«Е. В. Зайцева ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО Учебное электронное текстовое издание Подготовлено кафедрой Социологии и социальных технологий управления Научный редактор: Ю.Р. Вишневский, проф., д.ф.н. Учебное пособие для студентов ...»

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО «Уральский государственный технический университет УПИ»

Е. В. Зайцева

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Учебное электронное текстовое издание

Подготовлено кафедрой «Социологии и социальных технологий управления»

Научный редактор: Ю.Р. Вишневский, проф., д.ф.н.

Учебное пособие для студентов всех форм обучения направлений:

061100 – Менеджмент организации; 061000 – Государственное и муниципальное управление.

В учебном пособии даны теоретические и практические сведения по подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов.

© ГОУ ВПО УГТУУПИ, 2007 Екатеринбург Зайцева Е. В. Делопроизводство

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Цели и задачи дисциплины Дисциплина «Делопроизводство» предназначена для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 061100 – Менеджмент организации, 061000 – Государственное и муниципальное управление.

Дисциплина относится к циклу специальных дисциплин, региональный компонент.

Учебный курс включает в себя мероприятия по двум неразрывно связанным элементам управления: первый – это сами документы, второй – делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, информационно-справочную работу и работу по подготовке и передаче дел в архив.

Целью изучения дисциплины являются теоретическая и практическая подготовка и оформление организационно-распорядительных документов как базовый процесс в реализации всех управленческих функций; изучение теории и практики организации документационного обеспечения и формирования документооборота на основе научно обоснованных принципов и методов их совершенствования. Изучение данного курса необходимо для того, чтобы сформировать у студентов умения и навыки в области организации делопроизводства. Помочь им в овладении навыками оформления основных видов организационно-распорядительных документов, обучить унифицированным приемам и методам составления документов на основе современных требований.

ГОУ ВПО УГТУ-УПИ – 2007 стр. 2 из Зайцева Е. В. Делопроизводство Требования к усвоению содержания дисциплины Изучив дисциплину, студент должен знать и уметь:

1) характеристику основных нормативов: ГОСТы и классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации;

2) состав управленческих документов, которые необходимы в практической деятельности организаций;

3) разрабатывать нормативно-методические документы, регламентирующие делопроизводство;

4) выявлять закономерности изменения объема документооборота, внедрять рациональную технологию приема, прохождения, подготовки и отправки документов в традиционных условиях и в условиях работы с применением средств вычислительной техники;

5) составлять и оформлять основные виды организационнораспорядительных и информационно-справочных документов.

Объем дисциплины и виды учебной работы Объем дисциплины и виды учебной работы для студентов дневной формы обучения:

Виды учебной работы Всего Семестры часов Общая трудоемкость дисциплины 86 Аудиторные 64 Лекции 32 Объем дисциплины и виды учебной работы для студентов дистанционной формы обучения:

Содержание дисциплины Разделы дисциплины и виды занятий управленческих документов информационно-справочных документов документами организация документооборота, контроль за сроками исполнения.

управленческой деятельности Содержание разделов дисциплины История делопроизводства Документирование в IX–XV веках. Процесс формирования правовой документации в Древнерусском государстве. Специфика деловой документации того времени детерминирована развитием общественных отношений. На тот момент охране частной собственности, отношениям между княжествами, фиксированию привилегий купцов, доходов церкви уделяется большое значение. Это приводит к созданию специфических документов: вкладные, купчие на землю и иное имущество, полные грамоты на продажу людей, отпускные грамоты на свободу и др. Работа с документами осуществлялась специальными должностными лицами, с XIV века людей, занимающихся работой над документами, стали называть «дьяк». Этот период можно охарактеризовать как время накопления опыта в области составления документов: шел процесс образования формуляров документов, устанавливались приемы их удостоверения – подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания документа – черновик и беловик. Однако делопроизводство, как система определенных правил, в период феодальной раздробленности еще не существовало.

Приказное делопроизводство в XVI–XVII веках. Образование Русского государства привело к созданию специальных органов для реализации властных полномочий. Документирование управленческой деятельности использованием достаточно большого числа видов и разновидностей документов. Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. В этот период используется столбцовая техника делопроизводства и зарождается книжная форма. В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов: появляются описание и учет документов, начинают составлять их описи.

Коллежское делопроизводство в XVIII веке. В связи с преобразовательной деятельностью Петра I и проведению административных реформ приказы деятельности системы государственных учреждений России XVIII веке стало законодательство регламентировало, в основном, и состав документов, и правила их составления. В этот момент начинает складываться система документации по личному составу, коренным образом изменился формуляр документа.

Министерское делопроизводство в XIX–XX веках. Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание восьми министерств. Целью реформ являлось законодательное закрепление единообразия в организационном устройстве министерств, которое базировалось на внедрении в их деятельность новых принципов управления: единоначалия, иерархии – внедрение этих принципов оказало огромное влияние на структуру министерств и на систему работы с документами.

Делопроизводство в советскую эпоху (1917–1991 гг.) События октября в корне изменили систему государственных учреждений в России. Создание документирования.

Основные требования к оформлению управленческих документов Деятельность предприятия по созданию документов называется документированием.

Документ – это информация, закрепленная на бумажном носителе, переданная во времени и пространстве, имеющая юридическую силу. Чтобы документ имел юридическую силу он должен быть оформлен в соответствии с требованиями, присущими для данного вида документов. Для этого нужно обладать совокупностью знаний законов, ГОСТов, инструкций вышестоящих органов и внутренних локальных актов. Основные требования по созданию документов приведены в ГОСТ Р6.30-2003.

Наряду с индивидуальными требованиями к оформлению документов, которые будут рассмотрены в следующих разделах, документы имеют и ряд общих требований к их оформлению:

1) поля: верхнее, нижнее, левое – не менее 20мм; правое – не менее 10 мм;

2) цвет бумаги: белая, также допускается использование бумаги светлых тонов с учетом свободного прочтения текста;

3) форматы: А4 (210х297мм), А5 (148Х210мм);

4) шрифт: редактор Word for Windows версии 6, 0 и выше с использованием шрифтов «Times New Roman Cyr» размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15; Times DL размером 12, 13, 14 через 1–2 интервала; все реквизиты, которые строятся из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатаются через 1 межстрочный интервал, при этом составные части реквизитов отделяются друг от друга 1, 5–2 интервалами. Реквизиты отделяются друг от друга 2–3 интервалами. Максимальная строка каждого отдельного реквизита (кроме реквизита «Текст») – 28 знаков. Текст документов печатают, отступив 2–4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту».

распорядительных и информационно-справочных документов Правила подготовки и оформления организационных документов В этой группе представлены документы, регламентирующие деятельность предприятия, организации, учреждения, а также определяющие порядок образования, статус, компетенцию, права и обязанности. В эту группу документов входят: Уставы, Положения, Договоры, Решения о создании, внутреннего распорядка.

Правила подготовки и оформления распорядительных документов В группу распорядительных документов входят: приказы, решения, распоряжения, указания. Также к распорядительным документам относится коллегиального управления.

определяется уровнем органа управления, а также юрисдикцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Подготовка распорядительных документов состоит из следующих этапов:

1) изучение управленческого вопроса;

2) подготовка проекта;

3) согласование проекта;

4) подписания документа.

Если в процессе визирования (согласования) проект документа претерпел значительные изменения, то он подлежит переоформлению и полному повторному визированию (согласованию).

Правила подготовки и оформления информационно-справочных документов Самая многочисленная группа документов – служебные письма, справки, акты, докладные (служебные) и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы. Все эти документы предназначены для передачи информации от одного адресата к другому либо для фиксирования каких-либо сведений. В отличие от распорядительных документов информация, закрепленная в информационно-справочных документах, может побуждать к действию, а может быть принята к сведению. Также на основании резолюции руководителя эти документы могут стать причиной для принятия решения и создания распорядительных документов.

