«ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ АСПЕКТ ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БИБЛИОТЕЧНОИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В РЕГИОНЕ ...»

Федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Московский государственный университет культуры и искусств

На правах рукописи

ЛАРИСА ВЛАДИМИРОВНА НОВИНСКАЯ

ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЙ АСПЕКТ

ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БИБЛИОТЕЧНОИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В РЕГИОНЕ

Специальность 05.25.03 – библиотековедение, библиографоведение и книговедение Диссертация на соискание учёной степени кандидата педагогических наук

Научный руководитель:

доктор педагогических наук, доцент, А.М. Мазурицкий Москва – Оглавление Введение Глава 1 Методологические аспекты внедрения АБИС 1.1 Влияние теории библиотечного менеджмента на характер организационных работ по внедрению АБИС 1.2 Теоретические аспекты внедрения АБИС в России 1.3 Методологии внедрения автоматизированных систем как основа организации процесса внедрения АБИС Глава 2. Организация процесса внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем 2.1Анализ внедрения автоматизированных систем и технологий в библиотеках Владимирской области 2.2 Необходимые условия и принципы успешного внедрения АБИС 2.3 Алгоритм внедрения АБИС: организационно-методический ас- пект Заключение Список сокращений Список литературы Список иллюстративного материала Приложения Приложение А. Методологии внедрения Приложение Б. Анкета по оценке эффективности внедрения автоматизированных средств Приложение В. Сводные результаты анкетирования по истории автоматизации технологических процессов в библиотеках Владимирской области Приложение Г. Перечень «замороженных» традиционных каталогов и картотек, выявленных при анкетировании и по публикациям Приложение Д. Технологические схемы ГБУК «Владимирская областная научная библиотека» Приложение Е. Этапы проекта внедрения автоматизированных информационных систем Введение Актуальность темы исследования. В условиях мирового экономического кризиса последних лет и постоянно действующего остаточного принципа финансирования библиотечного дела, а также поставленных Правительством РФ задач по оптимизации отрасли крайне остро встаёт вопрос эффективности использования получаемых финансовых средств и иных ресурсов библиотек.

Важно отметить, что в рамках структурных реформ в сфере культуры предусмотрено обеспечение доступности культурного продукта населению путём информатизации отрасли. По данным ГИВЦ, за 2012 г. 59 % общедоступных библиотек России имеют компьютерную технику, 42 % – доступ в Интернет, 7,5% создают свой электронный каталог [163, с. 38 – 41]. К 2018 году планируется увеличение количества культурных заведений, подключённых к сети Интернет, в частности, публичных библиотек с 56 до 85 %.

В практику работы российских публичных библиотек автоматизация стала широко внедряться в 90-х годах XX века. Однако, большая часть библиотек не может заявить о полном отражении своих фондов в электронном каталоге, об автоматизации всех технологических процессов.

Следует отметить, что с 70-х годов публикуются сборники научных работ по автоматизации библиотечных и библиографических процессов. Выходят в свет терминологические словари по информационным технологиям в библиотечном деле, организуются профессиональные научные мероприятия. Тем не менее, в профессиональной литературе и на научных конференциях речь обычно идёт о предмете внедрения, а не о процессе. Редко поднимаются вопросы методологии и организации работ по внедрению, влияния управления данным процессом на эффективность, обеспечения качества внедрения автоматизированных технологий и систем. В материалах и на мероприятиях, посвящённых автоматизированным библиотечным информационным системам (АБИС), основное внимание уделяется проектированию и описанию функционала систем.

Часто специалисты библиотечного дела утверждают, что для автоматизации им выделяется недостаточное количество финансовых средств. Но в действительности проблема состоит, во-первых, в отсутствии общей стратегии развития библиотеки и её части – ИТ-стратегии, во-вторых, в отсутствии методологии, чёткого алгоритма управленческих действий процесса внедрения АБИС и оценки эффективности результатов внедрения.

Ф.С. Воройский выделил следующие основные проблемы автоматизации библиотечных процессов:

неудачный выбор АБИС;

приобретение случайного комплекта технических средств, которые оказываются ненужными, некачественными или слишком дорогими;

отрицательная реакция сотрудников на изменение характера труда;

О неэффективности автоматизации библиотечных процессов библиотекари задумываются редко, несмотря на частоту этого явления и предостережения коллег. Я.Л. Шрайберг отмечает, что «при неправильном подходе к автоматизации библиотека становится только складом большого количества источников информации, которые не могут эффективно использоваться развивающимся обществом»

[267].

Л.И. Алёшин фиксирует, что в библиотеках сформировался следующий подход к автоматизации: «первоначально приобретается некоторая компьютерная техника … Затем … приобретается программные средства… в дальнейшем ведётся обучение сотрудников основам компьютерной грамотности и приёмам работы с конкретными прикладными программами...» [5, с.108–109].

Трудно не согласиться с выводом Л.И. Алёшина: «Совершенно очевидно, что хаотичный (несистемный) опыт внедрения автоматизированных систем в библиотеки изобиловал множеством отрицательных воздействий, которые достаточно часто приводили к замедлению и отторжению процесса внедрения автоматизированных технологий, необоснованному переходу с одних АБИС на другие, к разочарованию в полученных результатах и психологическому неприятию установленных АБИС» [5, с. 109–110].

Для достижения планируемого эффекта от внедрения требуется качественное переосмысление библиотечной технологии, циклов и процессов, подлежащих автоматизации. Я.Л. Шрайберг ещё в 1996 г. указал на главную проблему автоматизации библиотечных процессов, существующую и в настоящее время: «Типичная ошибка, приводящая к последующему неприятию и недоверию к автоматизации – перенос на компьютер традиционной технологии, который впоследствии ведёт не к снижению, а к увеличению трудоёмкости библиотечной технологии и к необходимости дублировать работу и привлекать дополнительные трудоресурсы» [274].

Эти проблемы не разрешены и до сих пор.

В результате в библиотечном сообществе сложилось устойчивое мнение, что автоматизация увеличивает затраты. Однако основной целью автоматизации в любой отрасли экономики является повышение эффективности работ и качества услуг, снижение их себестоимости.

Финансовые вложения в АБИС при создании оптимальной инфраструктуры процессов и методичном внедрении – не затраты, а вложение в будущее библиотеки. Разумные решения в этой области позволят впоследствии получить заметные конкурентные преимущества на любом рынке. Оптимизация структуры библиотеки и её технологического цикла, чёткие контроль и управление всеми доступными ресурсами приведут к росту эффективности работы и, как следствие, к повышению качества предлагаемых продуктов и услуг, снижению их себестоимости.

Внедрение автоматизированной библиотечной информационной системы (АБИС) – это процесс, определяемый проектом, в котором предполагается за ограниченное время с использованием выделенных ресурсов обеспечить функционирование заданной информационной системы. Организацию работ по внедрению необходимо осуществлять на основе стандартов управления проектами и методологий внедрения.

Опираясь на сказанное и в условиях перехода библиотек на новые формы хозяйствования, представляется необходимым определить обязательные условия для успешной реализации процесса внедрения АБИС, разработать модель процесса внедрения, алгоритм, конкретизирующий действия специалистов библиотеки в процессе внедрения автоматизированных средств.

Степень разработанности темы. Стратегическое управление библиотекой, организационное развитие систем управления современной библиотекой рассматривает И.М. Суслова [240 – 244]. Управленческая экономика российской библиотеки, менеджмент ресурсного потенциала библиотеки представлены в работах В.К.

Клюева [105 – 107; 241]. Также И.М. Суслова и В.К. Клюев совместно описывают профессиональные и личностные характеристики менеджера в библиотечно-информационной сфере [135]. Инновационному развитию библиотек посвящены работы Е.Н. Гусевой [53 – Е.Ю. Качановой [102], С.Г. Матлиной [132 – 134], Н.Т. Чуприной [262; 263].

Основной вклад в методологию автоматизации библиотечных процессов внесли Ф.С. Воройский и Я.Л. Шрайберг. Я.Л. Шрайберг рассматривает автоматизацию как научное направление в библиотечно-информационной области, раскрывает основные принципы автоматизации, исследует вопросы моделирования в библиотеках [265; 266; 270; 271; 274; 275]. Часть работ Я.Л. Шрайберга посвящена теории автоматизированных библиотечно-информационных систем и сетей [269; 273].

Важным источником для изучения теоретических вопросов внедрения автоматизированных библиотечно-информационных систем являются статьи и монографии Ф.С. Воройского [33 – 40].

Крайне важно для библиотечного дела и информационных технологий точное понимание терминологии процессов и явлений. Энциклопедический систематизированный словарь-справочник «Информатика» Ф.С. Воройского позволяет использовать его для систематизированного изучения основ информационной технологии, автоматизации информационных процессов, автоматизированных систем и многих других вопросов, связных с данной тематикой.

Первым учебным пособием для библиотечных специалистов стала «Информатика» под редакцией К.В. Тараканова [83]. В нём особое внимание было уделено автоматизации обработки информации и информационного поиска, построению автоматизированных систем информационного обслуживания и методам оценки их и другие публикации К.В. Тараканова [245 – 247]. Вопросы, связанные с автоматизацией библиографического поиска, рассмотрены в работе А.В. Соколова [220]. Работы И.М. Фрумина [258], И.С. Пилко [173], Е.Г. Астапович [8, 9], В.Г. Дригайло [60] посвящены технологии библиотеки, её структуре, методике и т.п. Вопросы организации информационного производства рассмотрены в учебном пособии Ю.Н.

Дрешер [59].

Цикл работ Н.С. Редькиной [190 – 209] посвящён развитию технологического менеджмента в российских библиотеках, в них представлены современные тенденции развития информационных технологий и ресурсов, предложена методология разработки ИТ-стратегии библиотеки, рассмотрены подходы к управлению ИТ-стратегией библиотеки.

Важно отметить, что Н.С. Редькина рассматривает технологический менеджмент как практическую деятельность, подструктуру в общем менеджменте библиотеки, которая представлена в виде технологической службы и научной дисциплины. В контексте настоящей работы необходимо отметить, что одними из важнейших задач технологического менеджмента Н.С. Редькина считает внедрение информационных технологий, регулярную оценку влияния инноваций на технологические процессы, реструктуризацию библиотеки с учётом изменения технологии, координацию связей между подразделениями.

