.

Признаки организационных документов:

— оформляют на общем бланке организации;

— датой документов является дата их утверждения, а не подписания;

— структуру (композицию) текста устанавливает УСОРД;

— имеют полный состав удостоверения;

— имеют длительный срок действия, до замены их новыми.

К организационным документам относятся положение и устав, инструкция, правила.

Положение и устав имеют равное правовое значение, но различаются сферами применения.

Устав регламентирует деятельность предприятий различных форм собственности.

Положения бывают двух видов:

— для организаций, структурных звеньев, отделов, комиссий, неформальных подразделений, общественных организаций;

— о проведении всевозможных мероприятий.

Устав (положение) предприятия утверждается вышестоящими инстанциями. В последнем пункте устава (положения) предприятия обязательно должно быть определено дальнейшее хранение документов в случае реорганизации (ликвидации) предприятия.

Положения о структурных подразделениях, отделе, комитете управления государственного органа разрабатываются при создании структурного подразделения, либо во исполнение постановления государственного органа.

Например, положение о структурном подразделении администрации Новосибирской области готовится структурным подразделением, подписывается руководителем подразделения, согласуется с государственно-правовым департаментом и департаментом организации управления.

Если структурное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом, то положение о нем после визирования подается на утверждение главе администрации области.

Положение о структурном подразделении организации подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации. Он же утверждает положения, которые определяют статус временно создаваемых комиссий, групп и т. п. Положения о проведении мероприятий, структура текста и содержание определяются теми организациями, которые их проводят.

Инструкция — правовой акт, издаваемый с целью установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия, его подразделений и служб, должностных лиц.

Инструкции могут издаваться с целью разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и приказов.

Требования к оформлению должностной инструкции:

1. Оформление заголовка: со строчной буквы указывается категория служащего в родительном падеже (например, консультанта отдела государственной службы или главного специалиста отдела государственной службы).

2. Обязательно ознакомление должностного лица, которое фиксируется подписью и датой.

В администрации Новосибирской области разработаны методические указания по составлению должностных инструкций для государственных служащих.

Правила — организационный документ, который имеет свой особый состав удостоверения, регулирует внутренний трудовой распорядок предприятия, вносится администрацией предприятия, утверждается на общем собрании коллектива.

Выписка из Перечня:

Правила, положения, инструкции, методические рекомендации:

Организационные документы являются основополагающими правовыми актами любой организации независимо от формы собственности. Они хранятся постоянно, так как отражают основную нормативно-правовую деятельность организации за конкретный период.

! Без организационных документов не может функционировать ни одно юридическое лицо.

8. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

8.1. ВИДЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

К распорядительным документам относятся: приказы, указания, распоряжения. Это внутренние документы, в них выражается управленческая и распорядительная деятельность учреждений и организаций.

Управленческая деятельность администрации области выражается посредством издания постановлений и распоряжений. В департаментах, управлениях, комитетах и отделах администрации области издаются приказы.

Требования к оформлению распорядительных документов едины:

— изготавливаются на общем бланке предприятия;

— подписывается только подлинник, размноженные экземпляры заверяются печатью службы делопроизводства;

— обязательно визируются должностными лицами до подписания;

— датой документа является дата подписания;

— рассылка печатается на документе;

— ознакомление с текстом документа может фиксироваться на оборотной стороне документа или в учетных регистрационных формах;

— не рекомендуется вывешивать распорядительные документы;

— структура текста может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной или только из последней;

— требования к тексту распорядительной части едины;

— форма подачи текста — традиционная, табличная, унифицированная, в виде трафарета.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, учреждений, организаций для решения основных и оперативных задач.

по окончании делопроизводственного года приказы включаются по оформлению законопроектов Новосибирской области Законопроект, подготовленный для внесения в Новосибирский областной совет депутатов, печатается шрифтом Times New Roman на листах бумаги формата А4.

Устанавливаются следующие границы текстового поля: левое — 2,5 см; правое — 2,0 см; верхнее — 2,0 см; нижнее — 2,0 см.

В правом углу от верхнего поля шрифтом 14 проставляется отметка «Вносится главой администрации Новосибирской области» в 2 строки через 1 межстрочный интервал и выравнивается по правому краю.

На расстоянии 2 межстрочных интервалов шрифтом 14 печатается слово «Проект» и выравнивается по правому краю.

Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование субъекта — НОВОСИБИРСКАЯ ОБЛАСТЬ — печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от слова «Проект» шрифтом 14 прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Наименование вида акта — З А К О Н — отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом 20 и выравнивается по центру.

Заголовок законопроекта отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом 14 и выравнивается по центру.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в Устав Новосибирской области О внесении изменений в пункт 26 статьи 10 закона Новосибирской области «О ветеранах».

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала шрифтом 14. Отступ для красной строки от левого поля — 1,25 см. Выравнивание текста устанавливается «по ширине».

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть, а также на части, разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, размером шрифта 14, выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов проставляются римскими цифрами, номера глав — арабскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится.

Слово «Статья» печатается с красной строки с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Текст статьи печатается с красной строки.

При отсутствии заголовка слово «Статья» и номер статьи выделяются полужирным шрифтом.

Текст статьи печатается в строку со словом «Статья».

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи подразделяется на части, пункты, подпункты, абзацы.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Реквизит «подпись» отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Глава администрации Новосибирской области». Слова «Глава администрации» и «Новосибирской области»

печатаются шрифтом 14 в 2 строки через 1 межстрочный интервал от левого поля.

Инициалы и фамилия главы администрации печатают от правого поля.

Реквизит «место издания документа» отделяется от реквизита «подпись» 3 межстрочными интервалами и печатается от левого поля шрифтом 14.

Реквизиты «дата» и «регистрационный номер» отделяются от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатаются через 2 межстрочных интервала от левого поля шрифтом 14.

Страницы нумеруются, начиная со второй шрифтом 10 по центру вверху страницы.

Визы согласования проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

Если законопроект имеет приложение, то в тексте дается ссылка «согласно приложению». Заголовок к тексту приложения печатается полужирным шрифтом и центрируется. Точка в конце заголовка не ставится.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. В каждом приложении устанавливается самостоятельная нумерация страниц.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, которую допускается выполнять с помощью табличного редактора Excel.

В табличных приложениях допускается применять шрифты 12, 11, 10. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложение заканчивается чертой, расположенной по центру на расстоянии 3 межстрочных интервала от текста приложения; длина черты — 2—3 см.

Приложения визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на оборотной стороне последнего листа.

Файл с электронным вариантом законопроекта записывается в формате rtf. Имя файла должно совпадать с идентификатором электронной копии на странице законопроекта.

Как и все организационно-распорядительные документы, справочно-информационные документы подлежат унификации: состав документов, их назначение, сроки хранения.

8.2. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ, РЕГИСТРАЦИИ, РАССЫЛКИ И ХРАНЕНИЯ

ПРАВОВЫХ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

Виды правовых актов Постановление — нормативный правовой акт главы администрации области, содержащий правовые нормы, рассчитанные на многократное применение, устанавливающие права, обязанности, ответственность неопределенного круга лиц и (или) предусматривающие утверждение, введение в действие, толкование, приостановление либо прекращение его действия.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый главой администрации области или его заместителями для решения оперативных, организационных, кадровых и других текущих вопросов, не имеющих нормативного характера. Содержит индивидуальные предписания, рассчитанные на однократное применение и адресованные конкретному лицу.

Решение — правовой акт администрации области, принятый совместно с федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации или принятый коллегиальным органом администрации области.

Структурные подразделения администрации области в соответствии с положением о данных подразделениях могут издавать приказы.

Структура правового акта Правовой акт состоит из содержательной части (текст документа) и следующих реквизитов:

— наименование вида правового акта;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— заголовок;

— подпись;

— визы согласования;

— отметка об исполнителе;

— идентификатор электронной копии документа;

— отметка о наличии приложений.

Правовой акт может иметь гриф ограничения доступа к документу.

Структура правового акта и необходимость включения в него тех или иных структурных элементов определяются исходя из объема и содержания акта.

Содержательная часть должна соответствовать общим требованиям к тексту документа.

Слова и выражения в правовом акте используются в значении, обеспечивающим их точное понимание и единство с терминологией, применяемой в федеральном и областном законодательстве.

Если необходимо разъяснить цели и мотивы издания правового акта, следует дать ссылку на документы, во исполнение которых или в соответствии с которыми принимается правовой акт, в него включается вступительная часть — преамбула.