Организация работы с конфиденциальными документами Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Секретно», «Коммерческая тайна» и т. п.

Существует перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188.

Коммерческая тайна (КТ) – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к КТ, перечислены в статье 139 части I Гражданского кодекса РФ.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий.

Сведения, относящиеся к коммерческой тайне Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

1) научно-техническая (технологическая) информация;

2) деловая информация.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну 1) Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятия должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

Уничтожение документов Для этой цели используются специальные устройства – уничтожители или шредеры (от англ. to shred – резать, рвать).

По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной резкой – резка на полосы различной ширины; с перекрестной (продольно-поперечной) резкой на более мелкие фрагменты.

Организация работы с документами: организация документооборота, контроль за сроками исполнения Документооборот – движение документа с момента его создания документооборота – это совокупность определенных правил, в соответствии с которыми, происходит движение документа в организации. Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документа по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

документопотоков принадлежит документ.

Различают следующие документопотоки: горизонтальные и вертикальные.

Вертикальные в свою очередь делятся на восходящие и нисходящие Горизонтальные потоки связывают организации и структуры одного уровня.

организациями в подчиненные.

следующие документопотоки: входящие, исходящие, внутренние.

Организация работы с обращениями граждан Наряду с общим делопроизводством, объектом деятельности которого обращениям граждан, которое имеет ряд особенностей.

Понятие «обращение граждан» включает в себя: предложения, заявления, жалобы, ходатайства, которые могут быть поданы несколькими гражданами (коллективное обращение-петиция) или одним гражданином (индивидуальное обращение). Также обращения могут быть письменными или устными.

рассмотрение руководителем. Занесение в учетные формы резолюции.

Доведение обращения до исполнителя. Контроль сроков исполнения обращения, направления ответа заявителю. Для подготовки ответа заявителю установлены типовые сроки: безотлагательно (не требуется дополнительная проверка), максимальный срок такого ответа составит 15 дней и 30 дней (когда вопрос требует более детальных проверок, направлений дополнительных запросов), в исключительных случаях закон разрешает увеличение максимального срока для ответа на обращение еще на 30 дней, то есть максимальный срок для ответа на обращение граждан – 60 дней.

Сроки для рассмотрения военнослужащим и членам их семей сокращены в раза: безотлагательно – не более 7 дней, требующий детального изучения – дней. В исключительных случаях 30 дней.

Анонимные обращения (не имеющие фамилии, адреса, личной подписи) не рассматриваются.

Обращения и запросы депутатов должны быть оформлены на официальном Бланке депутата, иметь дату и подпись. Запросы депутатов рассматриваются как официальные обращения, поэтому они проходят все этапы обработки в общем делопроизводстве. Сроки исполнения запросов депутатов совпадают со сроками по работе с обращениями граждан.

Хранение документов в делопроизводстве По завершению документов в делопроизводстве их формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел предприятия.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, заведенных в данном году, и представляющий пакет документов, описывающий поставленные перед предприятием производственные задачи.

Оформление дел (полное или частичное) зависит от сроков хранения документов: временное (до 10 лет включительно), долговременное (свыше лет) и постоянное (документы государственного архивного фонда-ГАФ) и проводится в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов» М., 2002.

По завершению календарного года проводится заседание экспертной комиссии предприятия, в которую входят наиболее квалифицированные работники службы ДОУ, архива предприятия и руководители основных структурных подразделений. Основная задача комиссии – это выявление документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, отбор дел, которые должны храниться в структурных подразделениях и использоваться как оперативный справочный материал, выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие года с истекшими сроками хранения. При отборе к уничтожению документов следует обращать особое внимание на дела с пометкой «ЭПК» – пометка означает, что сроки хранения документов могут быть увеличены, так как документы могут представлять научную, историческую или практическую ценность.

Организация службы делопроизводства (ДОУ) При создании службы решаются следующие вопросы:

1) структура, функции и задачи;

2) организационная форма делопроизводства (централизованная, децентрализованная или смешанная форма);

3) должностной и численный состав;

4) квалификационные требования.

делопроизводству составленной в соответствии с требованиями Законов и ГОСТов.

Кадровое делопроизводство Кадровая документация отражает вопросы движения работников в организации: прием, увольнение, перевод и т. д. Эта документация является неотъемлемой частью практической деятельности организации, так как закрепляет трудовые отношения работников и работодателя, подтверждает трудовой стаж граждан, является средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров. Оформление кадровой документации любой организации осуществляется в соответствии с:

1. Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2000г., который введен в действие с 1 февраля 2001 г.

2. Унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 6 апреля г. г. № 26.

3. Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225.

4. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003г. № 69.

5. Другими нормативными документами.

Данный раздел рассматривает требования к рассмотрению и ведению трудового договора, приказов / распоряжений по личному составу, личных дел и других документов.

деятельности.

В сфере управленческой деятельности, основанной на переработке данных и производстве новой информации, необходимой для принятия управленческих решений, активно используются информационные системы (ИС).

Информация – зарегистрированные на любом материальном носителе сведения об объекте, ценные для получателя.

Различают три уровня структурируемости информации:

-жесткоструктурируемая информация (цифровая);

-слабоструктурируемая информация (содержательная текстовая информация);

-неструктурируемая информация (не может быть формализовано описана, но позволяет оценить художественную особенность или ценность объекта).

информационные массивы, информационные технологии и средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий.

В данной теме рассматриваются задачи, состав, структура, функции ИС, а так же дается понятие информационных технологий, ориентированных на выполнение делопроизводственных функций, цели и стратегии их использования.

Планы семинарских занятий Практические задания были разработаны для формирования практических навыков подготовки, составления и оформления отдельных видов управленческих документов.

Тема занятия: «История отечественного делопроизводства»

Темы докладов и рефератов:

1. Документирование IХ–ХV вв.

2. Приказное делопроизводство ХVI–ХVПI века.

3. Коллежское делопроизводство ХVШ век.

4. Министерское делопроизводство ХIХ–начало ХХ века.

5. Делопроизводство в советскую эпоху. 1917–1991гг.

Тема занятия: Государственное регулирование делопроизводства в РФ Темы докладов и рефератов:

1. Законодательное регулирование делопроизводства.

2. Нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Письма – это самая многочисленная группа документов, являются обобщенным названием различных по содержанию документов. Письма служат средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности либо между частными лицами и учреждениями.

Задание выполняется индивидуально по вариантам. Для облегчения выполнения задания предлагаются типовые фразы, примеры текстов писем по определенным ситуациям.

Директор Выставочного центра «Экспо-Бизнес» Юрий Викторович Страхов опубликовал 15 ноября 2004 г. в № 5 «Экономической газеты» рекламу и программу работы центра.

Директор АО «Старт» О. Н. Некрасов выслал письмо с просьбой об участии в весенней экспозиции центра и план в двух экземплярах, составленный на трех листах.

Почтовый адрес выставочного центра: 110020, Москва, ул. Вострякова, 118.

Задание: оформите деловое письмо на созданном Вами бланке.

На комбинат «Гидропресс» сотрудником ЗАО «Экспотех» (генеральный директор А. Б. Говоров) ошибочно была переведена сумма $14500 вместо установленной контрактом № 15/МТ от 21. 03. 2004, $15400.

Задание: оформите факс, отправленный генеральному директору комбината Виктору Ивановичу Розанову, где принесите извинения за случившееся, сообщите, как вы исправили ошибку и направьте копию платежного поручения по этому контракту.

Номер телефакса (095) 238–15–29.

Пришло письмо директору Всероссийского выставочного центра Т. Г.

