НАЧАЛЬНОЕ И СРЕДНЕЕ

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАНИЕ

М.И. БАСАКОВ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ

(с основами архивоведения)

Рекомендовано ФГБОУ ВПО

«Государственный университет управления»

в качестве учебного пособия для студентов СПО и НПО,

обучающихся по профессии 034700.01 «Секретарь», специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Регистрационный номер рецензии № 688 от 21.12.2012 ФГАУ «ФИРО»

КНОРУС • МОСКВА • 2013 УДК 651(075.32) ББК 65.291.212.8я723 Б27 Рецензент В.Р. Гаспарян, д-р экон. наук, проф. Ростовского государственного экономического университета РГЭУ (РИНХ) Басаков М.И.

Б27 Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения) :

учебное пособие / М.И. Басаков. — М. : КНОРУС, 2013. — 216 с. — (Начальное и среднее профессиональное образование).

ISBN 978-5-406-02509- Подготовлено в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» с расчетом использования его также студентами широкого круга специализации, изучающими данную дисциплину в установленном объеме. Особенность предлагаемого учебного пособия, учитывая практическую направленность подготовки студентов, состоит в освоении ими главным образом нормативно-правовых, организационных сторон подготовки и оформления основных видов документов, практической и этической стороны работы секретаря и архивного работника, организации документооборота и архивного хранения документов как основной составляющей архивоведения.

Рекомендуется студентам колледжей, изучающим дисциплину «Документационное обеспечение управления и архивоведение» по специальностям, входящим в состав укрупненной группы специальностей «Экономика и управление». Книга может быть полезной также секретарям, архивным работникам служб документационного обеспечения управления организаций средних и малых форм бизнеса и всем тем, кто по роду своей деятельности сталкивается с разработкой, оформлением и хранением управленческой документации.

УДК 651(075.32) ББК 65.291.212.8я Басаков Михаил Иванович

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

(с основами архивоведения) Сертификат соответствия № РОСС RU. AE51. H 16208 от 04.06.2012.

Изд. № 4330. Подписано в печать 25.01.2013.

Формат 6090/16. Гарнитура «NewtonC». Печать офсетная.

Усл. печ. л. 13,5. Уч.-изд. л. 9,53. Тираж 1000 экз. Заказ № ООО «КноРус».

127015, Москва, ул. Новодмитровская, д. 5а, стр. 1.

Тел.: (495) 741-46-28.

E-mail: [email protected] http://www.knorus.ru Отпечатано в ГУП «Брянское областное полиграфическое объединение».

241019, г. Брянск, пр-т Ст. Димитрова, 40.

© Басаков М.И., ISBN 978-5-406-02509-3 © ООО «КноРус»,

ПРЕДИСЛОВИЕ

Предлагаемое учебное пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления и архивоведение» предназначено для реализации требований к уровню подготовки студентов — будущих специалистов в этой важной сфере управленческой деятельности по специальности 034702 одноименного названия, а также другим специальностям, входящим в состав укрупненной группы специальностей 084000 «Экономика и управление».

Учебное пособие построено на действующей в Российской Федерации нормативно-правовой базе, обобщает материалы разнообразных изданий и в полной мере отражает опыт документационного обеспечения и архивного дела в управленческой деятельности организаций (предприятий, фирм) всех форм собственности.

Данное учебное пособие в отличие от других подобных изданий характеризуется рядом особенностей, которые приведены ниже:

1. Поскольку документирование управления и организация работы с документами являются столь же древними, как и само управление, в учебном пособии глава, посвященная истокам делопроизводства и архивного дела, их становлению и развитию в России, приведена в несколько расширенном виде, содержащем ряд любопытных исторических фактов.

2. Практика документационного обеспечения управления позволяет сделать вывод, что качество любого документа, например служебного письма, начинается прежде всего со знания правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др.). В связи с этим в учебном пособии уделено определенное внимание оформлению реквизитов документов в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30—2003.

Оформление документов в книге представлено тщательно выверенными образцами — макетами важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений, служебных писем, протоколов и др.).

3. Достаточное место в учебном пособии отведено освещению вопросов оформления документов по личному составу (персоналу), что нечасто встречается в учебниках по документационному обеспечению управления. С нашей точки зрения знание основ оформления данного вида документов для будущих специалистов весьма полезно, поскольку, например, в малом бизнесе нередко в связи с малочисленностью управленческого персонала владельцу организации самому, секретарю или одному из специалистов приходится совмещать свои основные обязанности с выполнением функций инспектора (менеджера) по кадрам.

4. Особое место в учебном пособии уделено освещению роли секретаря в структуре управления организацией, его деловым и личным качествам, правам и обязанностям, этике бездокументного обслуживания непосредственного руководителя и посетителей.

5. Значительное место в книге уделено вопросам организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации и находящихся на хранении, — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу, принимать оптимальные решения.

6. Отдельный раздел в учебном пособии посвящен вопросам механизации и компьютеризации документационного обеспечения управления. Это объяснимо, поскольку в настоящее время коммерческий успех организации во многом зависит от уровня технического оснащения и использования современных информационных технологий в управлении. В пособии дается краткая характеристика технических средств, используемых в документационном обеспечении управления и архивном деле, освещаются возможности компьютерных технологий в работе с документами, в использовании персонального компьютера как средства делового общения.