На важный аспект эффективного внедрения новых технологий в библиотечную практику – реорганизацию структуры учреждения и её технологического цикла – обращает внимание Э.Р. Сукиасян [232 – 239].

Вопросы эффективности библиотечной деятельности, обзор актуальных норм и нормативов освещены в работах Е.А. Фенелонова [255 – 257]. Оценка эффективности внедрения ИТ представлена в работах Н.С. Редькиной [195, 208, 209], Н.В. Сороколетовой [223; 224]. Практическую сторону вопроса внедрения ИТ освещает А.С. Карауш [92 – 97].

Теоретическим аспектам автоматизации библиотечных процессов посвящены также работы Л.З. Амлинского [6], Л.И. Алёшина [2 – 5], Н.Е. Калёнова [ – 89]. Методологии оценки качества интегрированных библиотечно-информационных систем посвящены научные исследования В.В. Ступкина [229, 230].

Организационному проектированию, оптимизации процесса внедрения АБИС, влиянию кадровых вопросов на успешность внедрения АБИС посвящены работы автора [145 – 159].

Несмотря на то, что увеличивается число публикаций, освещающих отдельные проблемы автоматизации библиотечных процессов, до настоящего времени не разработана целостная методология внедрения автоматизированных библиотечных систем и технологий, узок круг работ, посвящённых непосредственно организации процесса внедрения АБИС. В связи с этим разработка научных и методических рекомендаций в этой сфере имеет важное как теоретическое, так и прикладное значение.

Объект исследования – процесс внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем.

Предмет исследования – организационно-методический аспект процесса внедрения АБИС.

Гипотеза исследования: Для успешного внедрения АБИС необходимо создание системы организационных мероприятий, в которую входят упорядоченный набор взаимосвязанных процедур (алгоритм внедрения) и формализованный план действий – проект внедрения.

Необходимость и значимость решаемых задач и недостаточная разработанность проблемы определили цели и методы исследования.

Целью исследования является создание практико-ориентированной концепции управления процессом внедрения АБИС.

Для реализации поставленной цели требовалось решить следующие задачи:

провести анализ методологий внедрения автоматизированных систем;

исследовать результаты внедрения АБИС на примере библиотек Владимирской области, проанализировать ошибки и риски, возникающие при реализации ИТ-проектов;

определить условия организации процесса внедрения АБИС;

разработать алгоритм внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем в библиотечную практику.

Методологической основой исследования послужили:

теоретические основы автоматизации библиотечных процессов, разработанные Я.Л. Шрайбергом и Ф.С. Воройским;

подходы к постановке работ по автоматизации библиотечных технологий Э.Р. Сукиасяна;

разработки по организации эффективного внедрения автоматизированных систем, изложенные в работах специалистов в области информационных специалистов;

концепция И.М. Сусловой организационного развития библиотеки.

В ходе работы над данной темой были проанализированы научные труды, посвящённые вопросам автоматизации библиотечных процессов, государственные стандарты, методологии внедрения автоматизированных систем в других отраслях экономики, работы по менеджменту, библиотечному и информационному, управлению изменениями и рисками, оценке эффективности в библиотечной практике и ИТ.

Методы исследования. Для решения поставленных задач применялись общетеоретические методы (анализ и синтез, сравнение, обобщение, прогнозирование, моделирование), эмпирические (изучение литературы, анкетирование, опрос, наблюдение, беседа, изучение опыта).

Эмпирической базой исследования являются результаты двух социологических исследований, проведённых автором в 2010 – 2013 годах методом анкетирования специалистов библиотек Владимирской области и отдельных регионов России.

Экспериментальной базой исследования стали общедоступные библиотеки Владимирской области, представляющие наиболее разветвлённую сеть библиотек региона, Владимирский областной колледж культуры и искусств.

Этапы исследования. Исследование проводилось 6 лет и включало:

Первый этап (2008 – 2009 гг.) – сбор экспериментальных данных, изучение и анализ литературы по проблеме исследования, разработка анкет.

Второй этап (2009 – 2011 гг.) – анкетирование и анализ полученных данных (проводилось, начиная со второго этапа на протяжении всего исследования); моделирование успешного процесса внедрения АБИС; апробация.

Третий этап (2012 – 2013 гг.) – апробация; анализ полученных данных и формализация разработанных положений.

Научная новизна результатов исследования состоит в:

определении перечня необходимых условий для успешной реализации процесса внедрения АБИС;

комплексной характеристике обязательных условий, теоретических и методологических принципов успешной реализации ИТ-проекта в библиотеке;

алгоритмизацией внедренческой деятельности для повышения эффективности управления.

Теоретическая значимость исследования заключается в:

создании практико-ориентированной концепции организации работ по введению в эксплуатацию АБИС как основы целостной методологии внедрения автоматизированных библиотечно-информационных систем и технологий;

разработке теоретического обоснования организационно-методических вопросов процесса внедрения АБИС;

алгоритмизации процесса внедрения АБИС, который является методической основой процесса её внедрения.

Практическая значимость исследования определяется возможностью использовать результаты исследования для решения конкретных задач внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем в практику библиотечной деятельности.

Соответствие паспорту научной специальности. В соответствии с формулой специальности 05.25.03 – «Библиотековедение, библиографоведение и книговедение» (педагогические науки), включающей исследования и разработки в области теории, методологии, организации, технологии, управления и технического обеспечения библиотечной, библиографической деятельности представленная диссертационная работа является исследованием процесса внедрения автоматизированных библиотечных систем.

Соответствие диссертации области исследования специальности. Полученные научные результаты, отражённые в диссертации, соответствуют пункту 3 «Библиотечно-информационная деятельность, организация технологических процессов, использование современных информационно-коммуникационных технологий» паспорта специальности 05.25.03 – «Библиотековедение, библиографоведение и книговедение» (педагогические науки).

Положения, выносимые на защиту:

В состав концепции внедрения АБИС входят обязательные условия, требующие выполнения организационных мероприятий; упорядоченный набор взаимосвязанных процедур (алгоритм внедрения) и формализованный план действий – проект внедрения.

Реализация разработанной концепции позволит достичь цели проекта в заданный срок, не превышая планируемый объем ресурсов, чем и обуславливается успешность процесса внедрения АБИС.

Для успешного внедрения АБИС обязательно выполнение следующей совокупности организационных условий:

соблюдение теоретических положений автоматизации библиотечных процессов;

наличие ИТ-стратегии библиотеки;

понимание и принятие руководством целей внедрения;

реорганизация структуры и оптимизация технологических процессов библиотеки;

документированность технологических процессов;

наличие специальной кадровой политики, сформированной на период внедрения АБИС;

наличие чётко структурируемого проекта, выполнение определённой последовательности управленческих действий в заданном порядке.

Алгоритм действий в процессе внедрения АБИС является точным предписанием последовательности шагов. Он дискретен, определён, результативен и применим в значительной части библиотек.

Комплекс работ по успешному внедрению автоматизированных технологий делится на следующие фазы:

принятие решения о внедрении и выбор объекта внедрения;

создание группы внедрения; разработка целей и задач внедрения;

изучение теории и практики процесса внедрения;

предпроектное обследование библиотеки;

выбор программно-аппаратных средств;

моделирование технологического цикла;

выбор критериев эффективности;

выбор стратегии внедрения;

выбор тактик внедрения;

определение «критических точек» внедрения;

формирование кадровой политики на период внедрения;

создание календарного плана;

разработка бюджета проекта;

прогнозирование эффективности проекта;

реализация внедрения;

анализ хода процесса внедрения в «критических точках»;

оценка эффективности внедрения в целом.

Апробация результатов исследования. Основные положения и результаты диссертационного исследования докладывались на международных конференциях «Крым – 2010», «Крым – 2011», «Крым – 2013», на XVIII ежегодной сессии Конференции Российской Библиотечной ассоциации (Пенза, 2013 г.), на межрегиональных научно-практических конференциях «Единая технология информационно-библиотечного обслуживания» (Астрахань, 2012), «Технологии в развитии библиотек» (Н. Новгород, 2009). По теме диссертации опубликовано 15 работ [ – 159].

Предложенный автором взаимосвязанный комплекс работ по внедрению АБИС, осуществляемых в определённых условиях, является практико-ориентированным, на его основе сформирован ряд методических рекомендаций для библиотек Владимирской области. Разработанная автором концепция внедрена во Владимирской областной научной библиотеке, централизованных библиотечных системах поселений Владимирской области (Акты внедрения прилагаются).

Результаты данного исследования используются в процессе внедрения автоматизированных технологий в деятельность библиотек области, а также нашли отражение в содержании учебных курсов «Автоматизированные библиотечно-информационные технологии», «Информационные технологии в библиотечном деле», читаемых во Владимирском государственном университете им. А.Г. и Н.Г. Столетовых и во Владимирском областном колледже культуры и искусств с 2010 г.

Личный вклад соискателя состоит в сборе исходных данных, их обработке, апробации результатов исследования, подготовке основных публикаций по теме работы.

Лично соискателем создана практико-ориентированная концепция внедрения автоматизированных библиотечных информационных систем, направленная на повышение эффективности работ и уменьшение расходов используемых ресурсов, в первую очередь финансовых и трудовых. Соискателем проведены два социологических исследования, разработаны структура проекта внедрения АБИС, примерная структура предпроектного обследования библиотеки, алгоритм внедрения АБИС, примерный план адаптации персонала в период внедрения АБИС, обобщены, скорректированы, адаптированы условия и принципы успешного внедрения АБИС.

Глава 1 Методологические аспекты внедрения АБИС 1.1 Влияние теории библиотечного менеджмента на характер организационных работ по внедрению АБИС Важнейшее понятие менеджмента – организация. В общем понимании «организация» рассматривается И.М. Сусловой как объект, обладающий упорядоченной структурой [241, с. 55]. Объектом библиотечного менеджмента является библиотека.

По мнению И.М. Фрумина, организация – это форма существования системы, а любая система, в том числе библиотека, системой становится лишь тогда, когда отдельным её элементам придан целенаправленный порядок и они взаимодействуют в заданном направлении [258, с. 13-14].

«Основными характеристиками библиотеки как организации являются: наличие ресурсов, зависимость от внешней среды, горизонтальное разделение труда, структурные подразделения, вертикальное разделение труда» [241, с. 55] Библиотековедение обладает множеством научных подходов к формированию учения о библиотеке: структурно-функциональный, деятельностный, культурологический, маркетинговый, экономический, технологический и др. Одним из первых и активных сторонников системного подхода в библиотековедении является Н.С. Карташов. Он ввёл в профессиональный оборот термин «система»

и понимание библиотеки как системы было им расширено до понятия «библиотечная система», централизованного объединения библиотек.

