НОУ ВПО «СМОЛЕНСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАКУ ЛЬТЕТМТ и ИЯ

КАФЕДР А ФИЛОЛОГИИ

АЛОНЦЕВА И.В.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПР АВЛЕНИЯ

Учебно-методическое пособие

(для студентов, обучающихся по специальности:

100103.65 «Социально-культурный сервис и туризм»

заочная форма обучения) Смоленск 2008 СОДЕРЖАНИЕ:

Программа учебной дисциплины…………………………………………………………..3 1.

Самостоятельная работа студентов………………………………………………………..6 2.

Формы итогового контроля знаний……………………………..………………………..10 3.

Учебно-методическое обеспечение курса………………………………………………..11 4.

1. ПРОГР АММА (СОДЕРЖАНИЕ) УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Трудоемкость дисциплины:

Лекций – Семинары – Контрольная работа – Консультация – Экзамен – Контрольные мероприятия:

Контрольные практические работы Рефераты Цель дисциплины «Документационное обеспечение управления» для студентов, обучающихся по специальности «Социально-культурный сервис и туризм» - познакомить с основными принципами организации эффективного документационного обеспечения обслуживания и современными технологиями делопроизводственного обслуживания.

Задачи дисциплины:

познакомить студентов с нормативно-методической базой делопроизводства, основными принципами и методами организации работы с документами современной организации;

ознакомить студентов с особенностями организации делопроизводственного обслуживания в сфере социально-культурного сервиса и туризма;

на основании полученных теоретических знаний научить студентов организовать делопроизводственное обслуживание управленческой деятельности небольшой коммерческой организации.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» связана с рядом учебных дисциплин, использует знания и навыки, полученные студентами специальности «Социально-культурный сервис и туризм» в ходе изучения других дисциплин учебного курса.

В свою очередь, дисциплина «Документационное обеспечение управления» дополняет и расширяет знания, полученные студентами в ходе изучения других дисциплин учебного курса.

В ходе изучения дисциплины основное внимание уделяется принципам и методам документационного обеспечения управленческой деятельности коммерческой организации с относительно небольшим объемом документооборота.

В результате изучения теоретического материала по дисциплине «Документационное обеспечение управления» студенты должны знать:

- нормативно-методические основы делопроизводства;

- принципы организации делопроизводственного обслуживания управленческой деятельности коммерческой организации;

- особенности организации делопроизводственного обслуживания в сфере социально-культурного сервиса и туризма;

- правила составления и оформления документов, возникающих в деятельности коммерческой организации.

На основе полученных теоретических знаний и в результате практических занятий по дисциплине студенты должны уметь:

- организовывать учет и регистрацию документов;

- формировать и вести базы данных по документам организации;

- систематизировать документы и формировать их в дела;

- организовать текущее хранение документов;

- подготовить документы по личному составу к длительному хранению;

- составлять и оформлять основные виды и разновидности документов, возникающих в деятельности организации сферы социально-культурного сервиса и туризма.

СОДЕРЖАНИЕ КУРСА

Цель и задачи учебного курса. Место курса в системе профессионального обучения студентов специальности «Социально-культурный сервис и туризм». Связь курса с другими учебными дисциплинами. Источники и литература по курсу. Учебные пособия по курсу.

Публикации журналов «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Секретарь.RU», «АиФ. Секретарь».

Документационное обеспечение управления, делопроизводство, организация работы с документами, документооборот, соотношений понятий.

Задачи и основные функции делопроизводственной службы. Структурные звенья организации, выполняющие функции делопроизводственного обслуживания. Роль секретариата в организации делопроизводственного обслуживания коммерческой фирмы.

Взаимодействие делопроизводственного персонала с сотрудниками других структурных подразделений. Локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность делопроизводственной службы, делопроизводственного и секретарского персонала.

Тема 3. Правовая и нормативно-методическая база делопроизводства Нормативно-методическая база делопроизводства, особенности, составляющие.

Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», основные положения.

Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ, основные положения, проблемы.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Рекомендательный характер стандартизации, основные понятия, Федеральный закон РФ О техническом регулировании. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, нормативный характер классификаторов, основные понятия, состав, проблемы использования.

Особенности и проблемы нормативно-правового регулирования новых технологий делопроизводства, Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи».

Понятие «документооборот». Принципы организации документооборота. Порядок движения и обработки поступающих, отправляемых и внутренних документов. Значение предварительного рассмотрения документов. Понятие «объем документооборота», учет объема документооборота.

Тема 5. Требования к управленческому документу. Понятие ОР Д.

Реквизит. Бланк документа Управленческая документация. Требования к управленческому документу. Понятие организационно-распорядительной документации. Классификация ОРД.

Понятие «реквизит». ГОСТ Р 6.30-2003. понятие постоянных и переменных реквизитов. Формуляр документа. Поля документа: служебное, поле для размещения штампа, рабочее поле документа.