Турову о предоставлении фирме ООО «Лига» выставочной площади (300– кв. м) для проведения Всероссийской ярмарки обуви, которая будет проводиться с 10 ноября по 31 декабря 2004 года.

Задание: составьте гарантийное письмо. Адрес ООО «Лига»: 123465 Москва ул. Маросейка, д. 15; директор А. А. Кочетков, главный бухгалтер О. П.

Булгакова В компанию «Автомоторс» пришло письмо от мотошколы «Вымпел», мотоциклетных шлемах и перчатках.

Задание: составьте письмо-запрос от мотошколы «Вымпел» (директор А. П.

Писарев).

ООО «Олимп» (генеральный директор А. А. Иванов) был заключен договор с ОАО «Алюстен» (генеральный директор Дмитрий Николаевич Максимов, почтовый адрес: 134257, Москва, ул. Садовая, 10) на поставку мебели. Заказ не был выполнен полностью (ООО «Олимп» не получил шкафы для документов).

Задание: составьте письмо-просьбу в ОАО «Алюстен».

Докладные и объяснительные записки создаются в процессе деятельности организации с целью пояснения отдельных положений выполняемой работы либо изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Могут составляться как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию руководителя.

Задание выполняется индивидуально по вариантам. Для облегчения выполнения задания предлагаются типовые фразы, примеры текстов докладных и объяснительных записок по определенным ситуациям.

Составьте внутреннюю докладную записку начальника Управления перевозок В. А. Ильина генеральному директору ОАО Т. П. Данилину о переводе на должность старшего экономиста С. Т. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением реорганизацией структуры управления и укрупнением отделов, происходит перераспределение функций сотрудников.

Составьте внутреннюю докладную записку на имя начальника отдела охраны труда В. М. Симоненко от начальника котельного цеха А. П. Макаренко о производственной травме обходчика П. И. Петрова.

Составьте внутреннюю докладную записку на имя директора компании ОАО «Уралэнергоцветмет» П. Л. Буркина от заведующей службой ДОУ А. Н.

Симаковой о необходимости выделения и оборудования помещения для создания архива компании.

Составьте внешнюю докладную записку на имя ректора Гуманитарного университета Л. А. Закса от директора Филиала в г. К-Уральском А. М.

Симаковой о ходе летней экзаменационной сессии.

Составьте внутреннюю докладную записку на имя начальника управления кадров А. Г. Калимулова от декана теплоэнергетического факультета П. Н.

Травника о нарушении трудовой дисциплины сотрудником деканата Л. П.

Майоровой.

Организацией в процессе деятельности создаются различные виды актов:

приема-передачи дел, списания, комплектации, проверки, приема-сдачи работ, экспертизы.

Задание выполняется индивидуально по вариантам. Для облегчения выполнения задания предлагаются типовые фразы, примеры текстов актов по определенным ситуациям На основании приказа генерального директора Г. Д. Москвина ГУП города Москвы «Управление по реконструкции и развитию уникальных объектов» от 17. 12. 2004 № 316 «О создании комиссии по проверке финансовохозяйственной деятельности предприятия» была проведена в период с 20 по декабря 2004 г. проверка финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В результате проверки обнаружены нарушения в системе учета оборудования, находящегося на балансе предприятия, и оформлении разрешений на выдачу приборов и оборудования со склада предприятия во временное пользование: не всегда разрешения на выдачу оборудования подписывают главный инженер или его заместитель, выявлена выдача разрешений другими должностными лицами.

Других нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссия не выявила.

Комиссия: зам. главного бухгалтера С. В. Сидорова, инженер-экономист П.

Л. Костин, бухгалтер-ревизор П. А. Шахрай, коммерческий директор Н. М.

Заболотная – председатель.

Задание: составьте акт проверки в трех экземплярах (1-й – в бухгалтерию предприятия, 2-й – в производственное управление, 3-й – в дело № 01–13 за 2004 г.).

На основании приказа ректора ГУ Л. А. Закса от 23. 09. 2005 № 345 о списании материальных ценностей, была создана комиссия в составе:

председатель А. Н. Рогов, гл. инженер; члены комиссии: И. А. Кротова, инспектор; Л. Д. Банкин, методист; О. М. Глимкина, бухгалтер. Срок проведения списания 01.10–15.10.2005. В результате работы комиссия установила необходимость списания в связи с амортизационным износом 100% и невозможностью эксплуатации: парты – в количестве 20 штук, доски – в количестве 5 штук, стулья – в количестве 40 штук, жалюзи – в количестве штуки.

Задание: составьте утвержденный ректором акт списания хоз. инвентаря.

На основании приказа директора К. И. Светлова компании ОАО «Движение» от 12. 01. 2005 № 5 «О проведении экспертизы ценности документов» была создана экспертная комиссия в составе: председатель А. К.

Галатюк, зам. директора по административным вопросам, члены комиссии: О.

Л. Петрова, начальник службы ДОУ, Н. К. Кирсанова, зав. архивом, Р. М.

Чемезова, зам. гл. бухгалтера. Комиссия, руководствуясь приказом директора, номенклатурой дел предприятия и перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений и предприятий от 2000г., произвела экспертизу ценностей документов и отобрала документы с истекшими сроками хранения и неподлежащие хранению как не имеющие практической и исторической ценности.

Задание: составьте акт о выделении документов к уничтожению.

На основании плана мероприятия по сокращении штата в ООО «Главспирт»

и в соответствии с действующим законодательством администрация предприятия персонально предупредила инженера-технолога производственного цеха А. В. Ярынина о его предстоящем увольнении путем предъявления письменного уведомления об этом. Дать расписку о получении названного уведомления г-н А. В. Ярыгин отказался.

Задание: составьте акт о предупреждении о предстоящем увольнении по сокращению численности штата от лица инспектора отдела кадров и присутствующих 2-х свидетелей.

ОАО «Возрождение» в лице комиссии: председатель Б. К. Родин, гл.

технолог; члены комиссии: А. А. Лосев, механик; А. Н. Рожков, бухгалтер, получило на склад по адресу 117330, Москва, пр. Ломоносовский, д. 10 и приняло с 12 ч. 15 мин. до 13 ч. 10 мин 27. 03. 2005 по счету № 76 от 10. 03.

2005 станок М-32 весом 165 кг, упакованный в ящик, от ОАО «Альтаир»

(115345, Москва, ул. Новая, д. 25), представленного в лице менеджера отдела сбыта С. В. Антонова. В ходе приемки груза было установлено повреждение упаковки (вскрыт ящик); полная комплектация.

Задание: составьте акт о приемке оборудования с реквизитом «Отметка о наличии приложения». В комплект к грузу вошли следующие документы: тех.

паспорт № 075–56, электрическая схема, инструкция по эксплуатации, накладная № 456 от 24. 03. 2005, счет-фактура № 456/1 от 24. 03. 2005.

Организацией в процессе ее деятельности издаются различного рода приказы: приказы по основной деятельности, по административнохозяйственной и кадровой работе и т. д.

Задание выполняется индивидуально по вариантам. Для облегчения выполнения задания предлагаются типовые фразы, примеры текстов приказов по определенным ситуациям.

расположенного в Москве, П. О. Драгомирова об увеличении уставного капитала общества.

Основания к изданию приказа:

1. Решение Общего собрания акционеров от 30. 03. 2004 № 3 «Об увеличении уставного капитала общества».

2. Положение о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденное Советом директоров общества 16. 07. 2003.

Предписания:

1. Направить сведения о внесении изменений в Устав общества об регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

2. Зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.

Исполнители и сроки исполнения:

1. Руководитель Юридического отдела М. М. Свечов, срок до 01. 05. 2004.

2. Руководитель Финансового управления Н. И. Обросимов, срок до 15.05.2004.

Контроль за исполнением приказа возложите на заместителя генерального директора общества О. Н. Баринова.