Рассматривая библиотеку как систему, с позиций структурно-функционального подхода Ю.Н. Столяров выделяет четыре подсистемы: фонд, контингент абонентов, библиотечный персонал, материально-техническая база [226]. Каждая из подсистем выполняет внутри и внешне системные функции. взаимоотношения подсистем были представлены двумерной схемой. И.М. Суслова предложила подвижное изображение (мобайл). Если коснуться одной из подсистем, все другие части мобайла приходят в движение, что более ярко демонстрирует связи элементов схемы. [242, с. 48].

В эту схему включали и другие элементы (справочно-поисковый аппарат, библиотековедческие знания), формируя её как пяти и/или шестиэлементную.

Так Я.Л. Шрайберг рассматривал библиотеку как пятиэлементную структуру, где «фонд» преобразовался в информационную компоненту, включающую справочно-поисковый аппарат, информационные системы и базы данных. Дополняющим элементом стала «инфраструктура, органы и аппарат управления, помещения, книгохранилища, компьютеры, системы связи, автомобили, другое техническое, технологическое, офисное и вспомогательное оборудование, необходимое для обеспечения работы персонала и обслуживания пользователей» [273].

И.М. Суслова и В.К. Клюев считают, что «концепция организационного развития библиотеки основывается на закономерностях и законах теории организации, среди которых различаются основополагающие законы (закон развития, закон синергии, закон самосохранения) и законы второго уровня (закон информированности-упорядоченности, закон единства анализа и синтеза, закон композиции и пропорциональности)» [241, с. 67-68].

Мы согласны с общей системной моделью организационного поведения Дэвида Надлера, профессора психологии Мичиганского университета, по которой организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей [Цит. по 1]. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других её составных частях. При этом система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия.

И.С. Пилко предлагает технологическую модель библиотеки, которая дополняет структурно-функциональную деятельностными характеристиками.

В модель Ю.Н. Столярова, представляющую библиотеку в статике (состав и структура) и динамике (содержание и направленность внутренних и внешних связей), включены основные библиотечные процессы, детализирован состав ресурсов и средств, обозначены субординационные связи с подсистемами управления библиотечной технологией и нормативно-методического обеспечения [173, с. 146Библиотеку как объект автоматизации изучили и представили в своих работах Я.Л. Шрайберг [270], Ф.С. Воройский [35; 38; 269], Л. И. Алёшин [4, с. 21-50].

Автоматизацию библиотечно-библиографических процессов как отдельное научное направление выделяет Я.Л. Шрайберг [265], И.С. Пилко [173, с. 131] пишет о формировании самостоятельного технологического направления в структуре библиотековедческого знания, Н.С. Редькина [200; 208] доказывает необходимость концентрации организационно-технологических знаний в специальную научную дисциплину «Технологический менеджмент».

Все исследователи рассматривают библиотеку «как коммуникационную и социальную систему, предназначенную, в первую очередь, для информационного обслуживания своего круга пользователей и предоставления им требуемого документного ресурса» [271, с. 207].

Л.И. Алёшин утверждает, что «объектами автоматизации в библиотеке выступают её работники, выполняемые ими процессы, фонд, пользователи и т.п.» [5, с. 42]. Далее «в качестве объекта автоматизации могут рассматриваться:

отдельное подразделение библиотеки; группа подразделений; библиотека в целом;

библиотечная система, сеть библиотек» [5, с. 90] Что на наш взгляд является весьма спорным.

Считаем, что автоматизация – это процесс, комплекс процессов, и к её внедрению необходимо применять процессный подход. Объектами автоматизации предлагаем рассматривать библиотечную технологию и её составляющие, технологический цикл, каждый библиотечно-библиографический процесс в отдельности.

По нашему мнению, процессный подход – это эффективный инструмент управления, способ описания деятельности организации. Используя процессный подход, библиотеку представим как систему взаимосвязанных процессов, подпроцессов и отдельных операций. Процесс – это система взаимосвязанных действий, в ходе которых входящие ресурсы преобразуются в иные, выходящие. Результаты одного процесса часто являются входными для других процессов, и соответственно источники, поступающие в этот процесс, являются результатами предшествующих процессов. К входным и выходным ресурсам предъявляются определённые требования. По их уровню удовлетворённости можно судить о качестве каждого процесса. Из этого следует, что процессный подход делает измеримым качество и деятельность по его обеспечению, а также позволяет управлять ими. Таким образом, используя процессную модель функционирования библиотеки, становится возможным:

мониторинг хода работ, контроль качества на каждом этапе;

выявление и устранение проблем;

анализ эффективности технологии, её оптимизация, в т.ч. посредством реорганизации отдельных процессов и взаимосвязи между ними.

Важность процессного подхода заключается в непрерывности управления, при их взаимодействии. Не ставя задачей нашего исследования детальный анализ процессного подхода, мы разделяем мнение специалистов о том, что процессный подход является основой концепции тотального управления качеством и модели системы менеджмента качества. Что в конечном итоге соответствует стандарту ISO 9001 [50].

Согласно утверждению И.М. Сусловой и В.К. Клюева, методологические основы автоматизированных систем должны рассматриваться с учётом процессного подхода, который позволяет определить логическую последовательность действий в реализации функций, установить прочные взаимосвязи различных функций в технологическом цикле [241, с. 21]. Изучение процесса внедрения АБИС с точки зрения его составляющих позволяет установить объёмы работ по каждому из процессов, определить потребность в ресурсах. Процесс внедрения подчиняется логическому алгоритму, чёткой последовательности регламентированных действий.

Библиотечная технология, возникшая вместе с появлением книгохранилищ, представляет собой совокупность процессов и операций, обеспечивающих функционирование библиотеки [258, с. 18]. Технология не является постоянной, изменяется под влиянием времени и обстоятельств.

При выборе варианта технологии руководствуются следующими критериями: оперативность, надёжность, удовлетворение запросов читателей, оптимальная трудоёмкость, окупаемость (т. е. расходы на тот или иной процесс не должны превышать стоимость эффекта от его применения), обеспечение наиболее точного выполнения заданных функций.

По нашему мнению, преимущество в технологическом осмыслении библиотечной деятельности принадлежит И.М. Фрумину. Он выделил три основных библиотечных технологических цикла: путь книги в процессе обработки, путь читательского требования, путь библиографической справки.

Библиотечный цикл рассматривается как «совокупность имеющих общее назначение взаимосвязанных процессов, возобновляющихся и повторяющихся в определённой последовательности» [258, с. 19] Цикл делится на процессы, охватывающие определённую стадию в работе, которые в свою очередь состоят из операций. Каждый процесс завершает определённую стадию в работе по освоению новых поступлений, читательских требований или по выполнению библиографических справок [258, с. 20]. Разработке классификаций библиотечных процессов посвящены работы И.С. Пилко [173], Я.Л. Шрайберга [273], Е.Г. Астапович [9].

Под процессом понимается последовательность стадий его осуществления, обеспечивающих достижение поставленного результата и состоящих из операций, выполняемых одним сотрудником на одном рабочем месте.

По мнению И.М. Фрумина выделение циклов, процессов, операций необходимо для анализа состояния технологии, её рационализации, нормирования труда, при этом дисциплинирующее и организующее значение имеют инструкции, определяющие содержание циклов, процессов, операций [258, с. 20-23].

Непосредственно на технологические процессы затрачивается 50 – 60% рабочего времени библиотечного специалиста, поэтому в совершенствовании библиотечных циклов скрыты резервы экономии труда и времени.

При разработке основных библиотечных циклов, анализе и рационализации технологических процессов, по мнению И.М. Фрумина, следует соблюдать принципы оптимальности, прямоточности, ритмичности и уплотнённости [258, с. 23Оптимальность – наиболее целесообразный набор процессов, алгоритм и методика их выполнения. Прямоточность – точное соблюдение последовательности операций, исключающих возвраты. Ритмичность – равномерность нагрузки на разных участках в течение всего календарного года. Уплотнённость – выполнение работ в сжатые сроки, достигающееся оптимизацией технологического цикла.

При оптимизации библиотечной технологии учитываются также принципы оперативности библиотечного обслуживания, качество итоговых продуктов/услуг, обоснованность затрат.

Для нахождения наилучшего варианта решения технологической задачи в библиотечном цикле при имеющихся ограничениях необходимо изучить его строение, выявить процессы и операции, из которых он состоит.

Без исторической ретроспективы нам будет трудно осмыслить весь комплекс проблем, связанных с библиотечными технологиями. И.М. Фрумин рекомендовал составлять технологические карты, включающие перечень всех этапов работы в той последовательности, в которой они выполняются. Карта, по его мнению, позволит осмыслить весь цикл в целом и определить необходимость каждой из операций и рациональность порядка их следования, поможет определить, нельзя ли упростить какой-либо процесс [258, с. 25]. Согласен с этой точкой зрения А.Н. Ванеев, утверждая, что «наиболее рационально элементарное упорядочение технологии возможно только при условии разработки технологических карт с одновременным использованием графических методов анализа (составление блок-схем)» [143, с.39].

В практическом пособии «Научная организация труда в библиотеках»

под редакцией А.Н. Ванеева выделяются три направления оптимизации технологических циклов:

элементарное упорядочение с целью дальнейшей оптимизации;

оптимизация на основе математических методов;

оптимизация на основе внедрения новых информационных технологий [143, с.38].

Е.Ю. Качанова разработала классификацию библиотечных инноваций, выделяя отдельный вид – технологических инноваций, который в свою очередь подразделяет на улучшающие и радикальные технологические инновации. Улучшающие технологические инновации – это использование новых (или заимствованных из опыта библиотек) приёмов и методов различных технологических процессов. Радикальные технологические инновации представляют собой реорганизацию технологии на основе смены традиционной на автоматизированную, т.е. полную автоматизацию библиотечно-информационных процессов на основе новых информационных технологий [102, с.131].

Е.Н. Гусева [53 – 55] рассматривает инновации как условие, фактор и инструмент библиотечной деятельности, основой которых являются информационнокоммуникационные технологии, а результатом внедрения инноваций в библиотечную деятельность должно стать улучшение качества и эффективности библиотечных продуктов и услуг [53].