Бланк документа. Формат бланка. Виды бланков. Особенности работы с гербовыми бланками.

Тема 6. Оформление организационно-правовых документов Учредительный договор. У став организации. Положение об организации. Правила внутреннего трудового распорядка. Штатное расписание. Положение о структурном подразделении.

Инструкции организационно-методического назначения. Должностная инструкция.

Предпринимательский договор.

Тема 7. Оформление распорядительных документов Приказ и другие виды распорядительных документов: понятие, разновидности, назначение. Этапы подготовки распорядительных документов. Подготовка и оформление приказов. Оформление распоряжения. Оформление указаний. Оформление постановлений.

Оформление решений.

Тема 8. Оформление служебных писем и других оперативноинформационных документов Понятие и функции служебного письма.

Разновидности служебных писем по функциональному признаку: циркулярные письма, письмо-запрос, гарантийное письмо, оферта, рекламация, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-просьба, информационное письмо, письмо-приглашение, рекламное письмо.

Общая структура служебного письма. Специфика делового стиля письма. Этикет в деловой переписке. Оформление служебного письма.

Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой.

Оформление акта. Оформление протокола. Виды протокола. Оформление докладной, служебной и объяснительной записок.

2. САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ Р АБОТА

Цель – повторение правил оформления реквизитов документов В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:

- знать правила оформления реквизитов документов;

- уметь редактировать проекты основных видов документов коммерческой Задание:

1. Найти ошибки составления и оформления предложенного документа: отсутствие реквизитов, неправильно оформленные реквизиты.

2. Внести необходимые изменения - переоформить документ.

3. Составить документы личного характера: анкета, резюме, автобиография, характеристика, заявление.

4. Составить распорядительные документы: проект приказа, распоряжения, решения.

5. Оформить информационно-справочные документы.

Цель занятия:

- изучение правил составления, порядка подготовки и оформления коммерческих - приобретение навыков составления и оформления коммерческих писем.

В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:

- знать правила составления и оформления коммерческих писем;

- уметь составлять и оформлять коммерческие письма.

Задание:

Составить проекты коммерческих писем:

- рекламное письмо, - коммерческий запрос, - ответ на коммерческий запрос, - коммерческое предложение - оферта, - рекламации – претензия, - ответ на рекламацию.

Должностные инструкции персонала организаций сферы социально-культурного сервиса и туризма Цель занятия:

- изучение структуры, методики составления, порядка оформления, согласования и утверждения должностной инструкции;

приобретение навыков составления и оформления должностных инструкций сотрудников коммерческих организаций сферы социально-культурного сервиса и В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:

- знать методику составления и порядок оформления должностной инструкции;

- уметь составить должностную инструкцию сотрудника коммерческой организации сферы социально-культурного сервиса и туризма.

Задание:

1. Изучить требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению должностных инструкций.

2. Проанализировать предложенную должностную инструкцию, найти ошибки составления и оформления документа, внести необходимые изменения.

3. Составить должностную инструкцию сотрудника коммерческой организации сферы социально-культурного сервиса и туризма (по выбору).

ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ОПЕР АТИВНОЙ ПРОВЕРКИ УСВОЕНИЯ

СТУ ДЕНТАМИ УЧЕБНОГО КУРСА:

Делопроизводство или документационное обеспечение управления – это … Составляющие документационного обеспечения управления:

Документирование – это … Документ – это … ГОСТ Р 51141 – 98 содержит … Документ, определяющий термины и определения делопроизводства и архивного дела Реквизит документа – это … Формуляр документа – это… Юридическая сила документа – это … Реквизиты, определяющие юридическую силу документа:

Право подписи документов закрепляется в … В организациях, действующих на основе единоначалия, документы подписывает… Постоянными реквизитами документа называются реквизиты, наносимые … Переменными реквизитами документа называются реквизиты, наносимые… Реквизиты, оформляемые на всех документах кроме писем:

Реквизиты, оформляемые исключительно на письмах:

Реквизит, фиксирующий внутреннее согласование документа – Реквизит, фиксирующий внешнее согласование документа – Виды писем (привести любую классификацию писем):

Официально-деловой стиль речи Особенности официально-делового стиля речи:

Организация работы с документами – Организацией делопроизводственного обслуживания небольшой организации, как правило, занимается… От каких факторов зависит структура, состав и численность работников делопроизводственной службы:

Документооборот - это … Централизованная система документооборота (или документооборот, организованный по централизованному принципу) характеризуется тем, что … Смешанная система документооборота (или документооборот, организованный по смешанному принципу) характеризуется тем, что … Объем документооборота - это … Основное содержание предварительного рассмотрения поступивших документов:

Резолюция документально фиксирует … Регистрация документа - это … Основные сведения, которые заносятся в регистрационную форму о поступившем документе:

Основные сведения, которые заносятся в регистрационную форму о внутреннем документе:

Основные сведения, которые заносятся в регистрационную форму об отправляемом документе:

Основные условия эффективности контроля исполнения документов:

Один из основных критериев исполнения документа (при условии документирования исполнения) – Срок исполнения документа может продлить только … Дело – это … Формирование дел – это … Номенклатура дел – это … Заголовками разделов номенклатуры, организованной по структурному принципу, являются наименования… Заголовками разделов номенклатуры, организованной по функциональному принципу, являются наименования … Статья номенклатуры – это … Статья номенклатуры содержит следующие сведения:

Опись дел – это … Годовой раздел описи дел – это … Годовой раздел описи составляется … согласовывается … и утверждается ….

В любой организации (независимо от направления деятельности и организационно-правовой формы) ведется опись дел …

ВОПРОСЫ ДЛЯ РЕФЕР АТОВ

1. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности.

2. Понятие организация работы с документами, основное содержание.

3. Понятие документооборот, основные принципы организации документооборота.

Организационные документы, определяющие порядок движения документов в организациях социально-культурного сервиса и туризма.

4. Понятие централизованная система документооборота, особенности документооборота, организованного по централизованному принципу.

5. Понятие смешанный принцип организации документооборота, особенности организации документооборота по этому принципу.

6. Порядок движения и обработки поступающих документов. Основные потоки документов в организациях социально-культурного сервиса и туризма, их особенность.

7. Понятие предварительное рассмотрение поступающих документов, его значение и основное содержание.

8. Порядок движения и обработки исходящих документов.

9. Порядок движения и обработки внутренних документов.

10. Понятие регистрация документов, значение регистрации документов, формы регистрации. Основные виды бланков, применяемых в учреждениях социально-культурного сервиса и туризма.

11. Понятие контроль исполнения документов и поручений. Значение и организация контроля исполнения документов. Основные этапы контроля исполнения.

12. Понятие формирование дел, основные принципы формирования дел. Особенности группировки в дела отдельных видов и разновидностей документов. Систематизация документов внутри дела.

13. Понятие номенклатура дел организации, назначение номенклатуры дел, виды номенклатур дел.

14. Основные этапы оформления дел с документами по личному составу.

15. Опись дел, понятие, назначение, виды описей. Систематизация и нумерация дел в описи, особенности индексации дел. Описательная статья описи, ее элементы.

16. Достоинства и недостатки карточной системы регистрации документов.

Особенности автоматизированной системы регистрации документов.

17. Значение информационно-справочной работы в организации документационного обеспечения управленческой деятельности. Формы организации информационно-справочной работы в учреждении.

18. Сроковый контроль, технология ведения срокового контроля. Текущий, предупредительный и итоговый контроль. Формы контроля за сроками исполнения документов в делопроизводстве.

19. Сроковая картотека. Преимущество автоматизированной системы контроля за исполнением документов.

20. Нормативно-методические документы по работе с обращениями граждан.

Особенность ведения делопроизводства по обращениям граждан, порядок регистрации, сроки рассмотрения и порядок контроля за их исполнением.

21. Организационная структура службы делопроизводства учреждений социальнокультурного сервиса и туризма. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.

22. Законодательные акты, регламентирующие работу с письмами, жалобами, заявлениями граждан. Характеристика технологии работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан в организациях социально-культурного сервиса и туризма.

23. Должностные инструкции и должностные обязанности работников в организациях социально-культурного сервиса и туризма.

24. Виды документов, их функции. Общие требования к оформлению документов.

25. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов:

организационно-распорядительная документация.

26. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов:

информационно-справочная документация.

27. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов: деловые письма.

28. Специфика делопроизводства в туристской деятельности: паспортные и визовые формальности.

29. Документы по организации туристского путешествия.

30. Специфика делопроизводства в туристской деятельности: договор на туристское путешествие.

31. Автоматизация деятельности туристических фирм программные комплексы:

«Мастер-Тур», «Само-Тур», «Turwin Multipro».

32. Законодательство РФ о туристическом бизнесе. Локальные нормативные документы туристической организации.

33. Договор: о туристическом обслуживании, на экскурсионное обслуживание, агентское соглашение, о реализации туристических путевок за границу.

34. Памятка туристу (информационный листок к туристической путевке), протокол договорной цены, заявки, извещения.

35. Особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах.

Оформление корреспонденции на французском языке. Оформление корреспонденции на немецком языке.

36. Оформление общегражданского загранпаспорта. Визовая поддержка туристов.

Таможенные формальности. Страхование. (Полномочия туристических фирм. Оформление визовой поддержки, «шенгенское пространство», стандартный набор документов для получения визы, типы и специфика выдачи виз (загранпаспорт, ксерокопии страниц российского паспорта, свидетельства о рождении, фотографии, справка с места работы, документы подтверждающие платежеспособность, анкета, согласие на выезд). Таможенные формальности. Виды страховых случаев, международный страховой полис).