Составьте приказ генерального директора 0АО «Пальмира Трейдмарк», расположенного в Москве, Т. В. Живова о создании экспертной комиссии.

Цель предписываемого действия: формирование сезонной коллекции обуви «Весна-Лето».

Основание: методика формирования экспертной комиссии по проведению маркетинговых исследований, утвержденная генеральным директором 12. 06.

2003.

Предписания: 1.Создание экспертной комиссию в составе: председатель – заместитель генерального директора по маркетингу В. Н. Петров; члены: ст.

маркетолог отдела маркетинга Н. Н. Серебрянская, ст. менеджер отдела продаж И. П. Соков, ст. эксперт контрольного отдела О. Б. Марычева 1. Проведение анкетирования и обработки полученных результатов в течение июня–июля текущего года.

2. По итогам обработки результатов опроса по формированию сезонной коллекции обуви «Весна–Лето-04» проведение уточнения и доработки нормативных документов, разработанных отделом маркетинга для формирования сезонных коллекций обуви.

Исполнители:

1. Экспертная комиссия.

2. Начальник отдела конъюнктуры и цен И. Л. Сергеев.

Контроль за исполнением приказа возлагается на коммерческого директора фирмы И. Р. Ковальского.

Составьте приказ генерального директора ОАО «Драйв», расположенного в Москве, Т. В. Живова о переводе на другую работу А. И. Бирюковой с прежнего места работы клуб «Риф» в категории – служащая, с должности инструктора с размером оклада 4 900 рублей, табельный номер 27, на новое – преподаватель, с размером тарифной ставки 3 200 рублей, табельным номером 43; вид перевода – заявление работника, основание перевода – заявление от 10.

02. 2005. Форма оплаты труда – повременная. Условия труда – нормальные.

Продолжительность рабочей недели – 40 часов. Перевод разрешен на основании медицинского осмотра врачом Е. В. Тамилиной, поликлиника № 7, справка № 7/45. Проведен инструктаж по технике безопасности руководителем лекционной группы А. П. Роговым Оформлена отметка о сданных материальных ценностях на прежнем месте работы.

Задание: оформите приказ о переводе на другую работу с визирование начальников структурных подразделений прежнего и нового места работы, подписанный руководителем организации с использованием утвержденной формы Т-5.

Место Структур- Участок Катего- Профессия Размер Таб Надбавка Подпись Дата Составьте распоряжение директора филиала ЗАО «Прибой» В. С. Иванова, расположенного в г. Псков, о выполнении мероприятий по подготовке летнего лагеря в пос. Глебычево в целях обеспечения выполнения приказа генерального директора ЗАО «Прибой» от 26. 03. 2005 № 17.

Основания к изданию распоряжения:

Приказ генерального директора ЗАО «Прибой».

Предписания:

1. Командировать в лагерь на период с 03. 05–01. 06. 2005 рабочих строительных специальностей для выполнения работ.

2. Составить план ремонтных работ до 20.04.2005.

3. Обеспечить необходимое оборудование и инструмент 4. Подготовить смету расходов на производство работ и оплату труда работников.

Исполнители и сроки исполнения:

1. Директор летнего лагеря И. П. Строганов.

2. Начальник планового отдела Н. Е. Кирсанова срок 15.04.2005.

3. Гл. инженер Н. Е. Батурин – контроль за исполнением приказа и установленных сроков.

Составьте приказ ректора ТГУ Н. В. Горелова о создании нового структурного подразделения «Факультет иностранных студентов».

Основания к изданию приказа:

Решение Ученого совета университета от 13. 04. 2005 № 4.

Договор с республикой Монголия об обмене студентами от 20. 12. 2004.

Предписания:

1. Разработать штатное расписание, должностные инструкции сотрудников деканата.

2. Определить объем и источники финансирования.

3. Выделить и оборудовать помещение для размещения деканата.

4. Внести изменения в Устав университета.

5. Объявить конкурс на замещение вакантной должности декана.

Исполнители и сроки:

1. Начальник управления кадров А. Г. Семенов срок 01. 05. 2005.

2. Гл. бухгалтер А. Н. Симакова срок 01. 05. 2005.

3. Начальник хоз. части П. Г. Ребриков срок до 01. 08. 2005.

4. Юрисконсульт В. А. Золотухин срок до 20. 07. 2005.

Контроль за исполнением приказа возложить на проректора по учебной работе Е. К. Ковалева.

Занятие № Некоторые виды деятельности предприятия требуют коллективного приятия оформляются протоколом.

Задание выполняется индивидуально по вариантам. Для облегчения протоколов по определенным ситуациям.

В научно-производственном объединении «Гарант», расположенном в Москве, 15 февраля 2005 года состоялось общее собрание членов инициативной группы по созданию ООО «КСИМАР».

На собрании присутствовали 35 человек, председатель собрания – М. И.

Котов, секретарь собрания – Е. Ю. Дынина.

ответственностью и утверждении его наименования (выступление А. К.

Дремина), вопрос об уставе ООО (М. Т. Петров ознакомил собравшихся с проектом устава ООО), а также были проведены выборы директора (Л. К.

Лунин предложил избрать на должность директора Л. Д. Иванова).

В результате проведения собрания были приняты решения об организации ООО «Ксимар», о принятии устава, а также был избран Л. Д. Иванов на должность генерального директора.

Задание: 1) составьте протокол собрания; 2) составьте выписку из протокола по вопросу выборов генерального директора.

машиностроения.

На заседании научно-технической комиссии рассматривались следующие вопросы:

1. О проекте государственного стандарта «Единая система технологической документации. Учет применяемости технологической оснастки» (доклад члена НТК В. М. Осипова).

2. О проекте государственного стандарта «Микрофотокопирование.

Термины и определения». (Доклад члена НТК А. Д. Дорофеева).

На заседании были приняты решения:

- по первому докладу: об утверждении проекта, об установлении сроков введения стандарта в действие с 1 января 2005 года, о возложении контроля за введением стандарта на Управление Госстандарта;

- по второму докладу: об утверждении проекта стандарта, об установлении сроков введения стандарта в действие с 1 января 2005 года.

На заседании комиссии присутствовали 9 человек; председатель – П. В.

Медведюк, секретарь – И. В. Антошкина.

Задание: составьте и оформите протокол заседания научно-технической комиссии Секция стенографии и машинописи при педагогическом обществе РФ, находящаяся в Санкт-Петербурге.

Состоялось совещание преподавателей стенографии и машинописи.

Обсуждались следующие вопросы:

1. О Всероссийском совещании преподавателей стенографии и машинописи при Центральном Совете педагогического общества. Информация преподавателя стенографии М. О. Ивановой.

заведующей отделом перепечатки и размножения рукописей издательства «Искра» А. И. Карповой.

На совещании были приняты решения:

По первому вопросу:

1. Познакомить преподавателей курсов, школ, колледжей с рекомендациями Центрального Совета педагогического общества РФ.

2. Ввести в планы следующего учебного года изменения по методике обучения стенографии на основе нового учебника.

На совещании присутствовало 25 человек; председатель – Л. П.

Овчинников, секретарь – Е. О. Новикова.

Задание: составьте и оформите протокол совещания, самостоятельно разработайте и составьте решение по второму вопросу.

Комбинат «Прогресс» при Министерстве пищевой промышленности, находящийся в городе Самаре, состоялось заседание совета директоров.

Обсуждались следующие вопросы:

1. О всероссийском совещании представителей заводов, производящих колбасную продукцию.

2. О переводе технологического цикла выпуска колбас на новую технологию с добавлением соевой муки 20 % жирности.

Были приняты решения:

По первому вопросу:

Направить двух представителей комбината (гл. технолога и коммерческого директора) в министерство пищевой промышленности для прохождения обучения по новым ГОСТам, объявленным на всероссийском совещании.