Для преобразования идеи в инновацию она должна пройти три стадии реализации: новшество — нововведение — инновация. Пройдя стадию внедрения в производство, новшество становится нововведением, готовым к практическому использованию. Нововведение будет инновацией при получении эффекта от внедрения. Главное в инновационной деятельности – внедрить новшество и получить эффект, положительный результат.

Согласно точке зрения Е.Ю. Качановой, природа библиотечных нововведений оценивается с трёх позиций, а именно, как процесс распространения и адаптации «передового библиотечного опыта», «ядро» методического руководства библиотек; развития и совершенствования деятельности библиотек, поиска новых путей функционирования, качественно превосходящих предыдущие; творческого роста сотрудников библиотек [102, с.30].

А. Н. Ванеев [26], Е.С. Мартин [129], Е. А. Фенелонов [256] рассматривают инновационную деятельность как основу методической работы библиотек, процесс распространения лучшего библиотечного опыта.

С.Г. Матлина [132 – 134], С.С. Серейчик [216], Н.А. Толканюк [249], Н.Т. Чуприна [262 – 263] представляют инновационную деятельность в большей степени как процесс организационного развития библиотек, ведущий к увеличению творческого потенциала. Инновация характеризуется С.Г. Матлиной как средство творческого роста сотрудников, отсутствие новых идей по её мнению является показателем неблагополучия коллектива.

Е.Ю. Качанова разделяет инновационный цикл на этапы:

первый – инициация инновации включает осознание необходимости изменений и формирование образа желаемого новшества, целей и задач необходимых изменений;

второй – мониторинг аналогов решений;

третий – создание новшества своими силами или приглашённой организацией;

четвёртый – организация производства пробных объектов и проведения испытаний;

пятый – освоение инновации, её слияние с существующей технологией.

Для разработки и реализации инновации создаётся временная проектная группа, на которую возлагается весь комплекс работ от разработки новшества до внедрения. Она составляет и реализует программу действий, учитывает ресурсные ограничения.

Из выше сказанного следует что, инновационный процесс — это последовательно осуществляемый цикл работ, объединяющий всех участников инновационной деятельности [102, c.83] В периоды радикальных изменений управление проектами, по мнению И.М. Сусловой и В.К. Клюева, становится наиболее адекватным механизмом функционирования и развития каждой организации. В социально-экономическом аспекте управление проектами признаётся ими единственно целостной методологией осуществления реформ» [241, с. 150].

Иерархию организационных систем в библиотечной сфере И.М. Суслова представляет следующим образом: концепции являются подсистемами первого уровня, стратегические планы – второго, программы – третьего, а проекты – четвёртого уровня [241, с. 162]. Уточняя предложенную схему согласно теме данной работы, получается структура, представленная на рисунке 1.1.

Библиотека как система Рисунок 1.1 – Иерархию организационных систем Мы считаем, что одно из центральных мест в современном менеджменте занимает методика управления проектами. Объясняется это некоторыми характеристиками проектного способа управления, такими как: оптимизация расходов, ясность целей и задач, личная ответственность участников проекта, мониторинг хода проекта и его эффективности.

Обращение к проектам как методу осуществления инновационных изменений в существующей системе работы библиотек связано с высокой эффективностью данного средства. Этот способ позволяет достичь конечного результата в чётко обозначенные сроки. Проектную методику можно использовать для поэтапной системной модернизации всей библиотечной технологии, при этом экономно расходуя имеющиеся ресурсы, концентрируя и перераспределяя их в соответствии с реализуемыми проектами. Из чего следует, что проектная технология – эффективное средство реализации новшеств в процессе инновационного развития библиотеки.

Основу концепции управления проектами, по мнению И.М. Сусловой и В.К. Клюева, составляет взгляд на проект как на управляемое изменение исходного состояния любой системы, связанное с затратами времени, средств и ресурсов [241, с. 151]. В учебнике для вузов культуры и искусств «Менеджмент библиотечно-информационной деятельности» И.М. Суслова и В.К. Клюев дают несколько общих характеристик проекта:

«направленность на достижение конкретных целей, определённых результатов;

неповторимость, уникальность каждого проекта;

сопряжённость с изменениями;

координированное выполнение многочисленных взаимосвязанных действий;

ограниченная протяжённость во времени, с определённым началом и концом;

результативность и эффективность проекта (в библиотечном деле и его социальная значимость) [241, с. 151-152]».

При рассмотрении проекта как средства управления деятельностью основными являются семь его свойств: ограниченность; целостность; последовательность и связанность; объективность и обоснованность; компетентность авторов;

эффект проекта для библиотеки в целом.

Первая ключевая характеристика проекта – его ограниченность: по времени, результатам, задачам и целям, требующимся ресурсам и т.д. Эта характеристика позволяет контролировать ход. Ограниченность проекта означает, что он должен содержать:

этапы и конкретные сроки их реализации;

чётко поставленные задачи всего проекта и отдельных этапов;

конкретные измеряемые предполагаемые результаты проекта и отдельных этапов;

план-график выполнения работ по проекту;

конкретное и точное описание количества и качества запрашиваемых ресурсов для реализации проекта.

Вторая характеристика проекта – его целостность. Проект обязательно содержит в своей основе целостную картину того, что должно быть достигнуто. Это позволяет ещё до начала проекта оценить эффективность затрачиваемых на его реализацию средств.

Третья характеристика – последовательность и связанность проекта. Основные части проекта и их содержание должны находиться в логической связанности друг с другом и вытекать друг из друга, обосновывать друг друга. Например, цели и задачи проекта должны напрямую вытекать из поставленной проблемы, запрашиваемый бюджет должен опираться на описание того, какие конкретно ресурсы необходимы для реализации проекта, что в свою очередь должно полностью соответствовать описанному плану действий по проекту.

Четвертая характеристика – объективность и обоснованность проекта.

В тексте должно быть показано, что идея проекта внедрения появилась не случайным образом, а как следствие работы авторов по осмыслению ситуации и т.п. Предпроектным обследованием должно быть доказано, что проблема, на решение которой направлен проект, действительно имеет место, бюджет проекта составлен на основе действительно существующего уровня цен и так далее.

Пятая характеристика – компетентность авторов проекта.

Шестая характеристика – эффект проекта для библиотеки в целом. Предполагается, что финансирование конкретного проекта внедрения АБИС будет способствовать развитию организации в целом.

Таким образом, проект представляет собой эффективный механизм управления процессом. Процесс внедрения АБИС должен осуществляться только при наличии проекта как такового и строго следовать его предписаниям.

А.А. Максаков определяет проект внедрения как «проект, создаваемый для проведения внедрения автоматизированных систем, включающий в себя план внедрения, определяющий общие и частные цели внедрения, привлекаемые ресурсы, описывающий параметры внедрения, состав и полномочия членов группы внедрения, методику внедрения, виды работ по внедрению и методы оценки их качества» [127].

По его мнению, внедрение может быть успешным, неуспешным и продуктивным. При успешном внедрении автоматизированной системы и/или технологии достигнуты поставленные цели при соблюдении сроков, объёмов ресурсов и качества работ. Автоматизированная система (АС) начала свою работу на должном уровне.

Продуктивным считает А.А. Максаков внедрение, в результате которого АБИС начала функционирование, однако не на планируемом уровне или со значительным превышением сроков и объёмов ресурсов. Данное положение (при определённой корректировке) мы используем в нашем исследовании, в частности исключён термин «продуктивный».

В результате неуспешного внедрения происходит откат на предыдущую технологию, отказ от внедрения из-за перерасхода времени, финансов и т.п.

Успешность проекта внедрения АБИС зависит от качества проектирования, чёткого представления результатов и учёта рисков.

Таким образом, из историографии вопроса следует, что библиотека является объектом библиотечного, информационного, инновационного, проектного менеджмента. Рассматривая процесс внедрения АБИС как инновационный, относим его к технологическим инновациям. Разделяя мнение И.М. Сусловой, подчёркиваем, что автоматизация – это процесс, комплекс процессов, и к её внедрению необходимо применять процессный подход. Объектами автоматизации предлагаем рассматривать библиотечную технологию и её составляющие – технологический цикл, каждый библиотечно-библиографический процесс в отдельности.

Мы считаем, что актуальность решения данной проблематики в библиотечной сфере подтверждается необходимостью функционирования современной библиотеки, способной удовлетворять информационные запросы современных пользователей и поставленной Правительством РФ задачи оптимизации бюджетных учреждений.

1.2 Теоретические аспекты внедрения АБИС в России А.В. Соколов в монографии «Автоматизация библиографического поиска»

в 1981 г. выделил 3 этапа автоматизации и механизации библиотечно-библиографических процессов: «ознакомление с проблемой (до середины 60-х гг.); осмысление проблемы (конец 60-х – начало 70-х гг.); освоение проблемы (наши дни)» [220, с. 52]. Я.Л. Шрайберг отмечает, что деятельность библиотек в области информатизации вплоть до 1970-х годов представляла собой скорее этап первичного накопления опыта, чем собственно автоматизацию технологических процессов указанных библиотек [266, с.349].

По мнению А.В. Соколова, «для успешного решения проблем технического и технологического перевооружения библиотечных учреждений должны существовать объективные предпосылки:

характерную для эпохи научно-технической революции тенденцию автоматизации умственного труда, которая не может не затронуть библиотечное дело;

появление мощных и высокопроизводительных технических средств;

накопленный в нашей стране и за рубежом разнообразный опыт автоматизации библиотечно-библиографических процессов;

теоретическое осмысление проблем автоматизации в современном (1981 г.) библиотековедении и информатике» [220, с. 4].

Федеральный закон от 20.02.1995 N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» определял информатизацию как «организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов» [162].

Согласно мнению Я.Л. Шрайберга, «под автоматизацией библиотеки следует понимать все процессы, связанные с установкой компьютеров на рабочие столы сотрудников библиотеки и читательские места и позволяющие поэтапно освободить сотрудников библиотеки от рутинной работы, пишущих машинок, перфораторов, ручных картотек, счёт и т.д., а читателям - создать эффективный и комфортный сервис в поиске и получении изданий из фондов библиотеки», а «информатизация – понятие существенно шире и включает автоматизацию как его часть, появление других новых технологий, новых элементов, повышающих качество и эффективность работы библиотекарей и читателей» [268].