Постановляющая (распорядительная) часть постановления начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЮ, приказа — со слова ПРИКАЗЫВАЮ, после которого ставится двоеточие.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на абзацы и подпункты. Абзацы не нумеруются и могут начинаться с прописной (в конце абзаца точка) или строчной (в конце абзаца точка с запятой) буквы. Подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Если поручение имеет конкретного исполнителя, то соответствующий пункт документа должен содержать указание должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, а также его инициалов, которые ставятся после фамилии. Если исполнителем являются организации или структурное подразделение, то после названия организации указывается фамилия ее руководителя в именительном падеже.

В тексте правового акта употребляются полные официальные наименования органов, организаций и структурных подразделений.

В случае необходимости последним пунктом в проекте правового акта может быть пункт о возложении контроля его исполнения.

Грамматический строй предложений должен быть краткий — без лишних конструкций; стиль — характерный для официально-деловой речи.

Согласование проекта правового акта Согласование проекта правового акта оформляется визой согласования.

Последовательность согласования проекта правового акта следующая:

— Руководитель структурного подразделения администрации области, непосредственно готовившего проект.

— Заместитель главы администрации области, координирующий соответствующую сферу.

— Заместители главы администрации области, руководители структурных подразделений администрации области, предприятий, учреждений, организаций, которым в проекте правового акта предусматриваются задания или поручения.

— Начальник управления финансов и налоговой политики администрации области (если проект предусматривает финансирование из областного бюджета).

Разработчик правового акта обобщает поступившие замечания и предложения, вносит изменения в проект по принятым поправкам, а также составляет таблицу отклоненных замечаний и предложений.

Если вносятся изменения принципиального характера, то проект подлежит повторному согласованию.

Срок согласования у каждого согласовывающего лица не должен превышать 3 дней.

Экспертиза проекта правового акта Проекты правовых актов после осуществления процедуры согласования должны пройти правовую экспертизу государственно-правового департамента администрации области.

Исключение составляют проекты:

— распоряжений с поручениями управлению финансов и налоговой политики администрации области о выделении средств из областного бюджета;

— распоряжений по текущим вопросам прохождения государственной службы и осуществления кадровой работы (прием, увольнение, командировки и т. д.);

— распоряжений об установлении доплаты к государственной пенсии;

— распоряжений о награждении почетной грамотой администрации Новосибирской области и объявления благодарности главы администрации Новосибирской области;

— распоряжений о создании комиссий и рабочих групп, деятельность которых не носит постоянный характер.

При проведении экспертизы выявляется соответствие правового акта Конституции Российской Федерации, федеральным законам и нормативно-правовым актам федеральных органов государственной власти, законам и другим правовым актам Новосибирской области. Кроме того, определяется соответствие содержания и вида акта компетенции администрации Новосибирской области, а также выявляется, нет ли внутренних противоречий и взаимоисключающих положений.

По результатам экспертизы составляется письменное экспертное заключение, которое подписывается руководителем органа, уполномоченного на ее проведение.

Подписание и регистрация правового акта Подготовленный проект правового акта передается в отдел подготовки документов на бумажном носителе и в электронном виде. Два варианта — электронный и бумажный — должны быть абсолютно идентичны друг другу.

В отделе подготовки документов проставляются дата и время поступления проекта правового акта и заносятся сведения о нем в Перечень проектов правовых актов. Регистрация проектов производится в пределах одного календарного года. Перечни ведутся по видам правовых актов.

Отдел подготовки документов не позднее 3 дней с момента поступления предает правовой акт, оформленный на бланке установленной формы, на визирование заместителю главы администрации области, координирующему вопросы документационного обеспечения.

После этого проект передается:

— руководителю аппараты главы администрации области для передачи на подпись главе администрации области (правовой акт главы);

— помощнику заместителя главы администрации области для передачи на подпись заместителю главы администрации области (правовой акт заместителя главы).

Подписанный правовой акт передается в отдел подготовки документов, где он регистрируется (в день поступления). Дата регистрации считается датой принятий правового акта. Дата и регистрация проставляются на подлиннике правового акта шрифтом № 14 по центру через 2 межстрочных интервала от наименования правового акта. Дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками. Номер проставляется через пробел после даты и состоит из знака «№» и порядкового номера правового акта.

Рассылка и хранение правового акта В течение 2 дней после регистрации в отделе подготовки документов копии правового акта передаются в канцелярию для отправки адресатам согласно рассылке.

В обязательном порядке текст нормативного правового акта главы администрации, заверенный печатью, предается в управление Министерства юстиции по области, прокуратуру, областной Совет, государственно-правовой департамент, департамент информации администрации области.

9. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Справочно-информационные документы — это наиболее массовая группа документов, создаваемых на предприятиях и поступающих в них.

Особенности справочно-информационных документов:

— наделены вспомогательным характером. Информация в них либо побуждает к действию, либо принимается к сведению;

— многообразие видов не снимает единых требований к установленному порядку их оформления;

— с целью сокращения трудозатрат на составление специалистами этих документов разрабатываются сборники типовых текстов;

— для сокращения объемов печатных работ рекомендуется на часто используемые документы разрабатывать трафареты;

— каждый вид документа имеет только ему присущие особенности и жесткие требования к его оформлению.

— как и все документы, подлежат унификации.

ВИДЫ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗЦЫ ИХ ОФОРМЛЕНИЯ

Служебные письма Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте).

Для служебных писем, которые выступают связующим звеном между предприятиями, организациями, разработан специальный бланк.

Главная цель служебного письма — побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить.

Письмо — единственный документ УСОРД, в котором отсутствует реквизит «наименование вида документа».

Главный признак классификации закреплен в реквизите № 13 (На № _ от _), который дан трафаретом в бланке письма:

— письмо-запрос — это первичный документ (реквизит № 13 — не заполнен);

— письмо-ответ — это вторичный документ (реквизит № 13 — напечатан).

Текст письма Текст должен быть ясным и лаконичным. Многословие в тексте «вредит», мешает выделить суть документа. Тон письма должен быть нейтральным.

Письма подписывают руководители отделов, заместители руководителя учреждения, руководители.

Сроки хранения писем — временные, долговременные, постоянные (в зависимости от содержания).

Рекомендации:

1. Информация в письме должна быть понятной и оперативной, так как письмо читается быстро.

2. Мысль письма должна «приближаться» к началу фразы (ключевое слово).

3. Писать следует короткие предложения, так как они легче воспринимаются.

4. После написания текста необходимо критически прочитать его («со стороны») и устранить недостатки.

Модели начала письма Просьба:

— «Просим…»

— «Организация просит…»

— «Организация обращается с просьбой…».

Сообщение:

— «Сообщаем…».

— «Считаем необходимым сообщить…».

— «Ставим в известность…».

— «Доводим до сведения…»

НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ начинать со слова: «Извещаем…»

Напоминание:

— «Напоминаем…».

— «Организация напоминает…».

— «Считаем необходимым напомнить…».

— «В связи с приближением сроков поставки, напоминаем, что…».

Предложения, рекомендации:

— «Предлагаем Вам…».

— «Организация рекомендует…».

— «Направляем…».

— «Организация уверена, что Вас заинтересует предложение…».

Приглашение:

— «Приглашаем…».

— «Просим принять участие…».

— «Рады пригласить Вас…».

— «Организация приглашает…».

Расторжение отношений:

— «Дальнейшая совместная деятельность в связи с … становится невозможной…».

— «Наши моральные принципы не позволяют далее сотрудничать с Вами…».

— «Фирма разрывает с Вами все отношения…».

— «В противном случае вынуждены расторгнуть отношения…».

Извинения:

— «Приносим извинения за…».

— «Примите, пожалуйста, наши извинения за…».

Благодарность:

— «Благодарим за своевременный ответ…».

— «Благодарим за вклад в сотрудничество….».

— «Благодарим за сообщение…».

— «Надеемся на понимание…».

— «Надеемся на сотрудничество…».

— «Рассчитываем на понимание…».

— «Рассчитываем на сотрудничество…».

Модели завершения письма В конце текста над должностью допустимо писать:

— «С наилучшими пожеланиями».

— «С уважением».

— «Уважающий Вас».

— «С глубоким уважением».

— «С добрыми пожеланиями» глава администрации… Текст писем:

— От первого лица единственного числа — «считаю…»

— От первого лица множественного числа — «просим…»

— От третьего лица единственного числа — «администрация считает…»

Не рекомендуется:

1. Начинать текст с даты, так как в начале письма должна стоять обобщающая фраза.

2. Использовать в тексте полное наименование организации.

3. Употреблять местоимения (МЫ, ВАМ, НАМ и т. д.), так как в этом случае подразумевается некая интимность. Лучше «лишний раз» употребить название — например, «Академия…».

4. Использовать сложноподчиненные, сложносочиненные предложения, так как это усложняет понимание основной мысли.