На совещании присутствовало 20 человек; председатель – Л. П. Петренко, секретарь – Е. О. Новикова.

Задание: составьте и оформите протокол совещания, самостоятельно разработайте и составьте решение по второму вопросу.

Кировское районное книготорговое объединение «Москнига». Состоялось совещание директоров магазинов. Обсуждались вопросы:

1. О дополнении выделения лимита книг в обмен на сданную макулатуру.

2. О введении механизма заказа литературы через Интернет.

Были приняты решения:

По первому вопросу:

В связи с угрозой невыполнения плана реализации товаров в первом квартале 2005 года разработать указания товароведам магазинов о выделении лимита книг, с увеличением на 15 %, в обмен на сданную макулатуру.

На совещании присутствовало 30 человек; председатель – П. Л. Горбунов, секретарь – Е. О. Трибина.

Задание: составьте и оформите протокол совещания, самостоятельно разработайте и составьте решение по второму вопросу.

Вариант № Задание: просмотрите представленные ниже документы, найдите ошибки в оформлении, внесите изменения в соответствии с ГОСТом.

Исправленные документы оформите на чистых листах.

Екатеринбург О проведении проверки делопроизводства комиссией назначенной приказом директора от 08. 01. 2005 № Основание: приказ директора от 08. 01. 2005 № Составлен комиссией:

Председатель Осипенко, директор по персоналу Члены комиссии: Макаров, начальник отдел документационного обеспечения Инженер по кадрам Мамина Присутствовали: начальник отдела стратегического развития Махрачев А. Г.

12 января 2005 года в отделе стратегического развития была проведена проверка делопроизводства с документами, составляющими коммерческую тайну.

В результате проверки установлено, что делопроизводство с документами КТ ведется в соответствии с утвержденной Инструкции по работе с документами, составляющими КТ организации.

Составлен в трех экземплярах:

1-й – директору 2-й – комиссии 3-й – отдел стратегического развития Нач. отдела документационного обеспечения /\/\/\/\/\/\/\/ Макаров «Герб РФ»

ЗАО «Снежинка»

ИНН/КПП

ПИСЬМО

12. 12. 2005 № 07-23/ На № «О пролонгации договора аренды»

Просим пролонгировать договор аренды и внести и произвести перерасчет ставки аренды с учетом затрат связанных с перепланировкой помещения.

Приложение: Дополнительное соглашение договора аренды, эскизный проект перепланировки помещения.

Ген.директор ЗАО «Снежинка»

/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/ Петров А. А.

Исполнитель Иванова

ЭМБЛЕМА

ЗОА «Снежинка»

ПРИКАЗ

О командировании 1.Директора по персоналу Осипенко А. И. командировать с 27. 06. 2005 по 03. 07. 2005 в г. Москву для участия в конференции «Стратегическое управление малым бизнесом».

Выдать аванс в размере 15 000 рублей.

Генеральный директор \/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/ /А. А. Петров/

СОГЛАСОВАНО:

ЗОА «Снежинка»

ПРОТОКОЛ

Екатеринбург «О заседании совета директоров»

Повестка дня:

Доклад директора по персоналу об изменениях кадровой политики предприятия с учетом изменения трудового законодательства РФ.

СЛУШАЛИ:

Осипенко А. И. – доложил об изменениях Трудового законодательства и об изменении структуры предприятия в связи с этим.

ВЫСТУПИЛИ:

Прутков К. Е. (начальник планового отдела) – предложил ввести график отпусков.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Директору по персоналу в срок до 01. 02. 2005 представить на утверждение график отпусков сотрудников на 2005 год и в срок до 20. 01. разработать должностные инструкции на новые штатные единицы.

Вариант № г. Нижний Новгород О проведении проверки соблюдения технологии в цехе горячего копчения Основание: приказ директора от 08. 01. 2005 № Составлен комиссией:

Председатель Осипчук, директор по персоналу Члены комиссии: Лапшин, главный технолог;

Инженер по технике безопасности Охрименко Присутствовали: начальник отдела стратегического развития Кац А. Г.

2 ноября 2005 года в цехе горячего копчения была проведена проверка соблюдения технологии изготовления продуктов.

В результате проверки установлено, что технология расходится с требованиями ГОСТ и ТУ. Производственный процесс совершается без соблюдения правил техники безопасности.

Акт составлен в трех экземплярах:

1-й – директору 2-й – комиссии 3-й – цех горячего копчения Нач. отдела документационного обеспечения /\/\/\/\/\/\/\/ Макаров «Герб РФ»

ЗАО «Главрыба»

ПИСЬМО

12. 12. 2005 № 07-23/ На № «О предоставлении землеотвода»

В связи с расширение производства просим выделить землеотвод для строительства нового коптильного цеха в Чкаловском районе.

Приложение: эскизный проект застройки.

Ген.директор ЗАО «Главрыба»

/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/ Петров А. А.

Исполнитель Иванова

ЭМБЛЕМА

ЗОА «Главрыба»

ПРИКАЗ

О командировании 1. Начальник отдела стратегического развития Кац А. Г. командировать с 20. 04. 2005 по 23. 04 2005 в г. Москву для участия в конференции «Стратегическое управление малым бизнесом».

Выдать аванс в размере 15 000 рублей.

Генеральный директор \/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\/ /А. А. Петров/

СОГЛАСОВАНО:

ЗОА «Главрыба»

ПРОТОКОЛ

г. Нижний Новгород «О собрании трудового коллектива»

Повестка дня:

1.Доклад генерального директора о выполнении обязательств по коллективному договору 2005 года.

2. Доклад директора по персоналу об изменениях трудового законодательства.

2.СЛУШАЛИ:

Осипенко А. И. – доложил об изменениях Трудового законодательства и об изменении структуры предприятия в связи с этим.

ВЫСТУПИЛИ:

Прутков К. Е. (начальник Планового отдела) – предложил ввести график отпусков.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Считать обязательства по коллективному договору за 2005 год выполненными.

2.2. Заслушанный проект коллективного договора на 2006 год утвердить.

Директор ЗАО «Снежинка» \/\/\/\/\/\/\/\/\/\/\ А. А. Петров Исполнитель Моргунова В. И.

345–67– Кадровая документация отражает вопросы движения работников в организации: перевод, прием, увольнение и т. д., является неотъемлемой частью практической деятельности организации, так как закрепляет трудовые отношения работников и работодателя.

Задание выполняется индивидуально по вариантам. Для облегчения выполнения задания предлагаются типовые фразы, примеры текстов протоколов по определенным ситуациям.

а) ООО «Фабрика резиновых покрытий «МАСТЕРФАЙБР» в лице директора Гудкова В.Р. направляет менеджера отдела сбыта В. К. Петякина в командировку в г. Тула, сроком на 4 календарных дня, с целью демонстрации образцов продукции и предоставления информационного пакета документов.

Командировка осуществляется за счет средств ООО «Фабрика резиновых покрытий «МАСТЕРФАЙБР».

Основание: служебное задание № 34 от 10. 04. 2005.

Задание: оформите индивидуальный приказ о направлении в командировку (Унифицированная форма № Т-9).

б) ООО «Фабрика резиновых покрытий «МАСТЕРФАЙБР» в лице директора В. Р. Гудкова направляет менеджера отдела сбыта В. К. Петякина, зам. главного бухгалтера Р. Ю. Симакова, главного инженера С. М. Ульянова в «МАСТЕРФАЙБР» в г. Тула, с 12. 08. 2005 по 20. 08. 2005, сроком на календарных дней, с целью проведения ревизионной проверки.

Основание: служебное задание № 888 от 08. 08. 2005.

Задание: оформите сводный приказ о направлении в командировку (Унифицированная форма № Т-9а).