Предлагаем остановиться на определении, сформулированном Ф.С. Воройским, объединяющим понятия автоматизация библиотеки, автоматизация информационных и библиотечных процессов, компьютеризация библиотеки, в «комплекс научных, проектных, технических работ и организационных мероприятий по внедрению во все виды библиотечной деятельности современных информационных технологий, основанных на использовании средств вычислительной техники и связи» [35, с. 104-105].

Цели автоматизации библиотечных процессов не вызывают споров у библиотечного сообщества. Автоматизация любых процессов в любой сфере призвана способствовать [82, с.49]:

совершенствованию структуры информационных потоков;

уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

предоставлению потребителям новых продуктов и услуг, освобождению работников от рутинной работы;

обеспечению достоверности информации.

Я.Л. Шрайберг и Ф.С. Воройский к общим целям автоматизации библиотек также отнесли уменьшение трудозатрат на выполнение технологических операций;

расширение номенклатуры оказываемых пользователям услуг, в т.ч. обеспечение доступа к фондам других библиотек и удалённого доступа к своим информационным ресурсам; повышение оперативности, полноты, точности и достоверности справочно-информационного обслуживания пользователей; улучшение условий работы пользователей и персонала [269, с. 55-56]. В более поздней работе Ф.С. Воройский добавляет цель «повышение доступности и сохранности фондов» [35, с.

104]. С этими формулировками целей согласен Л.И. Алёшин [5, с.23, с.87].

Благодаря автоматизации в библиотеке становится возможным:

одноразовый ввод данных и многократное их использование;

многоаспектный поиск данных по различным признакам и их сочетаниям;

выполнение внутренних технологических операций с применением удалённых ресурсов внешних организаций, например, комплектование фонда с использованием баз данных издающих и книготорговых организаций с автоматическим формированием заказов и автоматизированным учётом их выполнения;

автоматизированный учёт и ведение статистики по всем процессам, включая обслуживание читателей;

надёжное хранение библиографической информации в нескольких копиях и др. [35, с. 104-105].

Важно, что авторы дают данные формулировки с оговоркой, что цели представлены в обобщённом плане, для принятия ответственных решений необходима их детализация и конкретизация для каждой библиотеки.

В одной из своих публикаций Л.И Алёшин приводит тот факт, что в 1970 г.

Х. Х. Бернштейн сформулировал 12 принципов организации работ по автоматизации библиотечных процессов. В 2008 г. Л.И. Алёшин пытается адаптировать эти принципы к современным отечественным реалиям, определив семь принципов автоматизации библиотечных процессов [5, с. 112-120]. Описание этих положений по формулировке более напоминает рекомендации, методически более чётко определил 10 принципов эффективного построения АБИС и сетей Я.Л. Шрайберг [265, с.

11]. Это принципы идентичности, аппаратной совместимости, интегрированности и модульности программного обеспечения, технологичности, однократности, корпоративности, сетевой интеграции, мониторинга для управления, международной кооперации, унификации и типизации разработок программно-аппаратного, технологического и информационно-лингвистического обеспечения АБИС.

Ф.С. Воройский дополнил выше указанные положения следующими принципами: непрерывности, поэтапности и преемственности развития АБИС; адаптивности; полной нормализации процессов и их мониторинг; регламентации процессов;

экономической целесообразности; соответствия требованиям эргономики; типизации проектных решений; максимального использования готовых решений; ориентации на первых лиц объекта автоматизации [35, с. 175-177].

И.С. Пилко считает, что базовые принципы создания и функционирования АБИС являются «интеллектуальной концепцией» библиотечной автоматизации.

«… Модульный принцип построения программных и технических средств обеспечивает возможность их замены или совершенствования в процессе функционирования АБИС. Принцип сетевой интеграции предусматривает общность технологии создания, актуализации, хранения и использования информации. Принцип одноразовой обработки информации предполагает однократность генерации и хранения каждого вида информационного ресурса с целью многократного и многоаспектного использования в локальном и сетевом доступе. Принцип типизации проектных решений и средств обеспечивает снижение стоимости системы и эффективное межбиблиотечное взаимодействие и информационный обмен.

Принцип корпоративности ориентирован на отработку аппаратной, программной, лингвистической и информационной совместимости с реальными и потенциальными участниками системы и т.п.» [173, с. 137].

На практике в российских библиотеках и на современном этапе продолжают нарушать данные принципы, особенно технологичности и однократности – принципов, лежащих в основе эффективности внедрения АБИС. Замена старой технологии на новую и однократный ввод данных при его многократном и многоаспектном использовании исключают дублирование, сокращают временные и трудовые затраты. Документируют процессы, составляют регламенты, технологические карты и схемы немногие библиотечные специалисты.

Ф.С. Воройский отмечает, наличие нарушений принципа технологичности, являющегося «одним из основополагающих принципов внедрения автоматизированных информационных систем, в соответствии с которым старая и новая технология (особенно на начальных этапах работы последней) не должны сосуществовать в одних и тех же звеньях системы. Объясняется это в частности тем, что сотрудники, привычные к старой технологии, длительное время предпочитают использовать её средства, независимо от их недостатков. Последнее ведёт к существенному удлинению времени их адаптации к новым условиям работы и отрицательно сказывается на качественных показателях работы автоматизированной системы в целом» [37].

Вопросы стратегического развития информационных технологий в библиотеке, библиотечного технологического консалтинга, аудита, трансферта, внедрения Н.С. Редькиной [190 – 209].

В модели внедрения информационных технологий с учётом оценки эффективности, разработанной Н.С. Редькиной, представлены этапы процесса внедрения с алгоритмом оценки эффективности ИТ [194]. В данной модели учтены взаимосвязи стратегии развития библиотеки, процесса внедрения и эффективности ИТ.

По мнению Н.С. Редькиной, «для библиотечной деятельности целесообразно расширить сферу анализа ИТ, рассматривая более широкий спектр эффектов и факторов эффективности, не ограничиваясь лишь экономической или финансовой стороной вопроса» [209, с. 24]. Она классифицирует эффекты ИТ для библиотек следующим способом:

в продуктовом аспекте (повышение качества и расширение спектра информационных продуктов и услуг);

технологическом (рост производительности труда);

функциональном (рост эффективности управления, оптимизации оргструктуры);

социальном (улучшение качества обслуживания и улучшение условий труда) [209, с. 26].

Экономический эффект оценивается экономией ресурсов, увеличением производства информационных продуктов и услуг. Если внедрённая АБИС решает проблему пользователей и/или персонала библиотеки, то экономический эффект уходит на второй план.

Технологический эффект от внедрения ИТ Н.С. Редькина предлагает оценивать через потенциальный экономический эффект. «Критериями оценки этого вида эффекта могут выступать новизна, простота, гибкость, безотказность, ремонтопригодность, полезность, надёжность, компактность, адаптивность, технологичность, повышение производительности труда, оптимизация технологических циклов («Путь издания», «Путь требования», «Путь справки») и др. Технологический эффект достигается при наличии разработанных технологических регламентов, методик, стандартов, нормативов, инструкций, способствующих улучшению техникоэксплуатационных параметров ИТ» [209, с. 28].

Социальный эффект рассматривается как результат удовлетворения потребностей пользователей. Его трудно измерить, он основывается на качественных показателях.

В функциональном аспекте учитывается эффект от освобождения сотрудников от выполнения рутинных операций, ускорение подготовки и увеличение достоверности статистических данных, оптимизация организационной структуры.

Л.И. Алёшин отмечает, что проблемы автоматизации библиотечно-библиографических процессов являются областью взаимодействия различных отраслей науки и техники и «входят в сферу изучения библиотековедения, библиографоведения, информатики, прикладной лингвистики, кибернетики, вычислительной техники, полиграфии, техники связи и других дисциплин» [5, с. 29].

Методология внедрения автоматизированных систем строится как пересечение нескольких технологий. В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко и Н.Л. Коровкина [51, с.

13] выделяют «специфическую технологию создания продукта – информационной системы – и достаточно универсальную технологию управления проектной деятельностью». Для АБИС считаем необходимым добавить в этот список такие научные направления, как информационный и инновационный менеджмент, управление проектами, теория организации (Рисунок 1.2) базой для инновационной [144]. Н.С. Редькина выАБИС деляет в самостоятельное мент.

Н.С. Редькиной, «сущностью технологического менеджмента является совокупность общих и частных принципов, методов, функций управления библиотечной технологией, определённых в соответствии со стадиями управления в рамках трансформационного технологического процесса производства исходных ресурсов, продуктов и услуг» [200].

Можно заключить, что процесс внедрения АБИС в библиотеке является областью взаимодействия различных отраслей науки и техники: библиотековедения, библиографоведения, информатики, прикладной лингвистики, информационного и инновационного менеджмента, управления проектами, теории организации.

В библиотечном деле разработана определённая часть методологии автоматизации, прописаны цели, принципы, рассмотрена библиотека как объект автоматизации, разработаны механизмы формирования ИТ-стратегии библиотеки и оценки эффективности внедрения АБИС. Однако, вопросы организации процесса внедрения АБИС, управление им, условия успешное его реализации, структура проекта в библиотечной теории информационных технологий представлены недостаточно.

1.3 Методологии внедрения автоматизированных систем как основа организации процесса внедрения АБИС Нормативно-правовые акты регламентируют деятельность организаций и предприятий, уточняют её содержание, терминологию, регулируют основы функционирования, предъявляют требования к ассортименту и качеству товаров и услуг.

Согласно И.С. Пилко: «Стандарты в области информационных технологий – это утверждённые в соответствии с действующим законодательством единые нормы и требования к понятийному аппарату, а также к основным компонентам информационных технологий, ресурсам, средствам, методам, регламентам, процессам и продуктам информационного производства и информационным системам»

[173].

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) определяет систему профессиональной терминологии, регламентирует основные технологические процессы. Более половины стандартов СИБИД регулируют информационную продукцию, например, ГОСТ 7.61-96 «Издания. Государственные (национальные) библиографические указатели. Общие требования» и т.п.

Количество стандартов, упорядочивающих технологические процессы, в СИБИД [169; 225] невелико: ГОСТ 7.59-2003 «Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации», ГОСТ 7.66-92 (ИСО 5963-85) «Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию», ГОСТ 7.24-2007 «Тезаурус информационно-поисковый многоязычный. Состав, структура и основные требования к построению» и т.п.