5. Использовать деепричастия.

6. Применять в тексте слова «настоящее…», «в целях…», «на предмет…» и другие канцелярские архаизмы.

В зависимости от значимости информации и фондообразователя срок хранения писем — от 3 лет до постоянного.

Типология обращений:

Уважаемый Иван Иванович Общеупотребительно. Предпочтительно при обращении к хорошо Глубокоуважаемый Используется в тех же ситуациях, если необходимо подчеркнуть Иван Иванович особое уважение (например, к старшему или к лицу, занимающему высокое общественное положение) Уважаемый господин Иванов Универсально в ситуации письменного официального общения Господин Иванов Используется в официальной ситуации, лишено оттенка доброжелательности, нередко отражает напряженность отношений между Уважаемый (глубокоуважаемый) Предельно официальное уважительное обращение к высокопогосподин Президент (директор, ставленному лицу. Подчеркивает особый статус адресата и социректор и т. п.) альную дистанцию, позволяет избежать ненужной фамильярности Уважаемые господа Применяется только в следующих случаях: при наличии коллективного адресата; при обращении к юридическому лицу; при составлении трафаретного письма. Стилистически нейтрально Уважаемые коллеги При обращении к коллективу, состоящему из людей одной специальности, к давним деловым партнерам. Обладает оттенком теплоты, доверительности, настраивает на дружеское общение Технология оформления служебного письма:

Специалист изготовление (печатание) Специалист должен знать азы документирования, т. е. он должен:

— грамотно адресовать письмо;

— сформулировать заголовок;

— подчинить текст письма заголовку;

— проставить индекс дела по номенклатуре дел;

— оформить подпись: должность и расшифровку подписи;

— проставить отметку об исполнителе;

— знать значение отметки о контроле;

— при исполнении учитывать конкретные сроки;

— информировать референта об исполнении письма;

— по исполнении письма сделать отметку об исполнении.

Справки — документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки подразделяются на две группы: информационного характера и удостоверяющие юридический факт.

Реквизиты справок содержат: бланк, вид документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись, отметку об исполнителе, печать (простую) предприятия.

Справки информационного характера содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.

Справки, удостоверяющие юридический факт, носят личный характер, т. е. содержат информацию о факте работы, занимаемой должности, прописке, об учебе и т. п. Их оформляют, как правило, на трафаретных бланках. Подобные справки подписывают руководители отдела кадров. Если в справке имеются сведения о заработной плате, то обязательна подпись бухгалтера-расчетчика. Заверяются справки печатью отдела кадров.

Образцы оформления справок

СПРАВКА

01.03.2005 № г. Новосибирск О состоянии делопроизводства Справочные данные

СПРАВКА

01.03.2005 № г. Новосибирск Логинов Владимир Игоревич работает на должности менеджера административной части с 10.10.2005, средний заработок составляет 30 тыс.рублей.

Печать отдела кадров В тексте справки не должно быть архаичных оборотов. Например: «настоящая справка», «действительно проживает», «действительно работает». Полное наименование предприятия в тексте справки не указывается, так как документ оформлен на бланке.

! Недопустимо писать фразу — «дана по месту требования».

Докладная записка Докладная записка — документ, адресованный руководителю или заместителю руководителя предприятия и содержащий обстоятельное изложение вопроса с ВЫВОДАМИ и ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ составителя.

Докладные записки могут быть внутренние и внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на чистом листе бумаги (с учетом стандартного расположения реквизитов) рукописным (машинописным) способом и подписываются специалистомсоставителем.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке организации, имеют дату и исходящий номер, подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Образец оформления внутренней докладной записки

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

17.01. О неудовлетворительном состоянии компьютеров Сообщаю, что срок эксплуатации компьютеров отдела рекламы истек. Состояние ПК нерабочее, это снижает уровень подготовки информационной базы.

Прошу рассмотреть возможность приобретения двух новых компьютеров, а также специальной мебели для отдела.

Докладная записка составляется в случае возникновения проблемной ситуации, и только ее автор осведомлен, как разрешить ситуацию. В записке он дает предложения, рекомендации, высказывает конкретное мнение.

Работа по докладной записке может быть выполнена только при написании резолюции адресатом (заместителями руководителя или руководителем организации). Ввиду этого отсчетом исполнения является дата, указанная в тексте резолюции.