а) Завод «Каучук». Каландровщика цеха № 8 А. А. Кутькина, с табельным № 5674, приказом руководителя организации Н. Е. Ковача № 536 л/с от 09. 06.

2005 поощрили денежной премией в размере 2000 руб. 00 коп.

Мотив вознаграждения: перевыполнение личного плана.

Основание: представление начальника цеха №8 от 06. 06. 2005.

(Унифицированная форма № Т-11).

Богородицкого № 17/к от 22. 12. 2005 была объявлена благодарность бухгалтеру П. А.Мишину, кассиру И. Л. Грудневой.

Структурное отделение: бухгалтерия.

Мотив награждения: за добросовестное отношение к обязанностям.

Основание: представление главного бухгалтера У. Л. Ереминой.

Задание: оформите сводный приказ о поощрении (Унифицированная форма № Т-11а).

а) ОАО «Эврис». Был издан приказ № 44 л/с от 03. 07. 2005 о прекращении трудового договора с менеджером отдела рекламы И. В. Гудковым № 124 от 12.

01. 2001, подписанный генеральным директором Б. А. Яблонским с разрешения профсоюзного органа на увольнение сотрудника.

Основание увольнения: по собственному желанию, пункт 3 статья Трудового кодекса.

Основание: заявление И. В. Гудкова.

Задание: оформите индивидуальный приказ о прекращении действия трудового договора с работником (Унифицированная форма № Т-8).

б) Государственный учебный центр «КЗОС». Приказом № 18 от 31. 06. были уволены следующие преподаватели:

1. Тертычная Е. Н. табельный № 136, трудовой договор (контракт) № 10 от 12. 09. 2004, структурное подразделение: учебная часть.

2. Волкова А. И., табельный № 140, трудовой договор (контракт) № 11 от 12.

09. 2004, структурное подразделение: учебная часть.

3. Смирнова О. Е., табельный № 145, трудовой договор (контракт) № 10 от 12. 09. 2004, структурное подразделение: учебная часть.

Основание увольнения: истечение срока трудового договора.

Задание: оформите сводный приказ о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (Унифицированная форма № Т-8а).

а) Государственный учебный центр «КЗОС». Был издан приказ № 115 от 16.

07. 2005 за подписью руководителя организации К. Ю. Будина, о предоставлении отпуска преподавателю Е. М. Швец, имеющей табельный номер 81.

Структурное подразделение: учебная часть.

Вид отпуска: ежегодный оплачиваемый.

Срок: 28 календарных дней.

Задание: оформите индивидуальный приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма № Т-6).

б) Государственное унитарное предприятие «СВЕРДЛОВЭНЕРГО». Был выпущен приказ № 135н от 26. 06. 2005 за подписью ген. директора К. Д.

Рощупина о предоставлении отпуска следующим работникам:

1. Кудрявцев И. Р., главный энергетик, табельный № 237, структурное подразделение – служба главного инженера, количество дней отпуска – 28.

2. Кравец В. Ю., инженер-конструктор, табельный № 1245, структурное подразделение – отдел проектов, количество дней отпуска – 28.

3. Мирошенкова В. Л., инспектор, табельный № 1765, структурное подразделение – отдел кадров, количество дней отпуска – 14.

Основание: личные заявления работников.

(унифицированная форма № Т-6) используя таблицу:

ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.

а) Государственный учебный центр «Василек». Издан приказ от 01. 07. № 178 за подписью директора А. В. Букина о приеме Л. И. Тимошенко на работу в должности бухгалтера, структурное подразделение – бухгалтерия, оклад 3000 рублей, с присвоением табельного № 123.

(унифицированная форма № Т-1).

б) Государственная научно-техническая библиотека «НУАТЭК». Издан приказ о приеме следующих работников:

1. Шевченко Е. Н. в должности архивариуса, табельный № 6842, структурное подразделение – технический архив. Оклад 2400 рублей.

Основание: трудовой договор №86 от 26. 05. 2005.

2. Горячева А. М. в должности лаборанта, табельный № 6843, структурное подразделение – цех микрофотокопирования. Оклад 2000 рублей. Основание:

трудовой договор №88 от 27. 05. 2005.

Задание: оформите сводный приказ о приеме на работу. Унифицированная форма № Т-1а по следующей таблице:

Занятие № 1. Какое из приведенных определений понятия «документ» является правильным:

а) документ – это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования;

б) документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

доказательством чего-нибудь, официальное письменное удостоверение личности, паспорт, акт, письменное свидетельство о чем-нибудь.

соответствовать нормам, закрепленным в учредительном документе:

а) наименование вида документа (08);

б) наименование организации (06);

в) подпись (21);

г) печать (24).

3. Чем отличается общий бланк от бланка письма:

а) на бланке письма больше реквизитов;

б) на бланке письма меньше реквизитов;

в) ничем не отличается.

4. Найдите правильный вариант оформления реквизита «Наименование организации» на бланке письма:

а) МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА ТЮМЕНСКОГО

ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

б) МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

в) МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВА И ПРАВА

5. Дата документа оформляется:

а) словесно-цифровым способом;

б) цифровым способом;

в) цифровым или словесно-цифровым способом.

6. Отметьте правильный вариант оформления «подпись», если документ оформлен на бланке письма организации:

а) Коммерческий директор б) Коммерческий директор в) Коммерческий директор Личная подпись В. А. Петров 7. Отметьте правильный вариант оформления реквизита «отметка об исполнителе»:

а) А. И. Сидорова 29–35–18;

б) Сидорова А. И. 29–35–18;

в) Сидорова Анна Ивановна 8. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает:

а) фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату;

б) фамилии исполнителей, подпись и дату;

в) содержание поручения, подпись и дату.

9. Реквизит «заголовок к тексту»:

а) оформляется на документах всегда, независимо от формата;

б) оформляется на документах всегда, заголовок можно не составлять на документах, оформленных на бланках формата А5;

в) оформляется на документах по усмотрению составителя.

10. Отметьте правильный вариант оформления реквизита «адресат»:

«наименование вида документа»:

а) заявление;

б) письмо;

в) докладная записка;

г) должностная инструкция.

12. Если в тексте письма, оформленном на бланке организации, оговаривается наличие приложения, то:

а) приложение может быть оформлено в произвольной форме;

б) приложение может быть оформлено с учетом требований ГОСТ Р6.30в) приложение может быть оформлено отдельным документом.

13. Реквизит «гриф согласования документа» размещается на документе:

а) в левом верхнем углу документа;

б) в нижней части документа;

в) в правом верхнем углу документа.

14. Реквизит «отметка о контроле» не ставится в приказе по основной деятельности в связи с тем, что:

а) запрещено ГОСТ Р6.30-2003;

б) последний пункт приказа по основной деятельности содержит сведения о должностном лице, осуществляющем контроль исполнения этого документа;

в) в каждом пункте приказа определено должностное лицо, которое должно контролировать исполнение конкретного поручения.

15. В каком бланке дан наиболее полный перечень реквизитов предприятия:

а) бланк письма;

б) общий бланк;

в) бланк телеграммы.

16. Что является датой должностной инструкции:

а) дата ее составления;

б) дата ее подписания руководителем структурного подразделения;

в) дата ее утверждения руководителем организации.

17. Из каких разделов состоит текст приказа по основной деятельности:

а) констатирующей и распорядительной;

б) констатирующей и постановляющей;

в) констатирующей и предлагающей.

распорядительную части текста приказа:

а) ПОСТАНОВЛЯЮ;

б) ПРЕДЛАГАЮ;

в) ПРИКАЗЫВАЮ.

19. Можно ли оформлять и вести приказы по основной деятельности и по личному составу вместе, в одном деле:

а) можно;

б) нельзя;

в) можно, если предприятие не государственной формы собственности, по усмотрению организации.