37. Типовые формы документов используемые в деятельности туроператоров: тур, туристический ваучер, таможенная декларация.

38. Оформление договорной документации (документирование международных пассажирских перевозок, посреднический договор, о туристическом обслуживании и т.д. ).

39. Документирование организации транспортных перевозок туристов (лицензирование деятельности, карнеты, страхование гражданской ответственности, расчеты на территории других государств).

ФОРМЫ ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ:

1. Экзамен

ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ:

1. Понятия делопроизводство и документационное обеспечение управления, две основные составляющие делопроизводства. Понятие организация работы с документами, основное содержание. Документационное обеспечение управления как информационная база управленческих решений.

2. Состав нормативно-методической базы организации документационного обеспечения управления.

3. Понятие документооборот, основные принципы организации документооборота.

Понятие централизованная система документооборота, особенности документооборота, организованного по централизованному принципу.

5. Понятие смешанный принцип организации документооборота, особенности организации документооборота по этому принципу.

6. Порядок движения и обработки поступающих документов.

7. Порядок движения и обработки отправляемых документов 8. Порядок движения и обработки внутренних документов.

9. Порядок движения и обработки внутренних распорядительных документов – приказов по основной деятельности.

10. Порядок движения и обработки важнейших внутренних документов в условиях смешанной системы документооборота.

11. Понятие объем документооборота, правила учета объема документооборота.

12. Понятие предварительное рассмотрение поступающих документов, его значение и основное содержание.

13. Понятие регистрация документов, значение регистрации документов, формы регистрации.

14. Основные принципы формирования регистрационных номеров и их значение для различных видов документов.

15. Регистрационно-контрольная карточка, ее реквизиты и правила заполнения.

16. Понятие контроль исполнения документов и поручений. Значение и организация контроля исполнения документов. Основные этапы контроля исполнения.

17. Понятие формирование дел, основные принципы формирования дел. Особенности группировки в дела отдельных видов и разновидностей документов. Систематизация документов внутри дела.

18. Понятие номенклатура дел организации, назначение номенклатуры дел, виды номенклатур дел.

19. Основные этапы составления номенклатуры дел организации.

20. Составление заголовков дел, индексация дел, систематизация заголовков дел в номенклатуре дел организации.

21. Порядок согласования, подписания и утверждения номенклатуры дел организации, составления и назначение итоговой записи номенклатуры дел.

22. Основные этапы оформления дел с документами по личному составу 23. Опись дел, понятие, назначение, виды описей. Систематизация и нумерация дел в описи, особенности индексации дел. Описательная статья описи, ее элементы. Годовой раздел описи.

НОУ ВПО «СМОЛЕНСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ДИСЦИПЛИНА: документационное обеспечение управления 1. Порядок движения и обработки внутренних распорядительных документов – приказов по основной деятельности.

Порядок согласования, подписания и утверждения номенклатуры дел организации, составления и назначение итоговой записи номенклатуры дел.

5. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КУРСА

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: практическое пособие с образцами документов. - М., 2000.

2. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Под ред.

Т.В. Кузнецовой _ М.: Юнити – Дана, Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., Веселова Р.Б., Веселов П.В. Деловая переписка (конструкции типовых писем). - М., Волков Ю.Ф. Законодательные основы гостиничного сервиса. - Ростов-на-Дону, Гостиничное и ресторанное дело, туризм: Сборник нормативных документов. - Ростов-наДону, Гущин В.В. Сервисное право: Учебное пособие / Под ред. Ю.П. Свириденко. – М., Додонова М.И. Учимся составлять документы на основе управленческих ситуаций //Секретарское дело. – 1998 - № Организация работы с документами. Учебник. /В.А.Кудряев и др. – М.: ИНФР А – М, Пиз А. Дан Язык письма. - М., Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. - М.:

Юр.колледж МГУ, Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М., Труханович Л.В., Щур Д.Л. Кадры в сфере гостиничного обслуживания: Сборник должностных и производственных инструкций. - М., Труханович Л.В., Щур Д.Л. Кадры туристических агентств, туроператоров, экскурсионных бюро: Сборник должностных и производственных инструкций. - М., Янковая В.Ф. Как составить текст делового письма. //Секретарское дело. – 1998 - № Нормативно - методическая база документационного обеспечения Федеральный закон от 20 февраля 1995 № 24 – ФЗ Об информации, информатизации и защите информации Гражданский кодекс РФ Трудовой Кодекс РФ Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184 О техническом регулировании Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1 Об электронной цифровой подписи Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Основные правила работы архивов организаций М.: Росархив, ВНИИДАД, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Руководителем Федеральной архивной службы России 06.11.