7. В учебном пособии уделено большое внимание основам архивоведения — архивоведению как комплексной научно-практической дисциплине. Архивоведение — это, бесспорно, наука, которая изучает историю, теорию и практику архивного дела. Для студентов же, изучающих основы архивоведения, — это в первую очередь учебная дисциплина, цель которой обучить студентов первичным навыкам архивной работы как возможно будущих архивных работников — архивистам, ознакомить их с современными архивными технологиями, организацией архивного дела в России. Именно практической стороне архивоведения — архивному делу и отдано в книге значительное место.

Обращаясь к студентам колледжей, которым предстоит изучать основы документационного обеспечения управления и архивоведения, и к тем читателям, кто уже работает, но чувствует недостаточность подготовки в этой области знания, хочу пожелать успехов в освоении полезных для каждого специалиста знаний.

СОДЕРЖАНИЕ

Предисловие

1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ: ИСТОКИ И СТАНОВЛЕНИЕ

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

В РОССИИ

1.1. Информация, управление, документ

1.2. Становление делопроизводства и архивного дела в России

1.2.1. Этапы становления делопроизводства и архивного дела в России

1.2.2. Делопроизводство в дореволюционной России (до 1917 г.)

1.2.3. Советский период развития делопроизводства (1917—1991 гг.)

Контрольные вопросы

2. СЛОВАРЬ-МИНИМУМ ТЕРМИНОВ

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ И АРХИВОВЕДЕНИЯ

(ВЫБОРКА ИЗ ГОСТ Р 51141—98)

3. ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ

ОСНОВЫ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ

3.1. Нормативно-правовые акты, регулирующие документационное обеспечение управления на государственном уровне

3.2. Нормативно-методическое обеспечение системы документационного обеспечения управления в организациях

3.3. Организационная структура службы 3.4. Положение о службе документационного обеспечения управления организации

3.5. Инструкция по документированию управленческой 3.6. Должностная инструкция работника службы Контрольные вопросы

4. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

4.1. Классификация деловых документов

4.2. Состав и оформление реквизитов 4.3. Бланки организационно-распорядительной документации

4.5. Оформление служебных писем и других оперативно-справочных документов

4.5.2. Понятие «служебное письмо».

4.5.3. Оформление служебного письма

4.5.4. Электронный документ: понятие, достоинства 4.5.5. Особенности оформления писем, 4.5.7. Оформление акта и протокола

4.6. Оформление документов по трудовым правоотношениям

4.6.1. Первичная учетная документация по личному составу

4.6.2. Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу

4.6.3. Документирование процесса увольнения (расторжения трудового договора)

Контрольные вопросы

5. СЕКРЕТАРЬ — ПЕРВЫЙ ПОМОЩНИК

РУКОВОДИТЕЛЯ

5.1. Место секретаря в структуре управления организацией

5.2. Деловые и личные качества секретаря

5.3. Должностные обязанности, права и ответственность секретаря

5.4. Организация рабочего места секретаря

5.5. Рабочий архив секретаря

Контрольные вопросы

6. ЭТИКА ТРУДА СЕКРЕТАРЯ

6.1. Требования к внешнему виду

6.2. Культура делового общения

6.3. Основные требования по ведению телефонных переговоров

6.4. Задачи секретаря по подготовке совещаний

6.5. Подготовка командировок руководителя

6.6. Роль секретаря в организации приема посетителей

Контрольные вопросы

7. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА, ПРИМЕНЯЕМЫЕ

В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ

УПРАВЛЕНИЯ

7.1. Общее представление о технических средствах в документационном обеспечении управления............... 7.2. Персональный компьютер — основной инструмент современной системы документационного обеспечения управления

7.2.1. Основные возможности компьютерных технологий в документационном обеспечении управления

7.2.2. Автоматизация работы с документами на базе персонального компьютера

7.2.3. Организация документооборота с использованием средств телекоммуникации...... 7.2.4. Персональный компьютер как средство делового общения

Контрольные вопросы

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

8.1. Общие положения

8.2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов

8.3. Прохождение исходящих документов

8.4. Прохождение внутренних документов

8.5. Прием и передача документов

8.6. Работа с конфиденциальными документами

8.7. Работа с обращениями граждан в органы власти............. 8.8. Учет объема документооборота

Контрольные вопросы и задания

9. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Понятие и системы регистрации документов

9.2. Формы и порядок регистрации документов

9.3. Индексация документов

9.4. Организация справочно-информационной работы........ 9.5. Контроль за исполнением документов

Контрольные вопросы и задания

10. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ТЕКУЩЕЕ

И ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

10.1. Составление номенклатур дел

10.2. Текущее хранение дел

10.3. Формирование и оперативное хранение дел

Контрольные вопросы

11. ОСНОВЫ АРХИВОВЕДЕНИЯ

11.1. Архивоведение как наука и учебная дисциплина............ 11.2. Нормативно-правовое обеспечение деятельности архивов в Российской Федерации

11.3. Нормативная регламентация работы архивов организаций

11.4. Подготовка и передача дел на хранение в архив организации

11.4.2. Оформление дел и передача их на архивное хранение

11.5. Порядок уничтожения документов

11.6. Фондирование архивных документов

11.7.2. Оборудование архива

11.9. Порядок передачи документов на государственное хранение

11.10. Общее представление об Архивном фонде Российской Федерации

Контрольные вопросы

Приложение 1. Примерное положение о службе Приложение 2. Должностная инструкция секретаря

Приложение 3. Должностная инструкция архивариуса (архивиста)

Приложение 4. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, Литература