Рекомендации по тексту докладной записки могут быть следующие: «сообщаю…», «считаю необходимым сообщить…», «ставлю в известность…», «с целью…».

Не рекомендуется: «извещаю…», «довожу до сведения…», «в целях…».

Докладная записка — редко составляемый документ.

Сроки хранения докладной записки — временные, долговременные, постоянные (в зависимости от значимости информации).

Объяснительная записка Объяснительная записка — документ, в котором работник предприятия объясняет причины невыполнения распоряжения, приказа, инструкции, устного указания, а также нарушения режима работы предприятия.

Кроме указанных записок на предприятиях составляются объяснительные записки к отчетам, актам, сметам. Иногда они называются пояснительными записками.

Объяснительные записки частного характера оформляются рукописным способом на чистом листе бумаги.

УСОРД предлагает унифицированную форму объяснительной записки в виде анкеты:

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

_№ О нарушении _ (примерный состав информации) Фамилия Имя Отчество Должность Структурное подразделение С какого времени работает на данном предприятии Изложение причин, обстоятельств и даты нарушения Служебная записка Различают два вида служебных записок:

1. Текст записки содержит оперативные производственные просьбы: ремонт помещения, приобретение канцелярских товаров, назначение дежурств и другие оперативные вопросы. Срок хранения данного документа — от 1 до 3 лет.

2. Текст записки имеет серьезный характер, который составляется во властных структурах к проектам распорядительных документов. В нем содержится обоснование для принятия или изменения соответствующего распорядительного документа. Записка готовится на общем бланке отдела, подписывается руководителем отдела и хранится постоянно.

Заявления Заявления — это наиболее часто составляемые документы, в которых фиксируется просьба.

К сведению: до 1918 г. заявление называлось прошением, а в глубине веков — челобитной.

Рекомендации к тексту написания заявления:

— следует начинать со слова «Прошу…»;

— не использовать местоимения;

— обязательно указывать дату и причину просьбы;

— оформлять на бумаге формата А4, так как заявление предполагает наличие виз, резолюции и других элементов.

В основном заявления пишутся от руки.

Лица, подающие заявления:

— граждане при обращении во властные структуры и организации;

— студенты учебных заведений (высших и среднеспециальных);

— специалисты организации.

В организации адресатом является первый руководитель. Так, заявление специалиста после написания резолюции «отрабатывается» в приказ по кадрам, который подписывает первое лицо организации.

Примеры заявлений в организациях:

— все виды отпусков: по уходу за ребенком, декретный, очередной и т. д.;

— о повышении по должности, о переводе в другое структурное подразделение, о замещении;

— на повышение квалификации, разряда;

— об увольнении и др.

Заявления пишутся строго по единому формуляру. Отдел кадров должен заниматься разработкой образцов — формуляров.

В учебных заведениях адресатами заявления могут быть ректор (директор) вуза, декан отделения, заведующий вечерним и заочным отделениями. Адресат заявления в учебном заведении зависит от содержания заявления.

Примеры заявлений в учебных заведениях:

— на имя ректора (директора): переход в другую группу, о специализации, на академический отпуск, о выдаче документов и т. д.;

— на имя декана: досрочная сдача сессии, свободное посещение, пересдача экзамена и т. д.

! При оформлении заявлений наблюдается многовариантность в расположении и оформлении реквизитов, поэтому следует всегда помнить о том, что заявление «чье», а не «от кого».

Формуляр-образец заявления Образец оформления заявления в организации

ЗАЯВЛЕНИЕ

О повышении разряда Прошу повысить разряд с 14 на 15 (изложение основания для повышения разряда: стаж работы, получение гранта, переподготовка и т. п., документы, подтверждающие эту просьбу).

Преподаватель Зав. кафедрой А. В. Новокрещенов Номер реквизита Наименование реквизита Образцы оформления заявлений об учебном отпуске, приеме на работу, на аттестацию в организации _ (наименование отдела) Об учебном отпуске Прошу предоставить учебный отпуск для сдачи экзаменов с _ по.

Справка-вызов прилагается.

_ Руководитель отдела (согласен / не согласен) Ставится резолюция директора и оформляется приказ.

Заявление на аттестацию оформляется по трафарету в установленной в организации форме.

_ (наименование организации) Прошу принять на работу в в отдел _ на должность с согласно трудовому договору.