Государственные стандарты и руководящие документы на АС представлены в комплексе межотраслевых документов «Информационная технология» (регистрационный номер – 34). В стандартах раздела 34 представлены понятийный аппарат, состав, требования к моделям, функциям, структуре, средствам реализации АС и т.п. Цель данного комплекса документов – обеспечение совместимости и взаимодействия АС, созданными разными производителями.

ГОСТ 34.601-90 «Стадии и этапы создания АС» [84] регламентирует состав работ фирм-разработчиков АС. Ввод в действие АС в нём представлен 8 этапами:

подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие;

подготовка персонала;

комплектация АС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями);

строительно-монтажные работы;

пусконаладочные работы;

проведение предварительных испытаний;

проведение опытной эксплуатации;

проведение приёмочных испытаний.

На этапе «Подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие» проводят работы по реализации проектных решений по организационной структуре АС; обеспечение подразделений объекта управления инструктивно-методическими материалами; внедрение классификаторов информации.

Этап «Строительно-монтажные работы» необходим для выполнения работ по строительству специализированных зданий (помещений) для размещения технических средств и персонала АС; сооружение кабельных каналов; выполнение работ по монтажу технических средств и линий связи; испытание смонтированных технических средств; сдачу технических средств для проведения пусконаладочных работ. Так, например, для внедрения автоматизированной системы транспортной доставки документов в здании библиотеки необходимо организовать технологические проёмы.

На следующем этапе проводят автономную наладку технических и программных средств, загрузку информации в базу данных и проверку системы её ведения, комплексную наладку всех средств системы.

В состав работ при проведении предварительных испытаний входят:

испытания АС на работоспособность и соответствие техническому заданию в соответствии с программой и методикой предварительных испытаний;

устранение неисправностей и внесение изменений в документацию на АС, в т. ч. эксплуатационную в соответствии с протоколом испытаний;

оформление акта о приёмке АС в опытную эксплуатацию.

Далее, согласно ГОСТу 34.601-90, проводят опытную эксплуатацию АС, анализ результатов опытной эксплуатации АС, доработку (при необходимости) программного обеспечения АС, дополнительную наладку (при необходимости) технических средств АС, оформление акта о завершении опытной эксплуатации.

Заканчивают ввод в действие АС проведением приёмочных испытаний.

Последней стадией создания АС согласно ГОСТу 34.601-90 является сопровождение АС, которое подразделяется на:

выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами;

послегарантийное обслуживание.

На этой стадии осуществляют работы по устранению недостатков, выявленных при эксплуатации АС в течение установленных гарантийных сроков, внесению необходимых изменений в документацию на АС. В послегарантийный период проводят анализ функционирования системы, выявляют отклонения фактических эксплуатационных характеристик АС от проектных значений, устанавливают причины отклонений, устраняют выявленные недостатки и обеспечивают стабильность эксплуатационных характеристик АС, вносят необходимые изменения в документацию на АС [84].

Состав документации АС, её содержание чётко регламентированы ГОСТом 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем».

И.С. Пилко считает, что «российские стандарты на информационные технологические процессы, как правило, слабо «прописаны»: ограничиваются общими положениями, требованиями и правилами и понятийной характеристикой технологических процедур. Этой информации явно недостаточно для того, чтобы сделать описываемые действия технологически воспроизводимыми. Очевидна необходимость дополнения системы государственных стандартов отраслевыми и стандартами предприятия. Их назначение – конкретизировать качественные и количественные требования к ресурсам, процессам и результатам библиотечного производства, рационализировать технологию, обеспечить снижение себестоимости и повышения качества предоставляемых потребителям информационных продуктов и услуг» [173, c. 190].

Эти и другие требования данного комплекса стандартов предъявляются организациям-разработчикам АС. Для организаций-пользователей, приобретающих готовую систему, требуется другой подход к её внедрению.

Процесс внедрения обладает специализированным набором методов, операций, условий и правил. Методы, являясь результатом интеллектуальной деятельности человека, представляют собой упорядоченное множество действий, которые необходимо предпринять для реализации поставленной задачи.

Методология – совокупность принципов, приёмов, правил практической деятельности. По мнению И.С. Пилко, методическое знание в силу своей прикладной направленности погранично между теорией и практикой.

Методология внедрения – это программа действий, алгоритм, набор методов, структур, приёмов логической организации процесса внедрения, алгоритм действий в процессе преобразования. Традиционно методологии разрабатываются ведущими мировыми разработчиками автоматизированных информационных систем. В них учитываются особенности создаваемых программных пакетов, области их применения.

Данные методологии практико-ориентированы, разрабатываются в результате анализа множества успешных и неуспешных проектов внедрения АС, представляют собой глубоко проработанные рабочие инструкции, шаблоны проектных документов [51, с.11; 113, с. 51] и включают в том числе описание:

этапов проекта внедрения, чёткий и детальный перечень (по каждой фазе):

промежуточных контрольных точек, организационных структур проекта с точным разделением ответственности между участниками;

шаблонов наиболее важных документов;

процедур управления проектом (планирование, контроль работ и качества, процедуры управления рисками и т.д.);

шаблонов для описания изменений;

В XXI веке на мировом рынке распространяется более 500 АИС [113, с.26].

Однако только ведущие разработчики, такие как SAP AG, Oracle, J.D. Edwards, PeopleSoft, Baan, Microsoft, создают свои методологии внедрения разрабатываемых ими систем (Приложение А).

С нашей точки зрения, положительная сторона этих методологий – конкретность, использование лучшего опыта. Отрицательные – ориентир на одну АИС, отсутствие взаимозаменяемости. «Например, методология внедрения системы Microsoft Axapta направлена во многом на управление настройками модулей и доработками; а при внедрении функционально подобных модулей SAP или ORACLE EBS превалирует идеология бизнес-реинжиниринга, при котором организации предлагается изменять свои бизнес-процессы, адаптируя их под «лучший опыт», зафиксированный в системе» [51, с.11]. Причина – данные методологии являются коммерческим продуктом компании и доступ к их содержанию ограничен.

Важно отметить, что основными результатами использования методологии являются:

разработка оптимального решения, соответствующего целям проекта и ИТ-стратегии;

рациональное использование ресурсов проекта;

сокращение сроков и затрат на внедрение;

формирование методической базы обучения новых сотрудников стандартным методам внедрения;

улучшение взаимодействия и взаимопонимания между членами проектной группы [51, с.12].

Используя решения этих методологий, становится возможным сформировать свою процедуру внедрения АС. При этом пересматриваются сроки, алгоритм действий, создаются методики сбора, обработки и предоставления данных, готовятся решения по интеграции с предыдущими системами.

Содержание известных методологий включает стандартные компоненты:

структурированную последовательность работ по внедрению, правила управления проектом, организационную структуру группы внедрения. Разделение всего комплекса работ по проекту внедрения на этапы позволяет получить заметные результаты в более сжатые сроки и реализовать преимущества в организации проекта [51, с. 12].

При внедрении АС, не являющихся разработками перечисленных выше фирм, выбирается одна из типовых методологий внедрения (Приложение А).

Наиболее известны два вида внедрения – «классическое» и «быстрое». В обоих случаях набор этапов совпадает, меняется подход к изменениям: в классическом варианте нововведения определяет, инициирует и внедряет команда проекта (снизу вверх), в быстрой методике всё решает руководство, команда является «чистым»

исполнителем (сверху вниз).

Выбор метода внедрения зависит от размера организации, её сложности и структуры и объекта внедрения. «Быстрый» метод чаще используют небольшие учреждения и предприятия. Здесь одновременно изменяют все процессы, на всех участках работы. Более крупные, более сложные организации используют классическую методику, включающую стимулирующую работу с коллективом по инициированию изменений и поэтапные методы внедрения новых технологий.

Поэтапное внедрение – это цепь последовательных шагов, совершая которые организация планирует собственное развитие, оптимизирует и формализует технологические процессы, выстраивает систему мотивации персонала, реализует поставленные проектом внедрения задачи. Прежде чем выбрать именно поэтапный метод внедрения, обязательно должна быть сформирована общая концепция, чтобы избежать трудностей при проведении последующих этапов реализации.

При поэтапном внедрении упрощается координация проекта и его ресурсов, появляется возможность внедрения глобального проекта силами небольшой организации, повышается качество работ по проекту от этапа к этапу, так как группа внедрения и коллектив повышают свою квалификацию с каждым новым выполненным этапом работы, у персонала есть время, чтобы приспособиться к изменениям.

Расходы планируются на более долгий период времени. При поэтапном методе все требования к ресурсам распределяются по этапам, это делает внедрение системы возможным даже для организаций с очень ограниченными ресурсами.

Отрицательными сторонами поэтапного внедрения являются увеличение времени реализации проекта, ухудшение мотивации участников проекта из-за длительности работ, появление потребности модификации реализованных ранее процессов в связи с новым видением ситуации.

В источниках «быстрый» метод внедрения называют и методом «все сразу»

и «большой взрыв». Приём «все сразу» требует единовременного использования ресурсов значительного объёма, но за одну операцию заменяет существующую АИС на новую. Для реализации данного подхода необходима интенсивная стадия подготовки. Положительные стороны использования быстрого подхода: короткое время реализации, в которое легче поддержать высокий уровень мотивации участников проекта, осуществление оптимальной интеграции всех компонентов системы/технологии, исключение излишней настройки программных средств.

Следует отметить сложности, возникающие при использовании быстрого способа: реализация является очень трудной из-за необходимости очень чёткой координации работ во время проекта и тщательности предварительных работ; требуется наличие всех ресурсов сразу, а персонал подвергается высокому уровню стресса.

Технологическое развитие организации должно идти параллельно с её организационным развитием. На разных этапах жизненного цикла библиотека по-разному смотрит в будущее, ставит разные цели, решает различные задачи.

При выборе метода определяется и команда внедрения, решаются какими силами будут производиться работы: все – силами и средствами самой организации, или реализация проекта будет осуществлена силами внешней компании-консультанта, или внедрение произойдёт силами учреждения с приглашением экспертов из внешних институтов.

Успешность процесса внедрения АИС во многом зависит от выбранной методологии внедрения. По нашему мнению, её использование имеет определённые преимущества:

уменьшение расходов;

повышение взаимодействия и взаимопонимания между членами группы внедрения при чётком распределении зон ответственности;

повышение эффективности совместного использования ресурсов [113, с. 68].

Определение методологии внедрения производится, исходя из анализа существующей ситуации и моделирования нового технологического цикла с учётом рисков и ожидаемых результатов.