20. В какой последовательности оформляется вводная часть протокола, отметьте правильный ответ:

а) председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня;

б) председатель, секретарь, присутствовали, приглашенные, повестка дня;

в) председатель, секретарь, повестка дня, присутствовали, приглашенные;

21. Основная часть протокола строится по схеме:

а) слушали, выступили, голосовали, постановили (решили);

б) слушали, выступили, постановили (решили);

в) слушали, голосовали, постановили (решили);

22. Текст акта состоит из:

а) из водной и констатирующей части;

б) из водной, констатирующей части и распорядительной;

в) из водной и постанавливающей части.

23. Докладная записка – это … а) документ, в котором передаются сведения, необходимые руководителю;

б) документ, адресованный руководителю, содержащий обязательное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

в) документ, адресованный руководителю с информацией.

24. Какое из приведенных определений «документооборот» является правильным:

а) документооборот – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационном журнале;

б) документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

в) документооборот – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

25. Когда регистрируется поступающий документ:

а) в день поступления;

б) в день подписания руководителем;

в) в день отправки ответа;

г) они не регистрируются.

26. Цель контроля исполнения документа состоит:

а) в учете контролируемых документов;

б) в своевременном сборе необходимой информации об исполняемом решении;

в) в обеспечении своевременного исполнения документа.

27. Какой вид номенклатуры является обязательным для каждой организации:

а) типовая;

б) примерная;

в) конкретная.

пересогласовывается с архивными учреждениями:

а) через 3 года;

б) через 5 лет;

в) через 10 лет.

29. По какому признаку сформированы документы в дело, если заголовок имеет следующее название «Переписка с предприятиями Тюменской области по взаимозачетам»:

а) по авторскому признаку;

б) по корреспондентскому признаку;

в) по географическому;

г) по хронологическому.

30. В каком году нужно включить дело в акт об уничтожении, если производство по нему закончено в 1998 году, а срок его хранения пять лет:

а) 1 января 2000 года;

б) 1 января 2004 года;

в) 1 января 2002 года.

31. Экспертиза ценности документов проводится с целью:

а) учета документов в организации;

б) отбора документов на архивное хранение и установления сроков их хранения;

в) контроля при работе с документами в организации.

32. С какой периодичностью должна проводиться экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения:

а) 1 раз в квартал;

33. В каком из указанных нормативных актов установлена степень секретности сведений:

а) федеральный закон от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;

б) закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне»;

в) перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, определен Указом Президента Российской Федерации от 24 января 1998 года № 61.

Занятие № Особенностью дисциплины является то, что наряду с общетеоретическими знаниями решается большое количество практических задач. Структура и специфика изучаемого материала предоставляют широкие возможности для проведения деловых игр. Это специально созданные ситуации, моделирующие реальность, из которых студентам предлагается найти выход, выступить активным преобразователем действительности.

Для изучения курса была разработана деловая игра «Документационное обеспечение управленческой деятельности».

3. Организация Распределение ролей Принятие ролей 4. Инсценировка Наблюдение, руководство Участие Далее приведено описание деловой игры, включающее в себя план и описание шести (№11–16) занятий, во время которых она проводится.

1. Подготовительная работа к игре.

2. Составление организационных документов фирмы.

3. Составление распорядительных документов фирмы.

4. Деловая переписка фирм.

5. Отчет о проделанной работе.

Краткое теоретическое введение в проблему 1. Студенты делятся на группы (4–5 человек), и каждая из них создает «свою» фирму по любой сфере деятельности, фирмам даются названия.

Распределяются должности.

2. Далее студентами избирается руководитель фирмы, строится организационная структура управления фирмы, распределяются должности, определяются должностные оклады, составляется штатное расписание.

3. Затем каждый назначенный сотрудник пишет заявление своему руководителю о приеме на работу.

4. Руководители составляют и пишут резолюции на каждом заявлении.

5. Согласно резолюции руководителя, составляются приказы по личному составу на каждого сотрудника соответствующим должностным лицом, собираются визы, проводится другая работа, в зависимости от принятия решения руководителем.

6. Все студенты ведут строгий учет количества составленных документов и их виды для отчетности. Для этого каждый студент заводит свой журнал учета выполненных документов по следующей форме:

Название документа Кол.-во Названия созданных документов Занятие № 1. Каждая вновь созданная фирма составляет свой Устав (в уставе отражаются только вопросы, касающиеся делопроизводства) по основной деятельности фирмы в зависимости от рода ее деятельности.

2. В составлении Устава или Положения о фирме принимают участие все сотрудники (студенты) данной фирмы. Затем он утверждается руководителем присвоением ему регистрационного номера. В уставе должен быть представлен вариант бланка со всеми реквизитами для внешних и внутренних работ фирмы, разработаны визитные карточки для каждого сотрудника с реквизитами фирмы.

3. Составляются журналы для регистрации входящей и исходящей документации.

4. Ведется деловая переписка.

Занятие № 1. Проводится общее собрание каждой вновь созданной фирмой, и составляются протокол, приказы по основной деятельности фирмы.

Повестка дня выбирается самостоятельно, но обязательно нужно рассмотреть вопросы о целях и задачах фирм, утверждении штатного расписания, может быть рассмотрено нарушение трудовой дисциплины, рассмотрение объяснительных записок отдельных сотрудников о прогулах, опозданиях и другие ситуации. Это могут быть жалобы на сотрудников из других фирм: на недостойное поведение или некомпетентность сотрудников.

2. Для каждой созданной фирмы выдаются индивидуальные конкретные ситуации:

• по составлению приказов по основной деятельности;

• по личному составу;

• протоколы;

• докладные и объяснительные записки;

• заявления сотрудников фирм и граждан;

• справки, телеграммы и телефонограммы;

распоряжению руководителя фирмы, и ведется учет выполненных документов.

Занятие № Учитывая большую роль деловой переписки в практической деятельности организаций, для облегчения составления текстов писем предлагаются различные письма, их определения, типовые фразы и примеры текстов писем по определенной ситуации. Для правильного расположения реквизитов на бланке письма используются схемы писем. Для того чтобы представлять схему прохождения входящих и исходящих документов, используются схемы.

Тематика деловой переписки подбирается студентами самостоятельно по предложенным ситуациям. Фирмы переписываются друг с другом, используя правила деловой переписки, и по схеме движения документов входящей и исходящей корреспонденции.

Занятие № 1. Каждый студент составляет отчет о проделанной работе, где указывает, количество и наименования созданных документов, которые были им составлены за период работы в конкретной фирме. Отчет визируется руководителем, дается оценка проделанной работе, и если руководитель считает, что работа не соответствует предъявляемым требованиям, то издается соответствующий приказ о мере наказания, и, наоборот, если работа выполнена на достаточно высоком уровне и в нужном объеме, то выносится соответствующее поощрение, которое также оформляется приказом с указанием поощрения (денежная премия, поездка на учебу за рубеж, благодарность и другие виды). Объективная оценка проведенной игры оказывает решающее значение на результат зачета.

2. На основании отчетов сотрудников (студентов) руководитель каждой фирмы делает сводный отчет о проделанной работе, где указывает, сколько составлено всего документов, поощряет сотрудников, которые наиболее полно наименьшим количеством составленных документов. Кроме того, отмечаются пропуски, опоздания, прогулы по неуважительным причинам и другое (увольнение). Если предприятие обанкротилось, то прилагаются документы о его закрытии.

Занятие № 1. Проводится общее собрание для всех фирм, где каждый руководитель делает доклад о состоянии работы по ДОУ. На общем собрании избираются председатель и секретарь, ведется протокол заседания, и принимаются решения.

2. Деловая игра согласно объему документооборота заканчивается совершенствованию документационного обеспечения управления, который утверждается руководителями фирм.