Приложение: 1._

10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами включает такие технологические операции, как:

— обработка и прохождение входящих документов;

— прохождение исходящих и внутренних документов;

— регистрация документов;

— контроль за исполнением документов;

— формирование дел.

Объем документооборота учреждения исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних документов за год.

10.1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ, ИСХОДЯЩИМИ И ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Входящие документы. Прием и обработку поступающих документов следует производить централизованно.

Операции по обработке входящих документов должны осуществляться в установленной последовательности:

— прием и первоначальная обработка поступивших документов;

— предварительное рассмотрение документов;

— регистрация документов;

— рассмотрение руководством (только при необходимости);

— доставка в структурные подразделения;

— непосредственное исполнение или использование информации;

— подшивка исполненных документов в дела по номенклатуре.

Первоначальная обработка заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений. Факт поступления документа фиксируется проставлением входящего штампа и даты.

Корреспонденция, доставленная ошибочно, направляется по назначению; при невозможности установления адресата — возвращается отправителю. Корреспонденция с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций передается без вскрытия соответствующим адресатам. Если в конверте с пометкой «лично» находится служебный документ, то после прочтения адресатом он подлежит регистрации в службе делопроизводства.

! Недопустимо самовольное вскрытие работниками делопроизводства конвертов с пометкой «лично».

При обнаружении повреждения документов или при отсутствии приложений на документе делают отметку, составляют акт или сообщают отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, но в ряде случаев их необходимо сохранять, скрепляя с поступившим документом, если:

— дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения: документы, представленные на конкурс; арбитражные документы; исковые заявления; судебные повестки;

обращения граждан, акты; договоры и т. п.;

— на документе вообще отсутствует дата;

— дата документа существенно отличается от даты получения документа;

— адрес отправителя можно установить только с помощью конверта.

Рекомендация: конверты целесообразно уничтожать после регистрации документов. При выявлении в процессе регистрации одной из указанных ситуаций конверт вместе с документом поступает в дело. Это правило обязательно для поступивших жалоб и обращений.

Документы, состоящие из 2 листов и более, скрепляют, приложения располагают в порядке их номеров. При скреплении наиболее ценных документов (свидетельства, патенты, грамоты, личные документы и т. д.) под скрепку подкладывают листок бумаги.

На всех поступивших документах проставляют штамп получения и дату.

По окончании предварительной обработки документы направляют на рассмотрение. В ходе предварительного рассмотрения организатор делопроизводства должен определить по каждому документу компетенцию и ответственность должностного лица, который будет исполнять документ.

На предприятиях часто руководители получают 80—90 % всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. Решение вопроса при этом принимается по 1—2 % документов. Последующие резолюции исполнителю ничего нового не дают. Аналогичный порядок существует и с подписанием. Это создает перегрузку руководства, снижает обоснованность решений и их оперативность.

Руководителю следует направлять до 10 % поступивших документов, остальные — в отделы. Такой порядок распределения существенно влияет на эффективность управленческого процесса на предприятии.

Руководителю рекомендуется направлять следующие документы:

— важнейшие документы вышестоящих отраслевых и административных органов;

— документы, информация которых может быть решена только при участии руководителя;

— документы, исполнение которых будет осуществляться несколькими службами;

— материалы, поступившие из редакций газет и т. п.;

— коллективные письма граждан;

— документы, содержащие полезную для руководителя информацию.

После предварительного рассмотрения образуются следующие массивы документов: нерегистрируемые службой делопроизводства документы, документы-ответы, документы для рассмотрения руководителю (10 %), документы для направления в отделы, обращения граждан.

Как правило, должностное лицо, осуществляющее предварительное рассмотрение документов, должно пользоваться доверием руководителя, всегда соблюдать служебную этику и хранить служебную тайну. Нормативные документы по делопроизводству рекомендуют руководителям рассматривать в день их поступления; не принимать документы от сотрудников, а только через службу делопроизводства.

Результаты рассмотрения фиксируются в резолюции. Поступившие документы должны доставляться исполнителю в день поступления или на следующий день, но не позже. Итог предварительного рассмотрения — качественная подготовка документов к регистрации.

С момента поступления к исполнителю и до завершения работы документ находится в папке «Документы на исполнении».

Недопустимо хранение документов в столах исполнителей. Инициативный документ подшивается в дело только после его окончательного исполнения, вместе с документом-ответом и с отметкой об исполнении.

Исходящие документы. Прохождение исходящего документа на предприятии включает составление проекта, его изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрацию и отправку.