Известны несколько моделей процессов, используемых в области ИТ: каскадная (Рисунок 1.3), спиральная (Рисунок 1.4), комбинированная (Рисунок 1.5).

Рисунок 1.3 Каскадная Рисунок 1.4 Спиральная Рисунок 1.5 Комбиниромодель процесса ИТ модель процесса ИТ ванная модель процесса Каскадная модель чётко подразделяется на этапы. В критической точке оценивается достигнутый результат и возможность перехода на следующую фазу.

К следующему этапу не приступают, не завершив все задания текущего. При такой жёсткой фиксации переходов распределение ответственности, отчётность и следование календарному графику проекта происходит более точно.

При спиральной модели происходит постоянный пересмотр и корректировка технического задания проекта. При нём активнее происходит взаимодействие между группой внедрения и конечными пользователями. Однако, здесь нет критических точек, что может привести к повышению длительности работ.

Комбинированная модель процессов предложенная М.Н. Ракович, компилирует положительные характеристики каскадной и спиральной моделей. По мнению автора модели «фазы используются как опорные точки для планирования и мониторинга хода проекта. Они выступают как точки синхронизации, то есть моменты жизненного цикла проекта, когда полученные результаты синхронизируются членами проектной группы друг с другом и с ожиданиями заказчика» [187].

Считаем, что для автоматизации библиотечных процессов наиболее приемлемым является использование комбинированной модели, позволяющей разбивать проект на законченные этапы и при этом регулярно оценивать получаемые результаты.

Разнообразие методик позволяет библиотекам выбрать на их основе рациональную стратегию и выработать собственные процедуры внедрения автоматизированных систем. Как мы думаем, хорошая методология – основа процесса внедрения, определяющая стратегию движения. Перед началом работ требуется тщательное ознакомление с существующим мировым и отечественным опытом, который поможет сформировать необходимый для конкретной организации проект внедрения АБИС, основываясь на выбранной методологии.

Предлагаем для автоматизации технологических циклов библиотечного дела использовать классическую методологию внедрения и сочетание спиральной и каскадной модели, разработанной М.Н. Ракович.

Несмотря на наличие разработанных стратегий и моделей внедрения АС и методологий внедрения систем отдельных производителей, по мнению экспертов, «значительная доля проектов в области ИТ являются неудачными в части соответствия целям, бюджету или срокам – в среднем в мире этот показатель превышает 50%, а в государственном секторе даже 70%» [218].

Статистика Standish Group подтверждает эти данные (Рисунок 1.6) [280].

Рисунок 1.6 – Статистика успешности завершения ИТ-проектов по данным Standish Group Компания Standish Group,созданная в 1985 г., является признанным мировым аналитическим центром. «The Chaos Chronicles» – исследование Standish Group, в котором собран материал за 20 лет, состоящий из исследований более 50 тысяч завершённых ИТ-проектов при помощи фокус-групп, детальных опросов и интервью руководителей высшего звена. Целью этого исследования является выявление, определение объёмов неудавшихся, закрытых проектов разработки и внедрения программных приложений, главных факторов неуспешности и пути снижения подобных рисков. В 1994 году StandishGroup опубликовала первый отчёт «CHAOS», в котором зафиксированы факты расходов миллиардов долларов на проекты, которые так и не были завершены.

Основные ошибки, по мнению StandishGroup, – превышение сроков и/или бюджета проекта. В 2008 году только 32% проектов завершились в срок, не превысили бюджет и обеспечили реализацию поставленных задач. На рисунке 1.6 представлена статистика успешности завершения ИТ-проектов по данным Standish Group [280]. Под успешными понимаются проекты полностью реализованные в заданных проектом ресурсах; проблемными считаются те, которые вышли за рамки запланированного бюджета, сроков, либо не достигли цели; неудавшиеся – закрытые, остановленные. В среднем за 1994 – 2008 годы в сроки, бюджет уложились и выполнили все поставленные задачи – 28% ИТ-проектов, объём времени в 1994гг. в среднем был превышен на 101%, а стоимость – на 89%.

Ещё менее внушает оптимизма отечественная статистика. Так, в Свердловской области насчитывается около 500 среднемасштабных предприятий и только около 10 из них успешно внедрили АИС [Цит. по 127].

По мнению А.Е. Тереховой, «на практике развитие информационных технологий часто зависит от случайных и разобщённых факторов, что является следствием отсутствия поставленного стратегического управления в компании и приводит к снижению эффективности информационных технологий. Не используются механизмы оценки результативности внедрения информационных технологий для бизнеса, что приводит к неверному ранжированию значимости подобных проектов» [248, с. 4].

Большая часть библиотечных специалистов уверяют, что все проблемы в области автоматизации связаны с недостаточностью финансирования и качеством внедряемых программно-аппаратных средств. Однако, аналитики в области ИТ-технологий выделяют целый блок ошибок, совершаемых участниками процесса.

А.А. Максаков определяет причины неуспешного внедрения АС как «не только и не столько недостаточность выделяемых на внедрение бюджетов и отсутствие консалтинговых компаний, несоответствие функциональных возможностей внедряемых АС требованиям заказчика, сколько отсутствие чёткого плана внедрения, координации этапов внедрения, отсутствие последовательной методологии внедрения, отсутствие динамического контроля хода внедрения с точки зрения качества обработки информации» [127, с. 38].

Среди причин провала проекта внедрения ИТ-проекта, наиболее часто встречающихся в различных отраслях экономики можно, выделить в первую очередь:

отсутствие проработанной и документированной стратегии автоматизации организации в целом; отсутствие структурной и технологической реорганизации; отсутствие знания теорий информационного, инновационного менеджмента, автоматизации технологических процессов, управления проектами, персоналом; отсутствие систем мотивации, информирования и обучения персонала; недокументированность технологических процессов; недостаток внимания руководителя к данному процессу.

Самая большая ошибка, по авторитетному мнению кампании Gartner, – отсутствие единой, проработанной и документированной стратегии, без которой развитие ИС становится лишь последовательностью узко направленных проектов, не приближающих компанию к поставленной цели [142].

Кроме того стоит отметить также следующие ошибки проектов внедрения АИС:

несогласованность целей внедрения и действий между подразделениями учреждения;

абсолютно самостоятельное внедрение или полный аутсорсинг;

значительное повышение стоимости внедрения («соотношение цен продукт/внедрение может составлять в некоторых случаях 1:3 и даже 1:5» [113]);

повышение длительности работ;

перестройка системы/технологии до потери цели внедрения, неготовность организации адаптировать часть требований к функциональным возможностям системы;

внедрение лишь одного модуля;

нарушение порядка внедрения модулей системы;

недостаточное внимание к проблеме качества;

совмещение старой и новой технологии;

некорректная интеграция с другими АИС;

неправильная структура команды внедрения;

слабый контроль за ходом проекта.

Согласно аналитикам Gartner, большинство неудач в ИТ-проектах вызваны типовыми ошибками. Часто причины ошибок объясняются недостатком внедряемых АИС, но фактически они кроются в неправильном выбор объектов внедрения или их использованием. Эксперты Gartner считают, то плохая согласованность подразделений организации не позволяет результаты работ по внедрению в одном отделе распространять в других, по всей библиотеке, и однотипные мероприятия приходится неоднократно повторять.

Причины неудач проектов внедрения, источники проблем, возникающих при внедрении АИС, затрагивают различные аспекты деятельности организации в целом. Реализация решения о внедрении автоматизированных систем связана с необходимостью значительных инвестиций, организационных системных изменений и высокими рисками. В этих условиях успех внедрения автоматизированных средств зависит также от эффективности управления рисками.

Под фактором риска понимают незапланированные события, способные оказать отклоняющее воздействие на запланированный ход проекта [113]. В менеджменте под риском понимают степень неуверенности в получении ожидаемых доходов от инвестиций, в достижении системой заданной цели при избранном методе достижения этой цели [58]. Риски могут возникать на любом этапе проекта. Зная их состав и природу можно предусмотреть пути их снижения.

Риски делятся на внешние и внутренние, предвиденные и непредвиденные, также их можно классифицировать по этапам проекта внедрения, по видам работ, причине возникновения и т.п. (Таблица 1.1) Таблица 1.1 – Классификация рисков проектов внедрения Внешние непредвиденные риски: Внешние предвиденные риски:

реформирование политического ухудшение возможностей полуустройства и/или экономики страны; чения средств, повышение цен, изменение требований потребителей продукизменение законов;

реорганизация вплоть до ликви- ции, усиление конкуренции и т.п.;

дации организации;

преступления;

социальные влияния, бедствия проектом;

(забастовка и т.п.);

срывы в создании необходимой влияния;

инфраструктуры в связи с банкрот- риск непрогнозируемой инфляствами, ошибками в определении целей ции;

проекта;

изменение объективных условий внедрения (например, объёмов времени, ресурсов).

Внутренние непредвиденные риски: Внутренние предвиденные риски:

смена руководства организации; изменение технологии;

смена или увольнение участни- ухудшение качества продукции;

Продолжение таблицы 1.1 – Классификация рисков проектов внедрения недостоверность, отсутствие целостности, противоречивость наследуемых данных;непредсказуемость действий участников проекта, саботаж работ сотрудниками;

В типологии рисков представлены следующие группы: экономические, организационные, технологические, операционные, риски сложности и реализации [218].

Выше приведённые риски могут встретиться в любом проекте. Внешние непредвиденные риски невозможно учесть при проектировании, причины их возникновения обусловлены изменением глобальной политической и экономической ситуации, экологической катастрофой, стихийным бедствием и т.п. Предвиденные риски необходимо учитывать при анализе проекта. В состав работ по анализу проектных рисков входят:

выявление рисков проекта внедрения АИС;

определение условий и объектов, влияющих на риск;

определение путей снижения риска;

учёт рисков при принятии решения о реализации проекта внедрения.

А. Слюсаренко рекомендует снизить часть проектных рисков, «следуя соответствующим стандартам и методикам выполнения проектов внедрения информационных систем. Риск выбора продукта, не соответствующего требованиям, снижается при соблюдении формализованной методологии выбора технологической платформы системы. Риски, связанные с превышением бюджета и сроков выполнения проекта, снижаются применением процедур контроля бюджета и сроков, соблюдением проверенных методик управления проектами» [218].