3. Все документы формируются в дела и в зависимости от сроков хранения использования, передаются на архивное хранение, уничтожаются (в этом случае составляется акт на уничтожение).

В результате проведения деловой игры студенты должны знать и уметь:

1) состав управленческих документов, которые необходимы в практической деятельности организаций;

2) виды и правила составления необходимых документов;

3) правила ведения деловой переписки;

4) правила хранения и передачи документов в архив;

5) распределять обязанности между членами коллектива;

6) контролировать исполнение документов;

7) самостоятельно принимать решения и вести переписку с другими фирмами;

8) самостоятельно составлять организационно-распорядительные документы;

9) принимать участие в составлении резолюций, виз, грифа согласования и утверждения и других видов переменных реквизитов, которые используются при составлении документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства / Аксенов Ю. М. М. : ИНФРА, 2001.

2. Андреева В. И. Делопроизводство / Андреева В. И. М. : Интел-Синтез, 2001.

3. Андреева В. И. Образцы документов по делопроизводству / Андреева В.

И. М. : Интел-Синтез, 2001.

4. Касимов Р. Я. Рейтинговый контроль / Касимов Р. Я., Зинченко В. Я., Грандберг И. И. // Высшее образование в России. 1994. № 2. С. 83–92.

5. Кирсанова М. В. Деловая переписка / Кирсанова М. В. М. : ИНФРА, 2001.

6. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство / Кирсанова М. В. М. :

ИНФРА, 2001.

7. Кудряев В. А. Организация работы с документами / Кудряев В. А. М. :

ИНФРА, 2001.

8. Кузнецов С. Л. Делопроизводство на компьютере / Кузнецов С. Л. М. :

Интел-Синтез, 2001.

9. Кузнецова Т. В. Документационное обеспечение управления / Кузнецова Т. В. М. : ИМПиЭ, 2001.

10. Кузнецова Т. В. Организация и технологии документационного обеспечения управления / Кузнецова Т. В. М. : ЮНИТИ, 2001.

11. Куперштейн В. И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении / Куперштейн В. И. СПб. : BHV, 2001.

12. Курицкий Б. Я. Организация делопроизводства и управления в офисе / Курицкий Б. Я. СПб. : BHV, 2001.

13. Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии / Ларин М. В. М. : Научная книга, 2001.

14. Печникова Т. В. Документационное обеспечение деятельности организации / Печникова Т. В. М. : Тандем, 2001.

15. Подласый И. П. Педагогика / Подласый И. П. М. :ВЛАДОС, 2002.

16. Пшенко А. В. Основные нормативные требования к документам и Финстатинформ, 2001.

17. Стенюков М. В. Бланк документа: требования к оформлению // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. № 1. С. 28–37.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Практические задания для изучения дисциплины При проведении практического занятия по выполнению задания можно выделить четыре этапа:

1. Объяснение. Этап теоретического осмысления работы. Здесь дается определение вида документа, который предстоит создать, какие бывают разновидности, набор реквизитов для данного документа, требования, предъявляемые к написанию текста этого документа.

2. Показ. Этап инструктажа. На доске приводится приблизительная схема составления документа, даются разъяснения к написанию текста.

3. Выполнение работы. Этап, на котором каждый самостоятельно выполняет задание. Уделяется особенное внимание тем студентам, которые плохо справляются с заданием.

4. Контроль. На этом этапе работы студентов принимаются и оцениваются.

Учитываются качество выполнения, скорость и правильное выполнение задания.

Основные требования к оформлению управленческих документов Реквизит «01 – Государственный герб Российской Федерации»

Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 1) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

Рис. 1. Государственный герб Российской Федерации Рис. 2. Государственный герб Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

федеральных конституционных законов и федеральных законов;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

решений Конституционного Суда Российской Федерации;

решений Верховного Суда Российской Федерации;

решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Президента Российской Федерации;

Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

Администрации Президента Российской Федерации;

полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

федеральных органов исполнительной власти;

Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

Счетной палаты Российской Федерации;

Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

федеральных судов;

органов прокуратуры Российской Федерации;

дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Герб Российской Федерации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Схема расположения реквизита «Герб Российской Федерации» приведена на рисунках 3 и 4.

Рис. 3. Расположение реквизита «Герб Российской Федерации»

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа Рис. 4. Расположение реквизита «Герб Российской Федерации»

Реквизит «02 – герб субъекта Российской Федерации»

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 2) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Например:

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г.

№ 39 «О гербе города Москвы» и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:

в многоцветном варианте:

законов города Москвы;

постановлений Московской городской Думы;

указов и распоряжений мэра Москвы;

постановлений и распоряжений Правительства Москвы;

решений Уставного суда города Москвы;

мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы.

в одноцветном варианте:

правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц;

Московской городской избирательной комиссии;

Контрольно-счетной палаты Москвы;

Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве;

мировых судей города Москвы;

иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.

На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

следующие моменты:

1. Гербы (геральдические знаки) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований не могут быть идентичны Государственному гербу Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации не (геральдических знаков) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований.

2. Официальные символы органов государственной власти субъектов муниципальных образований (т. е. флаги, гербы, эмблемы) должны быть внесены в Государственный геральдический регистр Российской Федерации (далее Регистр), который был создан в целях систематизации и упорядочения регистрации официальных символов необходимо представить их графическое изображение (рисунок), геральдическое описание и решение, утверждающее символ в качестве официального в Геральдический совет при Президенте Российской Федерации, который осуществляет внесение официального символа в Регистр.

Реквизит «03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 3) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо. Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.

Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.

Правила регистрации товарного знака и знака обслуживание изложены во второй главе Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой государственные гербы, флаги и другие государственные эмблемы, межправительственных организаций, их гербы, флаги и другие эмблемы, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения обозначений. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

Эмблема организации или товарный знак относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

«Эмблема организации или товарного знака (знака обслуживания)»

Реквизит «04 – код организации»

Код организации (реквизит 4) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на взаимосвязанных с ними классификаторов В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО и проставляют код организации, состоящий из 8 знаков.

Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

Рис. 6. Пример оформления реквизита «Код организации»

Реквизит «05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 5) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН).

ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Примечание: В документах, регламентирующих использование ОГРН, существуют противоречия. В статье 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438 указано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица. А в пункте 4.7. ГОСТа Р 6.30-2003.

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» указано, что данный реквизит проставляется только в бланке письма.

Реквизит «06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)»

Идентификационный номер налогоплательщика/код, причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 6) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового Кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).

ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

Рис. 8. Пример оформления реквизита «ИНН/КПП» на бланке письма Реквизит «07 – код формы документа»

Код формы документа (реквизит 7) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также документационных систем.

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД.

(межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак контрольное число.

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор.

Реквизит «08 – наименование организации»

Наименование организации (реквизит 8), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

«Наименование организации» на бланке приказа организации Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

«Наименование организации» на бланке письма организации Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

бланк организации;

бланк структурного подразделения;

бланк должностного лица.

Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.

«Наименование организации» на бланке должностного лица Реквизит «09 - справочные данные об организации»

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя:

почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернетсайта (web-страницы в Интернете).

организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код, причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от апреля 2005 г. № 221.

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.

Реквизит «Справочные данные об организации» используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Реквизит «10 - наименование вида документа»

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Реквизит «11 – дата документа»

Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

(распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05. 06. 2003.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003. 06. 05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

Рис. 16. Пример оформления отметок для реквизита Рис. 17. Пример оформления реквизита «Дата документа» в письме Реквизит «12 – регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

Рис. 18. Пример оформления отметок для реквизита «Регистрационный номер документа» на бланке письма Реквизит «13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № _ от _.

Рис. 19. Пример оформления отметок для реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Реквизит «14 - место составления или издания документа»