Специалист, работая с информацией, обращается к сборнику типовых текстов документов; согласует содержание с заинтересованными структурами, получая от них замечания, предложения; реквизиты, сопутствующие документу; оформляет заказ на печать и передает рукопись оператору ДОУ.

Отпечатанный документ исполнитель считывает с черновиком, ставит на втором экземпляре свою визу и при необходимости согласования исходящего документа с другими службами передает его референту для проставления виз и затем вместе с необходимыми материалами — на подпись соответствующему должностному лицу. Если письмо уходит нескольким адресатам, то подпись ставится на всех экземплярах.

После подписания и проставления даты сотрудник службы делопроизводства регистрирует документ.

Если при подписании должностное лицо внесло поправку в текст, то исполнитель должен внести ее в копию (отпуск документа).

! Недопустимо вносить дополнения в текст документа после подписания.

После подписания документ подлежит обработке и отправке. Перед отправкой исходящих документов референт проверяет правильность оформления, наличие приложений и полного регистрационного индекса. Документы сортируют по адресам, проставляют адрес на конверте, фальцуют и заклеивают конверт.

Исходящие документы отправляют в день их подписания и регистрации.

На копии исходящего документа (отпуске) служба делопроизводства проставляет дату подписания, регистрационный номер, заверяет подпись должностного лица и отдает исполнителю.

Внутренние документы. Прохождение внутренних документов на этапе их подготовки и оформления аналогично прохождению исходящих, а на этапе исполнения — входящих документов.

Прием-передача документов — входящих, исходящих, внутренних — на всех этапах их обработки должна осуществляться без подписи.

Прием-передачу важнейших контролируемых документов, а также связанных с конфликтными ситуациями, денежной отчетностью и т. п. рекомендуется осуществлять с проставлением подписи.

Количество доставок документов из службы делопроизводства зависит от характера деятельности предприятия. Как правило, оно бывает не менее 2 и не превышает 5 в день. Доставляются документы: поступившие, после подписания, из службы ДОУ, требующие согласования. Референту рекомендуется иметь 2 комплекта папок для каждой структуры. Одна папка с документами передается структурному отделу, а вторая — на подпись, печатание, отправку, согласование — забирается из отдела. На каждой папке проставляется индекс (условное обозначение) отдела. Комплекты папок рекомендуется подбирать разных цветов.

Такая доставка дисциплинирует исполнителей, вносит порядок в документооборот и позволяет спокойно работать с документами каждого отдела.

Регистрация документов. Эта операция включает фиксацию факта создания или получения документа, присвоение ему порядкового номера и запись установленных сведений о нем.

Регистрация необходима:

— для учета документов организации;

— контроля исполнения документа;

— поиска документа;

— придания документу юридической силы.

Работая с любой регистрационной формой, можно определить факт регистрации, срок исполнения и местонахождение документа. Если один из факторов в записи на документ отсутствует, то это не регистрация, т. е. документ не прошел регистрацию.

Правила регистрации:

— документы регистрируются централизованно в одном месте;

— документы регистрируются только 1 раз;

— входящие документы регистрируются в день их поступления, исходящие и внутренние — в день подписания;

— телеграммы и другие срочные документы регистрируются немедленно по получении и сразу передают адресату;

— предприятие должно иметь перечень документов, не регистрируемых службой делопроизводства;

— целесообразно использовать парную регистрацию писем по принципу «запрос-ответ»;

При регистрации документов используются следующие справочные материалы:

— список отделов с их индексами;

— список постоянных организаций с их почтовыми и телеграфными адресами, номерами телефонов, фамилиями руководителей и заведующих канцеляриями;

— перечень документов, не подлежащих регистрации;

— номенклатура дел предприятия;

— список ответственных исполнителей, которые наделены правом подписи.

— список служебных телефонов сотрудников предприятия;

— справочники: адресный, административно-территориального деления;

— другие специальные справочники;

— перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения.

На современном этапе документы регистрируют на карточках, в журналах, в компьютерах.

Формирование дел. Эта операция включает группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Основные правила формирования дел:

— в дела подшиваются только исполненные документы с отметкой об их исполнении;

— в дела с перепиской подшиваются запрос и ответ на него;

— в дела подшиваются полностью оформленные документы;

— в дела не подшиваются черновики, вторые экземпляры;

— в дела формируются документы строго по номенклатуре дел.