Наиважнейшим условием реализации проекта внедрения становится постоянный мониторинг рисков. Если результаты не оправдывают ожиданий, требуется остановка работ по проекту. Анализируется ситуация, производится корректировка проекта и/или проводятся необходимые мероприятия.

В целях наиболее результативного преодоления проблем в реализации процесса внедрения АБИС можно предложить те приоритетные направления деятельности, которые отражены в п.2.2. Кроме того следует учитывать и дополнительные возможности решения проблем, перечисленные в таблице 1.2.

Таблица 1.2 – Способы снижения рисков проектов внедрения АИС п/п воздействия внедрения АИС [127, с. 107; 103; 187, с. 85; 70]:

Проект установление высокого приоритета процесса внедрения АИС среди остальных процессов;

чёткая формулировка и согласование со структурными подразделениями целей и критерия успеха проекта между функциональностью АИС и потребностями конкретной библиотеки на этапе постановки задач;

Продолжение таблицы 1.2 – Способы снижения рисков проектов внедрения АИС постоянный контроль за ходом проекта, систематический анализ показателей качества;

устранение дублирования в работе, принятие организационных мер к сокращению срока параллельного 14) Персонал, вклю- активное участие высшего руководства в реализачая руководство ции проекта внедрения;

активное участие в проекте ведущих специалистов библиотеки, ответственных за технологические Продолжение таблицы 1.2 – Способы снижения рисков проектов внедрения АИС Оптимальная организация проектов внедрения описывается в методологиях внедрения. Систематический мониторинг результатов проекта и чётко прописанные проектные процедуры позволяют в значительной степени минимизировать риски внедрения.

Рассмотрев характерные черты библиотеки как объекта информационного и инновационного менеджмента, можно констатировать наличие ядра методологии автоматизации библиотечных процессов. В библиотечном деле определена терминология автоматизации, изучена библиотека как её объект, разработаны принципы автоматизации библиотечных процессов. Однако, нет проработанной методологии внедрения АБИС, как в иных отраслях экономики.

Использование в библиотечной практике специализированных методик и принятых методов внедрения автоматизированных систем позволит эффективно модернизировать библиотечную технологию.

Глава 2. Организация процесса внедрения АБИС 2.1Анализ внедрения автоматизированных систем и технологий В качестве основного объекта анализа процесса внедрения АБИС нами выбраны общедоступные библиотеки Владимирской области. Это связано с тем, что, во-первых, общедоступные библиотеки Владимирской области, представляют наиболее разветвлённую сеть библиотек территории, и во-вторых, автор исследования на протяжении ряда лет осуществлял реализацию этого процесса в регионе.

Вместе с этим, для понимания сущности проблем связанных с внедрением АБИС, нами взят ряд библиотек других российских регионов, являющихся партнёрами Владимирской областной научной библиотеки.

По данным государственной статистики на 1 января 2014 года библиотечные услуги населению региона предоставляют 475 (–5 к уровню 2012 г.) общедоступных библиотек, в том числе 3 государственные (универсальная научная, для детей и молодёжи, специальная библиотека для слепых), 472 муниципальные библиотеки. Из муниципальных 449 объединены в 16 ЦБС; 28 библиотек вошли в состав 6 культурно-досуговых учреждений. Из общего числа библиотек 350 (74%) находятся в сельской местности.

Число пользователей общедоступных библиотек Владимирской области составило 541,9 тыс. человек. Охват населения информационно-библиотечным обслуживанием – 38,3% (в среднем по России в 2012 г. – 36,1%, 48 место среди субъектов РФ). Число посещений составило – 4898 тыс. человек (– 29 к уровню 2012 года), количество книговыдач – 11971,3 тыс. документов (–345,3 по сравнению с итогами за 2012 год). Рост обращений к электронным ресурсам библиотек составил 11%.

Начало работ по автоматизации библиотечных технологий во Владимирской области относится к началу 90-х годов ХХ века. В 1991 г. во Владимирской областной научной библиотеке был установлен первый компьютер. В 1995 г. – в ЦГБ г.

Владимир, в 1996 г. – в ЦБС г. Муром. В официальной статистике данные о количестве ПК в библиотеках фиксируются с 1996, на конец этого периода муниципальные библиотеки имели 10 ПК. Информация и о количестве библиотек, имеющих ПК собирается с 1998 г. и составляет на тот момент 5 библиотек владимирской области (3 областных, 2 муниципальных).

На 01.01.2014 оснащены персональными компьютерами 406 библиотек (85,5%), прирост по сравнению с 2012 г составил +43 библиотеки. В 2012 г.

по данным МК РФ область по этому показателю находилась на 4 месте в Центральном Федеральном округе после Московской Белгородской, Костромской областей.

На селе компьютеризированы 285 библиотек из 350, что составляет 81,4%.

Показатель доступа библиотек к сети Интернет значительно вырос за 2013 г.

с 58 % (2012 г.) до 82%. Сайты и WEB-страницы имеют все государственные библиотеки и 32 библиотеки муниципальных образований. За 2013 год число посещений сайтов общедоступных библиотек составило 895 тыс. ед.

Официальная статистика фиксирует объем электронных каталогов (ЭК) с 1995 года, в этот период две государственных (научная и юношеская) и три муниципальных вели собственные ЭК. Первый электронный каталог на Владимирской земле появился в январе 1992 г. во Владимирской областной научной библиотеке. С этого момента все поступления в фонд библиотеки отражаются в ЭК.

С 2000 по 2013 г. специалисты библиотеки занимались переводом традиционных каталогов в электронную форму, участвовали в межрегиональных и всероссийских проектах по ретроконверсии:

проект «Корпоративный ретроввод библиографических данных о печатных изданиях в электронные каталоги областных библиотек центра России»

(Вологда, Иваново, Кострома, Ярославль, Владимир);

проект «Международный сводный каталог русской книги» (1918-1926) для издания печатного каталога Российской национальной библиотекой (Санкт-Петербург);

библиографическая БД «Вся Россия» АНО Национального информационного библиотечного центра «ЛИБНЕТ».

В 2014 г. завершается ретроконверсия карточных каталогов библиотеки, на 31.12.2014 ЭК Владимирской областной научной библиотеки будет отражать книжный фонд на 100%. Общий объем собственных баз данных центральной библиотеки субъекта РФ на 31.12.2013 составил 1546 тыс. записей, из них электронный каталог книг – 594 тыс. записей. В 2013 году к ресурсам электронных баз данных Владимирской областной библиотеки обратились 11118 пользователей. (+ пользователей к уровню 2012 года).

Первыми муниципальными библиотеками Владимирской области, создающими электронные каталоги, стали – Центральная городская библиотека г.Владимира (с 1995); ЦБС Ковровского района (с 1996). В первые десять лет совокупный объём электронных каталогов муниципальных библиотек рос медленно, иногда менее 1 тыс. записей в год.

В последнее десятилетие разница объёма записей в муниципальных ЭК по сравнению с предшествующим годом в среднем составляла 70 тыс. записей, а в 2012 и 2013 – по 272 и 275 тыс. записей соответственно. Таким образом, суммарный объем электронного каталога библиотек области на начало 2014 г. составил 1 млн. 764 тыс. записей (+18,5% к уровню 2012 г.).

По данным ГИВЦ [163] по итогам 2012 года библиотеки Владимирской области занимают 4 место среди регионов Центрального Федерального округа по объёму электронного каталога после г. Москва, Московской и Белгородской областей и 24 из 89 субъектов РФ.

Полностью завершили ретроконверсию традиционных каталогов ЦБС гг. Александров, Владимир, Муром. В целом доля отражения книжного фонда общедоступных библиотек региона в ЭК – 49 % на 01.01.2014. Ретроконверсия идёт в библиотеках области в настоящее время быстрыми темпами. Это связано с развитием региональной системы корпоративной каталогизации и задачами, поставленными перед российскими библиотеками на государственном уровне по повышению доступности, качества и разнообразия предоставляемых услуг, переходу на предоставление первоочередных библиотечных услуг в электронной форме, оцифровке документального культурного наследия и формированию цифрового контента.

В 2013 г., первом квартале 2014 г. приступили к формированию электронного каталога децентрализованные библиотеки Александровского района (5 учреждений), общедоступная библиотека г.Радужный, библиотеки Новоалександровского поселения Суздальского района.

Технологии машиночитаемой каталогизации и библиографирования специалисты владимирской области внедряли и развивали непрерывно, по мере их появления и распространения в стране:

ноябрь 2002 г. – подписание договора с АНО Национальным информационно-библиотечным Центром «ЛИБНЕТ», передача более 120 тыс. библиографических записей в формате RUSMARC, включая ретрочасть электронного каталога (80 тыс. записей) в БД «Вся Россия»;

2003 г. – специалисты информационно-библиографического отдела прошли тестирование и библиотека стала участником корпорации МАРС (Межрегиональная аналитическая роспись статей);

май 2003 г. – сертификация первого каталогизатора библиотеки на право создания записей в Сводном каталоге библиотек России в онлайновом режиме. Таким образом, Владимирская областная научная библиотека одной из первых региональных библиотек России стала участником СКБР Национального информационно-библиотечного центра ЛИБНЕТ;

2004 г. – создание регионального агентства CIP («Каталогизация перед публикацией») во Владимирской областной научной библиотеке;

2005 г. – библиотека стала опорным центром АНО НИБЦ ЛИБНЕТ Сводного каталога библиотек;

07.11.2007 г. – заключение первого договора о сотрудничестве по созданию Библиотечной информационно-сервисной системы Владимирского региона (БИСС) с ЦБС Кольчугинского района. Центром корпорации стала Владимирская областная научная библиотека. Начало внедрения технологии корпоративной каталогизации в муниципальных библиотеках Владимирской области на базе Сводного каталога библиотек России;

2009 г.– тремя опорными библиотеками центра ЛИБНЕТ (Белгородской, Владимирской и Тверской областными научными библиотеками) был инициирован новый проект Центра ЛИБНЕТ – «Единая краеведческая БД библиотек России».

В настоящее время ключевыми проектами информатизации библиотек региона являются проекты Библиотечной информационно-сервисной системы (БИСС), активно развивающиеся с 2007 г.

Библиотечная информационно-сервисная система Владимирского региона (БИСС) представляет собой единый комплекс организационных, технологических, технических и информационных средств, предназначенных для создания и использования объединённых информационных ресурсов библиотек Владимирской области с целью удовлетворения социальных, культурных, научных и других видов потребностей пользователей библиотек.